Kolmas teema. Ryhmänäkökulma: ryhmädynamiikka

1. Kolmas teema.Ryhmänäkökulma: ryhmädynamiikka Leif Åberg: Esimiesviestinnän erikoisluentosarja kevätlukukausi 2004

2. Edellisen viikon lisäaineistoja • seuraavat kolme kuvaa • lisäksi tullut verkkoon lisää materiaalia: linkki esseeohjeeseen, osoitteessa http://joyx.joensuu.fi/~pollanen/essee.htm • matkaoppaaseen tullut yksi lause lisää: esseen pituus on vähintään kuusi sivua.

3. Ylenpalttisenstrategiatyönuhkakuva!

4. Viestintästrategia ? • viestintä on työkalu, jonka avulla muu strateginen työ käynnistyy, jäntevöityy – ja toteutuu ! • viestintästrategia? • ei ole vain viestintäyksikön strategia, vaan parhaimmillaan on kuvaus siitä, miten viestintä tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista

5. Miten sitten viestintä tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista? • strategiset tavoitteet on esillepantava siten, että ihmisten silmät alkavat kiiltää ja posket hehkua! = sisällöt, profiili, tavoitekuva • viestintää on harjoitettava määrätietoisesti, pitkäjänteisesti ja ammattitaidolla = toiminta ja viestinnän järjestelyt

6. Ryhmänäkökulma: ryhmädynamiikka • ryhmädynaamiset prosessit • ryhmän luovuuden kirvoitus • piiloinen tietotaito • ryhmän tai tiimin johtaminen • tosiaikaisen keskinäisviestinnän haasteet

7. Ryhmädynaamisia prosesseja • ryhmähenki • ryhmänormit • ryhmän synergia

8. Ryhmähenki • ryhmän jäsenten kokema tunne ryhmän ykseydestä • hyvä tai huono henki tai siltä väliltä • Lisäksi päivittäistä väreilyä: hyvähenkiselläkin ryhmällä on huonot hetkensä

9. Ryhmähengen nostatus • paljon myönteistä palautetta • kielteinen palaute rakentavasti • terve kilpailutilanne: haasteet • työylpeys ja uho • ryhmää korostavat symbolit • ryhmän puolustaminen • kannustava ilmapiiri

10. kannustava: kuunnellaan ja kysytään yhdessä ratkaisuja ongelmiin, ei syyllisten etsintää spontaani, luonnollinen ja yhdenvertainen viestintä empatia puolustautuva: syytökset ja arvostelu käyttäytymisen ohjaus ylimielisyys tai alentuvuus oman aseman ja omia ideoiden korostaminen, muut unohtaen Kannustava ja puolustautuva ilmapiiri

11. Ryhmänormit • epävirallisia, käyttäytymistä sääteleviä ja rajoittavia normeja • syntyvät pienryhmissä • esimerkiksi normi työtahdista tai ryhmän sisäinen nokkimisjärjestys • normiin liittyy rangaistus tai palkkio

12. Ryhmänormit, jatkuu … • uudessa ryhmässä normit syntyvät testauksen ja kokeilun kautta toiminnan alussa • vanhat jäsenet ovat tärkeitä normin siirtäjiä: • "näin meillä on totuttu tekemään".

13. yksilölle luovat tiettyä turvallisuuden tunnetta: tiedän, mitä minulta odotetaan normit myös kahlitsevat ja rajoittavat yksilön vapautta: turhaumia ja aggressioita ryhmälle normit ovat valvonnan väline lisäävät ennustettavuutta toimintaa turvataan, vaikka valvonta ei olisi konkreettista Normien merkitys

14. Ryhmän luovuuden kirvoitus • synergia • luovat ongelmanratkaisutekniikat

15. Synergia • sellainen voimavarojen käyttö että piilevä tieto ja osaaminen nousee pintaan, käyttövoimaksi • mikä tahansa työryhmä voi vertyä synergiseksi: silloin syntyy mahtavaa jälkeä ja uusia luovia ratkaisuja, ja ryhmän jäsenet selvästi nauttivat työnsä jäljestä

16. Synergia, jatkuu … • liikkeenjohdon kirjallisuudessa synergia määritellään yleensä: • kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa • eli että 1+1+1 on vaikkapa 4

17. Synergia, jatkuu … • harvoin on pohdittu, mistä synergia tulee. Ratkaisuksi tarjotaan • mielekästä työnjakoa ja • resurssien tarkoituksenmukaista käyttöä • uudet, epälineaariset mallit niin organisaatiotutkimuksen kuin viestinnänkin tutkimuksen piirissä korostavat synergisten prosessien • dynaamisuutta ja • ennakoimatonta luonnetta

