Vormgeving en organisatie van evenementen

1. Vormgeving en organisatie van evenementen

2. Een definitie: een evenement is een geplande, unieke bijeenkomst voor één of meerder genodigde doelgroepen met een vooraf geformuleerde doelstelling die op een creatieve manier gecommuniceerd wordt

3. Opstart en kaderstelling Wie organiseert? Hoe gaan we te werk? Verdeling van taken en verantwoordelijkheden Globale planning

4. Het organisatieteam samenstellen Vaardigheden van een goede organisator of organisatieteam Inlevingsvermogen Oog voor detail zonder de rode draad te verliezen Onderdelen naadloos op elkaar laten aansluiten Logisch over logistiek nadenken Flexibiliteit en improvisatievermogen Marktkennis (wat er op de evenementenmarkt te koop is) Kennis over ‘technische’ en praktische gegevens Verworven kennis creatief kunnen toepassen Projectmanager, coördinator en inkoper tegelijk zijn ervaring

5. Projectmanagement Begin op tijd!!!!!!!!! Hoe lang op voorhand hangt af van complexiteit van het evenement. Geen vaste richtlijn bv. Een jubileum kan twee jaar aanloop vragen en een personeelsfeest drie maanden.Hoe eerder, hoe minder problemen zeker bij gewilde locaties of populaire artiesten

6. Factoren die aanlooptijd bepalen Beschikbaarheid en populariteit van locatie Periode Beschikbaarheid van artiesten, band, spreker… Benodigde productie- en repetitietijd Complexiteit en grootte van het evenement Grootte van het organisatieteam en beslissingsbevoegdheid Ervaring van de organisator(en)

7. IDEALE VOORBEREIDINGSTIJD: UTOPIA (Frederik Bijleveld) * meerdaags congres – corporate meeting >500 deelnemers 15 mnd. <500 deelnemers 6 mnd. * symposium – seminarie-kick-off-meeting >500 deelnemers 9 mnd. <500 deelnemers 6 mnd. * bedrijfsjubileum groot 18 mnd. gemiddeld 12 mnd. * bedrijfsopening groot 9 mnd. gemiddeld 6 mnd. * productintroductie grootschalig 6 mnd. gemiddeld 3 mnd. * meerdaagse productshow div. regio’s/locaties 9 mnd. één locatie 3 mnd. * relatieversterkend evenement >250 deelnemers 6 mnd. <250 deelnemers 4 mnd. * personeelsfeest >250 deelnemers 6 mnd. <250 deelnemers 4 mnd. * personeelsweekend >250 deelnemers 12 mnd. <250 deelnemers 6 mnd. * incentivecampagne 6 mnd. * incentivereis >150 deelnemers 15 mnd. <150 deelnemers 9 mnd.

8. De organisatie van een evenementDe vijf stappen: van ontwikkeling naar evaluatie • 1 . Vastleggen concept • Opdracht (briefing) • Idee • Strategisch concept • Synopsis • Locatie • Budgettaire raming • Haalbaarheidsanalyse

9. 2 . Preproductiefase • Gedetailleerde budgettering • Ruwe retroplanning • Gedetailleerde planning (actielijst)

10. 3. Productiefase D-Day • Opbouw of montage • Repetities en technische try-out • Uitvoering of productie

11. 4. Postproductiefase • Demontage • Boekhouding • 5. Evaluatie • Organisatorisch • Budgettair • Rendement

12. Start-upactielijst (voorloper van het draaiboek)voorbeeld voorbeeld Tip: zorg voor een volledige en up-to-date actielijst en voor periodieke terugkoppeling en feedback

13. Het draaiboek • Fase 1: actielijst • Twee weken voor aanvang: draaiboek ipv actielijst Draaiboek is een chronologische opsomming van feiten en afspraken in het kader van het evenement Bedoeld voor iedereen die actieve bijdrage levert (in- en extern) IS EEN MUST

14. Wie wat waar wanneer Algemeen gedeelte • Namen, adressen, telefoonnummers van alle betrokkenen • Tel. Politie, brandweer, locatie, plattegrond....enz Specifiek gedeelte - Tijdschema met taken, locatie, type activiteit...

