Qualitätsmanagement in der Praxis

1. Qualitätsmanagementin der Praxis Prof. Dr. Peter Kneisel Vorlesung WS‘99/00

2. Kapitel 12Ein Qualitätsmanagementsystem 7.1 Das Unternehmen 7.2 Die Struktur der Q-Dokumente

3. 8.1 Das Unternehmen • ist ein unabhängiges System- und Softwarehaus • ist ein Dienstleistungsunternehmenarbeitet im Bereich Informations-, System- und Kommunikationstechnik • unterstützt bei Planung, Entwicklung, Test und Einsatz • arbeitet qualitätsbewußt und sind zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 Das Unternehmen

4. 8.1.1 Das Unternehmen - Allgemeines • ist ein unabhängiges System- und Softwarehaus • ist ein Dienstleistungsunternehmenarbeitet im Bereich Informations-, System- und Kommunikationstechnik • unterstützt bei Planung, Entwicklung, Test und Einsatz • arbeitet qualitätsbewußt und sind zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 Das Unternehmen

5. Berlin (`95) Frankfurt (`90) München (`91) Köln (`97) Stuttgart (`92) 8.1.2 Das Unternehmen - Standorte

6. 8.1.3 Das Unternehmen - Aufgabengebiete Anwendungsentwicklung, Systemtechnik Verkehrstelematik, Verkehrsleittechnik Kommunikations- technik Management, Methoden, Beratung Informationstechnik, Bedienoberflächen, Datenbanktechnik Schulung

7. 8.1.4 Das Unternehmen - Kunden

8. A Projektdurchführung Personalplanung Infrastruktur Kundenorientierung Kundennähe Methodik B Kommunikation Integration Betreung C Knowhow Organisation Darstellung D 8.1.5 Das Unternehmen - Projektorganisation

9. Umsatz Mitarbeiter 60 180 160 50 140 DM 120 40 100 30 80 60 20 40 10 20 0 0 90/91 91/92 92/93 93/94 94/95 95/96 96/97 97/98 8.1.6 Das Unternehmen - Kennzahlen

10. Geschäftsführung Q, Berater, Sekretariat Regionalleitung, Vertrieb ? Geschäfts- stellenleitung, Sekretariate Projektleitung Mitarbeiter 8.1.7 Das Unternehmen - Struktur

11. 8.1.8 Das Unternehmen - Qualifikationen • Studium mit informationstechnischen Schwerpunkten • Nachrichtentechnik • Elektrotechnik • Informatik • Wirtschaftwissenschaften • ... • Studium an • Universität • Technische Hochschule • Fachhochschule • Berufsakademie • ...

12. 8.2 Q-Dokumente

13. Kapitel 1 Projekt / Projektmanagement • Was ist ein Projekt • Was versteht man unter Projektmanagement

14. 1.1 Das Projekt • 1.1.1 Beispiele von Projekten • 1.1.2 Ansatz Projektdefinition • 1.1.3 Definition Projekt: R. Martino 1969 • 1.1.4 Definition Projekt: DIN 69901 • 1.1.5 Bekannte Projekte • 1.1.6 Projektgröße

15. 1.1.1 Beispiele von Projekten • Entwicklung neuer Produkte(Airbus, Pharmazeutikum, Raumfähre) • Planung, Bau, Inbetriebnahme von Anlagen(Kraftwerksbau, S-Bahn) • Neu- und Anpassungskonstruktion von Anlagen(Verpackungsmaschine, Wasserturbine) • Hoch- und Tiefbauvorhaben(Fabrikgebäude, Hochregallager, Autobahn, EFH) • Konzeption und Einführung von Organisationsänderungen(Aufbauorganisation, Qualitätssicherung) • Entwicklung, Einführung von Informationssystemen(EDV-Projekte, ....)

16. ! 1.1.2 Ansatz Projektdefinition • Abgrenzbare Einzelvorhaben mit definiertem Anfang und Ende • Definiertes Ziel (Ausnahme: F & E) • Neuartigkeit: Vorstoß an technische Grenzen • Risiko: technisch, wirtschaftlich, terminlich • Komplexität: viele Beteiligte, viele Aufgaben • Große Bedeutung für Unternehmen bzw. Staat

