applicatif de gestion march comp tences cl s

1. Applicatif de gestionMarch� comp�tences cl�s Assistance technique : contact@antipodes-ingenierie.fr 1

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3. Acc�der � l�applicatif Avec internet explorer, connectez vous surwww.direccte-ra-ccles.net 3

4. S�identifier et choisir un lot Entrez votre login et votre mot de passe puis validez. Parmi les lots auxquels vous avez acc�s, choisissez-en un et validez. 4

5. Identification et droits fonctionnels Votre login et votre mot de passe vous permettent d�acc�der� tous les lots auxquels vous avez un acc�s ouvert. Pour chaque lot, il peut y avoir des utilisateurs : Mandataire - administrateur Mandataire � utilisateur Op�rateur � administrateur Op�rateur � utilisateur Observateur Les fonctionnalit�s auxquelles vous avez acc�s,d�pendent de votre profil d�utilisation sp�cifique � chaque lot. 5

6. Identification et droits fonctionnels Des menus diff�rents selon les profils utilisateurs Mandataire - administrateur Mandataire � utilisateur Op�rateur � administrateur Op�rateur � utilisateur Observateur 6

7. Les fonctions GESTION Saisie des bons de commande et avenants Visualisation de la tranche et des bons de commande Visualisation des alertes li�es au bon de commande Edition des factures, validation, facture de solde, modification sur les parcours termin�s. SUIVI DES PARCOURS Saisir une prescription Suivre les parcours Valider des demandes en attente Visualiser les alertes li�es aux parcours Editer des feuilles d��margement Visualiser les parcours termin�s STATS Editer un rapport journalier Editer des statistiques 7

8. Saisie du bon de commande Cette fonction n�est accessible qu�au mandataire administrateur. Elle se fait sur la base des bons de commande transmispar la Direccte Rh�ne-Alpes. Les donn�es des bons de commande sont utilis�es par l�applicatif pour d�terminer les disponibilit�s. Elles sont mobilis�es et actualis�es automatiquement dans une logique d�optimisation des bons de commande. 8

9. Saisie du bon de commande 9

10. Saisie du bon de commande 10

11. Visualisation du march� 11

12. Visualisation du march� 12

13. Les alertes ��bon de commande�� 80 % d�engagement L�applicatif vous alerte lorsque 80% du bon de commande est engag�. Date d�ex�cution du bon de commande proche L�applicatif vous informe lorsque la date d�ex�cution est proche. Il �tablit alors la liste des parcours non termin�s relevant de ce bon de commande.Il vous appartient alors de v�rifier que les prestations correspondantes seront termin�es � la date d�ex�cution. Dans le cas contraire, vous devrez �tablir une demande d�avenant de date d�ex�cution aupr�s de la Direccte RA. Puis, vous saisirez cet avenant dans ��Saisie d�un avenant au bon de commande�� en saisissant les informations de l�avenant, y compris les quantit�s indiqu�es. 13

14. Saisie d�une prescription La saisie d�une prescription est une action qui impacte le bon de commande, elle est donc r�serv�e aux profils ��administrateurs��. Elle consiste � r�aliser 2 �tapes : V�rifier les disponibilit�s sur le ou les bons de commande avant d�entamer le parcours. Saisir les donn�es de la prescription imprim�e � partir de Rosace Une fois la prescription valid�e, le parcours est initialis�.Il devient accessible aux op�rateurs qui peuvent en renseigner les �tapes. 14

15. Saisie d�une prescription 15

16. Saisie d�une prescription 16

17. Suivre les parcours Le suivi des parcours liste tous les parcours en les triant par �tape : Stagiaire(s) en attente d'�tre accueilli(s) Stagiaire(s) accueilli(s)en attente de la suite du parcours (positionnement/formation/r�orientation) Stagiaire(s) en attente d'entr�e en formation En cours de formation Stagiaires ayant termin� leur module de formation - Terminer le parcours ou demander un renouvellement 17

18. Suivre les parcours A chaque �tape du parcours, quand vous s�lectionnez un stagiaire, seuls les boutons correspondants aux actions possibles restent visibles. Certains utilisateurs n�ont un acc�s que consultatif, ils ne peuvent pas agir sur les parcours. 18

