MICE Proposal dan Laporan

1. MICE Proposal dan Laporan Achmad Rozi EL Eroy

2. Pendahuluan • I. Proposal • Mengapa perlu proposal? • Maksud dari proposal adalah agar pembaca memahami sesuatu yang tidak mereka pahami sebelumnya dan biasanya untuk meyakinkan mereka agar mengambil tindakan tertentu.

3. Proposal Perbedaan proposan dan laporan Proposal Laporan Mengandung informasi tentang apa yang terjadi di masa lalu Menelaah apa yang mungkin akan terjadi di masa depan Berusaha memberi informasi kepada pembaca Berusaha membujuk pembaca untuk membuat keputusan tertentu Mencatat fakta-fakta objektif Mengungkapkan opini~walaupun didukung oleh fakta-fakta objektif

4. Struktur Proposal Secara sederhana struktur proposal biasanya terdiri dari bagian awal, isi dan akhir. Namun saat ini dapat kita permudah dengan melalui 3P, yakni: o Posisi, dimana kita saat ini o Problem, mengapa kita tidak bisa tinggal di sana o Proposal kemana kita seharusnya pergi Atau kita membuat dengan empat bagian o Posisi o Peluang o Problem o Proposal

5. Sistem Pelaporan Laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu (The liang Gie, 2000:100) Atau ahli Inggris menyatakan: “a report is a written document produced as a result of procedures undertaken to reveal information……” (suatu laporan adalah sebuah dokumen tertulis yang dihasilkan sebagai suatu akibat dari prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mengungkapkan informasi……” (Darbyshire, 1971:1-2)

6. III. Kekuatan Persuasi • Baik proposal atau laporan pada dasarnya memberikan pemahaman yang sama antara pembuat dan pembaca. • Untuk dapat mengoptimalkan hal tersebut terdapat dua tahap penting supaya pembaca mengikuti alur pikiran penulis: • 1. Menunjukkan bahwa penulis berada di pihak pembaca • 2. Mengarahkan mereka ke pihak penulis

7. Psikologi Proses membaca laporan atau proposal lebih bersifat emosional. Sehingga terdapat beberapa cara untuk meyakinkan pembaca dengan memandu pembaca ke alur jalan pikiran penulis. 1. Menulis dari sudut pandang pembaca 2. Tunjukkan anda memahami masalah sebenarnya 3. Bersikap objektif 4. Bersikap adil

8. Laporan

9. Laporan Dalam pengertian yang mendasar, dokumen adalah sebuah naskah tertulis yang memuat fakta-fakta sebagai kesaksian mengenai kenyataan sesuatu hal. Dengan demikian intinya laporan merupakan keterangan atau informasi yang dihimpun, diolah dan disajikan secara tertulis Rangkaian kegiatan dimaksud berupa: a. Pengamatan b. Penyelidikan c. Studi

10. Laporan Pada bahasan ini akan dikupas tentang managerial report yaitu laporan manajerial merupakan sejenis laporan yang bertalian dengan sutau urusan tertentu dalam lingkungan sesuatu organisasi formal yang dibuat untuk keperluan pimpinan organisasi itu membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan.

11. Laporan Tujuan Laporan manajerial ialah menyampaikan informasi dalam lingkungan suatu organisasi. Penyampaian informasi itu merupakan suatu prosedur tetap dalam organisasi atau berdasarkan sesuatu penugasan dari pimpinan organisasi. (misal laporan pemakaian bensin seluruh kendaraan perusahaan) atau adanya suatu kecelakaan kerja. Tujuan akhir dari laporan manajerial adalah menyajikan kesimpulan atau saran tertentu dari pembuat laporan kepada pimpinan organisasi berdasarkan fakta-fakta yang disajikan.

12. Laporan • Secara terperinci laporan manajerial memiliki berbagai peranan: • Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan (memberikan gambaran menyeluruh mengenai perkembangan organisasi baik kelebihan maupun kekurangannya) • b. Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi • c. Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, laporan manajerial dapat menyediakan berbagai data untuk pembuatan keputusan pimpinan yang tepat beserta tindakan kelanjutan yang jitu • Bagi petugas organisasi sebagai pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting atau gagasan baru kepada atasanya. • Syarat-syarat mutu laporan manajerial: • a. accuracy • b. timeliness • c. adequacy • d. simpilicty • e. clarity

13. Laporan • Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan keterangan mengenai suatu hal tertentu kepada pimpinan organisasi. Ciri-ciri khusus yang terdapat pada laporan manajerial yang membedakan dengan laporan lainnya adalah: • mengandung fakta yang bertalian • menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan • mempunyai suatu bentuk yang tersendiri • mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta • menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan penuh kesungguhan

14. Laporan • 3 (tiga) penggolongan laporan manajerial: • A. Penggolongan menurut tujuan (purpose) • 1) Laporan perencanaan (planning report) • 2) Laporan pengendalian (control report) • B. Penggolongan menurut waktu (timing) • 1) Laporan berkala (periodic report) • 2) Laporan khusus (special report) • C. Pengolongan menurut gaya tulis (style) • 1) Laporan resmi (formal report) • 2) Laporan tidak resmi (informal report)

15. Laporan • Susunan dan Unsur Pelaporan • Hal pertama yang harus ada adalah judul, yaitu frasa/kalimat yang dijadikan kepala sesuatu naskah untuk menjadi petunjuk bagi pembaca mengenai pokok soal utama. • Tujuan, yang merupakan kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian informasi dengan kesimpulan/rekomendasi mengenai sesuatu hal. • Laporan ditujukan kepada pihak tertentu yang akan membaca dan memperoleh manfaat darinya • Kerangka acuan (term of reference), merupakan hal yang dipersyaratkan oleh penerima laporan mengenai apa yang harus dicari faktanya, diolah datanya dan dijadikan sarannya. • Contoh kerangka acuan: • “Laporan diharapkan meyampaikan rekomendasi mengenai pembelian tanah dan pembangunan gudang yang terletak dalam jarak 2 km dari stasiun kereta api, dapat dicapai dari sekurang-kurangnya 3 arah, luasnya 2 kali gudang yang sekarang dimiliki dan biayanya maksimum 30 juta rupiah” • Ditandatangani oleh pembuat laporan disertai nama jelas, tanggal dibuat

16. Laporan Setiap laporan manajerial memiliki bentuk-bentuk tersendiri. Pada umumnya terdiri dari a. judul b. daftar isi c. pengantar d. ringkasan e. batang tubuh f. penutup g. lampiran

17. Laporan Langkah penyusunan laporan a. menafsirkan kerangka acuan b. membuat daftar tugas kerja utama yang harus dilakukan c. menerapkan jadwal tugas dengan perkiraan tanggal penyelesaian tugas tersebut d. menghimpun bahan sesuai dengan jadwal tersebut e. memilah dan menilai material f. merancang, menulis dan menyempurnakan laporan

18. End of Slide Message for today: be your self be your self