PLANIRANJE DOGA ĐAJA

1. PLANIRANJE DOGAĐAJA Doc dr Predrag Cvetičanin 27.03.2014.

2. PLANIRANJE DOGAĐAJA • Priroda organizacije događaja je takva da se većina vremena troši na planiranje, a vrlo malo na njihovu relaizaciju. • U idealnom slučaju planovi su tako pažljivo razrađeni da je uloga organizatora događaja svedena na to da nadzire ispravnu implementaciju planova i procedura, što onda rezultira minimalnim brojem incidenata i zadovoljstvom klijenata.

3. KONCEPT DOGAĐAJA • Na samom početku procesa menadžmenta događaja nalazi se pravljenja koncepta događaja. Time je obuhvaćeno definisanje svrhe i ciljeva događaja, kao i specifičnih ciljeva prema kojima će se meriti uspešnost događaja. • Svim stakeholderima, interesno-uticajnim grupama (uključujući i sponzore) potrebno je prvo predstaviti koncept događaja

4. IZJAVA O MISIJI/SVRSI DOGAĐAJA • Prvi korak predstavlja razvoj jednostavne izjave koja ukratko opisuje svrhu ili misiju događaja. • Vrlo često svrha događaja postaje sve nejasnija kako se datum događaja približava. Različite interesne grupe imaju različite interese, te takva situacija može dovesti do premeštanja fokusa kojeg većina interesnih grupa nije ni svesna. • Izjava o misiji trebala bi osigurati da planiranje i izvedba događaja ne promene smer, te da se inicijalna namera i ispuni.

5. OPŠTI CILJEVI DOGAĐAJA • Svrha se može dalje raščlaniti na opšte i specifične, merljive ciljeve, Pri tom događaj može imati jedan ili više ciljeva. • Ne može se dovoljno naglasiti koliko je važno da sve što ima veze sa događajem mora podržavati njegovu svrhu i ciljeve. Odabir boja, zabavni programi, prezentacije i slično moraju zajedno delovati kako bi se ostvarila svrha i ciljevi događanja. • Od samog početka treba prepoznati ciljeve i imati ih na umu u svim fazama planiranja

6. ODREĐIVANJE SPECIFIČNIH CILJEVA • Na temelju opšth ciljeva razvijaju se detaljni i specifični ciljevi. Specifični ciljevi trebali bi biti realistični i merljivi. Određene zadate mere, postotci i prodaja najčešći su pokazatelji koji se koriste za merenje ciljeva. • Evaluacija ishoda događaja nije moguća ako opšti i specifični ciljevi nisu od početka bili jasni. • Zato bi ciljevi trebalo da budu SMART – specifični, merljivi, ostvarivi, reaiIstični i vremenski ograničeni

7. ODREĐIVANJE SPECIFIČNIH CILJEVA • U slučaju događaja, stepen ostvarenosti specifičnih ciljeva procenjuje se pomoću sledećih mera • Broja gledalaca • Demografskih karakteristika o publici (starost, prebivalište, zemlja rođenja) • Prosečne potrošnje gledalaca • Stepena prepoznavanja sponzora • Prodaje sponzorovih proizvoda • Ekonomskog učinka događaja • Dobiti

8. IZRADA PREDLOGA DOGAĐAJA • U fazi planiranja događaja predlog događaja bi trebalo da sadrži svrhu i opšte i specifične ciljeve događaja, kao i podatke o organizaciji, prostornom rasporedu te društvenim, ekološkim i ekonomski učincima događaja. • Karte i makete mogu biti vrlo korisne za ilustraciju koncepta događaja, dok detaljni planovi origuravaju realističnost klijentovih očekivanja.

9. PLAN DOGAĐAJA I • OPIS DOGAĐAJA • Naziv događaja • Vrsta događaja • Lokacija, deo grada i okrug • Datum • Trajanje/vreme • Pregled i svrha/koncept • Opšti i specifični ciljevi • ORGANIZACIJA DOGAĐAJA • Odgovornost za organizaciju događaja • Glavne interesne grupe i agencije

10. PLAN DOGAĐAJA II • Fizički uslovi • Prostor • Smer puta za ulična događanja • Karta događaja • Razmeštaj (u zatvorenom prostoru) • Publika • Uticaj • Društveni • Ekološki • Ekonomski

11. KORIŠTENJE SREDSTAVA ZA PLANIRANJE • Organizacijski dijagrami, karte i makete, Gantogrami, rasporedi i kontrolne liste korisna su sredstva za prezentaciju materijala i informacija klijentima, zaposlenima i stakeholderima. • Karte • Makete • Gantogrami • Rasporedi/scenariji • Kontrolne liste

12. KARTE • Karte su praktičan način predstavljanja događaja, posebno građevinskim radnicima koji će nam možda biti potrebni prilikom uređenja lokacije. • Danas postoji veliki broj kompjuterskh programa pomoću kojih se mogu generisati mape koje omogućavaju raznim uključenim stranama bolje snalaženje u rpstoru održavanja događaja

13. MAKETE • Makete su takođe vrlo korine, budući da je većini klijenata teško da zamisle stvari u trodimenzionalnom prostoru. • Maketa takođe može pomoći u mnogim aspektima organizacije događaja, poput kontroliranja masa. • Pomoću trodimenzionalne ilustracije lakše ćemo uočiti uska grla i druge potencijalne probleme.

14. GHANTOV DIJAGRAM • Ghantov dijagram se najčešće koristi u raznoj fazi planiranja i u razdoblju pre samo događaja. • Prednost ove vrste grafikona jeste u tome što jasno pokazuje međuzavisnost zadatakA • sponzori i štampanje promotivnih materijala)

15. GRANTOV DIJAGRAM

16. RASPORED/SCENARIO • Raspored je neizbežno pomagalo za većinu organizatora događaja. To je program, odnosno popis rasporeda događaja. U preliminarnim fazama planiranja raspored je vrlo jednostavan, te se tačno vreme određuje samo za određene elemente događanja. • Međutim kako planiranje napreduje i raspored postaje sve detaljniji tako da na kraju dobijemo scenario događaja u kome su svima precizno određene uloge i trenutak akcije.

17. ORGANIZACIJSKI DIJAGRAM • Organizacijski dijagram je još jedno važno sredstvo koje se koristi prilikom planiranja. • Nakon što su svi zadaci identifikovani i logički grupisani, potrebe za osobljem na događaju postaju mnogo jasnije i mogu se prikazati na organizacijskom dijagramu

18. KONTROLNE LISTE • Na najdetaljnijem nivou planiranja kontrolne liste su nezamenljive. To su kontrolna sredstva koja osiguravaju da osoba koja izvršava zadatke ne zaboravi ni jedan detalj. • Detaljni i pravilno implementirani planovi klijentu pružaju sigurnost, organizacijskom timu omogućavaju efektivnije obavljanje poslova, te povećavaju verju u ostvarivanje ciljeva događaja.