Microsoft Excel 2007 ครั้งที่ 2

1. Microsoft Excel 2007 ครั้งที่ 2

2. การคำนวณใน Microsoft Excel การคำนวณโดยใช้สูตร (Formula) การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชั่น(Function)

3. การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชั่นการคำนวณโดยใช้ฟังก์ชั่น ฟังก์ชั่น คือ สูตรสำเร็จรูปที่โปรแกรม Microsoft Excel สร้างไว้ใช้สำหรับการคำนวณ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ทำงานได้สะดวกและรวดเร็ว

4. โครงสร้างของฟังก์ชั่นโครงสร้างของฟังก์ชั่น • ฟังก์ชั่นมีส่วนประกอบ 3 ส่วน คือ • ชื่อของฟังก์ชั่น เช่น SUM, AVERAGE, SQRT • วงเล็บ ( )ในทุกฟังก์ชั่นต้องมีวงเล็บต่อท้าย เช่น SUM ( ), AVERAGE( ), SQRT( )

5. โครงสร้างของฟังก์ชั่น (ต่อ) • อาร์กิวเมนต์ คือ ส่วนของข้อมูลที่ฟังก์ชั่นจะนำไปใช้ในการประมวลผล • แต่ละฟังก์ชั่นจะต้องการอาร์กิวเมนต์ที่แตกต่างกันเช่น SUM(A1:A20) , ROUND(A1,0)

6. การเรียกใช้งานฟังก์ชั่นการเรียกใช้งานฟังก์ชั่น • พิมพ์ฟังก์ชั่นด้วยตนเอง • เรียกใช้จาก Formula Bar • เรียกใช้จาก Tool Bar =max(A1:A5)

7. ตัวอย่างฟังก์ชั่น • ฟังก์ชั่นทางการเงิน (Financial) • ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับวันและเวลา (Date & Time) • ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์ (Math & Trig) • ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับฐานข้อมูล (Database) • ฟังก์ชั่นทางตรรกศาสตร์ ( Logical) • ฟังก์ชั่นทางสถิติ (Statistics)

8. ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับวันและเวลาฟังก์ชั่นเกี่ยวกับวันและเวลา NOW( ) = ค่าวันและเวลาปัจจุบัน TODAY( ) = ให้ค่าวันที่ปัจจุบัน TIME( ) = ให้แปลงค่าตัวเลขให้เป็น รูปแบบของเวลา

9. ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์ SUM ( ) = หาผลรวมของตัวเลขทั้งหมด SUMIF( ) = หาผลรวมของค่าที่ตรงกับเงื่อนไข MOD ( ) = เก็บเศษที่เหลือจากการหาร POWER( ) = ให้ค่าผลลัพธ์ของตัวเลขยกกำลัง ROUND( ) = ปัดค่าของตัวเลขขึ้นให้มีหลัก ทศนิยมตามกำหนด INT( ) = ปัดค่าตัวเลขให้เป็นจำนวนเต็ม

10. ฟังก์ชั่นทางตรรกศาสตร์ IF( ) = ให้ค่าผลลัพธ์ตามเงื่อนไขว่าเป็นจริง หรือเท็จ NOT( ) = เปลี่ยนค่าจากจริงเป็นเท็จ หรือจากเท็จเป็นจริง

11. ฟังก์ชั่นทางสถิติ AVERAGE( ) = หาค่าเฉลี่ยของตัวเลขในช่วงที่ กำหนด COUNT( ) = นับจำนวนของเซลล์ COUNTIF( ) = นับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลตรงกับ เงื่อนไข MAX = หาค่าสูงสุดของข้อมูลในช่วงที่กำหนด MIN = หาค่าต่ำสุดของข้อมูลในช่วงที่กำหนด

12. ฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อยๆ

13. ฟังก์ชั่น NOW ใช้หาค่าวันและเวลาปัจจุบัน รูปแบบ NOW( ) ตัวอย่าง =NOW( )

14. ฟังก์ชั่น TODAY ใช้หาค่าวันและเวลาปัจจุบัน รูปแบบ TODAY( ) ตัวอย่าง =today( ) =TODAY( )

15. ฟังก์ชั่น SUM ใช้หาผลรวมของตัวเลขทั้งหมด รูปแบบ SUM(number1,number2,….. ) ตัวอย่าง =SUM(A1:A5) =SUM(B1,B2) =SUM(A1,A3,A5)

16. ฟังก์ชั่น MAX • ใช้หาค่าสูงสุดของข้อมูลตัวเลขที่กำหนด • รูปแบบ • MAX(number1,number2,….. ) • ตัวอย่าง • =MAX(A1:A5), • =MAX(B1,B2), • =MAX(A1,A3,A5)

17. ฟังก์ชั่น MIN • ใช้หาค่าต่ำสุดของข้อมูลตัวเลขที่กำหนด • รูปแบบ • MIN(number1,number2,….. ) • ตัวอย่าง • =MIN(A1:A5) • =MIN(B1,B2) • =MIN(A1,A3,A5)

