Evaluación Documental Orígenes y desarrollo Vigésimo Aniversario

1. COMISIÓN UNIVERSITARIA DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Evaluación Documental Orígenes y desarrollo Vigésimo Aniversario de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos

2. María Teresa Bermúdez Muñoz Representante de la Sección de Archivística “Evaluaciónde Documentos”

3. Teoría archivística

4. Tratamiento archivístico Clasificación Ordenación Descripción Evaluación • Identificación

5. Artículos del 11 al 15 AUROL Instancias universitarias CUSED Analizar series documentales Evaluar y declarar vigencias administrativa-legal y Valor Científico Cultural Promover elaboración de instrumentos descriptivos Aprobar las tablas de plazos Valoración Documental Identificación Evaluación de Documentos Analizar los plazos establecidos por la CUSED Agrupar la documentación de acuerdo con sus plazos. Describir la documentación Instancias universitarias Selección Da apoyo técnico en el proceso de selección Revisar inventarios Cotejar documentos para eliminación y transferencia Archivo Universitario Elaboración de las actas de eliminación Eliminación Instancias universitarias

7. Raquel Umaña Alpízar Directora, Archivo Universitario “Evolución de la metodología para la elaboración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos en la Universidad de Costa Rica”

8. Antecedentes • Primer experiencia: agosto de 1993 • Oficina de Suministros • Comisión Nacional de Eliminación de Documentos • Informe de Valoración 19-93 • Once series documentales.

9. Comité Institucional de Selección y Eliminación Documentos (CISED) • En 1993 la Rectoría crea el CISED, con base en el marco del Proyecto del Archivo Universitario y con fundamento en la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202.

10. Primer procedimiento • Se basaba en cuatro puntos muy básicos: - Levantamiento de un listado de tipos documentales. - Remisión del CISED a la CNSED el listado de los tipos documentales. - Elaboración de acta de eliminación. - Destrucción de los documentos. CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

11. Conservar permanentemente • Actas de Asamblea, Consejo Asesor, Comisión, y similares. • Boletines, publicaciones y similares (al menos 1 ejemplar) • Circulares y resoluciones. • Correspondencia emitida (numérico o consecutivo de la Dirección, Jefatura, Departamento, Sección, Unidad, etc.). • Correspondencia recibida por su dependencia de manera oficial para ser tramitada de conformidad con sus potestades estatutarias y reglamentarias. CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

12. Conservar permanentemente • Expedientes de asuntos específicos (actividades propias de su dependencia: proyectos de investigación, licitaciones, construcciones, auditorias, apelaciones, planos, escrituras, etc.) • Expedientes de personal docente, administrativo o estudiantil vinculados oficialmente a su dependencia. • Informes específicos (elaborados en cumplimiento de las funciones de la oficina). CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

13. Definir plazos de vigencia administrativa • Documentación administrativa interna (vales, fórmulas de vacaciones, fotocopias y similares, etc.). • Documentación financiera • Periódicos y otras publicaciones seriadas recibidas por la dependencia. • Registros, listados y controles (cuando la información de base está en otros soportes). • Reglamentos y normas. • Otros (según la especificidad de su dependencia). CISED-3-93 del 15 de noviembre de 1993

14. Primeras tablas aprobadas

16. Administración Superior De una manera estratégica se inicia la confección de tablas con la administración superior: • Consejo Universitario • Vicerrectoría de Administración • Vicerrectoría de Docencia

17. Tablas generales

18. Elaboración de tablas de plazos generales • Taller de validación con un grupo de jefes administrativos y encargados de servicios administrativos de diferentes Unidades Académicas. • En sesión 90, artículo 3 de 11 de agosto de 2005, la CUSED acuerda dar por concluido el análisis de dicho instrumento. • En setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica • Informe de valoración 5-2008

19. Tabla general de Unidades Académicas

20. Tablas generales

21. Series comunes

22. Tablas aprobadas • Centro de Evaluación Académica • Consejo Universitario • Oficina de Administración Financiera • Oficina de la Contraloría Universitaria • Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones • Oficina Jurídica • Programas de Posgrado • Rectoría • Sistema de Estudios de Posgrado • Tribunal Electoral Universitario • Unidades Académicas • Unidades Académicas de Investigación • Vicerrectoría de Investigación • Vicerrectoría de Vida Estudiantil

23. Nueva metodología

24. PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

25. FICHA PARA IDENTIFICACIÓN DEL ORGANISMO PRODUCTOR

29. Solicitud de eliminación de documentos

30. Acta de eliminación

31. Jorge Barquero Picado Representante de la Rectoria “Proceso Administrativo”

32. El proceso administrativo Organización Desarrollo Identidad Insumos Productos PROCESO ( Medios ) ( Fines ) Funcionamiento Información Comunicación En la medida en que conozcamos a fondo la organización del proceso administrativo y el funcionamiento de la organización, contaremos con mejores criterios de pertinencia y de razonabilidad para la evaluación documental.

33. Katya Enamorado Salazar Representante de la Oficina Jurídica Evaluación Documental en la Universidad de Costa Rica: Un abordaje desde la Ciencia Jurídica

34. I. Marco Normativo • Ley Orgánica de la Universidad de Costa Rica N° 362, del 26 de agosto de 1940. • Constitución Política de la República de Costa Rica, 7 de noviembre de 1949: “Artículo 84: La Universidad de Costa Rica es una institución de cultura superior que goza de independencia para el desempeño de sus funciones y de plena capacidad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones, así como para darse su organización y gobierno propios. Las demás instituciones de educación superior universitaria del Estado tendrán la misma independencia funcional e igual capacidad jurídica que la Universidad de Costa Rica. (…)”.

