מהי מערכת ומהי מערכת מידע?

1. מהי מערכת ומהי מערכת מידע? • מערכת – קבוצה של רכיבים שיש ביניהם קשרי גומלין, הפועלים יחדיו להשגת מטרה משותפת. • מערכת מידע מורכבת מחומרה, תוכנה, צוות, נהלים ונתונים, העובדים יחד לשם השגת מטרה משותפת של ניהול מידע. • נתון: עובדה המובעת ע"י מספר, הצהרה או תמונה. נתון קושר ערך לתכונה. • דוגמאות: גובה של אדם, צבע של בגד, שרטוט של בניין. • מידע: נתונים בעלי משמעות בהקשר כלשהו. • דוגמאות: גובה של שחקן כדורסל מסוים, צבע הבגדים האהוב על מישהו, שרטוט הדירה שלי. ניתוח מערכות מידע

2. שלושת המימדים של מערכת מידע • סטטי (Static) – מייצג את נקודת המבט המבנית (של הנתונים) על המערכת. • דינמי (Dynamic) – מייצג את נקודת המבט ההתנהגותית (של הבקרה) על המערכת. • פונקציונלי (Functional) - מייצג את ההתמרות המתבצעות במערכת. ניתוח מערכות מידע

3. ניתוח מערכת מידע • ניתוח מערכת – חקירת המערכת כדי להחליט מה יש לעשות כדי לשפר פעולתה. הניתוח נעשה בד"כ ע"י חלוקת המערכת לרכיבים ולימוד דרכי פעולתם וכן לימוד השילוב של הרכיבים. • מבצעים ניתוח מערכת כשיש בעיות בפעולתה. • התוצר של ניתוח מערכת מידע – קביעת הדרישות מהמערכת. • פיתוח מערכת באופן עצמאי • שימוש במוצרי מדף או רכיבים קיימים ניתוח מערכות מידע

4. קלט עיבוד פלט משוב נתונים גולמיים הפיכת נתונים למידע מידע מעובד לצורכי המשתמשים מודל של מערכת מידע ניתוח מערכות מידע

5. תכונות של מערכות (מידע) • מטרה מרכזית - Central purpose. • מבנה – System structure . • שילוב מערכתי – System integration. • סביבה – Environment. • מדדי ביצוע – Performance measures. • תשומות ותפוקות – Inputs and outputs. • משאבים – Resources. • התמרות – Transformations. ניתוח מערכות מידע

6. מצבי עיבוד של מערכת מידע • עיבוד מקוון (Online processing). • עיבוד אצווה (Batch processing). • עיבוד מקוון הנו עדכני יותר, מורכב יותר לניתוח, לתכן ולתכנות, דורש יותר משאבי מחשוב ומקל על השגת איכות טובה של נתונים. • עיבוד אצווה הנו יעיל יותר מבחינת ניצול משאבי מחשב ולפעמים גם מבחינת ניצול משאבי אנוש. ניתוח מערכות מידע

7. פלטים של מערכות מידע • מערכות מידע מספקות מידע ע"י דו"חות (Reports) ושאילתות (Queries). • דו"ח מוצא בד"כ מדי תקופה מסוימת (יום, שבוע, חודש..) • סוגי דו"חות: מפורטים (Detailed), מסכמים (Aggregate), וחריגים (Exceptions). • לצורך הפקת דו"חות חריגים יש להגדיר תקנים שאליהם יושוו ביצועי המערכת. • שאילתות מופעלות בדרך כלל באופן אקראי ובהן מדווחים על פעילויות שגרתיות ועל מצבים משתנים. ניתוח מערכות מידע

8. סביבה לקוחות קלט עיבוד פלט משוב ארגון בעלי עניין מתחרים רשויות מערכת מידע בסביבה ארגונית ספקים ניתוח מערכות מידע

9. סווג הבעיות הארגוניות • בעיות מובנות- בעיות שכל המאפיינים החשובים שלהן ניתנים לניסוח מתמטי. בבעיות מסוג זה מנסחים מודל המתאר את רמת הבצוע של המערכת בתלות בדרכי הפעולה. הפעולה הנבחרת משיאה את רמת הבצוע. בבעיות מסוג זה ניתן לעיתים למכן את תהליך קבלת ההחלטות. דוגמה: תהליך ניהול מלאי. • בעיות מובנות למחצה – בעיות שרק חלק מהן ניתנות לניסוח מתמטי. כאן בונים מודל המייצר מספר חלופות. החלופה הנבחרת נקבעת באופן אינטואיטיבי. דוגמה – בחירת מיקום מפעל. ניתוח מערכות מידע

10. סווג הבעיות הארגוניות )המשך( • בעיות לא מובנות- בעיות שלא ניתן לנסח בהן את המאפיינים החשובים שלהן. בבעיות מסוג זה יש לעיתים מידה רבה של אי-ודאות. כאן מקובל להיעזר במומחים בקביעת ההחלטה. ניתוח מערכות מידע