15. Opbouw draaiboek • Kolom 1: datum/uur • Kolom 2: activiteit • Kolom 3: plaats/locatie/zaal • Kolom4: verantwoordelijke • Kolom 5: eigen aantekeningen/bijzonderheden Uigebreid draaiboek bestemd voor eigen organisatie en medewerkers Beknopte versie voor leveranciers

16. Hou minstens één keer een operationele vergadering met organisatieteam en leveranciers • Zorg dat het draaiboek geactualiseerd wordt ook tijdens de laatste dagen • Tip: recentere versies (update) in een andere kleur en zet er een datum of nummer op • Draaiboek is een houvast, leidraad • Laat draaiboek een halfuur voor lopen op het programma bv. catering

17. Defintieve draaiboek Complex samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten... Alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval overlaten

18. Tijdens het evenement • Leg het draaiboek bij alle betrokkenen neer. • Zorg dat één persoon de regie in handen heeft. • Zorg dat de regisseur bevoegd is om à la minute beslissingen te nemen. • Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers. • Zorg voor gastheren/-vrouwen.

22. Checklist bij uitvoering Toepassing • Bedrijfsevenement --offcieel gedeelte met sprekers of lezingen • buffet of receptie met entertainment achteraf

23. Twee tot vier weken vooraf -definitieve zaalinrichting Opstelling meubilair, plaats van podia, plaats van optredens en toespraken, buffetten en bars -definitieve lijst van audiovisuele apparatuur -bewegwijzering van de locatie maken -start belronde voor genodigden die nog niet gereageerd hebben -indicatie aantal gasten doorgeven aan betrokkenen

24. Eén tot twee weken vooraf Aantal gasten en gasten lijst -definitieve gastenlijst opstellen -gastenlijst doorgeven aan hotelaccomodaties -tafelschikking en tafelkaartjes (laten) maken -naamkaartjes (laten) maken

25. Leveranciers -checken of alle afspraken rond te leveren diensten en producten gemaakt zijn -checken kleedruimtes, stroom en water, crewcatering,vervoer op locatie, begeleiding en beveiliging -afspraken maken over aankomsttijd van de leveranciers op de locatie -afspraken maken over uiterlijke eindtijd opbouw

26. -afspraken rond opruim en demontage -routebeschrijving toesturen -eindverantwoordelijke (partymanager doorgeven, wie is aanspreekpunt) -hoe aanspreekpunten bereikbaar -hoe zijn leveranciers bereikbaar -controleren van alle contracten -controleren van eventuele vooruitbetalingen -draaiboek doornemen of bezorgen aan leveranciers Bij complex evenement best nu een operationele vergadering beleggen

27. Locatie -bereikbaarheid locatie controleren -controle afspraken en afstemmen van details -deadlines vastleggen voor nog af te spreken punten -tijdig aanleveren van materiaal op locatie (spandoeken, bewegwijzering, logos…) -aangeven welk materiaal nog zal bezorgd worden en afspraak voor stockering drukwerk, gadgets..) Controleer ook daadwerkelijke levering

28. Catering • Controle of alle details op elkaar zijn afgestemd • -bijzondere voorzieningen afstemmen (bv. dieeteisen)

29. Diversen • Met alle betrokkenen het draaiboek in detail doornemen en bespreken wie tijdens de uitvoering eindverantwoordelijke is. • Zorg voor één persoon voor de eindregie • Zorg voor één persoon als aanspreekpunt voor leveranciers Bij klein evenement kan dit één persoon zijn. Bij grotere evenementen opsplitsing van taken • Checklist verzekeringen en vergunningen

30. Checklist tijdens de opbouw • Afhankelijk van de complexiteit van het evenement HOU HET HOOFD KOEL

31. Locatie -controle van de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de locatie -controle van de parkeerplaatsen -controle van de opvang van de leveranciers -controle van drukwerk, spandoeken, gadgets en of alles op de juiste plaats staat -controle van de site (vuilnisbakken, modderpoel, rommel opruimen…) -draaiboek doornemen met betrokkenen

