Ekonomický software 02

1. Ekonomický software 02 Ing. Alena Čížková Aplikace výpočetní techniky

2. Fakturace

3. Hlavička • Označení • Určení • Způsob výpočtu • Zaúčtování • a další údaje o dokumentu jako celku

4. Datová struktura tiskopisů • Soubor předloh obsahuje vzory vystavovaných faktur. • Soubor faktur obsahuje aktuální vystavené faktury. • Archiv faktur slouží jako odkládací prostor pro dříve vystavené faktury.

5. Vystavení nové faktury • Nemáte-li vhodnou předlohu ani fakturu ke zkopírování, volte Tiskopisy /Faktura /Faktury. Pokud se objeví otázka Soubor je prázdný. Pořídit první větu ?,odpovězte A, jinak stiskněte F2 .

6. Volte Hlavička.Na údaji Doklad stiskněteF7 , v zobrazeném číselníku dokladů se posuňte na řádek f vydané fakturya převezměte Enterčíslo, které je právě na řadě. Vyplňte nebo potvrďte údaje KonstSym, Objed, PlatPodmaZpůsÚhr(sledujte řádkovou nápovědu), případně po Ctrl + F7 iCizíMěna Kurz. Vystavení faktury

7. Vystavení faktury • V bloku Text jsou vstupní body tří tzv. volných textů, které se vytisknou: • H v hlavičce faktury v rámečku pod Příjemcem (platí pro /Fakturu s rámečky,/Úsporný tisk a /Fakturu účto); • ↑ před první položkou (typický obsah: Účtujeme Vám za:); • ↓ pod částkou k úhradě (typicky Těšíme se na další spolupráci ...). • Pozor: Každý stisk Enter na konci vkládá do volného textu další (neviditelný) prázdný řádek, který tiskopis zbytečně prodlužuje, někdy až na další stránku. Volbou /Faktura / Údržba faktur /Texty v hlavičce se prázdné řádky zruší.

8. Vystavení faktury • Údaje Text, Druh a Výkon v hlavičce vlevo dole mají význam jen pro přenos faktury do Financí: převezmou se do stejnojmenných údajů pohledávky nebo platby. Pro jejich vyplnění můžete použít číselník F7. • Údaj Dodavatel ponechte 00000, je-li jím účtovaná firma (můžete ovšem fakturovat i za jiného, vybraného z Adresáře firem). • Na Odběrateli stiskněteF7 a vyberte jej z Adresáře firem. Příjemce, je-li jiný než odběratel, také převezměte z adresáře, jinak ponechte 00000.

9. Vystavení faktury • Na údajích Vystaveno,DatumDPHa Splatnost stiskněteF7 a zadejte datum. • Údaj JednCena vč. DPH? znamená, zda budete jednotkovou cenu fakturovaných položek udávat včetně DPH (= A), nebo bez DPH (= N, plátcům doporučujeme). • Pokud byla na fakturované zboží či služby zaplacena záloha (platba předem), zapište ji do údaje Záloha. O velikost zálohy program sníží částku k úhradě.

10. Vystavení faktury • Klávesou Escse vraťte do hlavní nabídky a voltePoložky. Po existujících položkách se pohybujte šipkovými klávesami; nové položky pořizujte po F2.Položku můžete přepínačem F8označit █ (aktivovat) nebo odznačit. • Do součtů, tisku a přenosů vstupují pouze aktivní položky označené █. Stav se zobrazuje na levém okraji a součty (označeno/celkem) v nadpisu položek.

11. Vystavení faktury • Vyplňte nebo upravte údaje Položka (ze znaku > v nadpisu vidíme, že může být delší, než okénko pro něj, až 44 znaků), JednCena(= cena za jednotku), Množství a Jednotku. Program vypočítá CelkCenu(JednCena × Množství); zadejte Kód sazby DPH (viz řádková nápověda). • KombinacíShift + F5 můžete přepnout mezi zobrazením položky včetně CelkCenynebo bez ní.

12. Vystavení faktury • Klávesou F10můžete přepnout do hlavičky i zpět, Esc se vrátíte do hlavní nabídky. • Tisk faktury (další kapitola) lze vyvolat i přímo z formuláře kombinací Shift + F6 .

13. Faktury vystavené (FAV)v programu Účto Tvorba, zaúčtování a úhrada FAV

14. Dvoustupňové uspořádání Hlavička obsahuje údaje týkající se dokladu jako celku: označení, určení, způsob výpočtu a zaúčtování atd. Položky popisují dodané, objednávané nebo účtované zboží, služby nebo cestovní výdaje. Počet položek není omezen.

