臺南縣各戶政事務所

臺南縣各戶政事務所 98 年度簡易會計研習資料臺南縣政府編印中華民國 97 年 12 月

目錄 壹、98年度縣市簡易會計資訊系統安裝及事先準備工做第2頁貳、年終零用金作業………………………………… 第10頁參、97年度年底結帳（年底結轉）……………………第18頁肆、98年度年初開帳……………………………………第19頁伍、保留款之處理作業…………………………………第23頁陸、金融機構處理作業…………………………………第28頁柒、簡會系統98年度增修事項…………………………第31頁修正事項常見誤用嵗出科目代碼情形新增歲入作業捌、預付費用 ………………………………………… 第43頁玖、常見問題及故障排除彙總………………………… 第44頁（含追加減預算）拾、帳務處理備忘錄…………………………………… 第49頁剔除經費收回以前年度歲出-以前年度溢請領經費支出收回-當年度溢請領經費拾壹、會計報告順序…………………………………… 第57頁 1

壹、98年度縣市簡易會計資訊系統說明 一、安裝98年度版本 1.安裝前 1.至D槽建立新資料夾，名稱：「98簡易會計」（進入檔案總管，於C或D碟建立。建議在D槽且資料夾名稱一定不能變更，否则資料路徑會錯誤） 2.至網站（http：//ps.tpg.gov.tw/gas）下載98年度簡易會計系統，執行首次安裝。簡易會計系統下載操作畫面圖一：選擇98年度簡易會計系統（首次安裝） 2

圖二首次安裝應選擇開啟或執行不要選儲存圖三 1.按下選擇安裝路徑 D槽：\98簡易會計 2.按此鈕後解壓縮並進行安裝程序 3

至D槽點選98簡易會計.mdb 按滑鼠右鍵，將檔案傳送至桌面當捷徑（98簡易會計資料夾內會有98簡易會計.mdb、98簡會科目.mdb及98簡會資料.mdb）二、系統啟動 1.在桌面上點選 98簡易會計 2.以密碼：admin 登入 4

**選擇預算科目 1.請點選臺南縣 2.請點選：臺南縣戶政 4.按「確定 3.執行按執行鈕進入系統後按確定鈕，主要功能之畫面如下：結束作業：點選主功能表結束作業＝＞結束 5

注意事項： 98簡易會計環境設定和97年相同，98的文字是採用「一般(96DPI) 」，螢幕解析度為800×600；98簡會採「細明體」方式如下：在螢幕空白處按滑鼠右鍵＝＞內容＝＞設定值（進階）＝＞一般（96DPI）＝＞套用；電腦會問是否要啟動，按確定後電腦會自動關機，之後會自動開機此時設定就完成。日期設定：我的電腦＝＞控制台＝＞地區及語言選項＝＞自訂＝＞日期＝＞中華民國曆＝＞簡短日期樣式＝＞yyyy/MM/dd 6

事先準備工作 於系統安裝完成後，進入實際作業前，請先依下列步驟進行工作： 1.開啟98簡易會計至「系統管理」回存97年度基本資料。 2.請選擇資料路徑 3.按執行 1.請務必選擇：回存全部科目 7

2.至系統管理＝＞系統參數設定，檢查、輸入機關之基本資料2.至系統管理＝＞系統參數設定，檢查、輸入機關之基本資料請點選二級用途別轉帳憑單點選「三聯」 3. 至系統管理＝＞檢查一級、二級、支付課代號是否有誤 8

＊檢查二級及保留款支付課代號是否有誤，二級不能錯誤＊檢查二級及保留款支付課代號是否有誤，二級不能錯誤 4.至系統管理＝＞建立歲出用途別分配數，輸入一級用途別科目之各月分配數。至於有指定用途之預算，請至二級用途別輸入，例如：特別費及國內旅費。（勿點選「由二級產生一級分配數」）一級由此輸入二級由此輸入勿點選此處 5.至系統管理＝＞建立歲入分配數 9

