Il turismo congressuale nel mondo

1. 2009 – 2011: un biennio di crisi e di sfide per il settore congressualeQuali misure prendere per sopravvivere alla bufera?

2. Il turismo congressuale nel mondo Le principali associazioni di categoria • MPI - Meeting Professionals International (25.000 cs membri in 80 Paesi) • ICCA – International Congress & Convention Association (membri in più di 80 Paesi)

3. Il turismo congressuale in Italia Le principali associazioni di categoria Il 27 ottobre 2004 nasce a Bologna Federcongressi che riunisce • AIMP • APICEF • Italcongressi/PCO • Meet in Italy • MPI Italian Chapter • SITE Italia

4. La nuova realtà di Federcongressi • Nel corso del 2007 Italcongressi e PCO Italia hanno dato vita ad un’unica realtà associativa che raggruppa circa 150 imprese del settore. • Al momento è in atto una ulteriore trasformazione di Federcongressi-PCO Italia volta a trasformarla in associazione nazionale. • Le altre associazioni, ad esclusione di MPI ItalianChapter e SITE, si fonderanno in Federcongressi che diventerà il principale interlocutore a livello politico per le questioni relative al comparto del cosiddetto “turismo congressuale”.

5. I soci Federcongressi • AIMP – Associazione Italiana Meeting Planners • APICEF – Associazione Professionisti e Imprese Congressi e Fiere • Italcongressi/PCO – Associazione Nazionale Imprese dell’Industria Congressuale • Meet in Italy – Associazione delle Destinazioni e dei Centri Congressi Italiani • MPI Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dell’Industria Congressuale • SITE Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dell’Incentivazione

6. Fatturato e prospettive del Turismo Congressuale in Italia • Secondo i dati dell’Osservatorio Congressuale Italiano il fatturato annuo del settore si aggira intorno ai 23 miliardi di Euro. • I dati più recenti sono stati presentati in occasione della BTC, Borsa del Turismo congressuale, tenutasi alla nuova Fiera di Rimini dal l’1 al 2 luglio 2010 e dovrebbero essere disponibili a breve nel sito dell’Osservatorio Congressuale Italiano. • In occasione di tale manifestazione, il Ministro del Turismo, On. Michela Vittoria Brambilla ha annunciato la costituzione del Convention Bureau Nazionale e di un Comitato Ministeriale per lo Sviluppo ed il Sostegno del Turismo Congressuale. • Ha inoltre comunicato che, secondo i dati ICCA, l’Italia, con circa 350 meeting internazionali all’attivo, risale nelle graduatorie mondiali passando dal sesto al quarto posto subito dopo la Spagna e l’UK. ".

7. Posizionamento Internazionale dell’Italia secondo i dati ICCA Secondo i dati ICCA: • Nella classifica dei paesi, l'Italia è stata posizionata più o meno stabilmente, da 10 anni a questa parte, al 5º - 6º posto dopo USA, Germania, UK, Francia e Spagna, mentre ora è risalita al 4° posto. • Il numero dei convegni presi in considerazione è cresciuto negli ultimi 10 anni di circa il 37%. • Il nostro Paese è cresciuto meno degli altri: il 12% contro il 45% della Spagna, il 35% della Germania, il 24% Francia, il 15% UK, il 13% USA. • La prima città italiana è Roma, al 36º posto, dopo grandi capitali e metropoli come Budapest, Seoul, Kuala Lumpur, Helsinki, Dublino, Santiago del Cile, Lisbona, solo per citarne alcune.

8. Agenzie per l’organizzazione di congressi in Italia • MPI ItalianChapter riunisce oltre 300 soci tra planners e suppliers • Italcongressi/PCO riunisce circa 85 agenzie italiane per l’organizzazione di congressi • I soci sono inclusi nelle seguenti categorie: • Destination marketing • Meeting management • Incentive and Motivation programs management • Venues • Transport • Meeting support

9. La BTC • La Borsa del Turismo Congressuale è la Fiera specializzata dedicata al settore congressuale e dei viaggi Incentive in Italia • Costituisce la più importante occasione di incontro tra l’offerta di servizi congressuali e i buyers, con una media di circa 6000 presenze • Esiste da oltre 25 anni, è gestita da EXMEDIA, società controllata al 95% da TTG Italia Spa (Gruppo Rimini Fiera) • Dopo 3 anni in cui si è tenuta a Roma, dal 2010 si è trasferita nel nuovo Palacongressi di Rimini e la nuova data sarà da ora in poi ad inizio luglio e non più in autunno