15. Dvoustupňové uspořádání Položka může být označena pomocí klávesy F8 obdélníčkem █ (aktivní) anebo neoznačena. Do součtu za doklad, do tisku a přenosů vstupují pouze položky označené █. To umožňuje mít v předloze předem připraveny všechny položky, které připadají v úvahu a při vystavení dokladu označit █ a případně upravit jen ty, které do konkrétního obchodního případu patří.

16. Datová struktura tiskopisů Soubor předloh obsahuje vzory vystavovaných faktur. Dobrá předloha již má vyplněnu většinu potřebných údajů, takže je možno ji snadno upravit na požadovanou fakturu a tu v konečné podobě přenést do souboru faktur; předloha zůstává k dalšímu použití. Vybraná předloha je ta, která byla použita naposledy.

17. Datová struktura tiskopisů Soubor faktur obsahuje aktuální vystavené faktury. Umožňuje je vyhledávat, prohlížet, tisknout nebo použít jako vzor pro vystavení další faktury. Fakturu, která se hodí jako vzor, je možno také přenést do předloh. Staré faktury doporučujeme přesunout do archivu.

18. Datová struktura tiskopisů Archiv faktur slouží jako odkládací prostor pro dříve vystavené faktury. Doporučujeme přesouvat tam faktury, které už pravděpodobně nebudete potřebovat, např. po uplynutí záruční doby fakturovaného zboží. V případě potřeby je ovšem možné s fakturou zde uloženou pracovat stejně jako v souboru faktur a také ji tam přesunout zpět.

19. Vystavení faktury s využitím předlohy Volte Tiskopisy /Faktura /Vybraná předloha, nebo Tiskopisy /Faktura /Seznam předloh a na vhodné předloze stiskněte Shift F10. Pokud se objeví otázka Soubor je prázdný. Pořídit první větu ?, odpovězte A. Pokračování zde. Uvažte, zda se vám hodí položky, obsažené v předloze. Pokud většinou ano, volte Přenosy aj. /Vynulovat množství; pokud ne,volte /Vynulovat fakturu (na otázku Zrušit označení █ všech položek? odpovězte A). Pokračování zde.

20. Vystavení faktury kopírováním Máte-li již vydanou fakturu, kterou se hodí zkopírovat a upravit, volte Tiskopisy /Faktura /Faktury. Vyberte šipkami vhodnou fakturu a stiskněte Shift F4. Vyberte si, zda chcete zkopírovat /Všechny položky nebo /Jen hlavičku. Stiskněte Shift F10 a Pokračování zde.

21. Vystavení nové faktury Nemáte-li vhodnou předlohu ani fakturu ke zkopírování, volte Tiskopisy /Faktura /Faktury. Pokud se objeví otázka Soubor je prázdný. Pořídit první větu ?, odpovězte A, jinak stiskněte F2 . Pokračování zde.

22. Vystavení faktury - pokračování Volte Hlavička. Na údaji Doklad stiskněte F7, v zobrazeném číselníku dokladů se posuňte na řádek f vydané faktury a převezměte Enter číslo, které je právě na řadě.

23. Vystavení faktury - pokračování Vyplňte nebo potvrďte údaje KonstSym, Objed, PlatPodm a ZpůsÚhr (sledujte řádkovou nápovědu), případně po Ctrl F7 i CizíMěn a Kurz. V bloku Text jsou vstupní body tří tzv. volných textů, které se vytisknou:H v hlavičce faktury v rámečku pod Příjemcem (platí pro /Fakturu s rámečky, /Úsporný tisk a /Fakturu účto);

24. Vystavení faktury - pokračování ↑ před první položkou (typický obsah: Účtujeme Vám za:); ↓ pod částkou k úhradě (typicky Těšíme se na další spolupráci ...). Prázdný text tu představuje tečka, neprázdný hvězdička. Do textu vstoupíte klávesou Insert, vystoupíte Esc. Pohodlnější přístup je z nabídky po Shift Tab; nabídka zobrazuje i počet v textech zapsaných řádků.

25. Vystavení faktury - pokračování Volné texty mohou být uloženy v číselníku poznámek, přístupném klávesou F7. Údaje Text, Druh a Výkon v hlavičce vlevo dole mají význam jen pro přenos faktury do Financí: převezmou se do stejnojmenných údajů pohledávky nebo platby. Pro jejich vyplnění můžete použít číselník F7.

