27-28 novembre 2008 LA GESTIONE DEL CICLO DI VITA DEL PROGETTO

1. NEA – Napoli Europa AfricaCorso di Educazione allo sviluppo“SEMI D’ARGENTO. Educare gli adulti ai temi dello sviluppo” 27-28 novembre 2008 LA GESTIONE DEL CICLO DI VITA DEL PROGETTO Progettazione e gestione di un intervento di sviluppo Leonardo Maesano

2. NEA – Napoli Europa AfricaCorso di Educazione allo sviluppo“SEMI D’ARGENTO. Educare gli adulti ai temi dello sviluppo” …bentrovati, riprendiamo il filo e ripartiamo Leonardo Maesano

3. IL PROGETTO NELLA COOPERAZIONE ALLO SVILUPPO PROGETTO Una o più serie di azioni organiche finalizzate al conseguimento di un obiettivo dato e verificabile in un tempo dato e con risorse finanziarie definite R • APS • Settore Privato • ONG, organismi esecutori O (Obiettivo specifico) • Risorse Umane • Risorse Fisiche • Risorse Finanzairie • Costi Indiretti • Uno/più periodi intermedi • Possibili proroghe T Nota bene : non vi è necessariamente una relazione proporzionale tra la DURATA del progetto e I suoi COSTI.

4. IL PROGETTO NELLA COOPERAZIONE ALLO SVILUPPO Nella Cooperazione allo Sviluppo, possiamo parlare di PROGETTO quando sono coinvolti i 3 seguenti ATTORI: NB: Possono essere più di uno (co-finanziatori) APS e Coop. Decentrata Cooperaz. non-governat Governi locali FINANZIATORE (DONATORE) PROGETTO PARTNER LOCALE ENTE ESECUTORE (ONG) Governi o Ist. locali, ONG, Associazioni, Società civile ONG, Imprese, altri enti pubblici o privati

5. IL PROGETTO NELLA COOPERAZIONE ALLO SVILUPPO NATURA DEL PROGETTO SVILUPPO EMERGENZA AIUTI UMANITARI EDUCAZIONE ALLO SVILUPPO Progetti a medio-lungo termine per migliore le condizioni economiche, sociali, politiche atte a creare le condizioni propedeutiche all’autosviluppo. Iniziative che mirano ad eliminare e/o a ridurre le conseguenze negative di un evento congiunturale, ripristinando l’accesso alle risorse fondamentali da parte delle popolazioni colpite Iniziative formativeche mirano alla sensibilizzazione sulle tematiche dello sviluppo dei cittadini dei paesi del nord del mondo EUROPE-AID DGCS-MAE ECHO DGCS-UFFICIO VI

6. PIANIFICAZIONE OPERATIVA : ELEMENTI E STRUMENTI PRELIMINARI TEMPISTICA r

7. IL PROGETTO NELLA COOPERAZIONE ALLO SVILUPPO FINANZIATORI E TIPOLOGIE APS (Governo Italiano, Comunità Europea, Sistema ONU, Cooperazione Decentrata) 100% 50-80% PROGETTI AFFIDATI CALL FOR TENDER PROGETTI PROMOSSI CALL FOR PROPOSAL 20-50% (compreso IN-KIND) 0% (esecutore) Cooperazione non-governativa (ONG) Progetti Autofinanziati 100%

8. IL CICLO DI VITA DEL PROGETTO 1. Programmazione 6. Valutazione 2. Identificazione 5.Implementazione 3. Formulazione 4. Finanziamento IL CICLO DI PROGETTO – Quadro di sintesi LFA Con il termine CICLO DEL PROGETTO si intende la sequenza progressiva delle suindicate 6 FASI di un intervento di sviluppo. Ciascuna delle fasi del ciclo viene sviluppata attraverso un insieme ordinato di metodologie e strumenti comunemente definitoGestione del Ciclo di Progetto (PCM) Il PCM utilizza l’approccio delQuadro Logico(LFA)