11. תתי מערכות של מערכת מידע ניהולי • מערכת עיבוד עסקאות – TPS Transaction Processing system • מערכת תומכת ניהול – MSS Management Support System • מערכת תומכת החלטות – DSS Decision Support System ניתוח מערכות מידע

12. מערכת עיבוד עסקאות • עסקה – כל פעולה המשנה את המצב של הארגון. • העסקה מהוות את המרכיב הבסיסי של הפעילות הארגונית. • תזרים עסקאות בארגון כולל: אישור, ביצוע, רישום ואחריות לנכסים (ערכים). • העסקה (תנועה) הממוחשבת נועדה לשמש כלי אמין לרישום הפעולות העסקיות במערכות המחשוב. • עסקה היא יחידת עבודה/ביצוע בלתי נחלקת, הגורמת לרישום נתונים במאגרים, אשר יכולה להסתיים רק בהצלחה מלאה או בכישלון מלא. ניתוח מערכות מידע

13. מערכת עיבוד עסקאות (המשך) • המערכת אוספת, מצרפת, מפצלת ומעבדת נתונים יומיומיים שיוצרים את הבסיס להערכת הפעילות של הארגון. • המערכת מונעת ע"י התרחשות של אירועים המשנים את מצב הארגון. דוגמאות: הזמנת מוצר, קבלת משלוח ח"ג, הספקת מוצר. • המערכת מתוכננת לעקוב אחר זרימת העסקאות בארגון. • המערכת מטפלת בבעיות שהן לרוב מובנות ומטופלות בפרקי זמן קצרים. • הפלט של מערכת ה TPS הנו בד"כ קריטי לקיום הארגון. • ה TPS הנה הבסיס למערכות המידע הארגוניות. ניתוח מערכות מידע

14. מערכת תומכת ניהול • המערכת תומכת בבקרה על הפעילויות הארגוניות. • הנתונים למערכת נאספים ברובם במערכת עיבוד העסקאות. • דו"חות אופייניים: מוצרים שיש לספקם בתקופה נתונה, השקעות משאבים במוצרים, מספר תקלות במוצרים. • לעיתים קולטים במערכת ה-TPS נתונים עבור מערכת ה-MSS. לדוגמא – נתוני מספרי הפגמים שמיצר כל עובד משמשים לקביעת תוכנית הדרכה לעובדים. ניתוח מערכות מידע

15. מערכת תומכת החלטות • המערכת משמשת כלי עזר לתכנון. • המערכת מטפלת בבעיות שהן ברובן מובנות למחצה ולכן היא בוחנת לעיתים קרובות את ההשלכות של החלטות ניהוליות על מצב הארגון (what if). • המערכת מצטיינת במנשק משתמש ידידותי במיוחד המאפשר הפעלה פשוטה ע"י מנהלים. • מסד הנתונים של המערכת הנו בד"כ בעל אופי אינטגרטיבי והוא נגזר ומסוכם ממערכות ה-TPS של הארגון וממערכות חיצוניות נוספות. ניתוח מערכות מידע

16. רמות ארגוניות וצרכי המידע שלהן • מבחינת השימוש במערכות מידע מבחינים בארבע רמות ארגוניות. • רמה לבלרית – Clerical level. • בקרה תפעולית – Operational management. • בקרה ניהולית – Tactical management. • תכנון אסטרטגי – Strategic planning. • שלש הרמות האחרונות הן רמות ניהוליות. ניתוח מערכות מידע

17. רמות ארגוניות וצרכי המידע שלהן (המשך) • הרמה הלבלרית – מדווחים על ביצוע מטלות יומיומיות. קבוצה זאת כוללת אנשי מכירות, פועלי יצור, מחסנאים ועוד.דיווחים אופייניים: מכירה, תעודת משלוח, תחילת בצוע פק"ע. תדירות השימוש במידע גבוהה מאד. • בקרה תפעולית – המנהלים כאן עוסקים בעקר בפעולות בקרה בטווח המיידי. נדרש כאן מידע בעל פרוט גבוה בתחום צר של עיסוק. תדירות השימוש במידע גבוהה. ניתוח מערכות מידע

18. רמות ארגוניות וצרכי המידע שלהן (המשך) • בקרה ניהולית – רמה זו של ניהול עוסקת בקביעת תוכניות שמטרתן ביצוע התכנון של הרמה מעל. מנהלים אלה עוסקים בתכנון, בהקצאת משאבים ובבקרה על עמידה במטרות ובמשימות ארגוניות. נדרש כאן מידע תחומי ממוקד (שיווק, ייצור,..), בתדירות בינונית, בעל פרוט בינוני בטווח קצר. • תכנון אסטרטגי – כאן נקבע הכוון שאליו מתקדם הארגון. המנהלים קובעים את המשימות הארגוניות ואת האסטרטגיות והתוכניות לביצוען. נדרש כאן מידע שברובו מגיע ממקורות חיצוניים, בעל פרוט נמוך, בתחום רחב ולטווח ארוך. תדירות השימוש במידע נמוכה. ניתוח מערכות מידע

