会计电算化

1. 会计电算化 （2012版） 配套教学课件 模块七 会计报表处理 江苏教育出版社 主编：张有峰

2. 模块七 会计报表处理 教学内容 任务1 自定义报表设置 进程1 报表整体格式设置 进程2 报表单元格式设置 任务2 报表公式设置 进程3 报表取数公式设置 进程4 报表审核公式设置 任务3 报表编制与输出 进程5 会计报表编制与输出

3. 任务一 自定义报表设置

4. 任务一 自定义报表设置 技 能 目 标 （1）能够利用自定义报表功能设置会计报表格式。 （2）能够对报表单元格的属性进行针对性设置。 知 识 目 标 （1）了解自定义报表的功能，掌握设置自定义报表的程序与步骤。 （2）掌握单元格属性设置的方法与步骤。

5. 进程1 报表整体格式设置 实践导引

6. 进程1 报表整体格式设置 1．表格框架制作 以账套主管或会计身份登录企业应用平台，点击打开财务会计组的“UFO报表”系统，进入会计报表处理主窗口。单击“文件”项下的“新建”命令，系统自动形成一张由G列50行构成的空白报表。单击“格式——表尺寸”菜单命令，打开表尺寸定义对话框

7. 进程1 报表整体格式设置 在表尺寸定义对话框输入行数“38”，列数“6”，单击“确认”返回报表编辑主界面。先后选择A列、D列，单击菜单“格式——列宽”，在弹出的列宽设置对话框，输入列宽“50”毫米。选中区域A1：F1，单击菜单“格式——组合单元”，弹出组合单元对话框，如图7-2所示。选择“整体组合”或“按行组合”后返回

8. 进程1 报表整体格式设置 从A4单元格拖动至表尾F38单元格，选中A4：F38区域，单击菜单“格式——单元属性”的“边框”页，选择合适的线型，在编辑区内以点击方式画上表格线；或者，选择区域后，单击菜单“格式——区域画线”，弹出区域画线选择窗口

9. 进程1 报表整体格式设置 技能要领 （1）设置列宽应以能够放下本栏最宽数据为原则，否则生成报表时会产生数据溢出的错误。 （2）在设置了行高及列宽后，如果觉得不合适，可以直接用鼠标拖动行线及列线改变行高与列宽。 （3）可通过“区域画线”或“单元属性——边框”两种菜单命令来处理报表的表格线。

10. 进程1 报表整体格式设置 2．项目文字填入 在A1：F1区域，输入表标题。在F2、F3单元格分别输入“会企01表”和“单位：元”。在A4至F4区域中，分别输入“资产”、“期末余额”、“年初余额”等报表栏目标题

11. 进程1 报表整体格式设置 同样方法在利润表上填写表头项目名称与指标项目名称

12. 进程1 报表整体格式设置 3．报表保存 在资产负债表制作界面，单击菜单“文件——保存”，打开保存文件对话框，在“保存在”对话框选择正确的存放路径，在文件名文本框内输入“资产负债表（丝光仙子）．REP”，单击“确定”，保存“丝光仙子”账套的资产负债表

13. 进程1 报表整体格式设置 技能要领 （1）用友UFO报表系统中，报表操作有两种不同的状态，即格式状态和数据状态。 （2）报表格式设置必须在格式状态下进行，格式设置包括报表框架（空表）定义、项目设置、单元格文字及背景特色定义、报表公式编辑录入、关键字定义等事项。 （3）对报表数据的操作需要在数据状态下进行，数据操作包括录入关键字值、自动编制报表、手工录入报表指标数值等事项。 （4）通过点单“编辑——格式/数据状态”命令，或者直接点击窗口左下角的状态名“格式”或“数据”，可以实现状态转换。