19. Suivre les parcours L�accueil Apr�s l�accueil, vous �tes invit�s � saisir des donn�es sur le stagiaire.La saisie de ces donn�es n�est obligatoire que si vous souhaitez utiliser le module stats.S�il manque une information, l�applicatif vous l�indique et vous propose de revenir au formulaire ou de continuer. Vous pouvez �galement apporter des corrections aux informations apport�es par le prescripteur. 19

20. Suivre les parcours A chaque �tape du parcours, l�applicatif teste la coh�rence chronologique du parcours. Les feuilles d��margement : vous avez la possibilit� d�associer un logo � chaque site de formation pour g�n�rer les fiches d��margement g�n�riques propos�es par la Direccte RA. Visualiser les alertes de parcours : si un stagiaire reste trop longtemps en attente de la suite de son parcours, l�applicatif vous alerte. 20

21. Les demandes et leur validation Quand une partie du parcours est termin�e (ou si des modifications de parcours sont envisag�es au d�but du parcours), les op�rateurs peuvent effectuer des demandes de : R�orientation Modification des heures Renouvellement Ces demandes attendent la validation du mandataire. 21

22. Les demandes et leur validation Les demandes en attente sont list�es � partir de la fonction ��Parcours en attente de validation�� : Les op�rateurs peuvent visualiser les parcours mais ne peuvent pas agir sur les parcours. Les mandataires peuvent visualiser et valider (ou pas) les demandes� les parcours �voluent en fonction de la r�ponse du mandataire. Quand un parcours reste trop longtemps en attente de validation, l�applicatif alerte les utilisateurs. 22

23. Facturation �prestations facturables Au fil des �tapes du parcours les prestations r�alis�es deviennent automatiquement facturables. A l�issue du positionnement A la fin du module initial A la fin de chaque renouvellement Si 40% du bon de commande est facturable, l�applicatif indique une alerte bon de commande. 23

24. Facturation � prestations factur�es A l��dition des factures, vous pouvez choisir le bon de commande pour lequel vous voulez �mettre une facture et les prestations � facturer. Il est conseill� de v�rifier que vous disposez bien des justificatifs (prescription Rosace conforme, feuilles d��margement) et que les totaux d�heures correspondent bien aux �margements. L�applicatif g�n�re automatiquement une facture conforme aux attentes de la Direccte RA ainsi que la liste des stagiaires et des prestations. 24

25. Facturation � validation A son �dition la facture est marqu�e ��exemplaire initial��, cela signifie : Qu�elle peut �tre annul�e ou valid�e. L�annulation permet la modification des prestations d�clar�es (nombre d�heures erron� par exemple). La validation fige d�finitivement les donn�es et la facture apparait avec la mention ��exemplaire d�finitif��. Il est important de d�finir quand vous d�cidez de valider les factures : apr�s un contr�le interne ou apr�s le retour de la Direccte par exemple. 25

26. Facturation � solde Quand vous demandez l��dition de la facture de solde, l�applicatif facture tous les parcours en cours sur le bon de commande concern�. La facture de solde ferme d�finitivement le bon de commande. C�est une op�ration sensible, que vous ne pouvez r�aliser que si toutes les factures pr�c�dentes ont �t� valid�es. 26

27. Facturation � Modification Si vous constatez une erreur sur les donn�es saisies par les op�rateurs, vous pouvez modifier ces donn�es m�me si elles ont �t� factur�es, � condition que la facture n�ait pas �t� valid�e. Pour pouvoir modifier ces donn�es de parcours,si elles ont fait l�objet d�une facturation,vous devez annuler la facture avant de pouvoir acc�der � la fonction de modification. 27

28. Facturation � Modification La modification peut porter : Sur le positionnement Sur les heures de formation du premier module Sur les heures de renouvellement Sur la r�partition par domaines de formation Ces modifications sont limit�es par les r�gles du march� et par les disponibilit�s sur les bons de commande au moment o� vous faites la modification 28

29. Applicatif de gestion Direccte R-A 29 http://www.direccte-ra-ccles.net Assistance technique : Antipodes Ing�nierie contact@antipodes-ingenierie.fr D�veloppement : Elipce - elipce@elipce.com