10. Symposia srl • È nata nell’88 e festeggia quest’anno i suoi 22 anni di attività • Opera sia nel campo dei congressi medici che in quello dei congressi istituzionali e scientifici • È Organizzatrice di Eventi ECM dal 2002 • Da Luglio 2010 è iscritta all’albo Nazionale dei Provider ECM con il numero 463 • Cura la segreteria di varie associazioni e società mediche • AIGO Lazio • SITE Nazionale • Amici Lazio Onlus

11. Congressi organizzati nell’anno 2008 Settore medico farmaceutico • 6 importanti cicli di incontri di aggiornamento in anestesia e gastroenterologia • Un Master in chirurgia della mammella • Un Forum Nazionale di Gastroenterologia • Un congresso Trisocietario Laziale di Gastroenterologia • 3 congressi nazionali (SIMA, SoSTE, AIFEG) • 30 incontri di dimensione medio piccola su tutto il territorio nazionale

12. Congressi organizzati nell’anno 2009 Settore medico farmaceutico • 4 cicli di incontri di aggiornamento in gastroenterologia • 3 convegni in gastroenterologia e chirurgia

13. Congressi organizzati nell’anno 2010 Settore medico farmaceutico • 3 cicli di incontri di aggiornamento in gastroenterologia • 1 ciclo di incontri di aggiornamento in anestesia • 7 convegni in gastroenterologia, chirurgia e radiologia • Il VI congresso Nazionale SITE

14. Eventi organizzati nell’anno 2008 Settori Istituzionale e Scientifico • Congresso internazionale di Statistica Q 2008 Roma, 8 – 11 luglio • Congresso internazionale di Fisica EPS 2008 Roma, 24 – 29 agosto • Congresso internazionale sulla Elettroluminescenza EL 2008 Tivoli, 9 – 12 settembre

15. Eventi organizzati nell’anno 2009 Settori Istituzionale e Scientifico • Convegno Internazionale Ivec, Roma 27 - 30 aprile • Convegno internazionale ECW-ECONOS, Enea Frascati, 25 – 27 maggio • Presentazione Rapporto Annuale ANIA, Roma, 2 luglio • Congresso Internazionale di Fisica QIPC, Roma 20 – 25 settembre • Convegno Internazionale Emslibs, Tivoli 27 – 30 settembre • Congresso Internazionale di Fisica ICCF15, Roma 5 – 9 ottobre • Evento internazionale per conto di AgCom, Capri 13 – 16 ottobre • 5 eventi nel settore dell’Energia in varie sedi istituzionali

16. Eventi organizzati nell’anno 2010 Settori Istituzionale e Scientifico • Convegno Internazionale GWDAW Roma, 26 – 29 gennaio • 2 Eventi Energylab Roma, Camera dei Deputati, 9 febbraio e 12 maggio • Convegno Internazionale IWSAI Enea Frascati, 4 – 6 maggio • Presentazione Relazione Annuale ANIA Roma, 3 luglio • Congresso Internazionale LAM XIV Roma,11 – 16 luglio • Congresso Internazionale IRMMW THZ Roma, 5 – 10 settembre • Evento Forum ANIA Consumatori Roma, 5 ottobre • Congresso Internazionale 36° ISEAC Roma, 5 – 9 ottobre

17. Strategie per uscire dalla crisi del settore • Malgrado il miglioramento della posizione dell’Italia annunciato dal Ministro del Turismo il settore dei congressi in Italia ha subito duramente i contraccolpi della crisi economica mondiale. • Symposia si è trovata come molte altre imprese congressuali a fare i conti con oggettive difficoltà economico/organizzative e mancanza di fondi nei budget degli sponsor. • Abbiamo pertanto immaginato varie vie d’uscita ed in particolare abbiamo investito su: • Differenziazione dei servizi offerti • Allargamento delle aree di interesse dal ns core business storico ad altri ambiti • Investimenti in pubblicità virale e promozione • Accreditamento come Provider Nazionale ECM • Apertura al settore internazionale • Iscrizione ad ICCA

18. Un Organigramma ben assortito Amministratore unico – Patrizia Pasolini (Genova) Staff interno Event Manager – Francesca Federici (Roma) Event Manager – Mirta Varvesi (Roma) Responsabile amministrativo – Stefano Palma (Roma e Romanista) Segreteria ECM – Sara Megale (Roma) Contatti con i partecipanti – Wolfram Kuck (Roma - Germania) Marketing e Nuovi Progetti – Giorgio Manduzio (Roma/Latina) Staff esterno Relazioni esterne – Andrea Sparisci (Roma e Romanista) Progettazione eventi culturali – Martina Gatti (Roma) Grafica e new media – Damiano Pietroni (UK) Responsabile personale esterno - problem solver –Cesare Garavoglia (Roma) Accoglienza presso clienti esterni – Giorgio Toesca (Roma) Segreteria Congressuale c/o un cliente esterno – Daniela Caracostas (Grecia) Decorazione e Catering – Andrea Pluchino (Sicilia)