14. 进程1 报表整体格式设置 知识概述

15. 进程1 报表整体格式设置 1．报表基本结构 （1）表头。是指表格线以上的部分，包括报表名称、制表日期、计量单位、报表编号等内容。在早期的电算化系统中，也将报表表格线以上的部分和用来框定报表主体结构的报表栏目名称（即列标题）合在一起，合称为表头。 （2）表体。表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。纵向表格线和横向表格线将表体部分划分为相对独立的小方格，用于列报指标名称和填写报表指标数据，报表的表体也就是报表的指标区域。 （3）表尾。指报表表格线以下对报表主体内容进行辅助说明的部分。一般报表都有责任人签章和报出日期，有些报表的表尾还有一些附加说明性的指标。

16. 进程1 报表整体格式设置 2．报表表体结构 （1）表规格。也称表尺寸，是指报表的大小，即一张报表所包含的行数与列数。 （2）单元格。也称报表单元，是由报表的列和行交织构成的基本表体单位。通常用英文字母（A，B，C，…）表示报表栏目的列号，用阿拉伯数字（1，2，3，…）表示报表栏目的行号，用列号与行号的组合作为报表单元格的名称。 （3）组合单元（合并单元格）。由若干个基本单元格构成的作为一个部分处理的单元称为组合单元。 （4）报表区域（表元块）。是由多个单元格组成的一个长方形单元格阵列，报表区域包括从起点单元格到终点单元格的全部方格，通常用开始单元格至结束单元格组合名称来表示。

17. 进程1 报表整体格式设置 3．报表设计与制作 （1）表格框架设计。按照报表指标填制所需要的单元格数量设置报表的行数和列数。 （2）表格线型设计。指利用系统的画线功能，设计表格线型，制作出报表的基本样式。在多数软件环境里，报表表格线设置是通过对报表单元格的边线属性定义来实现的。用户还可以利用画线功能轻易地画出斜线，以适应多种复杂结构报表的需要。 （3）指标名称填入。在新建的报表框架内填入报表的栏目名称与指标名称。报表指标名称与表格共同构成一张完整的空报表，空报表的正确制作为后续通过设置取数公式继而生成数据表打下了基础。 （4）保存或登记。将制作完成的报表保存在报表系统中。

18. 进程1 报表整体格式设置 知识解析 （1）通用报表系统提供对报表进行格式设计的格式状态和对报表进行数据处理的数据状态两种界面模式。一般情况下，对报表大小、表头结构、表体内容、单元格数据属性、取数公式等所进行的设置，在格式状态下完成；而输入数据、计算报表、审核报表等报表编制过程，是在数据状态下进行的。 （2）软件提供由用户选择当前界面模式的命令，如用友软件中的“格式/数据状态”命令，金蝶软件中的“显示公式”、“显示数据”命令等等。个别通用软件有可能根据用户操作的内容自动切换界面模式。

19. 进程2 报表单元格式设置 实践导引

20. 进程2 报表单元格式设置 1．单元格属性设置 选择A1：F1区域，单击菜单“格式——单元属性”，单击“字体图案”页签，打开单元格属性设置中的单元格格式设置窗口

21. 进程2 报表单元格式设置 按照资产负债表的格式规范，运用同样方法设置其他各单元格中文字的字体图案、单元类型、对齐方式与边框类型，形成资产负债表。

22. 进程2 报表单元格式设置 技能要领 （1）单元格类型有数值型、字符型和表样型三种。新建完成的报表，所有单元格的单元类型均默认为数值型。 （2）格式状态下输入内容的单元格均默认为表样型单元。 （3）字符型单元和数值型单元的内容只对本表有效，表样型单元的内容对所有的表页均有效。

23. 进程2 报表单元格式设置 2．关键字的设置 在资产负债表界面，选择A2单元格，单击“数据——关键字——设置”菜单命令，打开设置关键字对话框

24. 进程2 报表单元格式设置 选择C3：D3单元格，单击菜单命令“格式——关键字——偏移”，在定义关键字偏移窗口的“年”关键字项对话框输入“-120”，“月”关键字项对话框中输入“-60”，单击“确定”返回。