32. Audiovisuele voorzieningen -start opbouw door technici -controleren of alles aanwezig is -controleren of alles functioneert -draaiboek doornemen met betrokkenen

33. Catering -tijdige start voorbereiding- en opbouwwerkzaamheden -controleren van catering van opbouwploegen -draaiboek doornemen met partymanager -controleren of bars en buffetten juist staan -controleren van kleding bediening -voorbereiding op drankvoorziening voor ontvangst gasten

34. Inrichting van de ruimtes 1. -garderobefaciliteiten controleren -toiletten controleren -controleren van registratiebalie -badges op alfabetische volgorde leggen -registratielijst met pennen -programmaoverzicht -bemanning -controle telefoon, fax en email -controle give-aways

35. 2. Controle drukwerk Is alles aanwezig op de juiste plaats in de juiste aantallen? 3. Controle opstelling van tafels en stoelen -decoratie -tafelschikking, menukaarten, bestekken -aantal stoelen controleren, tafels, standen… 4. Controle decoratie buffetten 5. Controle bloemen en groendecoaraties 6. Controle podium 7. Controle spreekgestoelte 8. Controle bewegwijzering 9. Plaatsing asbakken, prullenbakken

36. 7. Controle spreekgestoelte 8. Controle bewegwijzering 9. Plaatsing asbakken, prullenbakken 10. Brandbusapparatuur 11. Controle VIP-ruimte, persruimte, organisatieruimte 12. Controle verlichting

37. Entertainment en sprekers -opvang en begeleiding -vervoer van materialen en attributen -doorspreken draaiboek met sprekers, presentatoren, artiesten, band… -repeteren sprekers met technicus -afspreken pauzes -afspreken culinaire voorzieningen met srtiesten en sprekers -draaiboek doornemen

38. Diversen -checken laatste weerbericht -laatste instructies voor fotograaf of videocrew -controle ingehuurd materiaal op kwaliteit en volledigheid (indien mogelijk) Onmiddellijk reageren, nadien schriftelijk

39. Checklist als de opbouw gereed is RUST uitstralen -laatste instructies -controle communicatiemiddelen -controle of catering klaar staat -kaarsverlichting laten aansteken -controle verlichting -controle achtergrondmuziek en/of entertainment -controle welkomsttekst op scherm -water voor de sprekers

40. Checklist tijdens het evenement Opvolging voorgaande punten -voortgang programma, programmatijden bewaken, bijsturen waar nodig en mogelijk -controle catering Opvolging gerechten, tijdig aanvullen buffetten, tijdig afruimen, voldoende drank -controle entertainment Pauzetijden, geluidsvolume, drankgebruik

41. Checklist na het evenement • Check planning wat onmiddellijk moet opgehaald worden (catering) en wat eventueel maar dag erna • Verzamelen alles wat terug moet • Zet kostbare spullen op veilige plaats • Maak vooraf duidelijke planning voor het ophalen van alle materialen en opruimingswerken

42. Tips • Draai in gedachten een film af • Schrijf alles op • Overzichtelijk en compleet dossier • Hou uw handen vrij op het evenement. Delegeer. • Denk oplossingsgericht • Blijf kalm en beheers de situatie • Vorm een team met alle betrokkenen

43. Opdracht Stel dat je een vergadering moet organiseren voor een dertigtal externe gasten. De vergadering zal in een van de vergaderruimtes van het eigen bedrijfsgebouw plaatsvinden. Er zullen vier sprekers zijn, die elk een presentatie verzorgen. Je hebt hiervoor alle voorbereidingen getroffen, de ruimte gehuurd, de catering besteld en audiovisuele voorzieningen alsook technische assistentie ingehuurd. Stel een fictief draaiboek op dat hiervoor van toepassing zou kunnen zijn. (Opm. de situatieschets is zeer beperkt. Je mag de ontbrekende details ten aanzien van de situatie verder zelf invullen.)