35. I. Marco Normativo • Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica, publicado en el Alcance N° 52 a La Gaceta Oficial N° 56, del 22 de marzo de 1974. • Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, aprobado por el Consejo Universitario en sesión N° 5282, artículo 5, celebrada el 3 de setiembre de 2008.

36. I. Marco Normativo La Universidad tiene una independencia de rango constitucional. Esto significa que no tiene que someterse a la aprobación de entes externos para decidir sobre la organización y conservación de los documentos que produce; pero también implica que debe implementar las medidas idóneas para proteger responsablemente el patrimonio que le ha sido encomendado.

37. II. Importancia Jurídica de la Producción Documental • Expresión del acto administrativo: Acto jurídico de la Administración con un contenido, motivo y fin particulares, según un elenco de competencias asignadas. • Capacidad probatoria: El operador jurídico verifica la validez y eficacia del acto universitario, acredita su carácter legítimo frente al particular y deja testimonio de las actuaciones de las autoridades ante los órganos contralores y jurisdiccionales.

38. II. Importancia Jurídica de la Producción Documental • Transparencia y rendición de cuentas: Una adecuada gestión documental universitaria sirve para coadyuvar en la toma de decisiones transparentes e informadas, y consolidar una política de rendición de cuentas. • Acceso a la información: Una eficiente producción documental permite garantizar el efectivo Derecho a la Información y el respeto al Derecho a la Intimidad.

39. II. Importancia Jurídica de la Producción Documental Series documentales de especial relevancia jurídica: • Expediente administrativo: Ficción jurídica que otorga a un grupo de documentos el carácter de unidad documental lógica. • Existencia de un proceso administrativo que los aglutina. Debido Proceso, afectación de derechos de particulares. • Requisitos formales y sustantivos, secuencia lógica de actuaciones y resoluciones.

40. II. Importancia Jurídica de la Producción Documental Series documentales de especial relevancia jurídica: • Actas de órganos colegiados: Testimonio de sesiones, deliberaciones y acuerdos que adoptan los colegios universitarios. • Modelo democrático de toma de decisiones en la estructura universitaria. • Conformación de la voluntad del órgano, suma de voluntades con arreglo a requisitos formales y sustantivos, votaciones, quórum, sistemas de mayorías.

41. II. Importancia Jurídica de la Producción Documental Series documentales de especial relevancia jurídica: • Resoluciones de alcance particular: Actos resolutivos que otorgan o afectan derechos académicos, laborales o civiles de sujetos. • Son susceptibles de impugnación por los medios normados – recursos administrativos. • Aspectos formales y sustantivos acreditan la validez del contenido, fin y motivación del acto.

42. III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED • Órgano interdisciplinario encargado no sólo de aprobar tablas de plazos de conservación y eliminación, sino también de establecer directrices en materia de valoración, selección y eliminación de documentos, y de evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico-cultural de los documentos que produce la Universidad.

43. III. Valoración Documental en la UCR: Experiencia de la CUSED • Trabajo interdisciplinario y transversal, función proactiva. • Intercambio de puntos de vista de la compleja estructura y el variado quehacer universitarios. • “Conversación de saberes” relacionados con la gestión documental universitaria: Archivística, Administración, Derecho, Historia, entre otras. • Experiencia del grupo de trabajo.

44. IV. Conclusiones • El universo de lo jurídico es más que leyes y reglamentos; incluye prácticas, estructuras y procesos que deben tomarse en cuenta para formular soluciones jurídicas a los problemas universitarios. • No se trata sólo de conocer el Derecho Positivo, sino también de apropiarse de los sistemas de interpretación y razonamiento jurídicos para dar contenido vivo al mandato normativo, a los imperativos de “deber ser”.

45. IV. Conclusiones • La labor del operador jurídico debe tomar en cuenta los valores que el ordenamiento propugna, la forma en que ellos permearán los procesos y productos documentales en la Universidad. • Al conocer los valores y fines que pretende alcanzar una norma jurídica, es posible que sean esos principios, en un contexto determinado, los que en definitiva le den contenido y la conviertan en Derecho vivo.

46. IV. Conclusiones • Velar por la conservación del patrimonio documental constituye no sólo un derecho de la Institución, sino también un deber a cuyo cumplimiento compelen los fines y principios de la propia Universidad. • Todas las instancias universitarias que produzcan documentos deben implementar los mecanismos necesarios y suficientes para garantizar la efectiva conservación y correcta gestión documental.

47. Mariana Campos Vargas Representante de la Escuela de Historia “La CUSED y la declaración de valor científico-cultural en la documentación de la Universidad de Costa Rica”

48. Trayectoria Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos CUSED Eliminación de Documentos CUSED

49. Trayectoria CUSED

50. Integración de la CUSED *Con la vigencia de ese reglamento en el año 2008, se integró la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED), como un órgano técnico del sistema de archivos de la institución para establecer las directrices en materia de valoración, selección y eliminación de documentos de las dependencias universitarias, con el propósito de resguardar el patrimonio documental *Convocó a representantes de distintas disciplinas: Archivística, Derecho, Administración e Historia, saberes definidos por requisitos académicos y fronteras funcionales, parte del proceso de fragmentación de las disciplinas formales, pero a la vez garantía de especialización del conocimiento