Rédiger une proposition de projet pour la Facilité ACP-UE, composante C

1. Rédiger une proposition de projetpour la Facilité ACP-UE, composante C Atelier de formation des acteursde l’eau et de l’assainissement Denis DésillepS-Eau

2. AVERTISSEMENT Les éléments et recommandations qui suivent ne sont pas exhaustifs. Il est indispensable de consulter le dossier de soumission de projets et les lignes directrices de la Facilité Eau qui apportent de nombreuses précisions et compléments par rapport aux éléments figurant ci-après

3. Conception de projet Information et procédures 2nd appel Facilité ACP-UEListe des documents à produire 1- Le formulaire de demande de subvention (Annexe A1) - une note de concept (partie I) - présentation de l’action (partie II) - présentation du demandeur (partie III) - présentation des partenaires et codonateurs (partie IV) - déclaration du demandeur (partie V) 2- Le budget en Euros (Annexe B1) 3- Le cadre logique (Annexe C) 4- Le cadre de marchés publics (Annexe D) 5- L’analyse financière et économique (Annexe E, chapitre V) 6- Tableau de synthèse des indicateurs (Annexe E1) ANNEXES

4. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 I. NOTE DE CONCEPTDocument de synthèse : dernier élément à remplir II. L’ACTION / 1. Description de l’action 1.1 IntituléTitre du projet 1.2 LieuxPays, région et commune(s) 1.3 Montant demandé à la CEne peut dépasser 75% du coût total de l’action 1.4 Résumé (MAX 1 PAGE !)à remplir une fois l’ensemble du formulaire rempli 1.5 Objectifs (MAX 1 PAGE !)Reprendre les objectifs globaux et l’objectif spécifique du cadre logique

5. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 1. Description de l’action (suite) 1.6 Justification (MAX 3 PAGES !)a) pertinence de l’action / objectifs du programme De quelle manière et dans quelle mesure l’action proposée contribue-t-elle aux objectifs de la Facilité (p. 13 in LD), qui sont :- atteinte des OMD par l’amélioration de l’accès aux services eau et assainissement,- GIRE et utilisation rationnelle de l’eau,- amélioration de la gouvernance des services eau et assainissement. b) Pertinence de l’action / priorités du programme De quelle manière et dans quelle mesure l’action proposée répond-elle aux priorités de la Facilité (p. 16 in LD), qui sont :- cibler les zones urbaines et rurales pauvres - soutenir les acteurs de la société civile- améliorer l’efficacité de la capacité de travail de ces acteurs- cibler les activités sur la réduction de la pauvreté

6. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 1. Description de l’action (suite) 1.6 Justification (suite) (MAX 3 PAGES !)c) Identification des besoins et contraintes perçus dans les pays cibles Se référer aux documents nationaux E&A + rappeler les contraintes pour relever le défi des OMD (documents DNH p. ex.) d) Liste groupes cibles + nombre de bénéficiaires directs et indirects Liste des communes et localités concernées par l’actionNombre d’habitants par localité (dernier recensement actualisé 2006) e) Raisons de la sélection des groupes et activités cibles Fournir des éléments de diagnostic sur le niveau actuel des services E&A, (analyse sommaire qualitative - description - et quantitative)Indicateurs quantitatifs intéressants : taux de mortalité/morbidité, nombre d’usagers par point d’eau, consommation spécifique (litre/jour/habitant), % population ayant accès à des équipements eau potable et assainissement, etc.>> OBJECTIF : apporter la preuve de la bonne connaissance du terrain !!!

7. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 1. Description de l’action (suite) 1.6 Justification (suite) (MAX 3 PAGES !)f) Pertinence de l’action pour les groupes cibles Montrer que le projet répond à la demande des bénéficiaires et de leur capacité à payer les futurs nouveaux services. Projet en cohérence avec les recommandations nationales du secteur E&A (le projet fournit des niveaux de service adéquats / contexte local et améliore le taux de desserte) g) Description des éléments à valeur ajoutée de la proposition Quels éléments de l’action font la différence ?- au niveau local (partenariats entre société civile et adminisration déconcentrée p. ex.)- au niveau national (dispositif Stefi pour les AEP p.ex.)>> OBJECTIF : mettre en avant les spécificités du projet

8. II. L’ACTION / 1. Description de de l’action (suite) 1.7 Description détaillée des activités (MAX 9 PAGES)Reprendre chaque activité du cadre logique en expliquant :- pourquoi cette activité sera réalisée (brève justification / problèmes identifiés)- qui seront les protagonistes de cette activité (partage des responsabilités)- quels sont les risques qui peuvent freiner l’activité- quelles mesures sont envisagées pour pallier à ces risques 1.8 Méthodologie (MAX 4 PAGES)a) Raisons de la méthodologie proposée Quels sont les outils et principes méthodologiques retenus et pourquoi ?- ex. d’outils : analyse de la demande, formation des maîtres d’ouvrage, etc.- ex. de principes : concertation des acteurs, implication des usagers, prise en compte du genre, etc. b) Comment l’action se construit sur une action précédente ? Quelles sont les actions déjà menées qui conduisent à la soumission de ce projet ? (p. ex. enquêtes terrain, études diagnostic, stratégie nationale, etc.)