26. Vystavení faktury - pokračování Údaj Dodavatel ponechte 00000, je-li jím účtovaná firma (můžete ovšem fakturovat i za jiného, vybraného z Adresáře firem). Na Odběrateli stiskněte F7 a vyberte jej z Adresáře firem. Příjemce, je-li jiný než odběratel, také převezměte z adresáře, jinak ponechte 00000. Na údajích Vystaveno, DatumDPH a Splatnost stiskněte F7 a zadejte datum.

27. Vystavení faktury - pokračování Údaj JednCena vč. DPH? znamená, zda budete jednotkovou cenu fakturovaných položek udávat včetně DPH (= A), nebo bez DPH (= N, plátcům doporučujeme). Pokud byla na fakturované zboží či služby zaplacena záloha (platba předem), zapište ji do údaje Záloha. O velikost zálohy program sníží částku k úhradě.

28. Vystavení faktury - pokračování Klávesou Esc se vraťte do hlavní nabídky a volte Položky. Mezi hlavičkou a položkami i naopak můžete přepínat klávesou F10. Po existujících položkách se pohybujte šipkovými klávesami; nové položky pořizujte po F2 . Položku můžete přepínačem F8 označit █ (aktivovat) nebo odznačit. Do součtů, tisku a přenosů vstupují pouze aktivní položky označené █. Stav se zobrazuje na levém okraji a součty (označeno/celkem) v nadpisu položek.

29. Vystavení faktury - pokračování Vyplňte nebo upravte údaje Položka (ze znaku > v nadpisu vidíme, že může být delší, než okénko pro něj, až 44 znaků), JednCena (= cena za jednotku), Množství a Jednotku. Program vypočítá CelkCenu (JednCena × Množství); zadejte Kód sazby DPH (viz řádková nápověda). Kombinací Shift F5 můžete přepnoutmezi zobrazením položky včetně CelkCeny nebo bez ní.

30. Vystavení faktury - pokračování Klávesou F10 můžete přepnout do hlavičky i zpět, Esc se vrátíte do hlavní nabídky. Tisk faktury lze vyvolat i přímo z formuláře kombinací Shift F6 .

31. Přenosy Vystavená faktura se musí zaevidovat na příslušná místa. Volte Přenosy aj. Volte /Přenos do financí. Bude-li faktura placena převodem, zvolte přenést do /Závazků a pohledávek; při platbě ihned v hotovosti (/Účtenka za hotové) můžete i do /Peněžního deníku. Větu financí podle potřeby upravte a ukončete Esc. Na otázku Přidat tuto novou větu do ... ? odpovězte A. Hlášení potvrďte Enter. Klávesou Esc se vraťte do nabídky Faktura, případně až do hlavní nabídky.

32. Přenosy Pokud jste vyšli z předlohy, volte /Přenos do faktur a na otázku Přenést tiskopis f/... do faktur ? odpovězte A. Hlášení potvrďte Enter. Volba Přenosy aj. /Kompletní přenos umožňuje provést najednou přenosy a další kroky. Složky /Kompletního přenosu nastavíte v Parametrech/Obsluha faktury.

33. Zaplacení faktury Pokud jste při vystavování faktury nezvolili ihned platbu v hotovosti/bankovní výpis dle dokladu, pak postupujte při přijetí platby takto: Například dojde platba přes bankovní účet. V hlavní nabídce volte Finance /Závazky a pohledávky /Zaúčtování plateb /Výběr plateb a Enter. Zde šipkami vyberte příslušný případ a v případě více bankovních účtu zvolte F7 a vyberte číslo dokladu.

34. Zaplacení faktury Pokud nahoře vlevo doklad odpovídá, pak u zvoleného případu zmáčkněte F8. Doplní se doklad a datum. Poté zmáčkněte ESC. Volte /Přesun do deníku. Zobrazí se výpis platby a ověřte jeho správnost. Pokračujte zmáčknutím ESC. Zeptá se vás to, jestli to chcete přesunout do peněžního deníku – potvrďte A. Vyskočte pomocí ESC. Platba je nyní zaúčtována v peněžním deníku.