25. 进程2 报表单元格式设置 同样方法设置利润表的“年”、“月”等关键字

26. 进程2 报表单元格式设置 技能要领 （1）关键字在格式状态下设置，关键字的值在数据状态下录入。 （2）一个关键字在一个报表中只能定义一次，即同一个报表中不能有重复的关键字。 （2）如果需要删除已经设置的关键字，可通过点击“数据——关键字——取消”命令，删去所设置的关键字。 （2）关键字的“偏移”单位为点，正数表示向右方移动，负数表示向左方移动。

27. 进程2 报表单元格式设置 知识概述

28. 进程2 报表单元格式设置 1．单元格格式设置 （1）边框与图案设计。利用边框、背景图案、前景图案等外观定义功能，可对单元格的边框线式样、外观图案等进行进一步的设计与定义。单元格外观设计能使报表更加美观。 （2）字体字型设计。对单元格中的文字字体、字型、字号等作精确的定义。在进行显示格式设置的同时，还可以对打印格式作适当的设计。 （3）对齐方式设计。表中文字的对齐方式对报表的外观有比较大的影响，从一般表格制作规范来看，通常文字型内容是左对齐的，而数值型内容是右对齐的。 （4）组合单元设置。报表的标题、表尾的说明文字等往往跨度较大，可以将横向或纵向几个相邻单元格组合为一个单元格。

29. 进程2 报表单元格式设置 2．单元格数据属性设置 数据属性主要指单元格内容的性质，用来表示单元格中存放的是数字、字符还是其他性质的数据，有时也称为单元格类型。报表单元格的内容通常有字符和数值两大类，少数软件提供日期型、表样型等属性。字符型内容在所生成的每一张数据报表中都是相同的，而数值型内容在不同报表中表现为不同的数额。通常，定义为数值型的单元格，需要在后续处理中为其编制取数公式。

30. 进程2 报表单元格式设置 知识拓展：表样型单元格 在用友UFO报表系统中，单元格除了有数值型和字符型两种基本类型外，还有一种被称作表样型的单元格类型，被定义为表样型的单元格，在格式状态所输入的内容将对所有数据表的表页都有效，一个表样型单元格中最多可输入255个字符。表样型内容实际上与通常所说的字符型内容的性质类似，而用友UFO报表系统中的字符型单元格却是在不同的数据报表中可以被赋值的可变值单元格。

31. 进程2 报表单元格式设置 知识解析 （1）无论是单元格格式设置还是单元格属性设置，其功能发挥与效果体现均受到用户对表格管理的基本技术的影响。精湛的操作技术可以制作出十分美观实用的会计报表。 （2）单元格数据属性的设置通常受开发软件的数据库管理系统的功能的限制，用户不能指望系统提供超越数据库管理功能的设置能力。

32. 进程2 报表单元格式设置 3．报表表头表尾设计 通用软件对报表的表头表尾有两种常用的处理方式，一种方式是将表头表尾内容与表格主体内容合为一个整体处理（如用友软件），这种处理方法让用户能比较清晰地看到报表的整体效果；另一种方式是单独设置报表的表头表尾内容（如金蝶软件），并为表头表尾设计提供专门的函数，这种处理方式有助于对表头表尾内容进行精确的定义，有利于完成具有复杂结构与内容的报表的设计。

33. 进程2 报表单元格式设置 知识拓展：数据报表识别码——关键字 （1）关键字的作用。关键字实质上是一个计算机的取值函数，具体内容为年、季、月、日、单位名称等表头可变指标。已设置的关键字能自动取值并填列在指定位置。 （2）关键字的种类。关键字有系统默认和用户自定义两种类型，系统提供的关键字有单位名称、单位编号、年、季、月、日6项。利用系统提供的关键字基本能满足编制常见会计报表需要。 （3）位置调整。当在一个单元格中设置多个关键字时，所设置的关键字会重叠在一起。此时可通过软件提供的“偏移”命令对关键字的位置进行准确的定义。 （4）显示形式。格式状态下所见到的关键字均显示为一连串红色的“×”号。