9. II. L’ACTION / 1. Description de l’action (suite) 1.8 Méthodologie (suite) (MAX 4 PAGES)c) Procédures de contrôle interne et d’évaluation Proposer un plan de contrôle (tableau de bord) qui sera exécuté par le demandeurComment contrôler ?- idéalement, comparaison de l’état d’avancement du projet par rapport au planning d’activités. Sources d’information = rapports réguliers d’activitéset IOV du cadre logique- audit annuel de la gestion financière du projet par un prestataire externe Proposer un plan d’évaluationIdéalement : prévoir des évaluations externes régulières pendant le projet (une par an p. ex.) + une évaluation externe finale d) Niveau d’implication et d’activité d’autres organisations Recenser tous les acteurs et bénéficiaires non partenaires impliqués dans le projet en présentant le rôle de chacun et les activités qu’ils réaliseront

10. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 1. Description de l’action (suite) 1.8 Méthodologie (suite) (MAX 4 PAGES) e) Justification du rôle de chaque partenaire expliquer pour chaque partenaire pourquoi ils sont les mieux indiqués pour :- réaliser les activités qui leur seront confiées- assumer les responsabilités qui leur sont confiées>> OBJECTIF : présenter les expériences et savoir faire des partenaires f) Équipe proposée pour la mise en œuvre de l’action Recenser les acteurs « actifs » (qui exécutent des missions)missions les plus courantes : coordination, comité de pilotage, animation - formation, consultations - expertise, administration – comptabilité du projet, etc.

11. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 1. Description de l’action (suite) 1.9 Durée et plan d’actionReprendre dans un tableau les activités du cadre logique et indiquer quand elles auront lieu :- Un plan d’action détaillé (mensuel) pour la première année- Un plan d’action général (trimestriel) pour les autres années >> Outil de planification utilisé pour le contrôle interne

12. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 2. Résultats escomptés de l’action 2.1 Impacts escomptés sur les groupes cibles et les bénéficiaires finaux (MAX 2 PAGES)a) Comment l’action améliorera la situation des groupes cibles et des bénéficiaires finaux ?Exemples : accès à des services eau et assainissement améliorés, réduction de la charge de travail des femmes, adoption de comportements hygiéniques, etc. (correspond en partie aux résultats attendus) b) Comment l’action améliorera les responsabilités et capacités techniques et de gestion des différents groupes de parties prenantes ou partenairesPrésenter les résultats attendus des mesures d’accompagnement (information, sensibilisation, etc.) auprès, p. ex. des comités de gestion, des communes, des services déconcentrés, des opérateurs privés,etc.

13. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 2. Résultats escomptés de l’action 2.1 Impacts escomptés sur les groupes cibles et les bénéficiaires finaux (MAX 2 PAGES)c) La situation AVEC L’ACTION par rapport à la situation SANS L’ACTIONComparaison idéalement sur la base d’IOV. Exemples d’éléments de comparaison pour chaque groupe cible du projet: taux d’accès aux services, qualité de ces services, consommation spécifique en eau, capacités locales de gestion, implication des femmes et des groupes traditionnellement exclus, etc. d) Plan de suivi détaillé que le projet entend établir pour surveiller les indicateursComment la performance du projet sera-t-elle mesurée ?Notamment par le suivi-évaluation (à prévoir dans le budget !), des enquêtes ménages, socio-économiques, etc.

14. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 2. Résultats escomptés de l’action 2.2 Résultats (MAX 1 PAGE)Reprendre les résultats du cadre logique en les détaillant et les quantifiant (p. ex. nbre de points d’eau, nbre d’acteurs formés, etc.)>> Résultats quantifiés = IOV 2.3 Effets multiplicateurs et valeur ajoutée (MAX 1 PAGE)De quelle manière ce projet pourra-t-il être reconduit ailleurs ou étendu sur le territoire proche ?Idéalement par la production de documents de capitalisation (= enseignements du projet), leur diffusion aux niveaux régional / national, le renforcement de capacités des acteurs locaux et des structures d’appui. Qu’est-ce que le projet apporte au secteur ? 2.4 Durabilité à court et long terme (MAX 3 PAGES de « a) » à « e) »)a) Impact à court et long terme sur les groupes ciblesQuelles améliorations durables pour chaque catégorie des bénéficiaires finaux ? p. ex. en terme de santé, sur les conditions de vie

15. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 2. Résultats escomptés de l’action (suite) 2.4 Durabilité à court et long terme - suite (MAX 3 PAGES de « a) » à « e) »)b) Aspect financierMontrer la capacité d’autofinancement locale pour les services engendrés par le projet (offre de service + demande solvable) c) Niveau institutionnelPrésenter les structures créées et sollicitées par le projet qui assureront la continuité du service une fois le projet terminé (p. ex. pour les AEP : les AU, le prestataire Stefi, etc.) d) Niveau politiqueLes enseignements issus du projet pourront-ils influencer les politiques sectorielles (organisation des services p. ex.), les pratiques et méthodes de conduite de projet, etc. ? (mettre en avant les aspects innovants du projet)

16. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 2. Résultats escomptés de l’action (suite) 2.4 Durabilité à court et long terme - suite (MAX 3 PAGES de « a) » à « e) ») e) Aspects environnementaux et sociauxEnvironnement : De quelle manière l’approche de GIRE est-elle prise en compte durablement ? Quel impact à long terme sur les ressources en eau et les ressources naturelles ?SOCIAL : De quelle manière la prise en compte du GENRE se poursuivra-t-elle une fois le projet terminé ? Focalisation sur les plus pauvres, etc. 2.5 Cadre logiqueInsérer ici le cadre logique déjà réalisé (cf. Annexe C).

17. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 • II. L’ACTION / 3. Budget de l’action et plan de passation de marchés • Remplir l’annexe B1 • Le budget présente les coûts éligibles = coûts totaux du projet = coûts financés par Facilité Eau + coûts financés par codonateurs • Estimer les charges de chaque activité du cadre logique et les répartir dans les 7 postes budgétaires : • Ressources humaines- Voyages- Matériel, véhicule et fournitures- bureau, local et consommables bureau- autres coûts (prestations externes, études, etc.),- Autre (évaluations, publications, etc.),- Travaux- Imprévus (max 5 % des coûts éligibles).

18. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION / 3. Budget de l’action et plan de passation de marchés Remplir l’annexe D1suggestion : présentation sous forme de tableau

19. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 II. L’ACTION /4. Sources de financement attendues pour l’action Remplir la feuille 2 de l’annexe B1 8 sources de financement potentielles (au minimum 1 cofinancement en complément de celui de la Facilité Eau) 1. Contribution financière du demandeur2. Contribution financière du partenaire3. Contribution requise de la Commission (Facilité Eau)4. Contribution financière d'autres co-donateurs 5. Contribution(s) autres institutions européennes ou Etats membres6. Contributions d'autres organisations (y compris prêts bancaires, …)7. Contribution en espèce des bénéficiaires8. Contribution des bénéficiaires finaux en travail Cofinancement > 25% du coût global du projetCofinancement signé après le 25 juin 2005Le cofinancement peut être déjà engagé

20. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 • II. L’ACTION /5. Analyse financière et économique • Lire la note d’information du chapitre 5 et remplir la liste de contrôle, chapitre 5 de l’annexe E • Les points sensibles de la liste de contrôle • 5.4.1 Moyens nécessaires à exploitation et maintenance des services • Quels sont les moyens et ressources nécessaires ?P. ex. pour une AEP : estimer les charges financières liées à l’exploitation des services sur les 10 premières années (= fonctionnement + entretien et réparations + renouvellement H + 10 ans) • Quels seront les coûts annuels d’exploitation ? P. ex. pour une AEP : Coût de revient par mètre cube produit(attention à ne pas surestimer la consommation au démarrage; une AEP au Mali >> 3 à 5 L/j/hab)

21. II. L’ACTION /5. Analyse financière et économique (suite) • 5.4.2 Recouvrement du coût des services • Dispositions actuelles pour la gestion des services et problèmes et contraintes • Ex. pour le service de l’eau :- organisation locale : association représentative, notable, autres ?- Accès équitable aux points d’eau existants ou ségrégation et conflits ?- Pièces détachées et prestations de services : services qui existent ? • - Dispositions actuelles pour le recouvrement des coûts et la gestion financière des services / problème et contraintes • Paiement des services existants ?Capacité de gérer une épargne localement ? • Dispositions mises en œuvre auprès des communautés cibles pour la gestion des servicesPrésenter les activités d’information, de formation et communication qui seront assurées auprès des bénéficiaires (p. ex. appui à la constitution d’une AU, ouverture de compte bancaire, restitution auprès des usagers de la qualité de gestion assurée par l’AU, etc.)

