IT PLANIRANJE I REDIZAJNIRANJE POSLOVNIH PROCESA

1. IT PLANIRANJE I REDIZAJNIRANJE POSLOVNIH PROCESA Mia Kutlić Darijana Malbašić Sanja Miletić Lucijana Vidmar

2. IT PLANIRANJE • IT planiranje je organizirano planiranje o IT infrastrukturi i primjena položaja učinjena na različitim razinama organizacije • Primarna zadaća IT planiranja jest identificirati informacije sustava aplikacija koje čine predmete i prioritete osnivanja organizacije • IT planiranje razlikuje se od organizacije do organizacije, ali većina kompanija provodi sljedeći proces planiranja: • strateški ITplan - ne odnosi se na specifične projekte već preporučuje infrastrukturu i resurse potrebne za IT aktivnosti za razdoblje od 5-10 godina. • srednjoročni IT plan - identificira aplikativni portfolio, listu glavnih, odobrenih IS projekata koje se podudaraju sa dugoročnim planom. • taktički plan – sadrži budžet i raspored za godišnju provedbu projekata.

3. PROVEDBA IT PLANIRANJA • IT planiranje je dug i složen proces i može biti proveden na mnoge alternativne načine. • 5 tipova pristupa planiranju jesu: - pristup poslovanja: IT investicijski plan determiniran je na bazi postojeće poslovne strategije. ovaj pristup naglašava da IT strategiju mora voditi poslovna strategija - metodološki pristup: IS potrebe identificirane su sa uporabom tehnologije i opreme - tehnološki pristup: analitičko modeliranje i drugi instrumenti se koriste za provedbu IT plana - administrativni pristup: IT plan utemeljen je od strane odbora ili menadžmenta kako bi usadio odobrene IS inicijative - organizacijski pristup: IT plan je usvojen poslovnim konsenzusom svih dioničara

4. ČETVEROFAZNI MODEL IT PLANIRANJA • Faze uključuju sljedeće aktivnosti: • strateško IT planiranje • analizu informacijskih potreba • alokacija • planiranje projekta • Ovaj model četiri faza kreće od visoke razine apstrakcije ka više konkretne formulacije IT planiranja, značajan u razvoju portfolio aplikacija • Portfolio aplikacije su mješavina kompjuterskih aplikacija koje je informatički odjel instalirao ili su pak razvijene u korist kompanije • Značajan odnos između četvrtog stupnja planiranja i raznih verzija sistemskog razvoja (SDLC-Sistem Development Life Cycle).

5. STRATEŠKO PLANIRANJE INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE • Prva faza IT planiranja je strateška informacija tehnološkog planiranja (SITP- strategic information technology planning) • SITP mora biti potpuno usklađena sa drugim organizacijskim planiranjem, pa tako IT osoblje i ostalo organizacijsko osoblje rade zajedno za iste ciljeve, koristeći njihove sposobnosti • Ona mora također ponuditi proces pretraživanja za strategiju informacijskog sistema (SIS- strategic information system) koja omogućuje organizaciji razvoj prednosti nad konkurencijom • BSP je top-down pristup koji započinje sa poslovnim strategijama. U njemu sudjeluju dva glavna odjela: poslovni procesi i razredi podataka koje postaju baze informacijske arhitekture • NOLAN- ovih 6 razina IT rasta su: uvođenje, rast, kontrola, integracija, administracija podataka i zrelost

6. Analiza informacijskih zahtjeva: Druga faza u 4-faznom modelu • Cilj: osigurati raznim informacijskim sustavima, bazama podataka i mrežama da budu integrirani kao podrška zahtjevima identificiranim u prvoj fazi, te omoguće donošenje odluka. • Model analize zahtjeva pet koraka: • Korak 1: Definiraj temeljne organizacijske podsustave • Korak 2: Razvij matricu podsustava • Korak 3: Definiraj i ocjeni informacijske zahtjeve za organizacijske podsustave • Korak 4: Definiraj glavne informacijske kategorije i preslikaj rezultate intervjua u njih • Korak 5: Razvij informaciju / podsustavnu matricu • identificira visoko-isplative informacijske kategorije, pruža temelj za izgradnju informacijskih tehnologija (IT), i daje smjernice u raspodjeli sredstava