19. מחזור החיים של מערכת מידע • פיתוח מערכת מידע הינו תהליך הנדסי המתבצע באמצעות אנשי מקצוע, משתמשים, מתודולוגיות וכלי תוכנה. • שלבים עיקריים של פיתוח מערכות מידע:ייזום, חקר מצב קיים, חקר ישימות, ניתוח, תכן, יישום, הטמעה ואחזקה. ניתוח מערכות מידע

20. מחזור החיים של מערכת מידע (המשך) • ייזום המערכת – איתור ראשוני של הבעיות הקיימות ושל הצורך במערכת מידע חדשה. • חקר מצב קיים – לימוד מצב ובעיות הארגון ומערכת המידע הקיימת בו. אפיון ראשוני של תכונות מערכת המידע הרצויה. • חקר ישימות – בחינת פתרונות אפשריים למערכת מידע רצויה, קבלת הצעות לפיתוח או לרכישה, הערכת הצעות והשוואתן, בחירת הצעה מועדפת, התקשרות לפיתוח. ניתוח מערכות מידע

21. מחזור החיים של מערכת מידע (המשך) • ניתוח המערכת – הגדרה מפורטת ומדויקת של מערכת המידע החדשה, כולל הפונקציות, מאגרי המידע וזרימת המידע במערכת. • תכן המערכת – תכנון כללי ומפורט של מרכיבי מערכת המידע על פי הגדרות שלב הניתוח. • יישום המערכת – תכנות התכניות ומרכיבי מערכת המידע, בדיקת תקינות. • הטמעה ואחזקה – הדרכת משתמשים, הסבת נתונים, שיטות עבודה, תיקון באגים ואחזקה. ניתוח מערכות מידע

22. בנה גרסה ראשונה ערוך שינויים, עד שהלקוח מרוצה הפעלה מבצעית פיתוח פרישה אחזקה מודלים לפיתוח מערכות מידעבנה ותקן (build & fix) ניתוח מערכות מידע

23. שינוי בדרישות שילוב מימוש תכן דרישות אפיון אימות אימות אימות אימות אימות אימות פיתוח אחזקה הפעלה מבצעית פרישה מודלים לפיתוח מערכות מידעמודל מפל המים (waterfall model) ניתוח מערכות מידע

24. שינוי בדרישות שילוב מימוש אב-טיפוס תכן אפיון אימות אימות אימות אימות אימות אימות פיתוח אחזקה הפעלה מבצעית פרישה מודלים לפיתוח מערכות מידעמודל אב-טיפוס מהיר (rapid prototype) ניתוח מערכות מידע

25. ארכיטקטורה אפיון דרישות אימות אימות אימות הנדסת מערכת הקמת מבנה (build) 1,2,...,n מימוש מימוש מימוש תכן מפורט מימוש שילוב פיתוח בדיקות אחזקה הפעלה מבצעית מסירה פרישה מודלים לפיתוח מערכות מידעמודל אינקרמנטלי א' (incremental model) ניתוח מערכות מידע

26. מבנה 1 אפיון מבנה 2 אפיון תכן תכן מימוש ושילוב מבנה n אפיון מימוש ושילוב מסירה תכן מסירה קבוצת אפיון קבוצת תכן מימוש ושילוב קבוצת מימוש מסירה מודלים לפיתוח מערכות מידעמודל אינקרמנטלי ב' ניתוח מערכות מידע

27. נהלי פיתוח, מתודולוגיות וכלי CASE • נוהלי פיתוח – דואגים ליעילות ואיכות תהליך הפיתוח. למשל, משרדי הממשלה בישראל אמצו בסוף שנות ה- 80 את נוהל מפת"ח (מסגרת, פיתוח ותחזוקת מערכות ענ"א). • מתודולוגיות – אוסף שיטות וטכניקות לביצוע תהליך הפיתוח. למשל: מתודולוגיות מכוונות עצמים, מתודולוגיות תהליכיות ו- OPM. • כלי הנדסת תוכנה – CASE (Computer Aided Software Engineering) ניתוח מערכות מידע

28. גישות לפיתוח מערכות מידע • גישה פונקציונלית • DFD (Data Flow Diagram) • ADDISA (Architectural Design of Information Systems based on Structured Analysis • גישה מבנית • רלציונית: ERD (Entity-Relationship Diagram) • מכוונת עצמים: UML (Unified Modeling Language) • גישה פונקציונלית-מבנית • FOOM (Functional Object-Oriented Methodology) • OPM (Object-Process Methodology) ניתוח מערכות מידע