22. II. L’ACTION /5. Analyse financière et économique (suite) 5.4.2 Recouvrement du coût des services Incidence du paiement des services sur les usagers ? Indiquer le prix à payer (CFA et Euro) chaque jour pour :- une personne- un ménage (5 à 10 personnes)Attention à ne pas surestimer la consommation, en particulier pour les AEP !!! 5.4.3 Les nouveaux services seront-ils abordables ? Les usagers ont-ils les moyens d’assumer ces charges complémentaires ? Attention à fournir des éléments objectifs.2 types d’argumentation :- Réaliser des enquêtes ménages sur les revenus et le consentement à payer (attention : ce type d’enquête prend du temps et est coûteux. A proscrire sauf si elles ont déjà été réalisées)- OU recueillir des données sur la capacité à payer dans des communautés similaires pour des systèmes similaires.

23. II. L’ACTION /5. Analyse financière et économique (suite) 5.4.4 Viabilité financière 5.4.4.1 Revenus générés par les services créés par le projet Quel est le montant des bénéfices de l’exploitation des services chaque année pour les 10 prochaines années ?- Services eau : prix de vente eau x nbre m3 consommés chaque année(se référer au budget d’exploitation prévisionnel + valider par données nationales) 5.4.4.2 Ratio opérationnel des systèmes Calculer chaque année pendant les 10 premières années :Coût de revient / bénéfices

24. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 III. LE DEMANDEUR 1. Identité RAS 2. Coordonnées bancaires RAS 3. Description du demandeur RAS 4. Capacité à gérer et mettre en œuvre des actions(TRES IMPORTANT) 4.1 Expérience acquise lors d’actions similaires (MAX 2 PAGES)Attention à bien cibler des actions de même nature et de même envergure que le projet envisagé

25. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 III. LE DEMANDEUR 4. Description des ressources du demandeur (MAX 3 PAGES) RAS 5. Autres demandes présentées Remplir les tableaux avec des demandes concernant des projets similaires à celui présenté à la Facilité Eau IV. PARTENAIRES ET CODONATEURS 1. Description des partenairesRAS 2. Déclaration de partenariatAttention chaque partenaire doit signer et dater une déclaration de partenariat (autant de déclarations que de partenaires)

26. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 IV. PARTENAIRES ET CODONATEURS (suite) 3. Description des codonateursRAS 4. Déclaration de codonateurAttention chaque codonateur doit signer et dater une déclaration de codonateur (autant de déclarations que de codonateurs) Un partenaire qui est codonateur doit dater et signer une déclaration de partenariat + une déclaration de codonateur V. DECLARATION DU DEMANDEURRAS

27. Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 I. NOTE DE CONCEPT (MAX 4 PAGES) La note de concept fournit 4 types d’informations développées dans la demande de subvention : 1- Résumé de l’action 2- Pertinence 3- Méthodologie et durabilité 4- Capacité opérationnelle et expertise Attention à la qualité de la rédaction de ce document !!! C’est à partir de la note de concept que votre proposition sera présélectionnée

28.             Formulaire de demande de subvention - Annexe A1 FICHE D’INFORMATION CONCERNANT LA DEMANDE Premier élément du dossier, ne pas oublier de la remplir TABLEAU DE SYNTHESE DES INDICATEURSRemplir l’annexe E1

29. Présentation et remise du dossier Contenu du dossier : un formulaire de demande (ANNEXE A1) + 5 annexes (attention à signature et cachet sur les pièces requises !!) Taille de la police de texte : > Arial 10 Nombre d’exemplaires : 1 original + 2 copies + 1 version électronique (Cdrom) Chaque exemplaire : assemblé mais non relié !!!! Informations devant figurer sur l’enveloppe d’envoi / dépôt : - n° de référence de l’appel à proposition = EuropeAid/122979/C/ACT/ACP- titre de l’appel : Facilité ACP UE pour l’Eau, Actions dans les pays ACP- dénomination exacte + adresse du demandeur- la mention : « Ne pas ouvrir avant la session d’ouverture » Date limite de dépôt : 30 juin à 16h00 à Bruxelles, heure de Bruxelles

31. Démarche pour remplir un dossierde soumission de projet Le cadre logiquearticulation du projet(Annexe C) Étape 1 Le budget en Eurosestimation des coûts (Annexe B1) Présentation de l’action formulation du projet (partie II, annexe A1) L’analyse financière et économique viabilité du projet(Annexe E, chapitre V) Étape 2 Étape 3 Note de conceptRésumé(partie I, annexe A1)