9. PCM - UN PRIMO SGUARDO D’ASSIEME Programma di riferimento (strategie) Aree di priorità, settori, ecc. Terms of reference Studio di prefattibilità Decisione su quali opzioni approfondire Bandi Linee Guida Studio di fattibilità Decisione se stendere una proposta Decisione su come usare i risultati nella futura programmazione Decisione su azioni di sviluppo ulteriore Rapporto di valutazione Rapporti di monitoraggio Stesura della proposta Decisione se seguire il piano o riorientare il progetto Decisione di finanziare Concessione del finanziamento Proposta di finanziamento Programmazione Valutazione Identificazione Implementazione Formulazione Finanziamento

10. LA GESTIONE DEL CICLO DI PROGETTO (PCM) ED L’APPROCCIO DEL QUADRO LOGICO (LFA) Processo decisionale e realizzativo definito dall’organizzazione Metodi e strumenti di Gestione del Progetto GESTIONE DEL CICLO DI PROGETTO APPROCCIO DEL QUADRO LOGICO Definisce le attività relative al management (chi fa cosa) e le procedure decisionali che caratterizzano le diverse fasi di vita di un progetto. Metodologia per la progettazione, la gestione e la valutazione di programmi e progetti attraverso il ricorso a strumenti tecnici volti ad accrescere la partecipazione, la trasparenza e favorire un approccio per obiettivi (Un paragone efficace: la gestione del ciclo dei rifiuti …)

11. IL CICLO DI VITA DEL PROGETTO La Gestione del Ciclo di Progetto - Note • La gestione del ciclo di progetto (PCM) è uno strumento elaborato nell’ambito della Commissione Europea e attualmente adottato d tutte le agenzie e le istituzioni che si occupano di Cooperazione allo sviluppo; • Intende migliorare la qualità della progettazione e della gestione del progetto • Persegue l’integrazione sistematica delle fasi del progetto • Focalizza l’interesse sui bisogni effettivi dei soggetti beneficiari • Attraverso un approccio logico(QUADRO LOGICO - LFA) intende contrastare le principali cause di fallimento della progettazione

12. IL CICLO DI VITA DEL PROGETTO PERCHÉ IL PROJECT CYCLE MANAGEMENT ? Nelcorso degli anni ’80 i Rapporti di Valutazione eseguiti dagli esperti della EC indicavano che una parte consistente e crescente dei progetti era mal eseguita o poco efficace … ESPERIENZE PREGRESSE PCM • Quadro strategico poco chiaro • Progetti dominati dall’offerta • Debole analisi della situazione • Pianificazione orientata alle attività • Impatto non verificabile • Pressione all’esborso • Visione di breve termine • Documenti di progetto imprecisi e disomogenei • Approccio settoriale • Soluzioni dominate dalla domanda • Miglioramento nell’analisi • Pianificazione orientata agli obiettivi • Impatto verificabile • Enfasi sulla qualità • Fuoco sulla sostenibilità • Formati standardizzati

13. IL CICLO DI VITA DEL PROGETTO La Gestione del Ciclo di Progetto - Principi • Struttura il percorso decisionale organizzando il lavoro per fasi interdipendenti e migliorando il flusso delle informazioni • Orienta e coinvolge il/i partner e gli stakeholdersadottando unapproccio partecipativorivoltoaibisogni • Punta alla sostenibilità del progetto in modo da assicurare benefici durevoli ai beneficiari • Utilizza l’approccio analitico attraverso il QUADRO LOGICO • Integra gli obiettivi di progetto con quelli settoriali, nazionali ed europei (programmazione)

14. PCM - FASE 1 Programmazione Valutazione Identificazione Implementazione Formulazione Finanziamento IL CICLO DI PROGETTO – Quadro di sintesi PROGRAMMAZIONE E’ la fase propedeutica per eccellenza del CDP. L’ATTORE PUBBLICO assume un ruolo di orientamento e coordinamento STRATEGICO delle iniziative, definendo il quadro e le PRIORITA’ GEOGRAFICHE e SETTORIALI (Country Strategy Papers) all’interno delle quali si potranno identificare (e poi formulare) progetti specifici. Il tutto coinvolgendo la SOCIETA’ CIVILE (approccio partecipativo specialmente nella Cooperazione Decentrata) e tenendo conto per ciascuna priorità individuata degli insegnamenti derivanti dalle ESPERIENZE PREGRESSE (-> VALUTAZIONE).