18. ฟังก์ชั่น AVERAGE • ใช้หาค่าเฉลี่ยของข้อมูลตัวเลขที่กำหนด • รูปแบบ • AVERAGE(number1,number2,….. ) • ตัวอย่าง • =AVERAGE(A1:A5) • =AVERAGE(A1,A3,A5)

19. ฟังก์ชั่น IF • ให้ค่าผลลัพธ์ตามเงื่อนไขว่าเป็นจริง หรือเท็จ • รูปแบบ • IF(เงื่อนไข,”ผลลัพธ์ที่ได้ถ้าเป็นจริง”, ”ผลลัพธ์ที่ได้ถ้าเป็นเท็จ”) • ตัวอย่าง • =IF(b5=10,”TRUE”,”FALSE”) • =IF(A1>A3,”0”,”1”) • =IF(b5=10,”TRUE”,”FALSE”), • =IF(A1>A3,”0”,”1”)

20. ฟังก์ชั่น COUNT • นับจำนวนเซลล์ • รูปแบบ • COUNT(ช่วงของข้อมูล) • ตัวอย่าง • =COUNT(A1:A5) • =COUNT(A1,A3)

21. ฟังก์ชั่น COUNTIF • นับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด • รูปแบบ • COUNTIF(ช่วงของข้อมูล,”เงื่อนไขตรวจสอบ”) • ตัวอย่าง • =COUNTIF(A1:A5,”>=25”) • =COUNTIF(A1:A3,”สุทธิสาร”)

22. ฟังก์ชั่น ROUND • ปัดค่าของตัวเลขขึ้นให้มีหลักทศนิยมตามกำหนด • รูปแบบ • ROUND(ข้อมูล,จำนวนหลักทศนิยม) • ตัวอย่าง • =ROUND(12.1234 , 2)  12.12 • =ROUND(A1,3)  12.123

23. ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการคำนวณข้อผิดพลาดที่เกิดจากการคำนวณ #### เกิดจากตัวเลขในเซลล์ยาวกว่าขนาดของเซลล์ #VALUE!เกิดจากการใช้สูตรผิดไวยากรณ์ เช่น นำตัวเลขไปบวกกับตัวอักษร #NAME?สูตรไม่สามารถบอกได้ว่าคืออะไร เช่น A1+แมว โดยคำว่าแมวไม่ได้เกี่ยวข้องใน Sheet นั้น

24. ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการคำนวณ (ต่อ) #N/A เกิดขึ้นเมื่อกรอกตัวแปรผิดประเภท เช่น ฟังก์ชั่นต้องการข้อมูลเซลล์เดียว แต่เราใส่ไปหลาย ๆ เซลล์ #REF!เกิดขึ้นเมื่อโปรแกรมไม่สามารถค้นหาตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่ใช้สูตรได้ มักพบในการอ้างอิงเซลล์ข้าม Sheet หรือสมุดงาน

25. ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการคำนวณ (ต่อ) #NULLเกิดขึ้นกรณีที่กำหนดพื้นที่เซลล์สองเซลล์โดยไม่มีส่วนใดต่อกัน แต่ลืมแยกเซลล์ด้วยเครื่องหมาย เช่น SUM(A1:B2 C2:D5) ที่ถูกต้องเขียนเป็น SUM(A1:B2,C2:D5)

26. การจัดแต่งข้อมูล เลื่อนตัวชี้ตำแหน่งเซลล์ไปยังตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการจัดแต่ง 1. หรือ หากต้องการจัดแต่งข้อมูลความพร้อมๆ กันหลายเซลล์ ให้ทำการเลือกเซลล์ หรือกำหนดช่วงข้อมูลก่อน 2. หรือ คลิกเมาส์บนปุ่มควบคุมรูปแบบอักษร

27. การจัดข้อมูลอยู่กึ่งกลางช่วงการจัดข้อมูลอยู่กึ่งกลางช่วง ป้อนข้อมูลในเซลล์แรก 1 เลือกเซลล์ทั้งหมดในช่วง A1:E1 2 คลิกปุ่ม 3

28. การจัดแต่งตัวเลข, วันที่, เวลา ตัวอย่าง กลุ่มของรูปแบบ จำนวนจุดทศนิยม รูปแบบของตัวเลข ในกรณีที่เป็นค่าลบ

29. การจัดแต่งตำแหน่งข้อมูลในเซลล์การจัดแต่งตำแหน่งข้อมูลในเซลล์ ตำแหน่งการจัดวางข้อมูลในแนวนอน - ซ้าย/กลาง/ขวา ตำแหน่งการจัดวางข้อมูลในแนวตั้ง - บน/กลาง/ล่าง ทิศของการวางข้อมูล แบบนอน หรือ แบบเฉียง หรือ แบบตั้ง