7. Raspodjelasredstava: Treća faza u 4-faznom modelu • Kad su utvrđena područja visoke isplativosti u IT-u (Informacijskoj Tehnologiji), razumno je dati tim područjima visoki prioritet kada organizacija raspodjeljuje sredstva • Sastoji se od razvijanja hardvera (sklopovlja), programske opreme, komunikacijskih podataka i mreža, objekata, zaposlenika i financijskih planova potrebnih za izvršenje glavnog razvojnog plana kakao je definirano u analizi zahtjeva Planiranje projekta: Četvrta faza u 4-faznom modelu • pruža cjelokupan okvir unutar kojeg specifični programi mogu biti planirani, predviđeni i nadzirani

8. PLANIRANJE ARHITEKTURE INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE • IT arhitektura sastoji se od opisa kombinacije hardvera, softvera, podataka, osoblja i telekomunikacijskih elemenata unutar organizacije, zajedno s provedbom njihovog angažiranja • Različite organizacije imaju različite IT infrastrukturne zahtjeve • Četiri infrastrukturne poveznice koje je identificirao Broadbent na uzorku od 26 velikih tvrtki jesu: 1) Industrija 2) Tržišna nepostojanost 3) Sinergija poslovne jedinice 4) Strategija i planiranje

9. Centralizirano računarstvo • Postavlja sve procesuirajuće i kontrolne jedinice unutar centralne jedinice koju čini računalo odgovorno za sve ostale računalne uređaje Distribucijsko računarstvo • Korisnicima daje mogućnost izravne kontrole preko njihovih vlastitih računala Redizajn nasljednih sustava • Inženjering preinaka je proces ispitivanja nasljednih sustava u svrhu utvrđivanja njihovog trenutnog statusa i identificiranja promjena koje su potrebne za održavanje sustava sposobnim za buduću uporabu • UPSIZING – proces redizajna nasljednog sustava koji se sastoji od osobnih računala i njihovo preusmjeravanje na centralnu jedinicu • DOWNSIZING – proces redizajna nasljednog sustava kao aplikacije centralne jedinice i njeno preusmjeravanje na osobna računala

10. Informacijska građa i računarstvo krajnjeg korisnika Postoji pet osnovnih konfiguracija osobnih računala za krajnje korisnike: • Centralizirano računarstvo sa osobnim računalima koji djeluju kao pasivni terminali (nazvani još i "dumb" terminali) • Osobno računalo (jednog korisnika) koje nije povezano s nijednim drugim uređajem • Osobno računalo (jednog korisnika) koje je povezano s ostalim osobnim računalima ili sustavima koristeći se telekomunikacijskim poveznim uslugama (kao što su dial-up telefonske veze) • Osobna računala radne grupe koja su povezana jedni s drugima u maloj P2P (peer-to-peer) mreži • Distribucijsko računarstvo s mnogim osobnim računalima koja su povezana u lokalne mreže (LAN)

11. PROBLEM IT PLANIRANJA • IT planiranje – složenije u slučaju kada je u njega uključeno nekoliko organizacija (interorganizacijski sustav) te kada se njime bave neke multinacionalne kompanije • Problemi u IT planiranju kroz tri faze IS planiranja: • 1.      faza pokretanja • 2.      faza razvoja plana • 3.      faza oplemenjivanja

12. PLANIRANJE ZA WEB-BAZIRANE SUSTAVE I E-TRGOVINU (E-PLANIRANJE) • E-Planiranje- Elektronički podržano IT planiranje koje se dodiruje EC infrastrukture koje se bavi otkrivanjem poslovnih prilika i odlučivanjem o portfoliu aplikacija. • PORTFOLIO APLIKACIJA ZA E- TRGOVINU • ANALIZA RIZIKA • PITANJA STRATEŠKOG PLANIRANJA

13. REDIZAJNIRANJE POSLOVNOG PROCESA • Pokretači procesa redizajniranja • Odgovarajući komercijalni software • Pojednostavljivanje lanca nabave • Sudjelovanje u privatnim ili javnim e-tržištima • Poboljšavanje opsluživanja kupaca • Provođenje e-nabave • Osposobljavanje direktnog online marketinga • Smanjivanje troškova i povećanje produktivnosti • Automatizacija starog procesa

14. Metodologije za restrukturiranje • BPR (BusinessProcessReengineering), metodologija prema kojoj organizacija fundamentalno i radikalno mijenja svoj poslovni proces da bi postigla značajno poboljšanje. • Kasnije je koncept izmijenjen da bi uključivao samo jedan od nekoliko procesa, budući da je veliki broj BPR projekata propao i zato što se javljala velika potreba za Web-baziranim aplikacijama. • Danas je koncept BPR-a preoblikovan u redizajniranje poslovnog procesa. • BPM (Business Process Management). BPM predstavlja novu metodu koja kombinira workflow sustave i metode redizajniranja. Ova metodologija na uzlazu pokriva tri kategorije- people-to-people, system-to-system, i system-to-people interakcije- iz perspektive usredotočenja na proces.

