Business Value of Collaboration

1. Suche Benachrichtigungen Meeting Workspaces Team Sites Formularwesen Portfolio Management Business Value of Collaboration IM / Email / Telephony Audio/Video & Web Conferencing

2. Business Value of CollaborationWorum geht es? • Business Value • Wert einer Lösung aus Unternehmenssicht • z.B. ausgedrückt in „harten Zahlen“ (ROI) • Collaboration • Die Zusammenarbeit von Anwendern wird durch geeignete Tools unterstützt • Zielsetzung des Vortrags • Mehrwert von Collaboration greifbar machen • Praxisansätze zur Messung des Mehrwerts • Aktuelle Markttrends und Prognosen • Microsoft Collaboration Roadmap

3. Business Value of CollaborationAgenda • Collaboration – Einsatz und Trends • Return on Collaboration • Microsoft Collaboration Futures • Ressourcen und Q&A

4. Business Value of CollaborationAusgangssituation Informationsdefizit in der Informationsflut 80% der Informationen liegen in unstrukturierten „Dateninseln“ Mitarbeiter verbringen etwa 30% ihrer Zeit mit dem Suchen nach Informationen 1) Jedes Dokument existiert durchschnittlich 7 mal im Unternehmen 1) Neue Formen der Zusammenarbeit Weltweit verteilte „virtuelle“ Projektteams Lokaler Bezug zum Arbeitsplatz spielt untergeordnete Rolle E-Mail ist zum primären Kommunikationsmedium geworden Beschleunigung der Taktfrequenz im Business Innovationsdruck durch Globalisierung Time-to-Market wird zum kritischen Erfolgsfaktor Entscheidungen müssen in kürzeren Zeiträumen getroffen werden • IDC Studie

5. Collaboration Einsatz und TrendsBegriff Die Zusammenarbeit von Anwendern mit gemeinsamer Zielsetzung (z.B. Projektteam) wird durch geeignete IT-Tools (Collaborationlösungen) unterstützt

6. Collaboration Einsatz und TrendsMarktüberblick und Trends Deutliches Wachstum • Etwa 1 Mrd. € Umsatz für Collaborationsoftware 2004 in EMEA1) • Steigerung gegenüber dem Vorjahr um 14% • Microsoft und IBM mit höchstem Umsatzanteil • Zusätzlich etliche Anbieter für Speziallösungen Aktuelle Trends und Prognosen • Starke Adaption von „Next Generation“ Tools • Erhöhte Bedeutung von Präsenzinformationen • Vereinheitlichung von asynchronen und real-time Collaborationstechnologien • Stärkere Integration in Geschäftsprozesse(„Contextual Collaboration“) • Tendenz zu integrierten Collaborationslösungen • Gartner Dataquest Report 2005 • Marktabgrenzung: ECM, E-Mail / Calendaring, Web Conferencing und Team Collaboration

7. Collaboration Einsatz und TrendsNutzenkategorien • Eigene Studien • IWPI-Studie „IT Support for Global Collaboration“ (www.iwproductivity.org) • Qualitätsaspekte laut Gartner

8. Business Value of CollaborationAgenda • Collaboration – Einsatz und Trends • Return on Collaboration • Microsoft Collaboration Futures • Ressourcen und Q&A

9. Optimizing Changing Supporting Operating Return on CollaborationMicrosoft Business Value Framework Der IT- Lifecycle vom Business Need bis zur fertigen Implementierung Customer pain Business Need Design solution Define Vision Define scope Build Solution Stabilize and test Deploy Support Operate REJ OptA Value Analysis ServiceDelivered Business Need Build Deploy ROI TCO Betrieb & Wartung Analyse & Entscheidung Implementierung

10. Return on Collaboration”OptA” Framework Studie zur Weiterentwicklung des IT Arbeitsplatzes Anwenderperspektive steht im Vordergrund Definition einer Fokusgruppe (z.B. Projektteams) Wie effizient nutzen die Anwender ihren IT Arbeitsplatz? Anforderungen und Verbesserungspotenzial Vorgehensweise Interviews innerhalb der Fokusgruppe Entwicklung eines Lösungsdesigns Proof of Concept bzw. Pilot Definition von Metriken und Wirtschaftlichkeitsberechnung Ergebnisse Ist-Betrachtung bezüglich der Nutzung von IT Auf Anwenderanforderungen abgestimmtes Lösungsdesign Business Case (Verkürzung von Projektlaufzeiten, ROI, Payback etc.) Qualitative Nutzenbetrachtung

