dossier de renouvellement d autorisation

1. Dossier de renouvellement d�autorisation D�marche d�un d�p�t de d�livrance Christine Fourcade Centre hospitalier Argenteuil (95) XIIe journ�e r�gionale d�h�movigilance Samedi 6 d�cembre 2008

3. Fonctionnement du d�p�t Activit� de distribution (2007) : 7451 PSL dont 6225 CGR et 834 concentr�s de plaquettes Activit� de saign�es th�rapeutiques Personnel M�dical 1 PH TP Non m�dical 2 IDE activit� de jour sp�cifique au d�p�t 1 technicienne du laboratoire d�h�matologie pour la garde de 16 h � 21h et jours f�ri�s 1 technicien de nuit polyvalent (bact�riologie-h�matologie- transfusion)

4. Dossier de renouvellement du d�p�t Arr�t� du 30 octobre 2007 Fixe le mod�le type de convention entre l�ES et l�EFS : Partie 1 Administrative : justificatif de la demande Projet d��tablissement Contrat pluriannuel d�objectifs et de moyens Cat�gorie du d�p�t pour laquelle est demand�e l�autorisation

5. Dossier de renouvellement du d�p�t Partie 2 Dossier technique divis� en 5 parties : Modalit� de fonctionnement du d�p�t de sang Modalit�s de s�curisation du d�p�t et des PSL conserv�s Modalit� d�approvisionnement du d�p�t de sang Modalit�s de d�livrance des PSL par le d�p�t Modalit�s de transfert des PSL par le d�p�t relais vers les unit�s de soins

6. Sources du dossier administratif Grille d�analyse d�une demande de PSL (2000) qui indique les �l�ments justifiant la demande Distance EFS-ES Nombre de lits MCO Nombre d�entr�es par an Nombre d�accouchements par an Pr�sence d�un service d�urgence (SAU, SMUR etc) Nombre de d�p�ts existant dans la localit� (secteur public ou priv�) et dans le d�partement (secteur public ou priv�) Activit� de distribution selon le type de PLS et en fonction du secteur : M�decine, Chirurgie, Obst�trique , Urgences

7. Sources du dossier technique Proc�dures ETS modalit� de suivi des d�p�ts de sang par l�ETS Proc�dures locales sp�cifiques au d�p�t Pr�sent�es selon les recommandations du service qualit� de l�h�pital. Mises � jour r�guli�rement

8. Dossier de renouvellement du d�p�t V�rification de la validit� de chaque proc�dure L�ensemble des proc�dures a �t� v�rifi� d�s f�vrier mais retard� en raison Changement du syst�me informatique de transfusion, avec mise en place pour l�ensemble du service de l�h�pital (interface d�p�t-service) Prescription connect�e des PSL R�ception informatique des PSL dans les services Tra�abilit� d�port�e dans les services

9. Fonctionnalit� de l�ancien syst�memise en service en 1997 Gestion du dossier transfusionnel patient (disponible en consultation par certains services disposant du logiciel) Gestion et s�curisation de la distribution des PSL Gestion du stock et de la tra�abilit� (tra�abilit� d�port�e dans 3 services les plus consommateurs de PSL) Edition des documents post transfusionnels

10. Fonctionnalit� de l�ancien syst�me Syst�me existant- limites: Non d�ploy� dans l�ensemble des services de l�h�pital- chemin d�acc�s au logiciel tr�s complexe Pas de contr�le � r�ception informatis� des PSL dans les services de soins Pas de prescription connect�e Par de liaison ETS-ES Pas de liaison entre l�automate d�IHR et le syst�me informatique du d�p�t

11. Nouveau syst�me informatique Cahier des charges : Gestion du d�p�t gestion du dossier patient, gestion des stocks, d�livrance et tra�abilit� Gestion services de soins Prescription connect�e R�ception des PSL et la tra�abilit� Gestion des r�cup�rations per op�ratoires dans le dossier transfusionnel du patient Liaison ETS-ES : commandes du stock et commandes nominatives, tra�abilit� acc�s au fichier EFS receveur en consultation (allogreffes ou transfus�s dans un autre �tablissement)

12. Etapes de mise en place du syst�meEtape 1 ou �tape d�p�t V�rifier que le syst�me informatique r�ponde bien au cahier des charges Valider le syst�me en fonction des droits accord�s � chaque cat�gorie de personnel intervenant M�decins intervenant dans la d�livrance et la prescription Techniciens du laboratoire r�f�rents ou non r�f�rents IDE du d�p�t

13. Validation du syst�me informatique Tester les diff�rentes �tapes du processus transfusionnel Dans les conditions normales d�utilisation Dans les conditions ��anormales�� Non respect des r�gles transfusionnels Non conformit�s V�rifier que le syst�me g�n�re un blocage, une alarme Possibilit� de d�blocage par un utilisateur ayant les droits

14. Validation du syst�me informatis� Gestion du stock Entr�e en stock de tous les diff�rents PSL en fonction de leur qualification et leur transformation Suppression du stock des produits distribu�s Edition des stock conforme (nombre de PSL, p�remption) Modification de la d�nomination du produit initial (ph�notyp�-> standard) Pas d�entr�e en stock d�un produit d�j� distribu� (sauf proc�dure particuli�re-retour conforme) Tra�abilit� des diff�rentes actions