34. 任务二 报表公式设置

35. 任务二 报表公式设置 技 能 目 标 （1）能够利用向导方式设置报表指标取数公式。 （2）能够根据稽核规则设置报表指标审核公式。 知 识 目 标 （1）了解取数公式的原理，掌握指标取数公式设置的方法。 （2）掌握报表指标稽核方法，了解审核公式的作用。

36. 进程3 报表取数公式设置 实践导引

37. 进程3 报表取数公式设置 1．直接录入取数公式 在UFO报表系统的资产负债表主界面，点击选择B7单元格（货币资金项的期末余额栏），单击菜单“数据——编辑公式——单元公式”，或者点击工具条的“fx”命令，打开定义公式对话框

38. 进程3 报表取数公式设置 继续以同样方法录入资产负债表中所有项目指标的取数公式

39. 进程3 报表取数公式设置 技能要领 资产负债表中，指标项目数据来源有单一科目取数、多科目取数、本表计算、异表取数等多种情况，报表中典型项目指标“期末余额”栏的取数公式编辑如下： 交易性金融资产：QM("1101"，月，，，，，) 应收账款：QM("1122"，月，"借"，，，，)+QM("2203"，月，"借"，，，，)-QM("1231"，月，，，，，) 预付账款：QM("1123"，月，"借"，，，，)+QM("2202"，月，"借"，，，，) 存货：QM("1401"，月，，，，，)+QM("1403"，月，，，，，)+QM("1405"，月，，，，，)+QM("1411"，月，，，，，)+QM("5001"，月，，，，，)-QM("1404"，月，，，，，)-QM("1407"，月，，，，，)-QM("1471"，月，，，，，)

40. 进程3 报表取数公式设置 技能要领 流动资产合计：ptotal(B7:B17) 持有至到期投资：QM("1501"，月，，，，，)-QM("1502"，月，，，，，)-B16 固定资产：QM("1601"，月，，，，，)-QM("1602"，月，，，，，)-QM("1603"，月，，，，，) 无形资产：QM("1701"，月，，，，，)-QM("1702"，月，，，，，)-QM("1703"，月，，，，，) 应付账款：QM("1123"，月，"贷"，，，，)+QM("2202"，月，"贷"，，，，) 预收账款：QM("1122"，月，"贷"，，，，)+QM("2203"，月，"贷"，，，，) 未分配利润：QM("4103"，月，，，，，)-QM("4104"，月，，，，，)

41. 进程3 报表取数公式设置 2．引导方式生成取数公式 在打开的资产负债表的格式状态，点击菜单命令“数据——编辑公式——单元公式”，或点击工具条的“fx”命令，系统弹出定义公式窗口

42. 进程3 报表取数公式设置 在函数向导窗口函数名对话框，点击选择函数分类列表区的“用友账务函数”，点击选择函数名列表区的“期末（QM）”项。继续点击“下一步”，弹出用友账务函数录入窗口。在用友账务函数录入窗口

43. 进程3 报表取数公式设置 技能要领 （1）设置为默认取值的参数项（如会计年度、方向等），在生成的取数公式中通常是空缺的。 （2）格式状态下，双击显示为“公式单元”的单元格，可调出定义公式窗口，此时可对公式进行审核或修改。

44. 进程3 报表取数公式设置 知识概述

45. 进程3 报表取数公式设置 1．报表取数原理 报表指标数据的来源都是有规律的，为此，极大多数指标数据都可通过设置取数公式来实现自动取数。对于极少数确实无法用公式描述的指标数据，也可以通过手工录入的方法直接输入；对于报表内的小计、合计等项目，可以通过建立表内指标累计运算的方法获取。 报表取数公式是指为获取报表指标数据而设置的数据来源公式，也称为报表单元公式。其主要作用是从公式所描述的数据库文件中提取指定的数值，同时进行表达式所设定的运算。 对于从基本数据库提取特定数值这样一种数据关系的描述，在多数软件中称之为函数。账务取数函数是会计报表取数公式设置中最基本的函数。