11. Return on CollaborationQuantifizierung des Mehrwertes Sonst. finanz. Auswirkung Zeitersparnis Anwender Sonst. Kostenreduktion Qualitativer Nutzen Zeitersparnis IT Risikoreduktion 1. Klassifizierung der Auswirkung 2. Quantifizierung (Beispiel: Zeitersparnis Anwender) • Anzahl betrachteter Vorgänge aktuell und zukünftig [h] • Dauer pro Vorgang aktuell und zukünftig [h] • Finanzielle Bewertung (Vollkostensatz, Wertschöpfung) [€ / h] • Produktivitätswirksamkeit [%] Hilfestellung: Referenzstatistiken, Studien, Expertenschätzung, Pilot

12. Return on CollaborationQuantifizierung des Mehrwertes Größenordnungen nur zur Illustration Nach Abschätzung von Projekt- und Betriebskosten ergeben sich Jährliche Einsparungen in Personentagen und € Zahlungsreihe (3 bis 5 Jahre) Kennzahlen der Investitionsrechnung (ROI, NPV, IRR, Payback)

13. Return on Collaboration Qualitativer Nutzen • Nicht alle Aspekte können angemessen durch monetäre Kennzahlen ausgedrückt werden • „Weiche“ Faktoren sind wesentlicher Bestandteil des Nutzens von Collaboration • Ein vollständiger Business Case sollte auch diese Punkte berücksichtigen „Although the value of collaboration may not be immediately apparent, that doesn‘t mean it‘s not paying off in big dividends.“ (Gartner 2005)

14. Return on CollaborationGegenüberstellung mehrerer Alternativen Gering Alternative 3 Web-Conferencing für Projektteam • Der Umfang der Kreise gibt qualitative Kriterien wieder: • Strategische Aspekte • Dringlichkeitsaspekte • Kurze Projektlaufzeiten • Wenige Systeme betroffen • Geringes Risiko Alternative 2 Team-Sites für Bereich XY (relative) Komplexität • Viele Abhängigkeiten • Hohe Unsicherheit • Hoher Integrationsaufwand Alternative 1 Unternehmensweite Collaborationservices Hoch 0 % 200 % 400 % Quantitativer Nutzen (ROI, Kapitalwert)

15. Business Value of CollaborationAgenda • Collaboration – Einsatz und Trends • Return on Collaboration • Microsoft Collaboration Futures • Ressourcen und Q&A

16. Enterprise Content Management Make it simple to author & managecontent and documents Personal Productivity Increase employee self-sufficiency and effectiveness Team Collaboration Keep co-workers, partners and customers in sync Knowledge Discovery and Insight Make the right information available to more people Information Worker Solutions Build client and web-based applications with workflow and line-of-business interoperability Fundamentals Make it more secure, manageable and reliable Microsoft Collaboration FuturesOffice System Investitionsbereiche www.microsoft.com/office/preview

17. Personal Productivity Increase employee self-sufficiency and effectiveness Microsoft Collaboration FuturesOffice 12 Produktivität • Individuelle Anwenderproduktivität • Oberfläche und Usability • Unterstützung mobiler Anwender • Management von Zeit, Aufgaben und Informationen Neuerungen (Beispiele) • Ergebnisorientierte Benutzeroberfläche • Professionelle Visualisierung • XML basiertes Dokumentenformat • Sharepoint Offline Funktionalität • Einfachere Sharepoint Extranet Nutzung

18. Microsoft Collaboration FuturesOffice12: Ergebnisorientierte Oberfläche Prototype only

19. Microsoft Collaboration FuturesOffice 12 Enterprise Content Management • Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. • Management des Lebenszyklus von Content auf einer einheitlichen Plattform, die einfach zu verwalten und zu nutzen ist Enterprise Content Management Make it simple to author & managecontent and documents Neuerungen (Beispiele) • Verbessertes Handling von Metadaten • Navigation in Sharepoint • Dokumentenfreigabe und Workflow • Berechtigungen, Auditing und Dokumentenhistorie • Zentrale Steuerung von IRM Policies und Gültigkeit nach Contenttyp

20. Microsoft Collaboration FuturesOffice 12 Collaboration • Verbesserte Zusammenarbeit im Team, in der Organisation sowie mit Kunden und Partnern • Stärkere Integration von Collaboration-Tools Team-Collaboration Keep co-workers, partners and customers in sync Neuerungen (Beispiele) • Integration von Telephonie, Web Conferencing, Präsenz und IM • Ad hoc und strukturierte Workflows (WSS, Frontpage, Workflow SDK) • Verbesserte Suche, Benachrichtigung, RSS Support • Project Workspaces in Sharepoint • Nutzung von Meeting Informationen (Aufzeichnungen, Post-Meeting Search, gemeinsame Notizen)

21. Business Value of CollaborationRessourcen • Microsoft Collaboration Website • www.microsoft.com/collaboration • Microsoft Business Value Website • www.microsoft.com/value • Information Work Productivity Institue (IWPI) • www.iwproductivity.org • Office 12 Preview • www.microsoft.com/office/preview