15. PROGRAMMAZIONE SETTORI D’INTERVENTO SANITA’ LOTTA HIV, MALARIA, TBC EDUCAZIONE PRIMARIA INFRASTRUTTURE RICOSTRUZIONE FORMAZIONE LAVORO (AGR) CAPACITY BUILDING SICUREZZA ALIMENTARE TUTELA AMBIENTALE BIODIVERSITA’

16. PCM - FASE 2 Programmazione Valutazione Implementazione Formulazione Finanziamento IL CICLO DI PROGETTO – Quadro di sintesi IDENTIFICAZIONE Vengono individuate e sottoposte ad ANALISI e STUDIO (consultazione beneficiari con analisi dei problemi e individuazione delle possibili soluzioni) le potenziali AZIONI SPECIFICHE da intraprendere. Si decide quindi rispetto alla PERTINENZA di ciascuna IDEA-PROGETTO, sia rispetto alla capacità di rispondere ai problemi di ciascun gruppo-beneficiari che rispetto al quadro generale di PROGRAMMAZIONE stabilito. Infine si SELEZIONANO le idee-progetto da approfondire nella fase successiva (-> Formulazione).

17. L’APPROCCIO DEL QUADRO LOGICO (LOGICAL FRAMEWORK APPROACH) E’ lo strumento principale utilizzato per costruire la proposta di progetto durante le fasi di IDENTIFICAZIONE e FORMULAZIONE L’approccio prevede 2 fasi: La situazione esistente viene analizzata per sviluppare una immagine della “situazione desiderata futura” e selezionare le strategie che saranno applicate per conseguirla. 1. ANALISI • ANALISI DEI PROBLEMI • 2) ANALISI DEGLI OBIETTIVI • 3) ANALISI DELLE STRATEGIE L’idea di progetto viene siluppata in dettagli operativi 2. PROGETTAZIONE • ELABORAZIONE QUADRO LOGICO • PIANO DELLE ATTIVITA’ • DEFINIZIONE RISORSE PER ATTIVITA’ • (ELABORAZIONE DEL BUDGET)

18. IDENTIFICAZIONE: L’ANALISI (LFA) 1) ANALISI DEI PROBLEMI • IDENTIFICAZIONE (ATTRAVERSO FONTI PRIMARIE E/O SECONDARIE) E ANALISI, DEL CONTESTO E DEGLI ATTORI COINVOLTI (PORTATORI DI INTERESSI -> STAKEHOLDERS) • RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI (COLLOQUI, SONDAGGI, ECC.) E ANALISI DEI RAPPORTI DI GENERE (L’IMPATTO DEL FUTURO PROGETTO PUO’ CAMBIARE DI MOLTO IN PRESENZA DI DISCRIMINAZIONI DI GENERE) • ORGANIZZAZIONE DI UN LABORATORIO DI IDENTIFICAZIONE DEI PROBLEMICON TUTTI GLI ATTORI COINVOLTI, PER L’ELABORAZIONE DELL’ ALBERO DEI PROBLEMI

19. IDENTIFICAZIONE: L’ANALISI (LFA) L’ALBERO DEI PROBLEMI • E’ un diagramma che rappresenta i problemi individuati, in ordine gerarchico. Per elaborare il diagramma occorre anzitutto identificare i diversi problemi e sceglierne uno da cui partire (attraverso la tecnica del BRAINSTORMING); si individua poi un secondo problema in relazione al primo e si determina se esso sia: • CAUSA del primo, nel qual caso si pone ad un livello inferiore • EFFETTO del primo, nel qual caso si pone ad un livello superiore • NE’ CAUSA, NE’ EFFETTO, nel qual caso si pone su un piano parallelo Man mano che l’albero sviluppa i restanti problemi vengono collocati lungo il “tronco” o i “rami” ideali seguendo il medesimo metodo. I PROBLEMI debbono essere: • Reali e oggettivi (non basati su opinioni e dimostrabili); - Espressi in termini negativi e chiari a tutti • Specifici e non di carattere generale