19. Funzionamento generale dell’agenzia • Ruolo dell’amministratore unico e dell’event manager • Il committente: cliente/sponsor/responsabile scientifico • I fornitori ed il personale esterno • Gestione generale del convegno: • La divisione dei compiti ed il coordinamento da parte dell’event manager • Il controllo regolare delle attività organizzative • Il lavoro di equipe

20. Le nostre modalità operative • Professionalità e creatività nell’approccio al lavoro • Obiettivi, ovvero come far sì che l’incontro sia in ogni caso un successo • Organizzazione del lavoro di gruppo • Scelta dei fornitori/consulenti esterni • Controllo di qualità • Criticità, ovvero la gestione delle emergenze

21. Aspetti di bilancio di un convegno • Stesura e controllo del preventivo • Definizione del fee d’agenzia • Il controllo del mark up per ogni evento • Il preventivo come contratto con il cliente • Rapporti con i fornitori • La parte amministrativa: fatturazione attiva e passiva • Il consuntivo • L’invio al cliente ed il commento conclusivo

22. Il programma per l’organizzazione di convegni • Gestione del convegno su SEM 2000 • La raccolta delle iscrizioni con SEM on line • Le prenotazioni alberghiere • Organizzazione viaggi relatori e partecipanti • Il programma sociale e degli accompagnatori • I rapporti con i relatori e partecipanti • La fatturazione con SEM • Dati e statistiche

23. Fasi organizzative di un convegno Fase di pianificazione qualche mese prima dell’evento • Definizione del budget e delle fonti di finanziamento e delle eventuali quote di partecipazione • Scelta della sede, della data, durata dell’evento e numero dei partecipanti • Eventuale sopralluogo tecnico • Eventuale invio della proposta di sponsorizzazione ai possibili sponsor • Richiesta preventivo ai fornitori • Stesura del preventivo e discussione con il committente

24. Attività organizzative Da 90 gg a 60 prima dell’evento • Stesura del programma dei lavori • Contatti con i relatori/moderatori/presidenti ed eventuali autorità • Richiesta patrocini • Elaborazione bozza grafica del programma e degli stampati • Per i convegni medici: Accreditamento ai fini ECM – Pratica AIFA • Pubblicizzazione del convegno: sito del convegno, mailing, inserimento nei siti di interesse, diffusione a mano, affissione locandine • Eventuale creazione web form per iscrizioni on line con il programma Sem on line • Organizzazione viaggi relatori e partecipanti • Ideazione e promozione del programma sociale e degli accompagnatori

25. Attività finali prima del convegno • Raccolta delle iscrizioni e conferme ai partecipanti • Contatti con il personale esterno e relative conferme • Conferme ai fornitori • Invio istruzioni agli sponsor per il montaggio e smontaggio degli stand e spedizione materiali • Preparazione dei materiali per il convegno: segnanomi, badges, attestati, kit congressuali, documentazione ECM • Allestimenti tecnici e segnaletica presso la sede congressuale • Predisposizione della segreteria organizzativa in sede congressuale, del centro slides, della sala di regia e del desk di accoglienza

26. Attività in sede congressuale • Accreditamento dei partecipanti, degli sponsors, della stampa e dei relatori • Distribuzione kit congressuali e materiali ECM • Controllo elettronico delle presenze • Gestione delle presentazioni dei relatori • Assistenza con hostess/steward della sala principale e sale sottogruppi • Raccolta questionari di valutazione ECM a fine evento • Consegna degli attestati di partecipazione

27. Attività post-congressuali • Commenti con l’equipe circa lo svolgimento dell’evento e raccolta di eventuali suggerimenti migliorativi • Controllo delle fatture dei fornitori • Redazione del consuntivo e discussione con il committente • Ringraziamenti ai relatori ed agli sponsors • Controllo questionari ECM • Inserimento dei dati relativi ai questionari nel sito del Ministero della Salute • Stampa ed invio degli attestati ECM • Eventuale stampa e distribuzione atti del convegno

28. Conclusioni • Un settore in difficoltà, ma con delle prospettive di ripresa (a patto di essere disposti a reinventarsi completamente) • Possibilità di inserimento lavorativo per i giovani • La formazione dei giovani in ambito di MPI e Federcongressi • Le opportunità di stage presso le aziende del settore • Spazio alle vostre domande e commenti • Esercitazione pratica: • Proposte e suggerimenti per sopravvivere alla crisi • La creatività al lavoro: inventare nuove risposte per scenari molto fluidi • Commento dei risultati dell’esercitazione

29. Sarà possibile scaricare la documentazione sul sito, in symposia news:www.grupposymposia.it