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Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios SUMA

Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios SUMA. Organización Panamericana de la Salud Organización Mundial de la Salud. La Ayuda Humanitaria. Problemas: Las donaciones en algunos casos se convierten en un “dolor de cabeza” por: no ser necesarias no ser requeridas

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Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios SUMA

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Presentation Transcript

  1. Sistema de Manejo de Suministros HumanitariosSUMA • Organización Panamericana de la Salud • Organización Mundial de la Salud

  2. La Ayuda Humanitaria • Problemas: • Las donaciones en algunos casos se convierten en un “dolor de cabeza” por: • no ser necesarias • no ser requeridas • no tener ninguna utilidad • no existir capacidad de organización para su recepción y administración.

  3. La Ayuda Humanitaria • Los suministros de socorro no solicitados que llegan despues de un desastre pueden abrumar a las autoridades nacionales de socorro. • El espacio, los medios de transporte y el tiempo son escasos. • Se carece de informacion técnica sobre los suministros recibidos • Los donantes y los medios de comunicación reciben una impresion negativa.

  4. El Manejo de la Ayuda Humanitaria • Muchos creen que es fácil • Algunos confían en la solidaridad • El Gobierno es el responsable • La empresa privada colaborará • Se contará con todos los recursos para trabajar

  5. El Manejo de la Ayuda HumanitariaMuchos creen que es fácil... • Existen definidas áreas de bodegaje? • Hay transportes disponibles?… • Se cuenta con bodegueros y equipos para manejar los suministros?… • Quién coordina las acciones?...

  6. El manejo de la ayuda humanitaria Algunos piensan que habrásolidaridad... • Hasta que… • Las aduanas dificultan la salida de las donaciones • Las empresas aduaneras cobran grandes sumas para manejar la carga • No hay bodegas disponibles • Todos opinan, pero nadie aporta soluciones

  7. El manejo de la ayuda humanitariaEl Gobierno es el responsable... • Pero… - La mayoría de la ayuda humanitaria es originada de ONG’s... - En oportunidades los organismos de respuesta no están preparados - No hay coordinación entre las instituciones para el manejo de la ayuda humanitaria

  8. El manejo de la ayuda humanitariaLa empresa privada colaborará... • Pero, bajo qué condiciones? • Con qué utilidad? • Existen coordinaciones previas? • Hay credibilidad? • En qué momento? • A través de quién?

  9. Software Versión 5.1El Programa • Desarrollado por OPS/OMS inicialmente para las actividades de salud • En la actualidad incluye funciones para la administración de suministros y manejo de bodegas. • Constantemente actualizado para satisfacer los requerimientos de los países y agencias. • De fácil utilización por el usuario.

  10. Software Versión 5.1Evolucion del Sistema SUMA

  11. Software Versión 5.1Que permite el Sistema SUMA • Demostrar la eficiencia en el manejo de la ayuda humanitaria por las instituciones usuarias. • Los donantes pueden recibir reportes en tiempo real de sus aportes. • Permite el intercambio de información entre las ONG’s y los Organismos Públicos.

  12. Software Versión 5.1Que permite el Sistema SUMA? • Separar • Clasificar • Inventario

  13. SEPARAR • URGENTE • Util para la emergencia • NO URGENTE • Util despues de la emergencia • Inútil

  14. CLASIFICAR • Los suministros que pueden ser utilizados se clasificaran según categorias técnicas predefinidas:

  15. CLASIFICAR • Cada Categoria se divide en Sub-Categorias • Ejemplo - Categoria Medicamentos:

  16. CLASIFICAR • Cada Sub-Categoria posee items de referencia • Ejemplo - Categoria Medicamentos • Sub- Categoria Antibióticos:

  17. INVENTARIO • Todos los articulos son inventariados de acuerdo a sus características y cantidades permitiendo: • Realizar reportes diarios a las autoridades • Saber cantidades y ubicación de los insumos • Tener control sobre las demandas y ofertas.

  18. INVENTARIO • A quien le pertenece la información Obtenida? • Cada destinatario tendra acceso a los datos de los suministros enviados a ellos. • Las autoridades del país afectado decidirán quienes tendrán acceso a los datos durante la emergencia. • El Proyecto SUMA preparará estadísticas generales para mejorar la asistencia humanitaria internacional (en futuros desastres)

  19. Materiales y Equipos • En la actualidad podemos disponer de equipos de computación, impresoras, fax, fotocopiadoras, etc. en casi cualquier oficina. • Hay que preveer posibles fallas de los equipos o de la interrupción de la corriente eléctrica, así como también errores al manipular los equipos, ya que: • Los humanos fallan, y las maquinas también… • Un sistema de reserva utilizando formularios estará disponible.