17. 1.1.3 Definition Projekt: R. Martino 1969 • A project is any task which has a definable beginning and a definable end and requires the expenditure of one or more resources in each of the seperate but interrelated and interdependent activities which must be completed to achieve the objectives for which the task (or project) was instituted • ... Oder in einer Übersetzung von H. Schröder:Als Projekt kann jede Aufgabe bezeichnet werden, die einen definierbaren Anfang und ein definierbares Ende besitzt, die den Einsatz mehrerer Produktionsfaktoren für jeden der einzelnen, miteinander verbundenen und wechselseitig voneinander unabhängigen Teilvorgänge erfordert, die ausgeführt werden müssen, um das dieser Aufgabe vorgegebene Ziel zu erreichen

18. 1.1.4 Definition Projekt: DIN 69901 • DIN 69901:Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B.: • spezielle, einmalige Zielvorgaben • zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben • projektspezifische Organisation

19. Jäger 90 1990 Spacelab Airbus A320 1980 IBM Personal Computer Schnelle Brüter Kalkar 1970 Kampfflugzeug Tornado Ariane Trägerrakete 1960 Apollo-Programm 1950 Polaris-Programm Farb-Fernsehen (USA) 1940 Manhattan Engineering District Project 1.1.5 Bekannte Projekte

20. 1.1.6 Projektgröße Mitarbeiter Mannjahre Mio DM Klein <6 <0,4 <0,1 Mittel 6-50 0,4-50 0,1-10 Groß >50 >50 >10

21. 1.2 Projektmanagement • 1.2.1 Definition Management: P. Ulrich 1984 • 1.2.2 Definition Projektmanagement: P. Rinza • 1.2.3 .. oder kerniger (H. Like 1995) • 1.2.4 Multiprojektmanagement • 1.2.5 Anwendbarkeit Projektmanagement

22. 1.2.1 Definition Management: P. Ulrich 1984 • „Management ist die Leitung soziotechnischer Systeme in personen- und sachbezogener Hinsicht mit Hilfe von professionellen Methoden. • In der sachbezogenen Dimension geht es um die Bewältigung der Aufgaben, die sich aus den obersten Zielen des Systems ableiten. • in der personenbezogenen Dimension geht es um den richtigen Umgang mit allen Menschen auf deren Kooperation das Management zur Aufgabenerfüllung angewiesen ist. • 2-Dimensionen • MakroebeneAllgemeine Organisation, Systemarchitektur • MikroebeneProblemlösungen, Arbeitsorganisation, Menschenführung

23. ! 1.2.2 Definition Projektmanagement: P. Rinza • Das Projektmanagement ist ein Konzept für die Durchführung von Projekten und die Institution, die Projekte leitet.Projektmanagement besteht also aus: • einem Leitungskonzept: Definiert Aufgaben und stellt die zur Lösung notwendigen Methoden zur Verfügung. • einem Organisationskonzept: Ressourcen zur Durchführung der Aufgaben und Organisationsform zur Einbindung dieser Ressourcen in das Unternehmen • verfeinert: • Projektorganisation (Aufbau- und Ablauforganisation) • Projektlenkung (Planung, Überwachung, Steuerung) • Instrumente (Methoden, Verfahren, Werkzeuge)

24. Gutes Projektmanagement macht den Projektleiter austauschbar 1.2.3 .. oder kerniger (H. Like 1995) • Projektmanagement ist als Leitungs- und Organisationskonzept zu verstehen, mit dem versucht wird, die vielen sich teilweise gegenseitig beeinflussenden Projektelemente und -geschehen nicht dem Zufall oder der Genialität einzelner Personen zu überlassen, sondern sie ganz gezielt zu einem festen Zeitpunkt herbeizuführen

25. 1.2.4 Multiprojektmanagement • Umsetzung der Organisationsformen des Projektmanagements für viele gleichzeitige Projekte. • Gründe für die zunehmende Notwendigkeit des Multiprojektmanagement • zunehmende Zahl bereichsübergreifender Projekte • größere Zahl von parallelen Klein- und Großprojekten • zunehmende Forderung nach sinkenden Entwicklungszeiten und dadurch überlappende Projektlaufzeiten • Multiprojektmanagement ist mit Mitteln des Projektmanagments in einer höheren Abstraktionsebene durchführbar

26. Kein (gutes) Projekt ohne Projektmanagement 1.2.5 Anwendbarkeit Projektmanagement Projektgröße klein mittel groß 70% 80% 100%

27. ! 1.3 Zusammenfassung • Projekt • Als Projekt kann jede Aufgabe bezeichnet werden, die einen definierbaren Anfang und ein definierbares Ende besitzt, die den Einsatz mehrerer Produktionsfaktoren für jeden der einzelnen, miteinander verbundenen und wechselseitig voneinander unabhängigen Teilvorgänge erfordert, die ausgeführt werden müssen, um das dieser Aufgabe vorgegebene Ziel zu erreichen • Projektmanagment: • Das Projektmanagement ist ein Konzept für die Durchführung von Projekten und die Institution, die Projekte leitet.

