1 / 42

嘉義縣政府基層機關學校 公文線上簽核系統 推廣說明會

嘉義縣政府基層機關學校 公文線上簽核系統 推廣說明會. 主辦機關：嘉義縣政府 維運廠商：帝緯系統整合股份有限公司. 大綱. 公文線上簽核系統簡介 系統導入時程與前置作業 ( 機關配合事項 ) 公文線上簽核系統功能說明 問題與討論. 公文線上簽核系統簡介. 系統版權 檔案管理局 系統設計開發廠商 帝緯系統整合 ( 股 ) 公司技術團隊 主要功能 公文線上簽核作業、整合電子交換系統 (eClient) 、整合文書編輯線上簽核元件、檔案管理作業. 公文線上簽核系統推廣背景.

eliana-pickett
Télécharger la présentation

嘉義縣政府基層機關學校 公文線上簽核系統 推廣說明會

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. 嘉義縣政府基層機關學校 公文線上簽核系統 推廣說明會 主辦機關：嘉義縣政府 維運廠商：帝緯系統整合股份有限公司

  2. 大綱 • 公文線上簽核系統簡介 • 系統導入時程與前置作業(機關配合事項) • 公文線上簽核系統功能說明 • 問題與討論

  3. 公文線上簽核系統簡介 • 系統版權 • 檔案管理局 • 系統設計開發廠商 • 帝緯系統整合(股)公司技術團隊 • 主要功能 • 公文線上簽核作業、整合電子交換系統(eClient)、整合文書編輯線上簽核元件、檔案管理作業

  4. 公文線上簽核系統推廣背景 • 97年6月5日行政院第3095次會議通過「永續能源政策綱領」之政府部門節能減碳措施 • 97年7月3日行政院第3099次會議，院長提示：「各部會在推動政務的時候，不論是在施政計畫或預算當中，都要能充分展現節能減碳的理念」 • 99年1月25日行政院院授研訊字第0992460081號函頒電子公文節能減紙推動方案 • 102年5月22日院授研檔(資)字第1020008153號函頒布「 電子公文節能減紙續階方案」

  5. 績效目標 • 達成以下目標 (102年) • 公文線上簽核比率達30% • 電子化會議比率達15% • 因應公文實施電子化所節省的紙張，計有線上簽核節省紙張、運用電子公布欄節省紙張、公文電子交換節省紙張及雙面列印等，惟為簡化績效指標之統計，採公文線上簽核績效指標計算 公文線上簽核件數 × 100 ％ 公文線上簽核績效指標＝ ------------------------------------------------------------- 電子公文收文總數 + 紙本來文線上簽核數＋自創簽稿數

  6. 公文全程電子化

  7. 系統目前已建置 雲端公文系統 http://www.cloudop.tw 筆硯公文製作系統 http:// www.cloudop.tw/kw

  8. 系統上線前置作業 1 個人電腦設備 • 一般個人電腦，記憶體至少512MB以上 • 作業系統：Windows XP / Vista / 7 / 8 • 瀏覽器：Internet Explorer 7 以上

  9. 2 建立系統帳號、憑證及讀卡機 • 機關系統管理者，需先建立機關使用者帳號 • 筆硯帳號 • 公文管理帳號 • 申請自然人憑證(IC卡) • 可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所辦理 • 外接式讀卡機乙台

  10. 3 軟體安裝 • Internet Explorer(IE)瀏覽器安全性設定 • 讀卡機驅動程式 • HICOS憑證檢測軟體 • 筆硯公文製作軟體 • FEPClient交換整合軟體(僅電子交換收發電腦安裝即可)

  11. 4 其它注意事項 • 系統上線前需將待發公文，發文完畢。 • 系統上線前的公文電子檔案（如本文PDF、附件、筆硯函稿等）不會轉入新公文系統，如需使用請自行備份。 • 憑證僅能註冊於一個筆硯的帳號。 • 機器單次僅能辨識一張憑證卡，若收發人員需辦理公文時，請先停止eClient交換系統，並抽換自然人憑證進行公文線上簽辦，簽辦完成後再換回機關憑證進行電子交換。

  12. 需要安裝什麼軟體？ 注意事項： • eClient如已安裝，不需移除重裝，僅做部分調整設定即可。 • 筆硯公文製作軟體，需移除後再重新安裝。

  13. IE瀏覽器設定說明(1) • 請於首頁下載IE設定工具，快速完成環境設定。(視窗跳出阻擋、工作列軟體、Active X控制等設定或移除) • 請將 http://*.cloudop.tw加入信任的網站，加入方式如下

  14. IE瀏覽器設定說明(2) • 若為IE9 瀏覽器，請將 *.cloudop.tw加入相容性設定，加入方式如下圖。(設定完後要關掉重開IE)

  15. IE瀏覽器設定說明(3) • 點選【進階】頁籤將「安全性」中允許主動式內容在我的電腦上的檔案中執行** 項目勾選使用

  16. 筆硯公文製作系統安裝及設定說明 每位公文承辦人員皆需安裝筆硯公文製作軟體，才能進行簽辦、會辦、簽核、校對發文、檔案點收及編目等作業。 原已安裝筆硯軟體之電腦，需先將筆硯移除， 重新安裝線上簽核版之筆硯軟體。 所有公文使用者之電腦皆需要安裝此軟體。