20. L’ALBERO DEI PROBLEMI (ESEMPIO) EFFETTI Alti tassi mortalità infantile e delle madri Alto tasso di infezione bambini e neonati Alto tasso complicazioni acute alla nascita Alti tassi di infezione post parto e neonatale Scarso stato nutrizionale dei bimbi e dei neonati Pochi bimbi e neonati vaccinati Complicazioni alla nascita diagnosticate tardi o per niente Bassi standard di igiene e cura pazienti da staff Pressione commerciale uso sostituti latte Bassa disponibilità di cibi alte proteine Bassa frequentazione cliniche rurali Mancanza di medicine Scarse capacità staff Madri poco disponibili frequenza cliniche Copertura cliniche insufficiente o inadeguata CAUSE

21. IDENTIFICAZIONE: L’ANALISI (LFA) 2) ANALISI DEGLI OBIETTIVI • RAPPRESENTARE GLI SCENARI FUTURI DERIVANTI DALLA SOLUZIONE DEI PROBLEMI (le situazioni negative illustrate nell’albero dei problemi vengono convertite in situazioni positive e già raggiunte) • VERIFICARE LA GERARCHIA DEGLI OBIETTIVI • EVIDENZIARE LE RELAZIONI MEZZI-FINI IN UN DAGRAMMA CHE CHIAMIAMO ALBERO DEGLI OBIETTIVI

22. TRASFORMAZIONE DEI PROBLEMI IN OBIETTIVI Obiettivo Problema Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti Alti tassi mortalità infantile e delle madri Tasso complicazioni acute alla nascita ridotto Alto tasso complicazioni acute alla nascita Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Complicazioni diagnosticate tardi o per niente Situazione negativa attuale Situazione desiderata futura

23. L’ ALBERO DEGLI OBIETTIVI (ESEMPIO) Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti FINI Tasso di infezione bambini e neonati ridotto Tasso complicazioni acute alla nascita ridotto Tassi di infezione post parto e neonatale ridotti Stato nutrizionale dei bimbi e dei neonati migliorato Bimbi e neonati vaccinati in maggior numero Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Aumento bambini allattati Accresciuta disponibilità di cibi alte proteine Accresciuta frequentazione cliniche rurali Medicine sufficienti Capacità staff migliorate Madri disponibili frequenza cliniche Copertura cliniche accresciuta e regolare MEZZI

24. IDENTIFICAZIONE: L’ANALISI (LFA) 3) ANALISI DELLE STRATEGIE • DECIDE QUALI OBIETTIVI SARANNO INCLUSI NEL PROGETTO E QUALI NE RESTERANNO FUORI • INDIVIDUA L’OBIETTIVO GENERALE E GLI OBIETTIVI SPECIFICI (SUCCESSIVAMENTE RIDOTTI AD UNO PER OGNI AZIONE PROGETTUALE) DEL PROGETTO • DEFINISCE IL TIPO DI PROGETTO IN BASE ALL’AMPIEZZA DEGLI SCOPI E DEI MEZZI DISPONIBILI E DELLA MOLE DEL LAVORO DA INTRAPRENDERE

25. L’ANALISI DELLE STRATEGIE (ESEMPIO) Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti FINI Tasso di infezione bambini e neonati ridotto Tasso complicazioni acute alla nascita ridotto Tassi di infezione post parto e neonatale ridotti Stato nutrizionale dei bimbi e dei neonati migliorato Bimbi e neonati vaccinati in maggior numero Precoce diagnosi complicazioni alla nascita Standard di igiene e cura pazienti da staff migliorati Aumento bambini allattati Accresciuta disponibilità di cibi alte proteine Accresciuta frequentazione cliniche rurali Medicine sufficienti Capacità staff migliorate Madri disponibili frequenza cliniche Copertura cliniche accresciuta e regolare MEZZI STRATEGIA NUTRIZIONALE STRATEGIA CURE SECONDARIE STRATEGIA CURE PRIMARIE

26. PCM - FASE 3 Programmazione Valutazione Identificazione Implementazione Formulazione Finanziamento IL CICLO DI PROGETTO – Quadro di sintesi FORMULAZIONE Le idee-progetto pertinenti divengono PIANI di PROGETTO OPERATIVI. I GRUPPI-BENEFICIARI e gli altri ATTORI (stakeholders) coinvolti, partecipano allo SVILUPPO DETTAGLIATO dell’idea-progetto. A questo punto, se l’idea-progetto è giudicata FATTIBILE (mezzi idonei e probabilità di successo) e SOSTENIBILE (benefici di lunga durata per il gruppo-beneficiario) si decide di FORMULARE una PROPOSTA FORMALE al (co)finanziatore (o di avviare la ricerca del finanziamento).

