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公文處理概述

公文處理概述. 臺北市政府秘書處 股長楊麗瓊. 大綱. 文書定義 公文類別 文書處理流程 文書簡化 檔案檢調 檔案應用. 文書定義. 文書定義. 係指處理公務或與公務有關之全部文書。 （本府文書處理實施要點） 指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。 （行政院秘書處文書處理手冊）. 公文類別. 本府公文分為. 令 呈 函 公告 其他公文 書函 開會通知單 簽、箋函、定型化表單 ……. 令. 函. 公告. 箋函. 文書處理流程. 5 步驟. 5 步驟. 1. 2. 3. 4. 5. 收文處理.

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公文處理概述

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Presentation Transcript

  1. 公文處理概述 臺北市政府秘書處 股長楊麗瓊

  2. 大綱 • 文書定義 • 公文類別 • 文書處理流程 • 文書簡化 • 檔案檢調 • 檔案應用

  3. 文書定義

  4. 文書定義 • 係指處理公務或與公務有關之全部文書。（本府文書處理實施要點） • 指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。 （行政院秘書處文書處理手冊）

  5. 公文類別

  6. 本府公文分為 • 令 • 呈 • 函 • 公告 • 其他公文 • 書函 • 開會通知單 • 簽、箋函、定型化表單……

  7. 令

  8. 函

  9. 公告

  10. 箋函

  11. 文書處理流程 5步驟

  12. 5步驟 1 2 3 4 5 收文處理 文件簽辦 文稿擬判 發文處理 歸檔處理 文稿處理

  13. 1.收文處理

  14. 簽收 • 收到紙本公文，應逐一查對點收。 • 收到電子交換公文，應依規定辦理收文登錄。

  15. 拆驗 • 注意剪拆公文封套。 • 查對附件 • 附件未到應俟其到齊後再行分文；公文如為最速件、速件得先送簽辦。 • 誤投處理。

  16. 分文-1 • 應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌，認定其承辦單位，分別在原文左上角加蓋承辦單位戳。 • 來文內容涉及2個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位。

  17. 分文-2 • 府分辦之文件，認為不屬於本機關主管業務範圍者，應簽註意見送由主任秘書以上人員核章後，於8小時內退回本府總收發改分 。

  18. 編號-1 • 來文依序編列收文字號，於首頁右下方加蓋收文日期編號或黏貼文號條碼。 • 經編列字號之收文，應製分文簽收清單（簿）送簽收。

  19. 編號-2 文號 共11碼 如09830681100 (亦即流水號)

  20. 登錄 • 來文經分文後，應將公文基本資料詳實登錄。 • 定期匯存每日收發文登記之電子紀錄檔。 • 保存年限： • 收發文紀錄為30年。 • 各類送件、簽收清單為1年。

  21. 遞送 • 分文後之公文遞送：急要件、普通件 • 公文夾 • 以顏色做為機關內部處理速度識別 • 紅色－最速件 • 藍色－速件 • 白色－普通件 • 黃色－機密件 • 綠色－答覆議員質詢案

  22. 2、3.文稿處理

  23. 一般規定 • 文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。 • 創簽稿之公文應於陳核前掛號，或於承辦人員創文時，先行掛號列入管制。 • 適合電子交換之公文，應以電子交換。 • 應以府函答復議會議員書面質詢案。

  24. 應注意事項 • 文稿應用規定格式，並須保持完整，不宜以剪貼方式代替。 • 文稿如添註塗改，須於添改處蓋職名章。 • 文稿有2張以上者，須加蓋（列印）騎縫章或職名章。 • 文稿有重要性數字，依橫書公文數字書寫

  25. 阿拉伯數字書寫 • 數字用語具一般數字意義、統計意義者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 • 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。

  26. 阿拉伯數字書寫

  27. 阿拉伯數字書寫

  28. 中文數字書寫 • 數字用語屬描述性用語、成語、專有名詞、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字 。 • 屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

  29. 中文數字書寫

  30. 試一試 • 檢送收據______（一式2份/1式2份）。 • 有關本公所公文處理教育訓練 ______ （1案/一案），請 查照。 • 依臺北市政府文書處理實施要點第______ （5/五）點辦理。

  31. 公文用字用語-1 • 公文應依受文對象、立場及性質，使用簡潔得體的用語。 • 起首語：有關、關於…… • 稱謂語：鈞局、鈞長、貴局、台端…… • 引述語：依、依據…… • 經辦語：業經、經已…… • 准駁語：應予照准、如擬……

  32. 公文用字用語-2 • 除外語：除……外…… • 請示語：是否可行…… • 期望及目的語： 請 鑒核、請 查照、請查照…… • 附送語：檢陳、檢送、檢發…… • 結束語：敬陳、此致……

  33. 試一試 • 請填期望或目的語 請 鑒核 請 查照 請查照 臺北市政府秘書處函臺北市政府 ______ 臺北市政府秘書處函臺北市政府民政局____ 臺北市政府函其各機關學校______

  34. 承辦人員收到分辦文件 • 屬其業務：擬辦 陳核（判） • 於來文文末簽擬或使用便箋 • 以稿代簽 • 簽稿併陳 • 先簽後稿 • 非屬其業務 • 改分或移文

  35. 承辦人員創簽稿 • 承辦人員創簽稿 • 擬辦 陳核（判）

  36. 簽用於： 承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

  37. 簽之一般原則 • 簽 • 文末應用「敬陳○○長」、「敬陳副○○長、 ○○長」。 • 載明年月日時分、簽辦單位、聯絡電話。 • 便箋 • 文末不必敘明陳某某長官字樣。

  38. 簽之款式 • 簽： • 主旨 • 說明 • 擬辦 • 便箋：以條列式書寫。

  39. 簽之撰擬 結束語 副首長、首長 應併案： 各件公文案情相同 同一案情正副本等

  40. 簽之撰擬 聯絡電話

  41. 簽之蓋章 由上而下、由左而右、由小而大原則

  42. 函稿之類別 • 函 • 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 • 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 • 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 • 民眾與機關間之申請或答復時。 • 書函 • 凡答復簡單案情，寄送書刊等時使用。

  43. 函稿撰擬注意事項 • 定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。 • 分項條列內容過於繁雜或含有表格者，應編列為附件。 • 一案須辦數文時，須同時發本機關文與上級機關文者，應分稿並分別掛文號擬辦。

  44. 函稿撰擬：款式 • 主旨 • 為全文之精要，以說明行文目的與期望。 • 說明 • 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述。 • 辦法 • 向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。

  45. 函稿面填列－速別 分普通件、速件、最速件

  46. 函稿面填列－密等及解密條件或保密期限 分密、機密、極機密、絕對機密

  47. 函稿面填列－附件 註明內容名稱、媒體型式、數量或其他有關字樣

  48. 附件處理 • 附件可由收文者自行於網站下載者，得敘明請受文者自行下載。 • 行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。但法規有特別規定者，不在此限。

  49. 函稿面填列－正、副本 書明全銜、或以明確之總稱概括 如有群組需選群組

  50. 函稿面填列－承辦人員蓋章 蓋章並註明月日時分

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