  20. El Equipo Profesional SUMA • Personal Técnico previamente capacitado con experiencia en el area de manejo de suministros en casos de emergencia: • voluntarios en el area de la salud • voluntarios en otras ramas con experiencia logistica

  21. El Equipo Profesional SUMA • Nivel Central • Coordinador • Equipo consultor • Unidades de Campo • Dos operadores por unidad • Modulo de Bodegas • Coordinador de Bodega • Dos operadores

  22. El Equipo Profesional SUMA • En cuanto sea posible el personal debe ser NACIONAL • La OPS puede prestar asesoria técnica para la instalación del Sistema a las Organizaciones no Gubernamentales, Entes Gubernamentales y a todas aquellas agencias que manejen ayuda humanitaria.

  23. El Equipo Profesional SUMA • Cooperacion Sub-regional • Personal de países de la misma sub-región se movilizan, previa solicitud, para respaldar temporalmente al equipo nacional. • La OPS/OMS moviliza el material necesario para las operaciones de emergencia.

  24. SUMA CENTRAL VERSIÓN 5.1 Organización Panamericana de la Salud Organización Mundial de la Salud

  25. FUNCIÓN ADMINISTRADOR CENTRAL DEL SISTEMA. • Define parámetros de trabajo. • Crea Unidades de Campo. • Consolida información. • Apoya el proceso decisional de alto nivel. • Brinda mantenimiento a tablas del sistema.

  26. Requerimientos Tecnicos. • PROCESADOR 386 o superior • RAM 4 Mb • Uso del Mouse Recomendado • Versión D.O.S. 3.1/ 5.1 o superior • Espacio en Disco duro 10 Mb mínimo • IMPRESORA 132 y 80 col. • UNIDAD DE DISCO 3.5 “ / 1.44 MB.

  27. Instalacion. • El Software SUMA CENTRAl consta de 3 diskettes de instalación. • Inserte el diskette No. 1 en A: o B: y digite SETUP • El programa solicitara los diskettes No. 2 y 3 • Una vez terminada la instalacion digite desde C: CENTRAL

  28. El Menu.

  29. Procedimientos Previos. • Pruebe que la computadora funcione correctamente. • Corra algun programa antivirus • Verifique que posea los 3 diskettes de instalación. • Revise que no exista información de otra emergencia. • Si existe, RESPALDELA. • Si no existe, CONTINUE CON LA CONFIGURACIÓN.

  30. Configuracion. • .

  31. Crear Unidades de Campo. OPCIÓN: Preparar Unidad de Campo • . • Introducir diskette en unidad A: o B: • Teclee <ENTER> • Siga instrucciones del programa. • Etiquete el diskette. DISKETTE 1 DE 1 SUMA Unidad de Campo No.______ Sitio de Recepción.______________

  32. Incorporar datos de Unidades de Campo. OPCIÓN: Unidad de Campo / Incorporar datos • . • Introducir diskette con información de la • Unidad de Campo en unidad A: o B: • Teclee <ENTER> • Siga instrucciones del programa..

  33. Consulta y modificacion de envios. OPCIÓN: Ver / Modificar • Consultas sobre envíos específicos. • Lista de envñios general. • Lista de envíos por parámetros. • Imprimir hoja del envío. • Items por categoría. • Items entregados por destino

  34. Entrega de envios. OPCIÓN: Entregar • Entrega por: • A. Número de envío. • B. Lista de envíos general. • C. Lista de envíos por parámetros. • Imprimir por lista de entregas general. • Imprimir por lista de entregas por parámetros. • Transferir al módulo de bodega.

  35. Reportes. OPCIÓN: Reportes • Reporte de envíos consolidados. • Los reportes personalizados • Items por categoría. 1. Escoger el rango de fechas. 2. Seleccione el modo de presentación. 3. Seleccione los campos que desea en el reporte,

  36. Proteccion de la informacion. RESPALDO. Seleccione la capacidad de almacenamiento de la Unidad de Disco. Seleccione unidad de disco. A: o B: Verifique que el diskette sea el correcto. Etiquete el diskette RESTAURACIÓN Inserte diskette en la unidad A: o B: Seleccione la unidad de disco en la pantalla y presione <ENTER>,

  37. Proteccion de la informacion. Todos los donativos, sin importar su origen o su destinatario deberan ser procesados por el Sistema SUMA en el punto de entrada antes de ser entregados al destinatario.

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