貳、零用金作業 （一）年初提撥零用金時，其會計事件請點選「提撥零用金」平時撥捕時：會計事件請點選「一般」 10

（二）、年終零用金作業 做年底零用金轉正，可先到查詢作業＝＞查詢簽證處理情形＝＞點選「未結案」＝＞預覽列印（可先列印下來）（ 1）零用金無餘額 A.轉帳憑單（點選提撥零用金之原開立付款憑單寫入，此案例是用「一般事務費」提領零用金50,000元） 1.按寫入點選會計科目 2.帶入預備轉正之科目按「確定」＊重點說明：此憑單印出寄給支付課後請馬上【作廢】，否則無法做零用金轉帳傳票＊ 11

B.轉帳傳票：（僅適用有簽證且未結案） （1-1）預轉正之零用金會計科目全是『戶政業務-戶政事務』時做法 1.請選擇『零用金年終轉正』 3.按寫入 2.選取要轉正之零用金科目 4.按確定 5.再鍵入子項 6.存檔＊轉帳憑單存根聯註明作廢後，可當此轉帳傳票之附件＊ 12

（1-2）預轉正之零用金會計科目有部分是『行政管理－業務費－特別 費』時做法：例：有2,000元特別費、戶政業務-戶政事務會計科目有48,000元零用金轉正先做（1-1）後，畫面如下圖此時會差特別費2,000元文字敘述： 1.原轉帳傳票在「修改中」 2..一般事務費T□要打勾，金額輸在借方 3.要轉正之特別費先在貸方輸入金額 4..再在借方輸特別費入金額 5.點選子項 6.零用金T□要打勾，並在貸方輸入金額 7.至簽證作業下，將此特別費簽證改為已結案 13

圖示如下： 1.在「修改中」 3.要轉正之特別費先在貸方輸入金額 5.點選子項 2. .一般事務費T□要打勾，金額輸在借方 4.再在借方輸入金額 6.零用金T□要打勾，並在貸方輸入金額 4. 14

存檔後，如圖示 ＊＊此時零用金餘額才會是零＊＊（2.）零用金有餘額時：38,998元（1.填支出收回書辦理繳庫） 2.開立收入傳票： 1.請選擇支出收回 2.系統會自動打勾 3.請點選原付款憑單編號 5.按寫入 4.輸入要收回之金額 15

3.開立支出傳票：（收入减項要打勾） 請點選「經費結存」請注意金額 4.開立轉帳憑單後，再重複第12頁之動作＊重點說明：此憑單印出寄給支付課後請【作廢】＊ 16

5. 零用金轉正，請注意此時餘額，僅剩實際支出（50,000-38,998=11,002) 之部分注意： 1.第一次提撥定額零用金，在「簽證作業」下有做簽證時：至年度底可用分配數餘額＝全年度預算數－簽證數＋零用金－需控管金額 2.第一次提撥定額零用金，在「簽證作業」下沒有做簽證時：至年度底可用分配數餘額＝全年度預算數－簽證數－需控管金額 17

參、97年度年底結帳（年底結轉/轉帳傳票） 1.須先將12月份會計報告函送縣府審核無誤後，再作結轉下年度 2.檢查是否有無未過帳之傳票（可查詢收支帳或記帳憑證處理情形＝＞傳票登記簿查詢作業＝＞所有憑證「勾選未過帳傳票」） 3.年底結轉傳票先存檔暫不過帳，應俟縣府97年度決算審核無誤後，再執行過帳動作。開立轉帳傳票： 1..製票日期輸入97/12/31 2..請選擇「年底結轉」待結轉寫入完畢，系統會自動更正為「下年度」－ 3.請點選「代管類」或「其他類」 4.按結轉寫入 5.完成寫入後按離開 6.存檔＊『代收、代辦、保管』請點『代管類』；『保管有價證劵』請點『其他類』＊ 18