18. Synergisessä vaiheessa oleva ryhmä • huipputiimi (Katzenbach ja Smith) tai riemujoukko (Åberg) • suuri innostus, korkea sitoutumis- ja motivaatioaste, kokeilunhalu, keskinäinen psyykkaus ja ryhmäylpeys • toimissa sekoittuu työ ja huvi • ryhmä luo oman sisäisen murteen • säännöistä ei piitata

19. laukeaminen: haaste hanke tai muu uusi kokoonpano uusi, karismaattinen jäsen johtaja, joka antaa tilaa ideoille häviäminen: haaste muuttuu arkiseksi kantava hahmo lähtee ryhmän työ päättyy naapuriosaston esimies huolestuu Synergian laukeaminen ja häviäminen

20. Synergia, jatkuu … • synergistä vaihetta tulisi pidentää siten, että tekemisen riemu kanavoituu oikein • johtajan tulisi luoda ilmapiiri, jossa ryhmä kokee työn iloa ja saa mahdollisuudet henkiseen kasvuun • näin luodaan edellytykset sille, että ryhmä saa aikaan samanaikaisesti enemmän ja parempaa laatua

21. Synergia, jatkuu … • jokaisen esimiehen vastuulla on kaikkien alaistensa henkinen kasvu • henkinen kasvu on ihmisen kokema tunne siitä, että saa käyttää omaa kapasiteettiaan hyödyksi ja kasvattaa sitä

22. Synergia, jatkuu … • huipputiimistä voi tulla oman synergisyytensä vanki: • jos työyhteisö tottuu, että ryhmä on tehokas, sille annetaan usein uusia haasteita • Seurauksena voi olla työuupumus, burn out

23. Burn out • krooninen oireyhtymä, joka ilmenee • laaja-alaisena väsymyksenä • alentuneena ammatillisen pätevyyden eli kompetenssin tunteena sekä • kyynisyyteen johtavana etäisyydenottona työstä ja sen merkityksestä

24. Luova ongelmanratkaisu, deBonon sanoin 1 ”You cannot dig a hole in a different place by digging the same hole deeper” 2 ”Lateral thinking is of changing concepts and perceptions” 3 ”The brain as a self-organising information system forms asymmetric patterns” 4 ”In any self-organising system, there is a need to escape from a local optimum in order to move towards a more global optimum. The techniques of lateral thinking, such as provocation, are designed to help that change” • http://www.edwdebono.com/debono/lateral.htm

25. MAHDOLLISET RATKAISUT HEUREKA! uusi vertikaalinen polku vertikaalinen ajattelu jumiutuminen lateraalinen siirtymä ONGELMA

26. esimerkkejä: • pohdi, ratkaisetko oikeaa ongelmaa • esimerkkejä: mustat ja valkeat kivet, turkkuri ja varkaat • käytä ulkoisia impulsseja laukaisemaan uusia ajattelumalleja • esimerkkejä: ”PO!”, satunnaiset sanat, metaforat, uusien ratkaisujen provosointi vaikka ilmeinen ratkaisu jo häämöttää

27. Rinnakkainen ajattelu • metodeja, joiden avulla ryhmä ihmisiä saadaan ajattelemaan samaan suuntaan • esimerkki: deBonon kuusi hattua

28. valkoinen hattu ”tarkastellaanpa tietoa objektiivisesti” punainen hattu ”nytpä otetaan mukaan tunteet, vihjeet ja intuitio” musta hattu ”nyt pohditaan riskejä ja vaaratilanteita” keltainen hattu ”mietitäänpä hetki sopivuutta ja etuja” vihreä hattu ”haetaan uusia ideoita ja luovia ratkaisuja” sininen hattu ”katsotaanpa miten ajattelumme etenee: summataan, sovitaan etenemisestä, ’työ-järjestykseen’ ”

29. Tuumatalkoot ja tuplatiimi • kummassakin sama perusmalli: • yksilöllinen ideointi • ideoiden keruu paperitauluille tai pahveille, ideat yhteisiksi • hyvien ja edelleen työstettävien ideoiden valinta • raportointi

30. Tiimin johtaminen • Tiimi on eri osaamisaloilta ja eri puolilta organisaatiota koottu ryhmä • taustalla toive tehokkaammasta yhteistoiminnasta ja suurten haasteiden edellyttämän korkean asiantuntemuksen tehokäytöstä

31. Tiimityön etuja • työmalli on nopea, ennakoiva ja jatkuvasti itseään kehittävä • tiimi tekee vähemmän turhaa työtä ja hukka-aika on minimissään • tiimi perustuu nykyaikaiseen käsitykseen työstä ja työn tekijästä • kun tiimi toimii hyvin, syntyy jatkuva sitoutuminen

32. Tiimien toiminnan edellytys • sitoutumisen ja omistamisen tunteen syntyminen • tiimien on oltava riittävän itseohjautuvia: tiimi vastaa tavoitteittensa täyttymisestä • Avaintekijä on tiimin jäsenten valtuuttaminen (empowerment)