28. Kapitel 2 Die Tätigkeiten • Welches sind die grundsätzlichen Tätigkeiten des Projektmanagments in einem Projekt • Die Haupttätigkeiten • Die Untertätigkeiten

29. SOLL Überwachung Änderung Abweichung SOLL SOLL IST Projektdurchführung ! 2.1 Überblick Ziele Planung Steuerung Abschluss

30. 2.2 Planung der Planung • Wer soll planen, wer entscheidet über das Planungsergebnis ? • Planer, Planungsteam, Ansprechpartner • Was kostet die Planung ? • Wie lange dauert die Planung ? • Welchen Ablauf soll die Planung nehmen ? • Zur Überprüfung des Zeit- und Kostenrahmens der Planung • Übliche Posten der Planung der Planung: • Pflichtenheft, Planungsplan-Erstellung, Projektstrukturplan, Ablaufplan, Terminplan, Kapazitätsplanung, Kostenplan, Finanzmittelplan, Aufträge und Verträge • Zuordnung der Posten zu Zeit und Ressourcen

31. 2.3Projektplanung • 2.3.1 Definition • 2.3.2 Inhalte • 2.3.3 Voraussetzungen für die Projektplanung • 2.3.4 Vorgehenskonzepte • 2.3.5 Hauptphase der Projektplanung • 2.3.6 Strukturplan • 2.3.8 Aufwandsabschätzung • 2.3.12 Ablaufplan • 2.3.13 Terminplan • 2.3.17 Kapazitätsplan • 2.3.18 Kostenplan • 2.3.22 Sonstige Pläne • 2.3.23 Planungsinstrumente

32. 2.3.1 Definition • Systematischer, methodischer Prozess zur Informationsgewinnung über den zukünftigen Ablauf des Projektes und zur gedanklichen Vorwegnahme der zur Projektdurchführung notwendigen Aktivitäten samt deren Koordinierung

33. Vorstudie Hauptstudie ! 2.3.2 Inhalte 1. Festlegung der Projektziele 2. Formulierung der Projektalternativen 3. Durchführbarkeitsanalysen 4. Auswahl der Projektalternativen 1. Strukturplanung 2. Ablaufplanung 3. Zeitanalyse und Terminplanung 4. Kapazitätsplanung 5. Kostenplanung

34. 2.3.3 Voraussetzungen für die Projektplanung I • Liegt die Voruntersuchung vor, ist sie noch aktuell? • Wurden die Verfahren für Projektantrag, Projektfreigabe, Phasenfreigabe ordnungsgemäß abgeschlossen ? • Ist die Projektaufgabe vollständig beschrieben ? • Sind die Auswirkungen des Projektes auf z.B. Umwelt, rechtliches Umfeld etc. bekannt ? • Ist die notwenige Organisationsform gewährleistet ? • Ist der Projektleiter eingeführt und mit Kompetenz belegt ?

35. 2.3.3 Voraussetzungen für die Projektplanung II • Sind alle Betroffenen informiert ? • Ist die maximale Dauer für den Ressourceneinsatz festgelegt ? • Sind das Budget und die Termine bekannt ? • Sind Informations- und Berichtswege festgelegt ? • Stehen Regeln für die Methodik fest ? • Sind Schnittstellen zu anderen Projekten vorgesehen und definiert ?

36. hoch Prototyping Schwierigkeit Neuartigkeit mittel Versions- konzept Phasen- konzept wenig Breite, Dauer der Nutzung wenig mittel hoch 2.3.4 Vorgehenskonzepte • Phasenkonzept • Einteilung des Projektes in vorgegebene Abläufe mit dem fertigen System als Endziel. • Versionskonzept • Wie Phasenkonzept, nur mit funktional eigenständigen Zwischenversionen als Zwischenziele. • Prototyping • Kleinere funktionale Einheiten werden zeitlich vorgezogen.