15. ULOGA IT-A U REDIZAJNIRANJU POSLOVNOG PROCESA • Potreba za integracijom informacija • Prerađivanje IT-a za potrebe redizajniranje poslovnog procesa • IT INFRASTRUKTURA I RAZVOJ SOFTWAREA ZA POTREBE REDIZAJNIRANJA POSLOVNOG PROCESA • IT ALATI ZA REDIZAJNIRANJE POSLOVNOG PROCESA I BPR • Posebni software za redizajniranje poslovnog procesa i BPR

16. RESTRUKTURIRANJE POSLOVNOG PROCESA I ORGANIZACIJE • Redizajniranje jednog ili više procesa - Napori redizajniranja često uključuju samo nekoliko ili samo jedan proces. • Masovno prilagođavanje potrebama klijenata- koncept masovnog prilagođavanja uključuje proizvodnju velikih količina prilagodljivih predmeta, te omogućava kompaniji da osigura fleksibilne i brze odgovore na potrošačeve potrebe, sa niskim troškovima i visokom kvalitetom

17. Redukcija kružnog vremena- Kružno vrijeme je definirano kao vrijeme koje je potrebno da bi se dovršio proces od početka do kraja. Današnja konkurencija ne fokusira se samo na troškove i kvalitetu, nego i na brzinu. Vrijeme je prepoznato kao glavni element koji osigurava kompetitivnu prednost, pa je redukcija kružnog vremena glavni poslovni cilj. • Restrukturiranje cijele organizacije • u većini organizacija problem predstavlja vertikalna struktura (spori up-down pristup) • načini rješenja problema: • opskrba svakog kupca pojedinačnim kontaktom, • umrežena struktura, obično poduprtacentralom.

18. VIRTUALNE ORGANIZACIJE • organizacija koja se temelji na udjelima nekoliko poslovnih partnera u svrhu stvaranja proizvoda ili usluge • resursi poslovnih partnera ostaju na svojim izvornim lokacijama, ali su integrirani • Virtualna organizacija može biti: • privremena (projektnog tipa), • trajna. • obično se sastoji od nekoliko poslovnih jedinica, a svaka je na različitoj lokaciji • može biti promatrana kao mreža kreativnih ljudi, resursa i ideja povezanih putem online servisa i/ili interneta, spojenih u svrhu stvaranja novog proizvoda ili usluge

19. Glavna obilježja virtualne organizacije: • Izvrsnost, • Korisnost, • Oportunost, • Ne postoje granice, • Povjerenje, • Prilagodljivost promjenama, • Tehnologija.

20. KAKO IT PODUPIRE VIRTUALNU ORGANIZACIJU? • Na nekoliko načina, a najupečatljiviji su oni koji omogućuju komunikaciju i suradnju među disperziranim poslovnim partnerima • e-pošta, video konferencije, dijeljenje zaslona, i nekoliko drugih programskih oprema za skupni rad koje se povremeno koriste kako bi poduprle virtualne tvrtke.

21. Temeljna web stranica Interaktivna stranica Stranica e-trgovine Približavanje Novi proces Učinkovito oglašavane Učinkovit tim Učinkovit pojedinac TRANSFORMACIJA ORGANIZACIJE I UPRAVLJANJE PROMJENAMA • Transformacija organizacije - Uvođenje e-poslovanja u kompanije ili neki sličan redizajn poslovnog procesa

22. Menadžment promjena (zbog otpora na promjene, predstavljaju proces koji se uči i koji treba biti pravilno vođen) • Mijenjanje organizacijske strukture (mrežna organizacija) • Osnaživanje korištenjem IT (Osnaživanje je opunomoćenje za donošenje odluka ili davanje autoriteta zaposlenima u situacijama u kojima je takav autoritet tradicionalno isključivo pravo menadžera.)

23. ZADAĆE MENADŽMENTA: • Uočavanje važnosti • Organiziranje planiranja • Uklapanje IT arhitekture u organizaciju • Planiranje IT arhitekture • Politika IT-a • Etički i legalni zadaci • IT strategija • Integracija: uloga IT u redizajnu i BPR-u • Neuspjesi