27. … ANZITUTTO IL BANDO DOCUMENTI RICHIESTI E RELATIVI FORMAT (APPLICATION FORM QUADRO LOGICO BUDGET LEGAL ENTITY FORM, ECC.) AZIONI ELEGGIBILI (AREE/SETTORI/ PRIORITA’) VALORIZZATO (SI / NO) IL BANDO DI PROGETTO (guidelines) COSTI ELEGGIBILI ORGANISMI AMMESSI AL BANDO DURATA DELL’AZIONE AMMONTARE TOTALE, E % DEI COFINANZIAMENTI

28. FORMULAZIONE IL DOCUMENTO DI PROGETTO La struttura del documento (applicationform) o la sequenza delle richieste può cambiare da Finanziatore a Finanziatore, ma i dati e le informazioni chiave da produrre restano sempre le seguenti: r L’APPLICANT DATI e “CV” (possibili CONSORZI) QUADRO LOGICO CRONOGRAMMA ATTIVITA’ PIANO FINANZIARIO (BUDGET) DESCRIZIONE DELL’INIZIATIVA E DELLE RISORSE NECESSARIE IL/I PARTNER LOCALE/I

29. L’APPROCCIO DEL QUADRO LOGICO (LOGICAL FRAMEWORK APPROACH) E’ lo strumento principale utilizzato per costruire la proposta di progetto durante le fasi di IDENTIFICAZIONE e FORMULAZIONE L’approccio prevede 2 fasi: La situazione esistente viene analizzata per sviluppare una immagine della “situazione desiderata futura” e selezionare le strategie che saranno applicate per conseguirla. 1. ANALISI • ANALISI DEI PROBLEMI • 2) ANALISI DEGLI OBIETTIVI • 3) ANALISI DELLE STRATEGIE L’idea di progetto viene siluppata in dettagli operativi 2. PROGETTAZIONE • ELABORAZIONE QUADRO LOGICO • PIANO DELLE ATTIVITA’ • DEFINIZIONE RISORSE PER ATTIVITA’ • (ELABORAZIONE DEL BUDGET)

30. 2. LA PIANIFICAZIONE FORMULAZIONE: LA PROGETTAZIONE • L’attività di progettazione è facilitata dal QUADRO LOGICO(Logical Framework). Quest’ultimo è una matrice che permette di descrivere in forma strutturata ed interdipendente gli elementi-chiave del’azione progettuale. Le sue componenti sono: • LOGICA D’INTERVENTO • INDICATORI VERIFICABILI • FONTI DI VERIFICA • PRECONDIZIONI (ESTERNE) • Il Logical Framework fornisce una metodologia per verificare la corretta strutturazione dell’intervento e supporta l’implementazione del monitoraggio e della valutazione. QUADRO LOGICO

31. IL QUADRO LOGICO Logica intervento Precondizioni (fattori esterni) Indicatoriverificabili Fonti dellaverifica Obiettivi generali Obiettivo specifico Risultati Attività Mezzi Costi Pre-requisiti per lo sviluppo del progetto

32. 2. LA PIANIFICAZIONE QUADRO LOGICO: LOGICA D’INTERVENTO OBIETTIVO GENERALE Macro-benefici a lungo termine per la società (socio-politico) OBIETTIVO SPECIFICO DEL PROGETTO Misura la trasformazione della realtà per i destinatari finali al termine dell’azione progettuale; il progetto ha 1 solo obiettivo specifico RISULTATI Miglioramenti tangibili (beni e/o servizi resi) resi disponibili per i destinatari finali ATTIVITÀ Azioni attraverso le quali il progetto punta a conseguire i risultati e persegue il raggiungimento dell’obiettivo specifico

