DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ REGLAMENTUOJANTYS TEISĖS AKTAI IR JŲ TAIKYMAS (II)

1. DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ REGLAMENTUOJANTYS TEISĖS AKTAI IR JŲ TAIKYMAS (II) A. Jodinskė Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos Dokumentų ir archyvų valdymo skyriaus vyriausioji specialistė el. p. a.jodinske@archyvai.lt

2. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLIŲ PAKEITIMAI (ŽIN., 2012, NR. 79-4132)

3. PATIKSLINTOS SĄVOKOS

4. TAISYKLIŲ 5.6 PUNKTAS (patikslinimas) 5.6 Įstaigos vadovas nustato, kurie trumpai saugomi ir neperduodamikitiems fiziniams ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas bei pasirašomi elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas

5. TAISYKLIŲ 15 PUNKTAS (papildymas) 15. Elektroninis dokumentas derinamas (kai derinama su juridiniais asmenimis), tvirtinamas ir pasirašomas kvalifikuotu elektroniniu parašu. Teisės aktų nustatyta tvarka įstaigų į valstybės archyvus perduodami elektroniniai dokumentai, atsižvelgiant į Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63 (Žin., 2012, Nr. 72-3767), 15.3 punkto nuostatas, pasirašomi ne žemesnio kaip XAdES-X-L formato elektroniniu parašu. Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašomas visas elektroninio dokumento turinys ir (ar) kiti pasirašomieji elementai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei teisės aktų nustatyta tvarka vizuojamos atskiros elektroninio dokumento turinio dalys (pvz., priedai) ir šie elektroniniai dokumentai perduodami saugoti į valstybės archyvus, vizavimo paskirties elektroninis parašas papildomas iki XAdES-X-L formato. Elektroninio dokumento turinyje parašo rekvizitas įforminamas be parašo, o tvirtinimo bei suderinimo žymų dalys − be parašo ir datos. Jei elektroninio parašo sertifikate yra nurodytas pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, elektroninio dokumento turinyje parašo rekvizitas nebūtinas, o tvirtinimo ir suderinimo žymų rekvizitai gali būti įforminami be pareigų pavadinimo, vardo ir pavardės

6. TAISYKLIŲ 21 PUNKTO (papildymas) 21. Jei sudaromas atskiras elektroninių dokumentų registras, jo identifikavimo žymuo papildomas žymeniu „E“, nurodančiu registro formą (elektroninis) TAISYKLIŲ 52 PUNKTO (patikslinimas) 52. Kad būtų išsaugotas įstaigos saugomų elektroninių dokumentų turinys, būtina: periodiškai peržiūrėti ir atnaujinti saugomų elektroninių dokumentų turinio formatų sąrašą; nuolat tikrinti ir, jei reikia, atnaujinti programines priemones, galinčias pateikti saugomų formatų elektroninių dokumentų turinį; saugomam elektroniniam dokumentui naudoti informaciniųtechnologijų priemonėmis gali būtisudaromos elektroninių dokumentų konvertuoto turinio kopijos, patvirtintos archyvinio patvirtinimo paskirties elektroniniu parašu

7. VALSTYBĖS IR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJŲ, ĮSTAIGŲ, ĮMONIŲ VEIKLOS ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO Į VALSTYBĖS ARCHYVUS TAISYKLĖS (ŽIN., 2012, NR. 72-3767)

8. TAISYKLIŲ OBJEKTAS taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių ilgai ir nuolat saugomų veiklos elektroninių dokumentų perdavimo toliau saugoti į valstybės archyvus reikalavimus

9. BENDRIEJI ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO REIKALAVIMAI • Elektroniniai dokumentai į valstybės archyvą perduodamiper 5 metus nuo elektroninių bylų užbaigimo metų • Perduodami elektroniniai dokumentai turi būtisutvarkyti ir įtraukti į apskaitąpagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Elektroninių dokumentų valdymo ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus • Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą, rengiama ir teikiama valstybės archyvui Dokumentų tvarkymo apskaitos taisyklių 65 punkte nustatyta tvarka, o prarastų, jei tokių yra, elektroninių dokumentų aktas rengiamas ir teikiamas valstybės archyvui Dokumentų tvarkymo apskaitos taisyklių 88 punkte nustatyta tvarka • Perduodami elektroniniai dokumentai turi atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų arba su juo suderintų elektroninių dokumentųspecifikacijų reikalavimus • Vienuperdavimo paketu* galima perduoti vieno ar kelių bylų apyrašų apskaitos vienetus * perdavimo paketas – vienu metu perduodamų elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos visuma

10. PERDAVIMOPAKETO STRUKTŪRA

11. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO BŪDAI • Elektroniniai dokumentai perduodami šiais būdais: • per informacinės sistemos teikiamas naudotojo sąsajos priemones • per įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemą, kuri sąveikauja su informacine sistema • įrašyti į vienkartinio rašymo optines laikmenas (pvz., CD-R, DVD-R)

12. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO DERINIMAS • Elektroninių dokumentų perdavimas derinamasper informacinę sistemą • Įstaiga su valstybės archyvu turi suderinti perduodamų elektroniniųdokumentų apimtį, jų perdavimo datą (laikotarpį) bei būdą, nurodyti už elektroninių dokumentų perdavimą atsakingus įstaigos darbuotojus, perdavimo paketo identifikacinį numerį • Baigus elektroninių dokumentų perdavimo derinimą ir gavus valstybės archyvo sutikimą priimti elektroninius dokumentus, per informacinę sistemą valstybės archyvui turi būti pateiktas pasirašytaselektroninių dokumentų perdavimo aktas, atitinkantis Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijąADOC-V1.0,arba informacinėje sistemoje nurodoma, jog bus pateiktaspopierinės formoselektroninių dokumentų perdavimo aktas

13. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS • Valstybės archyvui elektroninius dokumentus perduodanti įstaiga turi: • patikrinti numatomų perduoti apskaitos vienetų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų kiekį, aprašymo ir apskaitos duomenų tikslumą • patikrinti elektroninio dokumento vientisumą ir atitiktį elektroninio dokumento specifikacijai • jei elektroninio dokumento sudėtinės dalys saugomos atskirai, turi būti suformuota kiekvieno elektroninio dokumento rinkmena • patikrinti, ar elektroniniame dokumente yra visi privalomi elektroninio dokumento metaduomenys • patikrinti, ar perduodami dokumentai pasirašyti ne žemesniu kaipXAdES-X-Lelektroniniu parašu • pagal nustatytus reikalavimusparengti perdavimo paketą • perduoti elektroninius dokumentus su valstybės archyvu suderintu laiku • gavus valstybės archyvo patvirtinimą, kad elektroniniai dokumentai priimti ir įrašyti į saugyklą, sunaikinti įstaigoje turimus elektroninius dokumentus

14. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PATIKRA Elektroninius dokumentus priimantis valstybės archyvas: patikrina kiekvieno perduodamo elektroninio dokumento atitiktį elektroninio dokumento specifikacijos keliamiems reikalavimams, kuri yra nurodyta perduodamų apskaitos vienetą sudarančių elektroninių dokumentų sąraše konvertuoja elektroninių dokumentų turinį į ilgalaikio saugojimo ir naudojimui internetu skirtus turinio formatus patvirtina konvertuoto elektroninio dokumento turinį informacinės sistemos sudaromuarchyvinio patvirtinimo paskirties trumpalaikiu(XAdES-T formato)elektroniniu parašu atlieka kokybinę perduodamų elektroninių dokumentų patikrą perduodamų elektroninių dokumentų patikra turi būti atliktaper vieną mėnesįnuo jų pateikimo

15. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS • Jeigu paketą nusprendžiama priimti: • informacinėje sistemoje pažymima, jog paketo duomenys sutikrinti su elektroninių dokumentų perdavimo aktu, o bylų apyrašų duomenys yra pateikti ir suderinti • atliekamas priimtų elektroninių dokumentųarchyvinis patvirtinimas, į kvalifikuotus elektroninius parašus įrašant archyvines laiko žymas, ir sudarant archyvinį elektroninio parašo formatąXAdES-A • atliekamas elektroninio dokumento į ilgalaikio saugojimo paskirties formatąkonvertuotos turinio kopijos archyvinis patvirtinimas, archyvinio patvirtinimo paskirties parašą papildant parašą patvirtinančio sertifikato galiojimo įrodymais ir archyvine laiko žyma, sudarant archyvinį elektroninio parašo formatąXAdES-A • elektroniniai dokumentai įrašomi į informacinės sistemos elektroninių dokumentų saugyklą • baigus elektroninių dokumentų priėmimą į valstybės archyvą,pasirašomas ir tvirtinamas elektroninių dokumentų perdavimo aktas. Patvirtinus šį aktą, visi duomenys saugomi informacinės sistemos elektroninių dokumentų saugykloje teisės aktų nustatytą laiką • Jei norminiai teisės aktai nenustato kitaip, įstaigos turėti elektroniniai dokumentai sunaikinami, nepaliekant galimybės juos atkurti

16. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ ATMETIMAS • Jeigu paketo nusprendžiama nepriimti: • parengiama ir įstaigai pateikiama elektroninių dokumentų patikros klaidų pažyma, kurioje nurodomi paketo ir elektroninių dokumentų patikros rezultatai, nustatyti trūkumai • paketas pašalinimas iš informacinės sistemos • Elektroninius dokumentus valstybės archyvui perduodanti įstaiga nustatytus trūkumus ištaiso per sutartą laiką. Paketų perdavimas derinamas pakartotinai

17. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS ĮRAŠIUS Į LAIKMENAS • Optinės laikmenos perduodamos joms pritaikytosedėžutėse arba specialiuose aplankuose.Ant dėžučių ar aplankų turi būti nurodytaspaketo identifikacinis numeris • Valstybės archyvas turi patikrinti optinių laikmenųfizinę būklę • Jei optinėse laikmenose defektų neaptinkama, valstybės archyvo darbuotojas optinėse laikmenose esančius paketusįkelia į informacinę sistemą • Jei optinėse laikmenose aptinkama defektų, apie tai informuojama įstaiga, optinės laikmenos grąžinamos, o dokumentų perdavimas derinamas pakartotinai • Iš optinių laikmenų paketus įrašius į informacinę sistemą, laikmenos valstybės archyve saugomosvienerius metus.Suėjus šiam terminui, laikmenos sunaikinamos

18. EAIS DOKUMENTŲ SAUGYKLA

19. PRAŠOME KLAUSTI...