37. ! 2.3.5 Hauptphase der Projektplanung • Strukturplan • Vorgangsliste: Auflistung aller Aufgaben eines Projektes • Netzplan: Graphische Darstellung aller Abhängigkeiten • Ablaufplan • Bestimmung des logischen Ablaufes aller Aufgaben • Aufwandsabschätzung • Zeitanalyse und Terminplan • Planung der Anfangs-/Endzeiten, Dauern, Pufferzeiten • Bestimmung des “kritischen Pfades” • Kapazitätsplan • Zuordnung von Ressourcen zu Aufgaben • Kostenplan • Kalkulation • Erstellung des Finanzplanes (Zahlungsziele, Finanzfluss)

38. Zweck Übersicht über Projekt verschaffen Bildung von Teilprojekten Aufdeckung von Zusammenhängen und Schnittstellen Regeln Unterteilung bis Arbeitspaket an Organisationseinheit delegiert werden kann Klare Abgrenzung der Arbeitspakete Strukturierungsansatz objekt-orientiert funktions-orientiert gemischt Fahrrad Rahmen Antrieb Räder Zahnkranz Schaltung Kette Fahrrad Entwurf Fertigung Konstruktion Vorbereitung Prototyp Serienproduktion Fahrrad Rahmen Antrieb Räder Zahnkranz Schaltung Kette Fertigung Konstruktion Erprobung Entwurf Detailzeichnung Zusammenstellung 2.3.6 Strukturplan

39. System Untersystem1 Untersystem2 Untersystem3 Arbeitspaket1 Arbeitspaket2 Arbeitspaket 3 2.3.7 Strukturplan: Checkliste • Strukturierungsprinzip festlegen • Oberste Stufe festlegen • Top-Down-Aufriss bis Arbeitspakete • Vorhandene Standard-Strukturen berücksichtigen • Projektbegleitende Aktivitäten als zusätzliche Arbeitspakete definieren • Noch offene Aufgabenfelder als Dummies berücksichtigen • Optimieren der Arbeitspakete durch Splitten und Zusammenfassen • Arbeitspakete inhaltlich exakt beschreiben • Arbeitspakete auf Überlappungsfreiheit überprüfen • Arbeitspakete auf Vollständigkeit überprüfen • Arbeitspakete identifizierbar machen und identifizieren

40. ! 2.3.8 Aufwandsabschätzung • Zweck • Ermittlung des Gesamtaufwandes durch Summierung der Einzelaufwände • Die Aufwandsabschätzung ist ein immer wiederkehrender Vorgang. Die initiale Aufwandsabschätzung ist daher nur eine erste Größe • Probleme • ungenügende Zieldefinition • schwer quantifizierbare Einflüsse • hoher Innovationsgrad • Änderung der Randbedingungen

41. 2.3.9 Aufwandsabschätzung: Analogiemethode • Vergleich des zu untersuchenden Projektes mit bereits abgeschlossenen Projekten als Ganzes • Abgeschlossene Projekte müssen vergleichbar sein oder vergleichbar gemacht werden • Vorteile: • Falls Analogien vorhanden sind, sind Quantitäten realistisch • Methode zwingt zu sauberen Projektabschlüssen von alten Projekten • Nachteile: • Analoge Projekte sind nicht immer vorhanden • Vergleichbarkeit ist oft subjektiv • Analogien sind oft nur durch Experten zu erkennen • Analogiedifferenzen sind oft nur durch Experten quantifizierbar • Resultate der Methode sind oft nicht nachvollziehbar

42. 2.3.10 Aufwandsabschätzung: Prozentsatzmeth. • Ermittlung der prozentualen Aufwandsverteilung für die einzelnen Projektphasen für abgelaufene vergleichbare Projekte • Detaillierte Schätzung einer Phase und Hochrechnung über die ermittelten Prozentsätze • Durchführung einer Phase und Hochrechnung • Vorteile: • zeitsparende Methode • teilweise erschreckend genau • Nachteile: • bei kleinen Abweichungen der Detailschätzung Multiplikation des Fehlers

43. 2.3.11 Aufwandsabschätzung: Function-Points • Berechnung von Function-Points durch Ermittlung von Funktionen, Bewertung der Komplexität und Qualität der Funktionen • Fünf Hauptfunktionsgruppen:(Externe Inputs/ Outputs, Interne Dateien, Externe Abfragen, Externe Schnittstellen) • Drei Komplexitätsgruppen (niedrig, mittel, hoch) • Anwendbar für Software-Projekte • Zuordnung der Hauptfunktionsgruppen und deren Qantität zu Function Points durch Tabellen • Zuordnung der Functionpoints zu Aufwand durch Tabelle