3.財產處理：年底（97/12/31）結帳至『財產統制』 財產統制傳票作業下做結帳分錄 1.製票日期：97/12/31 2.請點選「結轉下年度」3.存檔肆、98年度年初開帳 1.進入98簡易會計系統，辦理年初結轉前，97年須先做年底結轉（此時97年底結轉可以是不過帳的狀態），否則98年無法做年初結轉（轉帳傳票作業）圖一 2.請選擇「年初結轉」注意，年度為「上年度」 1.製票日期：98/01/01 3.按確定 19

圖二 3.僅能是「代管類」或「其他類」 6.97簡會資料.mdb 4.按 5.請選擇資料路徑圖三 7.按「結轉寫入」 9.離開 8.按確定 20

圖六存檔後便完成年初結轉；若有「保管有價證劵」請重複以上動作日期98/01/01：上年度結轉完成後，系統自動更改為「上年度」 2.結轉財產帳戶/ 至『財產統制』財產統制傳票作業 2.請選擇「上年度結轉」 1.製票日期：98/01/01 6.寫入 3.按 5.離開 4.選擇路徑＊請參考重複圖一至圖六之動作，財產帳也就年完成初結轉＊ 21

3.子項之建立：專戶存款、歲入結存可以依帳號建立子項3.子項之建立：專戶存款、歲入結存可以依帳號建立子項例如：專戶存款至「系統管理」建立預算科目之子項 22

伍、保留款之處理 1.若96年度有經費要辦理保留，例如：96年度福利互助金則 96年度原開立之付款憑單請作廢；但若已過帳，請做支出收回之分錄（請參閱本講義第42頁）但請不要填寫支出收回書。圖一：至97年度簡易會計系統建立計畫－＞系統管理－＞建立預算科目之子項圖二：選擇預算科目 23

圖三、建立子項代號及子項名稱 1.建立子項代號請從0001開始 2.建立子項名稱，前二碼數字為保留款之年度，文字部分為96年度原預算科目 1.建立子項代號，請從0001開始圖四、俟縣府主計室核定保留數再建立保留核定數（圖四及圖五）請輸入保留數 24

圖五：印表作業－＞管理報表－＞列印經費類平衡表建立保留數圖五：印表作業－＞管理報表－＞列印經費類平衡表建立保留數按「資料輸入」請輸入保留核定數總金額 25

圖六：實際動之時－＞先至系統管理－＞建立支付課代號圖六：實際動之時－＞先至系統管理－＞建立支付課代號（支付課代號之建立都和原96年度之支付課代課相同，例如：福利互助結算金為：09637500202010121）請自行輸入支付課代號圖七：簽證 26

圖八：開立付款憑單（請注意款項所屬會計年度為97年度）圖八：開立付款憑單（請注意款項所屬會計年度為97年度）等支付課支付完畢後，再請過帳 27

陸、金融機構處理作業 1.受款人之金融機構代號（按「下拉式選單」會出現所勾選的銀行名稱及電匯解款行代碼）。 2. 戶所可以把常用的「金融機構代號」先點選備用（在開付款憑單前一定要先做，否則受款人及付款憑單之「金融機構代號」不讓人輸入，只能用下拉式選單點選）做法：1.至系統管理－＞常用資料維護作業－＞金融機構－＞金融選用－＞請輸入查詢條件－＞如「＊新營＊」；「＊台灣銀行＊」－＞查詢－＞ □ 勾選－＞選用－＞資料選用完成－＞確定 2.因系統將「請輸入查詢條件」的「臺」內定為「台」，所以不可輸「臺」，否則將查不到資料 3.查郵局請輸入查詢條件－＞「＊郵＊」即可如圖示 28

圖1 1.請點選金融機構 2.按 3.輸入查詢資料 6.按選用 7.確定 8.離開圖2 4.按 5.選用的請打勾數字由小到大排序或可利用列印下來的「受款人」資料內之解款行代碼來勾選，因為「金融選用」之「代號」是按照數字由小到大排序 29

