Studiedag Zwolle

1. Studiedag Zwolle Het archiveringssysteem van de toekomst:Wat vraagt de digitale samenlevingvan de div-ers?30 september 2004

2. Competenties DIV Het vermogen om de life-cycle van de documentaire informatievoorziening te regelen en uit te voeren ten behoeve van een organisatie (onderdeel)

3. Postbehandeling- en Archiveringsproces Creatie Intern en Verzending Raadpleging Vernietigen Archivering (bevriezing) en Overbrenging Centraal Archief Registratie Behandeling Correspondentie Verzending Bewaren Ontvangst Advies en Inspectie Overbrenging Gem Archief

4. Life-cycle • Creëren • produktie • verwerven • identificeren • Registreren • ontsluiting • reproductie • afhandelen • Ordenen • archiveren • raadplegen • bewaren • beveiligen • vervangen • vernietigen • bewerken • beschrijven • overbrengen Wat is DIV • Theoretisch • Functioneel • Praktisch Documentgebonden informatievoorziening in relatie met de ‘business’

5. Records Continuum

6. Realiseren Doeltreffende DIV • Beleidsregels • Processen (div, documenten en applicaties) • Invoering/onderhouden • Handhaving strategisch strategisch tactisch tactisch operationeel operationeel

7. Intermezzo 1 Uit Onderzoek Blijkt: • Vooral strategische doelen mee realiseren en organisatieverandering • Personeelsontwikkeling Er kan veel meer!

8. Hoe • Mgt en P&O effectiever implementeren • Planmatige aanpak (proces) • Brede(re) doelen stellen: top 2 • Verbetering dienstverlening en gedragsverandering realiseren • Draagvlak ‘doorslaggevend’ • Medewerkers zelf verantwoordelijk maken voor hun eigen ontwikkeling (vergelijk met situationeel leidinggeven)

10. Div-cases • Stichting Centraal Woningbeheer Den-Haag • Gemeente Leiderdorp (tekstverwerking) • Vestia Rotterdam • VIDI Vrom • Competenties medewerkers en leidinggevenden gemeente Delft • Gemeente Ede

11. Cases vervolg • Advertenties • www.Divaprofielen.nl • VHIC beschrijvingen • NGI functies in de informatica • Orde op zaken, zaken op orde • Politie Amsterdam Amstelland • Ministerie van EZ

12. Intermezzo 2 Een kort moment van bezinning: • Wat zie ik? • Wat denk ik ervan? • Wat doe ik ermee?

13. Div nu en straks Case Ministerie VROM VIDI (VROM Informatievoorziening Digitaal) DIGIDIV (Digitale Div-er)

14. Doelstelling deelproject Verkenning Functiebeschrijvingen VIDI Het ontwikkelen van eenfunctiehuis voor die medewerkers die te maken hebben met de (Documentaire) informatievoorziening in de nieuwe digitale infrastructuur van VROM

15. Hoe is VIDI te werk gegaan? Inventarisatie toekomstige taken Regelgeving: ISO 15489 + REMANO Extern: Digitaliseringsprojecten bij andere organisaties Intern: Analyse Bedrijfsprocessen + Functiebeschrijvingen DIV: de Workshops Input P-traject

16. Workshop: oude situatie

17. Workshop: nieuwe situatie

18. Workshop: discussiepunt

19. Opbrengst van de workshops Nu: Post openen en selecteren Registreren Dossiervormen Rappelleren Uitlening Overplaatsen Straks: Scannen Toekennen metadata Koppelen aan werkproces Workflow toepassen Kennisoverdracht + autorisaties Verplaatsen digitale bestanden

20. Conclusie: wat gaat er veranderen? Registreren: begeleiden behandelaar + beheren tabellen Dossiervormen: inrichten en onder- houden werkprocessen Dossiers uitlenen: presenteren zoekresultaten Papier bewaren: gegevensbeheer

21. Resultaat: Standaardfuncties • Digitaal documentair informatieverzorger (DigiDIVer) • Teamleider DIV • Senior Adviseur DIV

22. DigiDIVer • (controle op) koppelen van documenten aan werkprocessen • Pro-actief zoeken en presenteren van informatie • Ondersteunen van gebruikers bij toepassen van systeem

23. Competenties DigiDIVer • Leervermogen • Anticiperen • Overtuigingskracht • Organisatie sensitiviteit • Aanpassingsvermogen/schakelen • Initiatief • Analytisch vermogen • Samenwerken

24. Teamleider DIV • Coördinatie decentrale DigiDIVers; • Coördinatie digitale informatievoorziening; • Relatiebeheer naar de diensten/directie.

25. Competenties Teamleider DIV • Aanpassingsvermogen/schakelen • Netwerkvaardigheid • Interpersoonlijke Sensitiviteit • Overtuigingskracht • Samenbindend leiderschap • Coachend leidinggeven

26. Senior Adviseur DIV • ontwikkeling en implementatie van beleid en beheersregels • het ontwerpen en beheren van RIO’s en BSD’s • projectmanagement op DI-gebied en ondersteunen directies bij DI-vraagstukken.

27. Voorgestelde competenties senior adviseur • Samenwerken • Aanpassingsvermogen/schakelen • Resultaatgerichtheid • Organisatiesensitiviteit • Helicopterview • Netwerkvaardigheid • Analytisch vermogen • Leervermogen • Overtuigingskracht

28. Wat vinden wij van VIDI? Wordt u DIGIDIV-er?

29. Horizontale applicatielaag of DMS Dossier Compleet dossier Zicht op behandelaar DIV Afd. XYZ Stap A Stap B Stap C Stap D Stap E Midoffice-laag (bv XML) KA-laag Verticale applicatielaag Kansen DIV/Facilitaire Zaken (1) • Registreren is ‘oud’: afhandelen is ‘hot’

30. Kansen DIV/Facilitaire Zaken (2) • Regelen van DIV-functie • Archiveren (advies en uitvoering) • Documenten • Informatiebestanden • Content (web)sites • Multi-channel management • ‘Control’ en Audit van INK-DIV

31. Vaardighedenspel Indelen in 4 groepen ‘Centraal in dit spel staat de DIV-functionaris’.

32. Spelen • Om beurten een kaart pakken • Nadenken over betekenis en belang • Zo,ja in welke situaties? • Hoe vaak in gebruik • Speler spreekt: anderen reageren • Maak drie rijen (boven vaak, regelmatig midden, soms onder)en geef ‘mate van beheersing’ (links rechts) • Indien nvt voor functie apart leggen

33. Speeltafel vaardigheden voor de DIV Beheersing Gebruik

34. Vaardighedenspel Afronding: • Speel door tot kaarten 5 kaarten in ‘vaak’ rij liggen • Over welke kaarten gemakkelijk / lastig eens geworden? • Bekijk de drie rijen: heroverweging? Van wie zouden we dat dan kunnen leren?

35. Div competent! OF VERDAMPT! Maar natuurlijk niet als het aan ons ligt Een ander doet het niet!