33. QUADRO LOGICO: GLI INDICATORI Gli indicatori oggettivamente verificabili (OVIs) descrivono gli obiettivi del progetto in termini obiettivamente misurabili. La specificazione degli OVIs esprime la fattibilità degli obiettivi e forma la base del sistema di monitoraggio del progetto. Gli OVIs permettono di: - verificare la coerenza e la correttezza della logica di intervento - si applicano all’OBIETTIVO SPECIFICO e ai RISULTATI (non alle ATTIVITA’, per le quali si indicano nel QL i mezzi necessari) - monitorare i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi

34. QUADRO LOGICO: FONTI DI VERIFICA • Le Fonti di verifica descrivono dove e in quale forma è possibile trovare le informazioni necessarie a verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi espresso dagli indicatori. • Le fonti di verifica possono essere: • INTERNE AL PROGETTO • (es. report, contabilità di progetto, dati di progetto) • ESTERNE AL PROGETTO • (dati ufficiali, statistiche, bollettini, ecc.) • Le fonti esterne al progetto dovrebbero essere valutate in termini di accessibilità, affidabilità, rilevanza e dovrebbero essere accessibili a bassi costi.

35. QUADRO LOGICO: PRECONDIZIONI (esterne) Il fattore esterno è importante? SI NO Si verificherà? Non includerlo nel LFA Quasi certamente Includerlo come Presupposto E’ probabile E’ possibile il redesign del progetto per influenzare il fattore esterno? Non è probabile SI NO • Riprogettate l’intervento: • aggiungete Attività e/o Risultati • riformulate l’Obiettivo Specifico del Progetto, se necessario La Condizione è un Presupposto “killer”. Da un punto di vita tecnico, l’intervento non è realizzabile a meno che le Autorità trovino la soluzione utile affinché il presupposto si realizzi o a trasformarlo in una Precondizione integrabile. Si tratta di quei fattori che, pur importanti per la buona riuscita del progetto, sono al di fuori dell’ambito di intervento dello stesso. La valutazione dei fattori esterni viene realizzata attraverso il seguente algoritmo:

36. UN ESEMPIO DI QUADRO LOGICO LOGICA D’INTERVENTO INDICATORI OGETTIVAMENTE VERIFICABILI FONTI DI VERIFICA PRECONDIZIONI ESTERNE Obiettivo generale Tassi mortalità infantile e delle madri ridotti Obiettivo specifico Stato di salute delle donne incinte, di quelle che accudiscono i bambini, dei bambini e dei neonati migliorato Incidenza delle infezioni post-parto e neonatali all’interno dei centri sanitari ridotta da x a y dall’anno 200.. …… Dati degli ospedali e delle cliniche analizzati ex ante ed ex post …… Risultati 1.1 Servizio sanitario primario funzionante a livello di distretto 1.2 Aumento bimbi e neonati vaccinati 1.3 Medicine sufficienti 1.4 Accresciuta frequenza cliniche rurali 1.5 Madri disponibili frequenza cliniche 1.6 Copertura accresciuta e regolare da parte delle cliniche 2. Qualità ed efficienza del servizio sanitario secondario migliorata Numero di villaggi forniti di servizi sanitari regolari aumentato da x a y dall’anno 200.. Numero di bambini al di sotto dei 5 anni vaccinati contro la polio accresciuto da x a y dall’anno 200.. …… Dati del Ministero della Sanità Dati clinici di vaccinazione analizzati ogni 3 mesi …….. Nutrizione domestica migliorata attraverso un’accresciuta disponibilità stagionale di cibi ad alte proteine, e accresciuta proporzione di bambini nutriti al seno. Attività 1. Acquisto di attrezzature e acquisto/recupero ambulanze 2. Realizzare un programma di ospedalizzazione mobile 3. Reclutamento e Corsi di formazione personale per assistere la nascita 4. ……… Assistenza tecnica Attrezzature Forniture mediche (vedi il piano delle attività) Costi rimborsabili (vedi il budget) Il Ministero della Sanità mantiene livelli di finanziamento ai livelli precedenti al progetto in termini reali.