44. Aufgabe1 Aufgabe2 Aufgabe3 Aufgabe4 2.3.12 Ablaufplan • Zweck • Schaubildliche Darstellung der logischen Zusammenhänge zwischen den definierten Arbeitspaketen • Netzplantechnik als Hilfe • Darstellung als gerichteter Graph • Darstellung der Arbeitspakete (Aufgaben) als Knoten in einem Netz • Darstellung der logischen Abhängigkeiten (oft: zeitlich) über gerichtete Kanten

45. ! 2.3.13 Terminplan • Zweck • Terminierung des Projektablaufes durch Bestimmung der Zeitdauer für jede Aufgabe, deren zeitliche Abfolge und Zuordnung zu Ressourcen • Tätigkeiten • Ermittlung der Dauer für jede Aufgabe • Zeitliche Anordnung der Aufgaben unter Berücksichtigung der Ablaufstruktur (Serialität, Parallelität) • Zuordnung von Ressourcen (Personen, Maschinen) zu den Aufgaben unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit • Einplanung von Wartezeiten und Puffern • Berechnung der frühstmöglichsten Termine vom Starttermin • Berechnung der spätestmöglichsten Termine vom geplanten (geforderten) Endtermin • Planung zunächst frei von Restriktionen (Zeit, Kosten)

46. 2.3.14 Terminplan: Einfacher Terminplan • Auflistung aller Aktivitäten mit Start- und Endterminen, wichtigen Zwischenterminen (Meilensteinen) • Vorteile • keine speziellen Kenntnisse erforderlich • einfach • schnell • Nachteile • nicht geeignet für größere Projekte • Darstellung von Abhängigkeiten nicht möglich • wird schnell unübersichtlich

47. 2.3.15 Terminplan: Netzplantechnik • Technik zur Verdeutlichung von logischen und zeitlichen Abhängigkeiten • Zuordnung von Vorgängen/Ereignissen zu Knoten/Kanten • Vorgangspfeilnetze (VPN): Vorgänge auf Pfeilen • Vorgangsknotennetze (VKN): Vorgänge auf Knoten • Ereignisknotennetze (EKN): Ereignisse auf Knoten • Vorteile Vorgangsknotennetze • Darstellung von Vorgängen ist einfacher • Alle Informationen über Vorgang in einem Knoten • Klarer Zusammenhang zu Ablaufplan • Nachteile • Keine Zuordnung zu Zeitachse • Unübersichtlichkeit

48. 2.3.16 Terminplan: Balkendiagramm (Gantt) • Abtragen der Start- und Endtermine pro Aktivität als Balken über die Zeitachse • Vorteile • weit verbreitet • übersichtlich • einfach • zeigt Parallelität auf • Nachteile • Änderungsaufwand groß • Übersichtlichkeit nur bei großer Granularität • Erweiterungen des Gantt-Diagramms: • Zuordnung zu Ressourcen • Graphische Darstellung des jeweiligen Bearbeitungszustandes • Aktionen ohne Dauer (Meilensteine)

49. ! 2.3.17 Kapazitätsplan • Zweck: • Zuordnung von Ressourcen zu Aufgaben. Ermittlung von Überhang und Engpässen an Personen, Material, Maschinen. • Tätigkeiten: • Ermittlung der Kapazitätsarten pro Aufgabe (Menschen, Maschinen, Material) • Ermittlung der Kapazitätsmengen • Erstellung eines Belastungsdiagrammes pro Ressource • Ausgleich von Kapazitätsspitzen: • Verschiebung und/oder Dehnung von nicht kritischen Aktivitäten innerhalb Pufferzeiten • Beschaffung fehlender Ressourcen (Einstellungen) • Verschiebung/Dehnung kritischer Aufgaben und damit des Endtermines • externe Auftragsvergabe

50. ! 2.3.18 Kostenplan • Zweck • Ermittlung der Gesamtkosten basierend auf dem Ablauf- und Kapazitätsplan und unter Berücksichtigung zusätzlicher Kosten (Sachaufwendungen, Fremdvergabe, etc.) und kalkulatorischer Zuschläge • Ergebnis der Kostenplanung ist ein Budget, welches nur geändert werden sollte, wenn: • eine Änderung des Leistungsumfanges auftritt • eine erneute Kostenschätzung realistischere Werte liefert • die Plankosten für eine konkete Aufgabe nicht ausreicht und durch andere Minderkosten nicht aufgefangen werden kann