圖3：完成（可重複圖1-圖2之動作） 1. 若點選之金融機構有誤或無此金融機構，皆可此畫面下作修改可把新化鄉改為新化鎮可在空白處新增金融機構 2.在輸入受款人資料時，就可用下拉式選單點選下拉式選單 30

柒、簡易會計98年度增修事項 （一）請參照98年度縣市簡易會計事務處理資訊系統操作手冊第110頁 31

2.查詢申請單位之簽證數及餘額增加匯出excel功能 增加此功能 32

3.查詢記帳憑證處理情形增加支出用途欄位 增加此欄位 33

增加此欄位 34

5、列印經費類現金出納表:更正分配數計算值以資料輸入 為基準做法：（1）印表作業－＞管理報表－＞列印經費類現金出納表－＞資料輸入圖一 1.按 35

圖二：請戶所按照98年度預算書輸入戶所「歲入、歲出預算數-全年度」數額圖二：請戶所按照98年度預算書輸入戶所「歲入、歲出預算數-全年度」數額 3.按離開 2.輸入全年度預算數 36

圖三：將各個不同會計科目的歲入每月分配數加總起來，按月鍵入資 料例如：1月份的罰金罰緩+規費收入+其他雜項收入=10,000 2月份的罰金罰緩+規費收入+其他雜項收入=5,000 4.按此鈕來找尋所需鍵入資料之科目 37

圖四：同圖三做法，將歲出分配數每月依序輸入圖四：同圖三做法，將歲出分配數每月依序輸入例如：一月份一般行政 +戶政業務=1,000,000 二月份一般行政 +戶政業務=1,500,000 5.輸入完畢後，按離開注意：在系統管理－＞建立歲入分配數及建立歲出用途別分配數依然要輸入分配數 38

6.匯出支付課文字檔增加領取支票憑證、支出用途欄位6.匯出支付課文字檔增加領取支票憑證、支出用途欄位在系統管理－＞匯出支付課文字檔 39

（1）、匯出支付課文字檔作業 ＊輸入欄位說明： 1.選擇憑單種類:本程式僅提供付款憑單、轉帳憑單等二種憑證之匯出 2.選擇匯出層級:依各單位送給支付課憑單之填寫層級自行選取之。此應與憑單列印之層級相同。 3.選擇檔名格式:依各縣府支付課之規定選擇之。 ※固定檔名: 所產生之檔案分別如下 (1)付款憑單：支付付憑.txt 支付付憑科目.txt 支付受款人.txt (2)轉帳憑單：支付轉憑.txt 支付轉憑科目.txt ※變動檔名: 所產生之檔案分別如下 1 碼憑單型態 -A: 付款憑單 B: 轉帳憑單 1 碼檔案類型 -A: 憑單頭 B: 科目 C: 受款人 3 碼 -機關 7 碼 -系統日期(民國YYYMMDD) 範例：AB1010971219.txt--- 學校(101)97年12月19 日產生付款憑單科目檔案。 4.請勾選欲匯出之憑單號，已匯出之傳票會予以鎖住，不可勾選；但若已匯出之傳票要重新匯出，請點二下，系統會出現提示訊息，使用者若選《是》，則解除鎖定。 (三)注意事項: 1.本程式僅提供與支付課有電子資料傳送之單位使用。 2.各單位與支付課檔案之傳送方式, 請依各縣府之規定辦理。 40

（二）常見誤用歲出科目代碼情形 1.歲出部分 41

2.歲入部分 1.新增歲入、歲出預算科目：至「系統管理」－＞「預算科目及摘要說明維護」－＞歲入、歲出科目－＞新增－＞確定是否新增預算科目－＞確定（要經縣府核可，才能新增） 2.新增 3.確定 1.請點選此處 42

圖2 6.離開 4.請點選新增科目 5.新增 ※圖說費繳庫（或標單販售及電子採購領標收入）會計科目97年度改為：其他收入-雜項收入-其他雜項收入捌、預付費用請參照96年度簡易會計研習資料第34頁 43