37. PROGETTAZIONE: IL PIANO FINANZIARIO FPA - BUDGETING ELABORAZIONE DEL BUDGET 1.Identificare il tipo di risorsa(di chi/cosa ho bisogno)2. Identificare la quantità di risorse (quante?)3.Identificare la durata d’impiego(per quanto tempo?) 4.Stimare i costi unitari/totali(costo per unità tempo) 5.Codificare le risorse secondo il format del Budget6. Verificare regole, totali, quadrature

38. PCM - FASE 4 Programmazione Valutazione Identificazione Implementazione Formulazione Finanziamento IL CICLO DI PROGETTO – Quadro di sintesi FINANZIAMENTO La proposta di progetto presentata viene ESAMINATA dall’autorità competente, che al termine dell’ITER (possibili negoziazioni/modifiche del testo e/o budget presentati) decide se (co)finanziare o meno l’intervento. In caso positivo, l’ente finanziatore e l’ente esecutore formalizzano in un documento LEGALE(CONTRATTO/CONVENZIONE) le modalità di realizzazione e di finanziamento nonché gli altri obblighi amministrativo/legali, derivanti per le parti dal progetto.

39. L’ITER DI FINANZIAMENTO: il caso della DGCS - PROGETTI PROMOSSI DA ONG - PRESENTAZIONE PROGETTO ALL’UFF. VII EROGAZIONE DEL FINANZIAMENTO / AVVIO DEL PROGETTO Esame di ammissibilità e correttezza formale 75 GIORNI Trasmissione dell’ONG all’Ufficio VII della Richiesta di contributo 30 GIORNI L’UFF. VII LO TRASMETTE AD AMBASCIATA, UTL ed UTC IL COM.DIR. APPROVA IL PROGETTO Nulla Osta Ambasciata Parere sugli obiettivi UTL 30 GIORNI Predisposizione della scheda di valutazione tecnico finanziaria UTL 30 GIORNI Delibera di approvazione del CD 30-90 GIORNI Proposta di contributo L’UFF.VII INVIA IL PROGETTO AL COMITATO DIREZIONALE L’UTC TRASMETTE LA SCHEDA DI VALUTAZIONE ALL’UFF. VII 30 GIORNI

40. FINANZIAMENTO MODALITA’ DI EROGAZIONE DEL FINANZIAMENTO Nota: diverse regole/dinamiche per la presentazione dei Rendiconti

41. PCM - FASE 5 Programmazione Valutazione Identificazione Implementazione Formulazione Finanziamento IL CICLO DI PROGETTO – Quadro di sintesi IMPLEMENTAZIONE Il progetto viene realizzato: tutti i MEZZI MATERIALI ed IMMATERIALI vengono progressivamente ATTIVATI nel rispetto del Piano Operativo e di Finanziamento. In questa fase - in consultazione con i gruppi-beneficiari (e/o partner locale) e gli altri attori coinvolti - si procede ad una costante verifica (MONITORAGGIO) del raggiungimento degli obiettivi pianificati. Il progetto - se necessario - può essere RI-ORIENTATO e/o CORRETTO ed alcuni obiettivi modificati, per fronteggiare errori o significativi cambiamenti intercorsi dal momento della sua formulazione.

42. IMPLEMENTAZIONE: UN INSIEME INTEGRATO DI “SKILLS” GESTIONE AMM.VA E FINANZIARIA RELAZIONI ISTITUZIONALI (DONOR, ATTORI, PARTNERS) GESTIRE UN PROGETTO COMPETENZE TECNICHE (STAFF, CONSULENTI,ECC.) LEGGI E NORMATIVE LOCALI CONOSCENZA DEL CONTESTO (USI, MODALIA’ DI RELAZIONE, ECC)

43. GESTIRE IL PROGETTO: L’AVVIO L’ONG SELEZIONA IL CAPO-PROGETTO IL CP STABILISCE I CONTATTI CON AUTORITA’ E ATTORI LOCALI IL CP PREDISPONE L’UFFICIO LOCALE LE ATTIVITA’ DI PROGETTO HANNO INIZIO IL CP SELEZIONA LO STAFF DI PROGETTO, PREDISPONE ORGANIGRAMMA E REGOLAMENTO INTERNO WORKSHOP INIZIO PRG e PREDISPOSIZIONE SISTEMA MONITORAGGIO ACCORDI OPERATIVI CON IL/I PARTNER