  17. 筆硯公文製作安裝說明(1/6) 安裝線上簽核筆硯公文製作前，請先將原筆硯公文製作軟體移除安裝。XP路徑：控制台→新增或移除程式 Win7：控制台→程式集→程式和功能→解除安裝程式

  18. 筆硯公文製作安裝說明(2/6) 線上簽核版　筆硯公文製作下載網址：http://www.cloudop.tw/kw/

  19. 筆硯公文製作安裝說明(3/6)

  20. 筆硯公文製作安裝說明(4/6)

  21. 筆硯公文製作安裝說明(5/6)

  22. 筆硯公文製作安裝說明(6/6) 筆硯安裝完成後，請於基本資料維護中的【預設電子交換目錄】選擇：公文電子交換系統。 系統自動帶出eClinet預設交換目錄：C:\docs\Scanci。 21

  23. 如何確認筆硯版本？ 請點選黃色小屋圖示。 開啟之網頁網址為http://www.cloudop.tw/kw/ 即代表安裝成功。

  24. eClient、FEPClient安裝及設定說明 • eClient收發文元件（已安裝者，不需重新安裝） • FEPClient收文整合軟體 １ 2 提醒您，這兩個元件僅需要安裝在文書收發文人員的電腦上喔！

  25. eClient設定說明 已安裝eClient的電腦，不需重新安裝。 收文／列印設定 請取消勾選 收文存檔啟用收文存檔啟用來文轉可攜不修改DI檔名 本文目錄：預設值即可附件目錄：預設值即可來文可攜：預設值即可啟用公文管理整合（請取消勾選） 2 3 １

  26. FepClient設定說明 只有文書（收發）電腦需要安裝此軟體。 2 １ 3 eClient環境設定 FEPClient設定

  27. 公文線上簽核系統使用說明

  28. 縣府線上簽核實施原則 • 電子來文、創簽稿、存查案件、開會通知單等 • 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） • 保存年限10年以內(含10年)決行層級：不分決行層級 • ※符合下列情況，不適用線上簽核！！ • 需送府一層決行公文 • 需會辦外機關公文 • 會計憑證相關公文 • 本文與附件頁數超過10頁，電子來文除外 • 附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者)

  29. 與現行系統之差異性 • 簽核模式以電子傳遞方式辦理，不印紙本。 • 於系統中可查看公文辦理進度及主管簽核內容。 • 主管人員可依權限查看機關內公文辦理狀況。 • 系統永久保存公文電子檔案。

  30. 線上簽核作業流程-文書人員 承辦人員A 紙本收文 承辦人員B 文書人員 收文登錄 電子收文 承辦人員C

  31. 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 各機關為提高行政效率及節能減紙，對機關內非密等公文適合線上簽核者，於設備、人員能配合時，應以線上簽核行之。 為達成電子公文節能減紙之目的，各機關應多運用電子郵件、電子公布欄、無紙化會議及自動訊息通知等電子化機制，另各機關文書處理相關作業時以不列印為原則；其需列印者，得採雙面列印。 文書人員作業說明

  32. 線上簽核作業流程-承辦人員 會辦 承辦人員 線上辦理公文 陳核 會辦

  33. 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整。 承辦人員作業說明

  34. 線上簽核作業流程-主管人員 陳核 決行 送回承辦 主管人員 （無決行權限） 主管人員 （具決行權限） 駁回 送回承辦

  35. 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 主管人員作業說明

  36. 線上簽核作業流程-檔管人員 發文結案 編目歸檔 檔管人員 機關憑證加簽點收公文 存查結案

  37. 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 點收時應確認檔案內容並加附機關憑證製成之電子簽章；必要時，得加附檔案管理人員個人憑證製成之電子簽章。 點收後之電子檔案，不得任意刪除或修改，且應依機關檔案分類系統將其歸入相關之案卷。 檔管人員作業說明

  38. 常見問題分享

  39. 常見問題分享

  40. 常見問題分享

  41. 安裝元件下載網址 • HiCOS卡片管理工具 2.1.8版http://moica.nat.gov.tw/html/download_1.htm • 筆硯公文製作系統http://www.cloudop.tw/kw/ • FEPClient安裝元件http://www.cloudop.tw/(下載區) • IE瀏覽器設定表http://www.cloudop.tw/(下載區)

  42. 客服維運窗口 • 若貴機關內同仁有系統操作問題，請先就近請教各單位第一線之系統管理者或種子人員。 • 客服專線：04-23502067、0800-222188 • 客服信箱：service@dgtk.com.tw • 網站諮詢：http://crm.dgtk.com.tw/ost/index.php • FAQ網站：http://crm.dgtk.com.tw/cloudopfaq/ • eLearning線上學習網站：http://crm.dgtk.com.tw/dgtkregistration/cloudop_elearning/index.html

More Related