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Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el SXXI

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el SXXI. Madrid 27 de octubre de 2010 ESADE Business School. L a Gestión en T iempo de C risis. Ponente: Eloisa Olmos Terol. Ixem Consultores Bravo Murillo, 28 . 28015 Madrid Tel : 914453664

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Presentation Transcript

  1. Tendencias en el Rol de las Personal Assistanten el SXXI Madrid 27 de octubre de 2010 ESADE Business School

  2. La Gestión en Tiempo de Crisis Ponente: Eloisa Olmos Terol Ixem Consultores Bravo Murillo, 28 . 28015 Madrid Tel: 914453664 E-mail: correoixem@ixem.net Web: www.ixem.net Blog: http://ixem.wordpress.com/

  3. El Papel Actual Assistant Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  4. Síntomas de la Situación Actual • Todo es para ahora mismo • Recibo los encargos en último momento • No planifican y me llueve todo de golpe • No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA” • Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  5. Síntomas de la Situación Actual • No me dan información • Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa • Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica • Me piden muchos “POYAQUES” • Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje • No puedo hablar con mi jefe • … Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  6. Síntomas de la Situación Actual Agrupación: • Los que tienen que ver con la organización. • Los que tienen que ver con la Información y Comunicación. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  7. Organización de la Actividad • Todo es para ahora mismo • Recibo los encargos en último momento • No planifican y me llueve todo de golpe • No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA” • Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  8. Información y Comunicación • No me dan información • Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa • Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica • Me piden muchos “POYAQUES” • Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje • No puedo hablar con mi jefe • … Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  9. Urgencia • PLAZO = MOMENTO CIERTO • TIEMPO DISPONIBLE = SITUACIÓN PERSONAL LA URGENCIA ES UN CRITERIO PERSONAL Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  10. La Importancia Es el impacto con relación a los resultados Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  11. Matriz de Programación I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  12. Matriz de Programación Tarea x Tarea y Tarea z Tarea j Tarea h A A C B B 1 3 1 2 1 I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  13. Prioridades Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  14. TENER EL CONTROL

  15. El Semáforo ROJO: PÁRATE ROJO: PÁRATE • Hay un flujo intenso de imprevistos • Hay cambios continuos en cuestión de minutos • A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes • Te sientes desorientada y confusa • Hay un flujo intenso de imprevistos • Hay cambios continuos en cuestión de minutos • A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes • Te sientes desorientada y confusa ÁMBAR: PIENSA!! ÁMBAR: PIENSA!! • Hay cierto atraso • Te ves obligada a interrumpir tareas • Está aumentando el flujo de lo imprevisto • Está aumentando el flujo de lo inmediato • Hay cierto atraso • Te ves obligada a interrumpir tareas • Está aumentando el flujo de lo imprevisto • Está aumentando el flujo de lo inmediato VERDE: SIGUE!! VERDE: SIGUE!! • Hay fluidez en la tarea • Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado • No hay aglomeraciones • Hay fluidez en la tarea • Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado • No hay aglomeraciones Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  16. Información y Comunicación • Anticipación: • Crear espacios de comunicación • Con mi Jefe • Con otros directivos • Aprovechar las fuentes • Secretarias • Correos • Actas de reuniones Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  17. Información y Comunicación LA ASERTIVIDAD Capacidad de las personas para resolver y prevenir los conflictos verbalmente Escuchar para Comprender Aportar Soluciones De Contribución Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  18. Imaginación Unir los nueve puntos con un solo trazo (Es decir sin levantar el lápiz) Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

  19. Cinco Pilares • Tener el control • Anticipación • Comunicación • Compromisos • Imaginación Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI

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