Exposición administración

1. TEMA: Hacer efectivo el trabajo del personal de apoyo

2. El personal de apoyo está compuesto por gerente de línea y staff que son los encargados de ejercer una adecuada organización dentro de una empresa es una tarea que debe ser realizada tanto por los gerentes de línea como de staff. Coordinar sus tareas es imprescindible para el correcto funcionamiento de una organización.

3. Comprender las relaciones de autoridad • Los gerentes deben comprender la naturaleza de las relaciones de autoridad si quieren resolver los problemas entre personal de línea y de apoyo. Siempre que los gerentes consideren a línea y staff como grupos de personas o grupos de actividades, habrá confusiones. Que se debe considerar que, línea requiere tomar decisiones y actuar sobre ellas. La relación de staff, por otra parte, implica el derecho de asistir y aconsejar.

4. Hacer que la línea escuche al staff • Los gerentes de línea deben ser alentados u obligados a consultar al personal de apoyo. Las empresas harían bien en adoptar la práctica de asistencia staff obligatoria en donde la línea debe escuchar al personal de apoyo

5. Mantener informado al personal de apoyo • Las criticas comunes al personal administrativo son que los especialistas operan en un vacío, dejan de apreciar la complejidad de la tarea de un gerente de línea e ignoran hechos importantes al hacer recomendaciones

6. Hasta cierto grado, estas críticas están justificadas, porque no se puede esperar que los especialistas conozcan los puntos concretos del trabajo de un gerente. Los especialistas deben cuidar que sus recomendaciones solo se ocupen de sus asuntos de su competencia y los gerentes operativos no depender por completo de una recomendación si solo se ocupa de parte de un problema.

7. Requerir el trabajo de asesor completo • El personal de apoyo a menudo ignora el hecho de que,con el fin de ser mas útiles, sus recomendaciones serán lo bastante completas para permitir a un gerente de línea dar una simple respuesta positiva o negativa. El personal de apoyo es quien soluciona problemas, no quien las crea

8. Un staff es un grupo de personas que se dedica al asesoramiento o estudio de un área o varias áreas de una empresa, entre sus funciones está apoyar a las personas o el equipo de trabajo encargado de una línea estratégica dentro de las compañías. • Función de la estructura lineal con la estructura funcional, cada órgano responde ante un solo y único órgano superior; es el principio de la autoridad única.

9. Hacer el trabajo de staff una forma de vida organizacional • Comprender la autoridad asesora sienta las bases para una forma de vida organizacional. Dondequiera que el personal asesor está involucrado, su responsabilidad es desarrollar y mantener un clima de relaciones personales favorables. En esencia, la tarea del asesor es contribuir a fortalecer la imagen de gerentes de línea responsables y ayudarlos a hacer un mejor trabajo. • La Jerarquía versus especialización, la jerarquía (línea) asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría

10. Evitar conflictos mediante la clarificación • Una causa importante de los conflictos en las organizaciones es que las personas no comprenden sus asignaciones y las de sus compañeros de trabajo. Sin importar lo bien concebida que pueda estar una estructura de organización, las personas deben comprenderla para que funcione. La comprensión se ayuda materialmente del uso apro- piado de cuadros de organización, descripciones de puesto precisas, de especificar las relaciones de autoridad y de información y la introducción de metas específicas para puestos concretos. • Cómo podemos estructurarlos, a través de un organigrama

11. Un organigrama • Indica cómo están ligados los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad.

12. Ventaja de un organigrama: • Da claridad a la estructura de organización. Cuando una empresa comienza operaciones, normalmente a un solo empleado pueden darse tareas y responsabilidades de varias áreas de la empresa. • Facilita la toma de decisiones. • Al permitir visualizar y analizar la estructura de organización, el organigrama da al cuerpo directivo y al departamento de Recursos Humanos una herramienta indispensable para facilitar y acelerar la toma de decisiones

13. Limitaciones de los organigramas • Muestran solo las relaciones formales, no las informales o sociales que ayudan a la realización de tareas en una organización. No reflejan el estilo de la jerarquía. Indican líneas de autoridad, pero no cómo se ejerce esa autoridad

14. Descripciones del puesto: • Una buena descripción de puesto Informa a todos las responsabilidades del ocupante. • Todos los miembros de una empresa deben comprender la estructura de su organización para que funcione. Esto requiere enseñanza. Debido a que la organización formal se complementa con la organización informal, los miembros de una empresa deben comprender los trabajos de la organización informal y formal. • La empresa debe determinar cuáles son los problemas externos e internos que son relevantes para su propósito y que afecta a su capacidad para conseguir el resultado deseado

15. Garantizar la comprensión de la organización: • Todos los miembros de una empresa deben comprender la estructura de su organización para que funcione. Esto requiere enseñanza. Debido a que la organización formal se complementa con la organización informal, los miembros de una empresa deben comprender los trabajos de la organización informal y formal

16. SubtemasEnseñar la naturaleza de la organización: • Abarca la comprensión del funcionamiento actual de la empresa, bien como la anticipación de acontecimientos futuros, con el objetivo de ofrecer conocimientos para respaldar las decisiones empresariales

17. Identificar la importanciadela organización informalyla red de relaciones interna • La organización informal no se especifica en ningún tipo de documento o memorandum. Esta se forma a partir de las relaciones de amistad, competencia o antagonismo entre los miembros de la organización. Se compone de comportamientos, relaciones personales y profesionales que surgen de manera dinámica a través del trabajo en equipo y la interacción social entre las personas de distintos niveles jerárquicos

18. La red natural de relaciones: • Se define este concepto como el grupo de personas que buscan un objetivo común

19. En resumen • Evitar errores al organizar por planeación. • El establecimiento de objetivos y una planeación ordenada son necesarios para una buena organización y así evitar errores. • Demostrar cómo el organizar puede mejorarse al mantener la flexibilidad y al hacer al personal de staff más efectivo. • La flexibilidad hace referencia a la capacidad de la empresa para adaptarse a la participación activa en el mercado. Es el punto de vista de la alta dirección y la disposición para responder con rapidez a los cambios en el entorno y así mantener una ventaja competitiva.

20. La flexibilidad en el trabajo puede tener buenos beneficios para tu empresa como: aumentar la productividad de tus colaboradores, reducir la rotación de personal, reducir el ausentismo, proporcionar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, entre otros. • Staff se encarga de dirigir, planear • Y materializar él trabajó en la organización. • Evitar conflictos al aclarar la estructura de la organización y asegurar un entendimiento de cómo organizar. • Una causa importante de los conflictos en las organizaciones es que las personas no comprenden sus asignaciones y las de sus compañeros de trabajo. • Promover y desarrollar una cultura de organización apropiada

21. La efectividad de una organización está influida por su cultura. • Planeación • Fijación de metas en forma autocrática • Fijación de metas con un alto grado de participación • Centralización de la toma de decisiones • Descentralización de la toma de decisiones • Organización • Centralización de la autoridad • Descentralización de la autoridad • Estrecha definición de la autoridad • Amplia definición de la autoridad • Integración de personal

22. Selección del personal con base en relaciones de amistad • Selección del personal con base en criterios de desempeño • Capacitación en especialidades de estrecha definición • Capacitación en muchas áreas funcionales • Dirección • Ejercicio de liderazgo directivo por parte de los administradores