玖、常見問題及故障排除彙總 1.日期亂碼：應為yyyy/mm/dd，若誤為yyyy/m/d，1-9月份沒問題，但10-12 月會出現錯誤情況。 2.安全性警告：若安裝Access 2003開啟，簡會畫面出現安全性警告之訊息，解決之道→功能表→工具→巨集→安全性....有高、中、低選項，選低安全性層。 3.記帳憑證之功能表不見了：解決之道→更新簡會版本→若仍無法出現功能表時，請重新安裝office。(更新前切記檔案要先作備份) 4.欄位隱藏時：付款憑單作業欲輸入簽證號，在科目清單找不到，其碼解決之道→在科目編號左邊界線處以滑鼠按住，往右拖曳，將其拉開即可。 5.轉帳傳票轉正：轉帳傳票點選支出傳票資料辦理轉正時，支出傳票要在過帳的狀態，才能點選資料，辦理轉正。 6.預付費用轉正：到年度底預付費用-婦女生育補助有剩餘時，轉到下年度時要做收入傳票其「請選擇會計事件」欄不能用一般自行輸入，要點選預付費用收回，此時預付費用才會是零，否則明細表資料將會發生錯誤。＊7.資料之復原：彙送檔無法復原全部的資料，所以一定要隨時用光碟片或隨身碟備份，以免電腦故障或被偷時，後果將不堪設想。 8.辦理年底結轉：不要重複開立，若畫面出現「代管類已有年度結轉資料」，「請刪除後再結轉寫入字樣時」，表示轉帳傳票重複作了2次，刪除作廢重複部分即可結轉 44

9.輸入追加減預算分配數資料：解決之道→系統管理  建立歲出用途別分配數  分配數→如在10月份辦理第二次追減1,500,000元人事費：step1-在欲分配之欄位10月份扣減追減數額，step2-在第二次追減欄位中輸入 -1,500,000 注意：原預算數金額不變注意：全年度預算數會減少 -1,500,000 2.輸入追减金額 1.原預算分配數减掉追减部分 10.98年初結轉資料是空的：(可能情形是：97年度年底結轉那一張轉帳傳票尚在製票中或97年度之轉帳傳票未選取下年度)即97年年底結轉之轉帳傳票一定要在(未過帳或已過帳)及(下年度)的狀態下，才能做98年度之年初結轉。 45

11.97年初結轉選D：磁碟機但資料夾是空的：(係裝卡巴斯防毒軟體所造成，11.97年初結轉選D：磁碟機但資料夾是空的：(係裝卡巴斯防毒軟體所造成， • 先暫停卡巴斯軟體，等做完年初結轉後，再重新啟動卡巴斯防毒軟體) • 12.上年度未作子項結轉後再設子項：一開始先整理好96年度子項科目(將98年 • 度要新增的子項，一併在97年度輸入)等96年度資料全部正確後，再結轉98 • 年度。 • 13.測試版暫緩下載，等確定正式版再下載：以避免亂了資料 • 14.行政院主計處中部辦公室已將常見問題彚集在網站節錄與業務有關情況供 • 參考： • （一）常見系統問題 • 1.Windows XP日期如何設定? • （執行控制台=>地區及語言選項=>地區選項=>自訂=>日期月曆類型選中華民 • 國曆簡短日期樣式選yyyy/mm/dd） • 2.有access XP 列印時出現問題（移除Access Runtime路徑改成Access XP呼叫簡會） • 3.出現少了登錄資訊 • 裝了Access Runtime 後又裝了 Access 2000 造成移除Access Runtime即可 • 4.進入系統出現96簡會資料.mdb 找不到 • （資料路徑不對） • （二）常見記帳憑證問 • 1. 收入傳票作業出現日期格式錯誤（重新設定日期格式） • 2. 支出傳票無法列印（某一筆受款人有空白情形） 46

