Oplæg om KLs emnesystematik

1. Oplæg om KLs emnesystematik Ole Cohen KL obc@kl.dk / 3370 3381

2. Udfordringen for kommuner er…… …et stadig skift i - myndighedsstrukturer - teknologi - administrationskultur ….med stigende atomisering og automatisering af opgaveløsningen

3. Der skal svares på mange ting • Har der været en klage om hjælpemidler den 23/11-01? • Hvad har Kulturforvaltningen givet af dispensationer de sidste 2 måneder? • Hvor er sagen om Peter Jensen (cpr. 271048-1993)? • Hvilke medarbejdere har hjemmearbejdspladser? • Hvor er referaterne fra byggemødet med Entreprenør Hasholt? • Hvor er det sidste indsigelserne til Lokalplan nr. 23?

4. Så der er behov for ”navigation” at planlægge at styre at kontrollere og korrigere Fokus er på redskaber til styring - Management

5. Kært barn har mange navne • Asset Management • Content Management • Knowledge Management • Human Ressource Management • WorkFlow Management • Total Quality Management • ”Anger Management” • nn-Management

6. Udsagn! Det offentlige har brug for at kunne mikse værdier med indhold for at opnå viden - ved hjælp af kompetencer/ressourcer, arbejdsprocesser og teknologi Brug af Digital Asset Management kombineret med Content Management Systems giver virksomheder mulighed for Knowledge Management – ved hjælp af Human Ressource Management, WorkFlow Management og Informationsteknologi

7. Offentlig Asset og Content (værdi og indhold) Kræver registrering af: • Administrativ værdi = forvaltningshandlingen • økonomi som værdi kører allerede på skinner • Administrativt indhold = Opgaven (retlighed) • både myndigheds og serviceopgaver Sammen med registrering af: • Tid, sted, part(er) samt tekniske metadata ….skabes grundlaget for videnforvaltning (..styring)

8. ”Ambitionstrappen” Vidensforvaltning ”Alt” Informationsstyring Omfang Ledelsesinformation Handling Almindelig statistik Emne Genfinding Logik Simpel oversigt = de store kulturspring

9. Hvad skal registreres - ABCD modellen Afgørelser1:1 Baggrundsviden(valideret) A D B C Beslutninger1:n Styringsdata(ledelsesinfo) Der er forskel på forvaltningsdokumentation og historisk dokumentation

10. Lad os vende tilbage til spørgsmålene fra før • Har der været en klage om hjælpemidler den 23/11-01? • Hvad har Kulturforvaltningen givet af dispensationer de sidste 2 måneder? • Hvor er sagen om Peter Jensen (cpr. 271048-1993)? • Hvilke medarbejdere har hjemmearbejdspladser? • Hvor er referaterne fra byggemødet med Entreprenør Hasholt? • Hvor er det sidste indsigelserne til Lokalplan nr. 23?

11. Der er mange tilgange til spørgsmålene • Tid (den 23/11-01 og de sidste 2 måneder) • Parter (Peter Jensen og Entreprenør Hasholt) • Emner (hjælpemidler og lokalplan) • Handlingsaspekter (klage, dispensationer og indsigelser) • Instans (Kulturel Forvaltning) …og for at kunne svare på spørgsmålene…..

12. …kræver det mange forskellige registringer (opmærkninger) • Har der været en klage om hjælpemidler den 23/11-01? • Hvad har Kulturforvaltningen givet af dispensationer de sidste 2 måneder? • Hvor er sagen om Peter Jensen (cpr. 271048-1993)? • Hvilke medarbejdere har hjemmearbejdspladser? • Hvor er referaterne fra byggemødet med Entreprenør Hasholt? • Hvor er det sidste indsigelserne til Lokalplan nr. 23?