30. การจัดแต่งแบบอักษร • Font • แบบอักษร • Font style • ลักษณะของอักษร • Size • ขนาดของอักษร • Underline • ลักษณะของใส่เส้นใต้ • Color • สีของอักษร • Effects • ลักษณะพิเศษ เช่นตัวอักษรขีดทับ, ตัวยก, ตัวห้อย

31. เส้นขอบ เลือกลักษณะของเส้นกรอบ ลักษณะกรอบสำเร็จรูป ลบกรอบ, เติมรอบนอก, เติมระหว่างเซลล์ เลือกการเติมเส้นกรอบ คลิกเลือกลักษณะและสีของเส้น จากนั้นจึงคลิกในรูป ตรงตำแหน่ง ที่จะให้ปรากฏเป็นกรอบ คลิกซ้ำเพื่อยกเลิกการเติมกรอบได้ สีของเส้นกรอบ ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

32. ขยาย-ลดความกว้างของคอลัมน์/แถวขยาย-ลดความกว้างของคอลัมน์/แถว ดับเบิ้ลคลิกคอลัมน์หรือแถว 1. • กดปุ่มของเมาส์ค้างไว้ แล้วลากเมาส์โดย • ดึงเมาส์ออก จะเป็นการขยายออก • ดึงเมาส์เข้า จะเป็นการลดความกว้าง 2.

33. แทรกแถว/คอลัมน์ นำเมาส์คลิกที่ตัวเลขของแถว หรือตัวอักษรคอลัมน์ที่ต้องการแทรก 1. คอลัมน์ (Column) นำเมาส์ชี้ในแถบสี แล้วกดปุ่มขวาของเมาส์ เพื่อเปิดเมนูลัด จากนั้นเลือกคำสั่งแทรก 2. แถว (Row)

34. ลบแถว/คอลัมน์ นำเมาส์คลิกที่ตัวเลขของแถว หรือตัวอักษรคอลัมน์ที่ต้องการลบ 1. คอลัมน์ (Column) นำเมาส์ชี้ในแถบสี แล้วกดปุ่มขวาของเมาส์ เพื่อเปิดเมนูลัด จากนั้นเลือกคำสั่งลบ 2. แถว (Row)

35. สร้างแผนภูมิ กำหนดช่วงข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ 1. เลือกเมนูคำสั่ง แทรก, Chart…. 2. เลือกกราฟที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม ตกลง

36. สร้างกราฟ (ต่อ)

37. สร้างแผนภูมิ (ต่อ) 4. กำหนดเค้าโครงของกราฟ

38. สร้างแผนภูมิ (ต่อ) 5

39. จัดแต่งแผนภูมิ คลิกขวาพื้นที่นี้ ก็แก้ไขตรงนี้

40. ดับเบิ้ลคลิกที่แท่งกราฟ ก็แก้ไขแท่งกราฟ

41. จัดเรียงข้อมูล คลิกเมาส์ที่คอลัมน์ซึ่งใช้เรียง 1 2 เรียงจาก ก. - ฮ. เรียงจาก ฮ. - ก.

42. การนำเข้าข้อมูล text ไฟล์ใน EXCEL 2 • เปิด ไฟล์ใหม่ • เลือก แท็บข้อมูล • เลือกเมนู รับข้อมูลภายานอก • เลือกนำเข้าข้อมูล 3 4 1

43. การนำเข้าข้อมูล text ไฟล์ใน EXCEL (ต่อ) 6 5. เลือก ชนิดแฟ้มให้เป็น แฟ้มทั้งหมด (All files) 6. เลือก folder ที่เก็บไฟล์จะปรากฏชื่อไฟล์ 7. เลือก ไฟล์ เช่น data.txt 8. กดปุ่ม “open หรือ เปิด” 7 7 5 8

44. การนำเข้าข้อมูล text ไฟล์ใน EXCEL (ต่อ) 9. เลือก “ตัวคั่น” 10. และแฟ้มต้นฉบับ เป็น Thai (window) ดังรูป 11. กดปุ่ม “ถัดไป” 9 10 11

45. การนำเข้าข้อมูล text ไฟล์ใน EXCEL (ต่อ) 12. เลือกตัวคั่นข้อมูลให้ตรงกับข้อมูล จะเห็นว่า ไฟล์ถูกแยกออกจากกันเข้าในแต่ละช่องตาราง 13. กดปุ่ม “ถัดไป” 12 13

46. การนำเข้าข้อมูล text ไฟล์ใน EXCEL (ต่อ) 14. ได้หน้าจอขั้นที่ 3 กดปุ่ม ‘เสร็จสิ้น’ 14

47. การนำเข้าข้อมูล text ไฟล์ใน EXCEL (ต่อ) 15. กดปุ่ม ‘ตกลง’ 15

48. การนำเข้าข้อมูล text ไฟล์ใน EXCEL (ต่อ) ได้ข้อมูลที่ต้องการ นำไปแก้ไขตามที่ต้องการ