15. Validation du syst�me informatique Validation de la d�livrance : Entr�e d�un groupe manuel x 2: contr�le des concordances Application des r�gles de compatibilit� de groupe, de ph�notype , RAI et h�molysines en fonction du type de PSL Prise en compte du protocole transfusionnel Distribution possible sans information immuno-h�matologique (UV) Prise en compte de la date de p�remption Pas de modification de la d�livrance � post�riori (tra�abilit�) Impossibilit� de distribuer 2 fois la m�me poche Impossibilit� provisoire de d�livrer des produits r�serv�s � une personne diff�rente

16. Etapes de mise en place du syst�meEtape 2 ou �tape service de soins Validation de la coh�rence du syst�me Liaison entre la prescription, la distribution, la r�ception et la tra�abilit� Possibilit� de prescrire sur la m�me ordonnance plusieurs types de PSL comportant plusieurs transformations ou qualifications diff�rentes Messages d�alerte et for�age possible avec tra�abilit� des diff�rents for�ages Si distribution est diff�rente de la prescription : Incoh�rence de la prescription et protocole en cours Prescription sans r�sultats immuno-h�matologie

17. Etapes de mise en place du syst�meEtape 2 : formation du personnel Formation du personnel du d�p�t Par le responsable du d�p�t et 2 techniciens r�f�rents Formation des services de soins Par le responsable du d�p�t pour le personnel m�dical 1 cadre sup�rieur du service informatique pour le personnel non m�dical

18. Prescription connect�e Pourquoi ? Limiter les non conformit�s Absence d��tiquette patient ou d��tiquette service Nom du prescripteur illisible Prescription non sign�e Eviter les retards � la d�livrance : document non apport� au d�p�t Tra�abilit� de l�heure de la demande Am�lioration de l�organisation du d�p�t : pr�paration � l�avance les distributions ( r�servation, d�livrance suspendue)

19. Prescription connect�e Points positifs : Prescription rapide (urgence) et lisible Anticipation des demandes :( d�cong�lation de plasma) Tra�abilit� de l�heure de la prescription, Rapidit� de distribution : pas d�erreur de s�lection du patient lors de la distribution

20. Prescription connect�e Inconv�nients : Prescripteurs : choisir le bon patient (identit� et s�jour) Choisir pr�cis�ment le produit ad�quat ! Pas de modification possible apr�s transmission de la demande mais la distribution peut �tre diff�rente (qualification ou transformation) avec message d�alerte Rigueur

21. Prescription connect�e Inconv�nients : D�livrance: Pas de modification possible de la prescription Signature informatique non reconnue Difficile � adapter � la r�animation n�onatale ou aux patients allogreff�s Ne supprime pas les documents papiers

22. Limites du syst�me D�livrance Gestion des enfants de moins de 3 mois Pas de coh�rence enfant/m�re Patients allo greff�s Textes de r�f�rence non adapt�s (exemple les niveaux d�urgence)

23. R�ception des PSL dans les services de soin Pourquoi ? Documents papiers ne sont pas remplis : l�heure de r�ception des PSL, le nom de la personne qui r�ceptionne, rangement dans le dossier patient est al�atoire probl�me d�archivage (volume et co�t)

24. R�ception informatique Int�r�t La r�ception ne peut pas �tre effectu�e � post�riori Tra�abilit� de l��tape (date, heure, nom de la personne qui effectue la r�ception) dans le dossier informatique du patient Rapide Simple : ne n�cessite pas une connaissance approfondie de l� outil informatique

25. R�ception informatique

26. Tra�abilit� d�port�e Pourquoi Am�liorer la tra�abilit� spontan�e surtout en cas de perte du document de tra�abilit� R�guli�re tous les jours sans retard

27. Tra�abilit� d�port�e

28. Tra�abilit� d�port�e Limites L�absence de communication ETS-ES oblige le personnel de soin � effectuer une tra�abilit� manuelle sur les feuilles de d�livrance en plus de la tra�abilit� informatique Facteur limitant essentiel de l�utilisation du logiciel

29. Logiciel destin� au service de soinPoints positifs Pour le d�p�t Limitation des non conformit�s Rapidit� de prescription et de d�livrance Anticipation de la d�livrance Juridique : une meilleur tra�abilit� des diff�rentes �tapes de la transfusion Pour les services cliniques Consultation du dossier patient 24h/24 par les services cliniques (prise en compte des protocoles transfusionnels pour la prescription) Edition des documents post transfusionnels pr� remplis par les services Suppression de documents papiers (fiches de tra�abilit�, fiches de contr�le � r�ception)

30. Les difficult�s d�utilisation Difficult� d�utilisation car : Adh�sion du personnel m�dical et non m�dical : changement de mode de travail Disponibilit� du mat�riel informatique Compatibilit� avec d�autres logiciels informatiques Homog�n�it� du parc informatique : changement de logiciel en fonction des prescriptions chimioth�rapie, analyses de laboratoire et prescription de PSL

31. Conclusion et perspectives Pour rendre cet outil performant : il faut Une communication ETS-ES La reconnaissance de la signature �lectronique via les cartes CPS Adapter les Bonnes Pratiques Transfusionnelles � l�utilisation transversale de cet outil

32. Remerciements L��quipe technique du laboratoire : Mesdames G�teau et Valleteau r�f�rentes informatiques en transfusion Service informatique du CHA Madame Ghazi pour la formation du personnel soignant