13. KLE er et hjælpemiddel til registrering (opmærkning) af: • Hvad sagen handler om = Emnet • De kommunale opgaver • Hvad kommunen gør ved sagen = Funktionsfacetten • Den administrative handling • Retskilden = Relevante §§ og lovenes populærbetegnelse ud for hvert emne

14. KLE består af: • Emneplanen (ca 2000 kommunale emner) • med funktionsfacetter • med lovhenvisning • Servicesiderne • med råd om brug af emnenumre og facetter og • vejledning om administrationen af de enkelte emner • Stikordene (ca 14.000 søgeord) • med synonymer • Vejledninger • Introduktion og brugsvejledning • Specialvejledning til funktionsfacetter

15. KLE´s nummeropdeling: Hovedgrupperne Hovedgruppe 00 er til sager om kommunens overordnede sager, eller til sagstyper, der vedrører hele kommunens virksomhed eller omfatter flere af emneplanens hovedgrupper Fx sager om borgerrepræsentationen, forvaltningsstruktur, forvaltningsregler, kommunens samlede budget eller kommunens åbningstider. I I hovedgrupperne 01-25 og 50 - 60 registreres sager om kommunens virksomhed - det, som kommunen laver i forhold til borgere/brugere. Fx børnepasning, vejbelysning, planlægning, undervisning eller sygehusvæsen Hovedgruppe 30 dækker opgaver vedrørende stat og statsamt. Fx ændring af politikreds, postdistrikt etc. Hovedgruppe 80-87 dækker sager, der vedrører kommunens egne ressourcer. Fx sager om personale, kommunale ejendomme og indkøb

16. Opbygning af KLE 1

17. Opbygning af KLE 2

18. Opbygning af KLE 3 Særlige numre til København, BRK og amter

19. Opbygning af KLE 4

20. Opbygning af KLE 5

21. Opbygning af KLE 6

22. Opbygning af KLE 7

23. Opbygning af KLE 8 Funktionsfacetterne • A-facet • Måden, som kommunen/ institutionen er bygget op på. Beskrivelse af, hvordan kommunen vil fungere. • P-facet • De planer, regler, dispensationer, som kommunen/institutionen vil administrere/besvare sager efter (»lovgrundlaget«). • S-facet • Overordnet økonomi til bevaring. • Ø-facet • Rutinepræget Økonomi til kassation. • G-facet • Ja/nej-sager ud fra bl.a. P, S og Ø.  • K-facet • Kommunens tilsyn med forskellige ting samt tilsyn med kommunen. Klager over kommunens/institutionens arbejdsområder. • I-facet • Informativt materiale, hvor kommunen/institutionen ikke direkte er sagsbehandlende..

24. KLE-NEM • Browserversion til PC og Intranet • Muligheder for opslag og krydsning af oplysninger • Muligheder for at skræddersy til fx institutioner/målgrupper • Mulighed for redigering/styring af opmærkning • Mulighed for opslag i 14.500 ajourførte stikord for borgere (Vissenbjerg, Næstved mv.) • Bidrag til validering af data i systemer

25. Hvad er det så KL har fat i? • En kontrolleret emneordsliste • med hierarki • branchebestemt • med referencetaksonomier (lov/§, handlingsfacetter, blanketter , bevaring/kassation mv) • Offentlige værdikæder • Et redskab til styring af data og forandring • mapning ift andre systematikker (kontoplan ARF-plan, Socialministeriet, OIO´s emnesystem mv.) • opgave-overblik der løbende ajourføres (både myndigheds, service- og driftsopgaver)

27. KLEs hovedprincipper • Opgavetilgang (emne) • Retskildetilgang (§§ pr. emne) • Handlingstilgang (Funktionsfacetter) • Tesaurustilgang (kontrollerede søgeord) • Mapning til andre off. Systematikker (ARF, OIO, Statsamt, Kontoplan, std. blanketter) • Hierarkisk 100-tals systematik • Løbende ajourføring (pt. ½ årlig) • Redaktionel styring (KL og lokalt)

28. KLE-XML som produkter • KLJ – KLs journalplan • BRK –Bornholm Regionkommunes emneplan • KKe – København Kommunes emneplan • KLE-NEM – Browser søgemodul • Delplaner – Renosam, ASB (sårbare børn) • Specialprodukter – Kompetenceplaner og opgaveoversigter (Nykomst, TF)