33. Valtuuttaminen • syntyy työyhteisön arvojen, johdon toimien, työn rakenteen, koulutuksen ja palkitsemis- ja huomioimisjärjestelmien yhteisvaikutuksesta • Valtuuttamisen osatekijät ovat • valta • vastuu ja • edellytysten luominen • riittävien resurssien, tiimin jäsenten koulutuksen ja tiedonsaannin avulla

34. Tiimimallin ohjausmenetelmiä • suuntaa-antavana visio ja arvot, jotka tiimin jäsenet ovat sisäistäneet ja joihin he ovat sitoutuneet • käytännön tasolla tiimi toimii verkkoympäristössä, jossa yhä enemmän käytetään sähköisiä verkkoja

35. Yhteisöllisyys (Engeström 1992) • hierarkiasta itseohjautuvuuteen • avoimen tiedonkulun maksimointia yleiskuvan saamiseksi • monipuolisen ammattitaidon takaamista, • yhteisvastuullisuutta ja • keskinäistä auttamista ja tukemista ryhmän sisällä ja välillä

36. Yhteisöllisyys, jatkuu … • Keskinäinen auttaminen ja tuki edellyttävät • vastavuoroisuutta (win-win) • luottamusta: sovitut asiat hoidetaan • oppiminen korostuu tiimien työssä: • parhaiden käytäntöjen siirron periaate (transfer of best practices), • satunnaisverkot, kollegatapaamiset tai huipputasovertailu

37. Viestintä tiimissä • selkeä vision viestiminen: tiimit suunnataan vision avulla • toiminta joustavissa sekaryhmissä edellyttää • tehokasta pienryhmäviestintää • ryhmädelegointia • toimivia kokouksia • koordinoivaa viestintää • tietoverkkoja ja verkkojohtamista

38. Viestintä tiimissä, jatkuu … • Sitoutumisen ja omistamisen tunteen synnyttäminen ja ylläpitäminen tapahtuu motivoivan viestinnän avulla • Tiimi tarvitsee operatiivisen tiedon lisäksi tietoa yleisemmistä asioista: • oman työn asemointi ja työn edistymisen hahmottaminen • luovat ongelmanratkaisumenetelmät ja huipputasovertailu • Yhteisöllisyyden korostaminen, ryhmähenki ja sen suuntaaminen

39. Piiloinen tietotaito • tacit knowledge: hiljainen, piiloinen tieto: • kokemuksen pohjalta syntyvä henkilökohtainen, implisiittinen tieto, jota on vaikea välittää ja viestiä • mm elämänkokemukset, kyky suhteuttaa asioita, aikaisemmasta kokemuksesta oppiminen, intuitio ja naisen vaisto • näkyvä tieto: • mm kirja- ja tutkimustieto ja asiantuntijatiimin työssä syntynyt uusi tieto I.Nonaka ja H.Takeuchi: The Knowledge-Creating Company (1995)

40. Piiloinen tietotaito, jatkuu … • piiloisen ja näkyvän tiedon yhdistämisessä tarvitaan erilaisia vuorovaikutuksen mahdollistavia areenoita, joissa uudet, raikkaat ideat ja vanhat kokemukset kohtaavat

41. Tietämyksen luominen(knowledge creation) näkyvä ULKOISTAMINEN YHDISTÄMINEN piiloinen näkyvä SOSIAALISTAMINEN SISÄISTÄMINEN piiloinen Nonaka, I., and Takeuchi, H., The Knowledge-Creating Company. New York 1995

42. Piiloisesta piiloiseen näkyvä ULKOISTAMINEN YHDISTÄMINEN piiloinen näkyvä SOSIAALISTAMINEN SISÄISTÄMINEN piiloinen mestari opastaa kisälliä

43. Piiloisesta näkyväksi mestarin työtä mallinnetaan näkyvä ULKOISTAMINEN YHDISTÄMINEN piiloinen näkyvä SOSIAALISTAMINEN SISÄISTÄMINEN piiloinen

44. Näkyvästä näkyväksi asiantuntijat pohtivat näkyvä ULKOISTAMINEN YHDISTÄMINEN piiloinen näkyvä SOSIAALISTAMINEN SISÄISTÄMINEN piiloinen

45. Näkyvästä piiloiseksi näkyvä ULKOISTAMINEN YHDISTÄMINEN piiloinen näkyvä SOSIAALISTAMINEN SISÄISTÄMINEN piiloinen mestari omaksuu

46. tuttu ryhmä kiinnostavuus uskottavuus ennakkoasenteet rooliodotukset valmistautuminen avaus puitteet kriittinen massa outo ryhmä keitä ovat ? haarukointi empatia vakuuttavuus ensivaikutelma oheisaineistot Tosiaikaisen keskinäis-viestinnän haasteet