Download
1 / 9
90 likes | 245 Vues
Bevaringsplanlegging. OAIS definerer bevaringsplanlegging som funksjoner og tjenester som sikrer tilgjengelighet til materialet som er bevart i depot som holder oversikt over teknologisk utvikling og standarder innen bevaring/langtidslagring for migrering og bevaringsvurdering
E N D
Bevaringsplanlegging • OAIS definerer bevaringsplanlegging som funksjoner og tjenester • som sikrer tilgjengelighet til materialet som er bevart i depot • som holder oversikt over teknologisk utvikling og standarder innen bevaring/langtidslagring • for migrering og bevaringsvurdering • Definisjonen omhandler materialet både før og etter avlevering
Bevaringsplanlegging • eArkivsamarbeidet • Oppgaver og tjenester som depottjenesten må iverksette for å sikre avleveringer fra arkivskaper • Arkivdanning • Kartlegging/dokumentasjon • Bevaringsvurderinger • Funksjonene danner grunnleggende elementer i en bevaringsstrategi
Arkivdanning • Arkivloven stiller opp et eget regelsett som definerer elektronisk arkivmateriale • Basert på funksjonsområder for systemer og lagringsformater • Inneholder en endring i strategi for hva som er bevaringsverdig - • Tradisjonelt: innhold (+ enkle krav til penner og papirkvalitet) • Elektronisk: innhold + tekniske omstendigheter rundt danning og lagring • Arkivdanningen er • …grunnleggende for hva arkivskaper tilrettelegger for elektronisk avlevering • …grunnleggende for hva depottjenesten vurderer som bevaringsverdig • Hensikt med arkivdanningsarbeidet i en kommunal depottjeneste • Rådgivning som sikrer at lovkrav og rutiner for danning av elektronisk arkivmateriale blir fulgt med tanke på senere avlevering
Basiskrav til elektroniske systemer-1 • Datasystemer med funksjon for journalføring av inn - og utgående korrespondanse • Hvilke: • Sak/arkivsystemer • Acos Websak, Kontor 2000, Forum Winsak, DocuLive • Fagsystemer med dokumentbehandling, for eksempel: • Omsorg; Gerica, Profil, Unique Omsorg, Acos Cosdoc • Barnevern; Familia, Unique Marthe, BvPro, Acos Barnevern, Unique Oda • Sosial; Socio, Humanus, Unique Velferd, Unique Oskar, Startsys, MDFlyktning, Acos Sosial • Skole, barnehage og PP; PPI, Extens, Cetus, Unique Opptak • Kultur; Kriss • Teknisk; Wespa • Rett; Fsys, Ovrfsys • Krav • Alf §§2-6, 2-7 om informasjonsinnhold og funksjonalitet for journalføring • §2-9 om Noark-standard • Kombinert elektronisk og papirbasert avlevering
Arkivdanning i journalsystemer • Noark-standard inn i kravspesifikasjoner • Kartlegge funksjoner og dokumentproduksjon med tanke på senere bevaring • Etablere rutiner for arkivering på papir • Dokumentasjon i f.eks arkivplan • etne.arkivplan.no
Basiskrav....2 • Datasystemer som benyttes til journalføring og helelektronisk lagring av saksdokument • Hvilke; Egen liste på riksarkivet.no • Krav • Alf §2-13 • Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566, Kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter (inkluderer krav om Noark 4-1, rutiner og dokumentasjon) • Elektronisk avlevering (evt kombinert avlevering etter egen plan)
Arkivdanning i helelektroniske arkivsystemer • Kravspesifikasjon – Noark 4.1 • Kartlegge og dokumentere arkivdeler, samt oppbygging av grunnregistre i arkivsystemet (konfigurasjon) • Etablere gode rutiner for prosesstyring • Rutiner og dokumentasjon for ansvar og roller • Rutiner og dokumentasjon for drift • Dokumentasjon f.eks i arkivplan • kvinnherad.arkivplan.no
Basiskrav …. • Databaser og elektroniske register, med eller uten helelektronisk lagring av saksdokument men uten krav om journalføring • Hvilke • Internadministrative systemer • Regnskap • Personal/lønn • Fagsystemer • Skatt og innkreving • Kartverk • Primærhelsetjenesten • Skole • Krav • Alf §2-14 • Ra bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokument (krav om rutiner, dokumentasjon og meldeplikt) • Kombinasjon av elektronisk og papirbasert avlevering
Arkivdanning • Kartlegge funksjoner og dokumentformater med tanke på senere bevaring • Etablere rutiner for arkivering på papir • Dokumentasjon i f.eks arkivplan • bømlo.arkivplan.no