支出傳票第9號無法過帳（與簽證號碼科目不一致）支出傳票第9號無法過帳（與簽證號碼科目不一致） • 5 . 受款人清單上的「特別記載事項」及「領取支票方式」列印不出來？(輸錯地方) • 出現「索引或主索引鍵不可包含Null值」，但資料存在。（支出傳票或付款憑單存檔後製票日期有空白情形 • 付款憑單作業：印某一號不完整？（機關代號如要空白改以全型輸入） • 付款憑單上無法拉出想要的簽證編號（簽證科目為代收款科目） • 傳票金額無法輸入（右邊鍵盤中數字鍵按了鎖定） • 欲輸入簽証號碼在支出傳票找不到（在科目編號左邊界線處以滑鼠將其拉開） • 簽證作業按存檔時出現程式即將關閉（經查某一筆簽證日期被清成空白） • 辦理年初結轉資料是空的？ • （97年度年底結轉那一張轉帳傳票尚在製票中及 97年度之轉帳傳 • 票需選取「下年度」） • 轉帳傳票開預付費用轉正時點不到支出傳票號碼(支出傳票未過帳) • . 傳票第N號不能修改 (ps:尚未過帳) • （使用者不同，請用該傳票之使用者登入） • （三）常見印表作業問題 • 1. 無法列印歲出預算執行狀況表（某一科目名稱錯誤） • 2. 代收款代辦經費保管款收支月報表不能列印（科目名稱有兩個之情形） • 3. 列印庫款支付差額解釋表，無法建立一級（同一天僅能建立一級或二級） 47

4. 庫款支付差額解釋表有輸入差異原因,但印不出來(因輸入二級資料卻印一級表) 5. 庫款差額解釋表一般行政人事費保險費：輸入支付數會當掉（該天97/03/31刪除後再重建） 6. 列印經費收支月報表無法顯示上年度結轉資料累計至本月收入欄（開立轉帳傳票結轉上年度資料之年度別需選擇 ”上年度”） 7. 為何經費收支報表看不到零用金金額？（付款憑單會計事件：未點選提撥零用金） 8.列印預付費用明細表資料錯誤（預付費用轉正用自行輸入，未用會計事件） 9.配合政府節能減碳政策，操作手冊不列印請上網站參閱 10. a, b兩台電腦使用簡會，b電腦要裝97簡易會計.mdb不能直接用a電腦之97簡易會計.mdb 11.使用Access 2007測試簡會系統經驗分享 a. 由於Access 2007安全性較嚴謹，請先執行Office按鈕=>Access選項=>信任中心=>信任中心設定=>信任位置=>新增位置=>瀏覽=>選路徑d:\98簡會計=>按確定，否則無法進入系統 b.出現主表單時功能表沒有隱藏 c.工具列預覽列印之關閉按鈕無效 c.列印傳票會出現兩頁，請調整上下邊界，參考值如下：收入傳票：上(6) 下(15.01) 支出傳票：上(10.6) 下(15.01) 轉帳傳票：上(11.99) 下(15.01) 48

12.有關access 2003 sp3版本之日期欄位Bug問題，10/29日微軟公司已提出修正程式網址如下：http://support.microsoft.com/?kbid=958884，因關於合法版權問題，使用者須自行下載更新。 13.代辦、代收、保管款科目統一用4碼，依01、02…99、A0等順序編碼，後兩碼空白，例如62100、62101應編成62A0、62A1等。拾、帳務處理備忘錄1 一、剔除經費 ※接到審計機關剔除當年度支出及以前年度：請填寫繳款書科目〝其他收入－雜項收入－其他雜項收入〞辦理繳庫，並於繳款書之說明事項內列明剔除之年度及會計事項，不做歲入帳；且該筆經費應控管，在決算時列為預算餘額（1）收回該筆剔除經費開立收入傳票→借方科目：經費結存 5,000 　　　　　　　　　　　貸方科目：應收剔除經費 5,000 （在貸方科目摘要註明剔除年度及會計事項）（2）繳縣庫時開立支出傳票→ 借方科目：應收剔除經費 5,000 　　　　　　　　　貸方科目：經費結存 5,000 49

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