44. GESTIRE IL PROGETTO: L’ATTIVAZIONE DELLE RISORSE RISORSE UMANE RISORSE FISICHE RISORSE FINANZIARIE CAPO PROGETTO STAFF -PERSONALE ESPATRIATO STAFF - PERSONALE LOCALE CONSULENTI/ESPERTI MONITORAGGIO INTERNO VALUTATORI AUDITORS ESTERNI AUTOVEICOLI E/O ALTRI MEZZI DI TRASPORTO EQUIPAGGIAMENTI INFORMATICI ARREDI E ACCESSORI UFFICIO/FORMAZIONE ATTREZZATURE E EQUIPAGGIAMENTI SPECIFICI PROGETTO (sanità, educazione, agricoltura, costruzioni ecc.) VIAGGI AFFITTO/NOLEGGIO UFFICI, VEICOLI, EQUIPAGGIAMENTI UTENZE E SERVIZI VISIBILITA’ / MEDIA PUBBLICAZIONI MANUTENZIONE E FUNZIONAMENTO FONDI ROTATIVI MICROCREDITO

45. IL PROGETTO: IL PIANO FINANZIARIO Struttura del BUDGET: le risorse Eventuali Valorizzazioni

46. GESTIRE IL PROGETTO: IL MONITORAGGIO L’attività di MONITORAGGIO è parte integrante della GESTIONE del progetto. Consiste nella sistematica raccolta, analisi ed uso di DATI E INFORMAZIONI allo scopo di VERIFICARE l’avanzamento delle attività progettuali, CONFRONTARLO con quanto previsto dal piano originario e favorire il management nell’assunzione delle DECISIONI da prendere per CORREGGERE eventuali problemi di realizzazione emersi. Attività sistematica di gestione di un progetto I progressi effettivi si paragonano al piano previsto per identificare eventuali azioni o rimedi Interessa ogni livello della gestione Si basa su Rapporti Formali e Comunicazione informale Si concentra su risorse, attività e risultati del Quadro Logico

47. GESTIRE IL PROGETTO: PREDISPORRE UN SDM RIESAMINARE GLI OBIETTIVI DEL PROGETTO (LF) E DEFINIRLI CHIARAMENTE (workshop start-up) SISTEMA DI MONITORAGGIO 1 2 OUTPUT: SDA E RENDICONTI 6 DETERMINARE LE ESIGENZE INFORMATIVE (QUALI INFO) E LE RISORSE UMANE COINVOLTE FISSARE LE PROCEDURE DI MONITORAGGIO (CHI E OGNI QUANTO DEVE RACCOGLIERE LE INFO E PREDISPORRE IL REPORT 3 5 DETERMINARE GLI INDICATORI FINANZIARI (costi reali/budget previsto) E DI ATTIVITA’ (avanzamento) 4 STABILIRE UN FORMATO STANDARD PER I RAPPORTI

48. GESTIRE IL PROGETTO UN ESEMPIO: LA GESTIONE AMMINISTRATIVA PROCEDURE CONTRATTI GIUSTIFICATIVI DI SPESA Verifica il rispetto delle procedure di gestione del Donor e degli altri attori “esterni” ESTERNE Sotto la supervisione del Project Manager elabora, gestisce, archivia i Contratti e gli Agreements generati dal Progetto Raccoglie, verifica e archivia i documenti comprovanti le spese sostenute e i movimenti finanziari generati dal progetto; fornisce i suddetti documenti alla Gestione Contabile per l’imputazione dei costi. INTERNE Verifica il rispetto delle Procedure amm.ve dell’organismo; elabora specifiche procedure amm.ve per i CDR locali

49. GESTIRE IL PROGETTO IL RISPETTO DELLE PROCEDURE MANUALI GESTIONE AMMINISTRATIVA (organigramma, funzionagramma documenti, tempistica, flusso informazioni)

50. GESTIRE IL PROGETTO LA GESTIONE DEI CONTRATTI CONTRATTO / CONVENZIONE con il DONOR ed eventuali EMENDAMENTI CONTRATTI DEL PERSONALE (Project Staff – Expat/Local) (Esperti in missione / Consulenti) CONTRATTI DI ACQUISTO, AFFITTO,LOCAZIONE (veicoli, ufficio, attrezzature varie) DOCUMENTAZIONE DI TENDER E CONTRATTI PER LA FORNITURA DI BENI E SERVIZI