46. 进程3 报表取数公式设置 2．报表指标数据来源 （1）从基本账簿取数。即从账务处理系统的现存账簿中提取已经过系统处理的数据。这是报表指标最为常见的数据来源。 （2）从原始单据取数。可以提供数据来源的原始单据有两类，一类是记账凭证，其中的数据已经过制单过程而作了简单的处理；另一类是原始表单，如各种发票、收付款单、对账单等等。 （3）从表内栏目取数。即利用报表已经生成的指标数据经过一定的运算之后得到所需数据。多数会计报表都需要提取表内的基本栏目数据参与合计项或相对数的计算。 （4）从其他报表栏目取数。从其他已经存在的报表中提取数据，常称为异表取数。异表取数的描述方法通常比较复杂。

47. 进程3 报表取数公式设置 3．账务取数函数的语法规则 账务函数的使用也促进了电算化系统中账务与报表一体化。 账务取数函数的原理是，依照报表指标特性，从各类账簿的适当栏目中提取数据，经必要的运算后填入报表单元格中。账务函数中通常包含函数名、科目代码、栏目标志、币别代码、期间标志等内容。 例如，对于资产负债表中“交易性金融资产”项的期末余额，通用软件设置的取数函数如下： （1）B8=ZW（MJ，C，R1101）（安易软件） （2）B3=<1101>$RMB.JY@（0.0）（金蝶软件） （3）B8=QM（“1101”，月，，）（用友软件） （4）L3C1=Y&M#S1101I25（AC990软件）

48. 进程3 报表取数公式设置 构成报表取数函数和报表数据来源表达式要素有以下几种： （1）会计科目编码。表示需从哪一科目的账簿中提取数据。 （2）账簿种类标志。表示总账、明细账、数量辅助账、外币辅助账等不同的账簿种类。账簿标志代码往往又跟栏目标志代码合在一起，比如，在用友软件中，代码“SQC”中的“S”表示数量账，代码“WQC”中的“W”表示外币账，而代码“FS”（发生额）默认的账簿种类为总账。 （3）账簿栏目标志。表示从指定账簿的哪一栏目取数。栏目代码常用栏目名称中的关键字汉语拼音头一字母组合成，如“QC”（期初）、“SQM”（数量期末）、“SL”（损益表累计）等。 （4）方向标志。通常以字母“J”表示借方，以字母“D”表示贷方。有的软件的栏目标志代码中已经包含了方向标志。

49. 进程3 报表取数公式设置 4．表内函数的语法规则 表内函数有两种基本的表示方式： （1）直接计算方式。表内单元格可利用名称来直接构成运算关系，运算公式中可以包含“+”（加）、“-”（减）、“*”（乘）、“/”（除）、“=”（等于）等基本运算符号。例如，对于“流动资产合计”项目期末余额，指标计算公式可编辑为： B18=B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15+B16+B17 （2）数学函数方式。在金蝶软件中，“SUM（起始单元格：终止单元格）”为求和函数，而“AVG（起始单元格：终止单元格）”则为求平均值函数。对于“流动资产合计”项目期末余额，指标计算公式可编辑为： B18=SUM（B7：B17）

50. 进程3 报表取数公式设置 5．取数公式编辑方法 系统一般提供以下两种取数（审核）公式设置方法： （1）手工录入方法。是指按照报表系统设定的语法规则，在报表数据来源公式设置对话框直接输入取数公式。采用直接录入方式，便于把握会计报表中每一指标的数据来源含义，必要时可方便地修改指标取数公式，这种方式需要用户十分熟悉报表系统函数以及报表公式设置的格式与规则。 （2）函数向导方式。是指利用系统提供的“函数向导”或“公式向导”功能来定义取数公式。报表系统将通过界面提示引导用户对函数参数作出一系列的选择，由系统根据内置规则自动生成取数函数，并可通过函数与函数的符号连接完成取数公式的设置。这种方式的最大好处是，用户不需要详细掌握函数编写的规则。