35. Zálohování dat

36. Definice • Zálohování je záznam nebo kopie dat na jiném datovém nosiči ve spolehlivě uchovatelné a snadno obnovitelné podobě • Program Účto 2010 zálohuje účetní data zhuštěná, zabírají tedy minimum místa

37. Nebezpečí, která data ohrožují • Technické poruchy disku – často znamenají ztrátu dat; jsou nebezpečné hlavně tím, že jim nedokážeme zabránit, protože mnohdy nevarují uživatele předem • Viry a další infikace počítače – nejlepší obranou proti nim je aktualizovaný spolehlivý antivirus • Chyby obsluhy – nechtěně přepsaná, či smazaná data lze při řádném zálohování snadno obnovit

38. Kdy a jak zálohovat • Zálohu je nejlépe pořídit vždy na konci pracovního dne a také před přechodem k účtování jiné firmy • V praxi je dobré dělat denní zálohy od pondělí do čtvrtka, v pátek pak zálohu týdenní a před koncem měsíce provést zálohu měsíční • Těchto dvanáct záloh doplňujeme třináctou „uzávěrkovou“ zálohou pořízenou po zpracování Přiznání k dani z příjmů, ale ještě před provedením Roční uzávěrky.

39. V dobách minulých byly diskety tradičním záložním médiem Kvalita a dostupnost disket se v dnešní době stále zhoršuje Program označuje každou záložní disketu návěštím, které se tvoří z Názvu Disketa musí být v mechanice uvedené ve sloupci Cesta Zálohování na přenosná média - diskety

40. Zálohování na přenosná média – jiné médium • Jiným médiem může být externí pevný disk, flash disk, paměťová karta a jiné • Do Parametrů zálohováníje nutno doplnit Cestu; program zkontroluje existenci adresáře a zpřístupní volbu Kopie na jiné médium • Konkrétní Cestu můžeme zvolit a potřebný adresář také vytvořit s pomocí programu (viz. obrázek)

41. Zálohování na pevný disk • Taková záloha umožňuje uchovávat pouze jednu zálohu od každé firmy • Data na disku v počítači jsou velmi náchylná k poškození, nebo může lehce dojít k jejich ztrátě • Zálohování na pevný disk se proto hodí ke krátkodobému zabezpečení dat jako provozní záloha • V Parametrech zálohovánív oddílu Automatické zálohováníoznačímezálohu 2 (= na disk) • Program Účto 2010 bude při ukončení programu nabízet zálohu na disk

42. Hromadné zálohování (1) • Volbou Zálohování dat - Hromadné zálohovánímůžeme zálohovat najednou účetní data všech účtovaných firem na pevný disk nebo jiné médium • Na médiu musí být dostatek místa, program ho totiž předem nekontroluje; na disketu nelze hromadně zálohovat

43. Hromadné zálohování (2) • Po volbě Parametryurčíme Cestupro hromadnou zálohu a implicitní Poznámkuk záloze • Po opuštění Parametrů volíme Zálohovat označené █ firmy • Firmy, které chceme zařadit do hromadné zálohy označujeme klávesou F8 ve sloupci Zálohovat?znaménkem █

44. Hromadné zálohování (3) • Na otázku Hromadně zálohovat vybrané firmy … ?odpovíme A • Nabízený Adresář pro hromadnou zálohubuďtopotvrdíme nebo přepíšeme; můžeme také využít funkce F7 Nalistovat adresářa zobrazit jeho obsah pomocí klávesy F10 • Po potvrzení adresáře klávesou Enter proběhne záloha s postupným zobrazením zálohovaných firem • Na závěr se ukáže hlášení Hromadná záloha hotova

45. Hromadné zálohování na kompaktní disk (CD) • Přímo z Účta zpravidla nelze na CD mechaniku zapisovat • Doporučuje se proto provést Hromadné zálohovánído podadresáře na pevném disku • Potom zkopírovat (či vypálit) jeho obsah na CD • Při obnově postupujeme opačně

46. Automatické zálohování • Program zálohu při opuštění účtované firmy jen nabídne; provede ji až na pokyn, takže zálohování je vlastně jen poloautomatické • V Parametrech zálohování ho zapneme parametrem nabídnout zálohování při opuštění účtované firmy • Toto můžeme provést s přípustnými hodnotami 1 (na disketu), 2 (na disk, standardní hodnota), J (na jiné médium) a 4 (vybrané soubory) • Je-li údaj prázdný, zálohování se nenabízí • Parametrem Minimální prodleva mezi dvěma automatickými zálohami stanovíme, po kolika hodinách se záloha nabídne znovu

47. HomeBanking

48. Úvod • HomeBanking • Aktivace HomeBankingu • Vystavení a odeslání příkazu k úhradě • Příjem a zaúčtování bankovního výpisu

49. HomeBanking • Řízení bankovních transakcí „z domova“ • Odesílání příkazů k úhradě a příjem bankovních výpisů elektronickou cestou • Nižší poplatky • Spojení pomocí bankovního programu (InternetBanking)

50. Aktivace HomeBankingu • Výměna dat mezi programem Účto a bankovním programem • Aktivování skrytých nabídek