Методика составления электронной картотеки ЭНЖ

1. Методика составления электронной картотеки ЭНЖ • Одной из целей проекта «Это нужно живым» является сбор, анализ, уточнение и обобщение информации о каждом погибшем воине-костромиче с переносом её в базу данных электронной картотеки (ЭК). Результатом реализации программы станет выявление имеющихся неточностей в официально опубликованных документах, внесение дополнительной информации по уже увековеченным и не увековеченным в Книге Памяти (КП) персоналиям, формирование областного АБД (автоматизированного банка данных) с максимально полной и достоверной информацией обо всех погибших в Великую Отечественную войну костромичах. Конечный этап - размещение АБД на специально созданном Интернет-ресурсе в открытом доступе.

2. Содержание и этапы реализации программы ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП Разработка обучающих программ и методики работы по реализации программы Создание организационной структуры акции Разработка программного обеспечения: АБД; электронная картотека; Интернет-ресурс

3. Содержание и этапы реализации программы 1 ЭТАП (сентябрь 2013 г. -март 2015 г.) - Внесение данных по каждой персоналии Книги Памяти в электронную картотеку. - Сверка данных Книги Памяти с информацией ОБД Мемориал, других баз данных, информацией из книг «Имена из солдатских медальонов». - Поисково-исследовательская работа с ОБД Мемориал по месту призыва и месту рождения бойцов с целью выявления защитников Отечества, чьи имена не были внесены в Книгу Памяти. РЕЗУЛЬТАТ - Уточнение и дополнение информации по персоналиям Книги Памяти. - Создание электронной картотеки данных о погибших при защите Отечества в каждом муниципальном образовании.

4. Содержание и этапы реализации программы 2 ЭТАП (2015 год) - Внесение данных электронных картотек в областной автоматизированный банк данных о погибших при защите Отечества в годы Великой отечественной войны - Размещение АБД на Интернет-ресурсе patriot44.ru (патриот44.рф) для обеспечения широкого доступа. РЕЗУЛЬТАТ Увековечение памяти погибших при защите Отечества (внесение их имен в областной АБД)

5. Организационная структура акции ОГБУ «ЦПВ и ДПМ «Патриот», поисковые отряды и объединения Костромской области Штабы акции в муниципальных образованиях Рабочие группы, состоящие из добровольцев

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ ОГБУ «Центр патриотического воспитания и допризывной подготовки молодежи «Патриот» • осуществляет координацию и контроль за ходом проведения Акции в муниципальных образованиях; • оказывает практическую и методическую помощь муниципальным образованиям с привлечением представителей поисковых отрядов и объединений Костромской области; • обеспечивает взаимодействие между участниками Акции и ведомствами и организациями, привлеченными к ее проведению; • проводит выборочную проверку данных электронных картотек сформированных в муниципальных образованиях; • осуществляет сопровождение и обеспечивает содержательное наполнение Интернет-ресурса patriot44.ru (патриот44.рф); • осуществляет свод информации электронных картотек муниципальных образований Костромской области и формирует областной автоматизированный банк данных о погибших при защите Отечества в годы Великой Отечественной войны и размещает его на Интернет-ресурсе patriot44.ru (патриот44.рф); • осуществляет обучение и консультирует участников Акции; • осуществляет сотрудничество с региональными СМИ по освещению хода проведения Акции; • предоставляет учредителям отчетность о ходе проведения Акции; • организует и проводит в рамках Акции мероприятия, направленные на гражданско-патриотическое и духовно-нравственное воспитание детей и молодежи.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ Штаб акции в муниципальном образовании • формирует рабочие группы; • распределяет объём работ; • обеспечивает взаимодействие между участниками Акции и учреждениями и организациями, привлеченными к ее проведению; • доводит до участников рабочих групп форму электронной картотеки для создания автоматизированного банка данных и методические рекомендации по ее заполнению; • по мере необходимости проводит обучающие семинары с участниками рабочих групп , осуществляет консультативную помощь в работе с документами архивов, опубликованными в ОБД Мемориал; • контролирует деятельность рабочих групп; • формирует электронную картотеку по всему муниципальному образованию и передает ее в областной автоматизированный банк данных; • предоставляет ежемесячную отчётность о ходе проведения Акции в ОГБУ «ЦПВ и ДПМ «Патриот»; • обеспечивает освещение хода реализации программы в муниципальных СМИ, отмечая наиболее активных участников и проделанную ими работу. Рабочие группы Обрабатывают данные и вносят их в электронную картотеку

8. Этапы формирования областного банка данных - Первый этап - перенос в ЭК всей опубликованной в Книгах Памяти муниципальных районов Костромской области информации о каждом увековеченном в них человеке; - Второй этап - внесение уточнений и дополнений в базу данных ЭК на основе информации, размещённой в ОБД «Мемориал», в других общедоступных базах данных, и в книгах «Имена из солдатских медальонов», а так же полученной от поискового сообщества и родственников погибших защитников Отечества; - Третий этап– перенос уточнённой и дополненной базы данных электронных картотек на интернет ресурс. Рабочая группа отдельно взятого муниципального образования будет отвечать за работу с персоналиями своего муниципального образования на всех трёх этапах формирования областного АБД. Таким образом, областной АБД будет сформирован путём объединения банка данных электронных картотек всех муниципальных образований Костромской области на одном интернет - ресурсе.

9. Организация работы на первом этапе (пример на основе работы по созданию ЭК по г. Костроме) В Книге памяти Костромской области, том 1 имеется три раздела с алфавитными списками увековеченных в ней людей по городу Костроме:

10. 1. «Списки погибших, пропавших без вести и умерших от ран в годы ВОВ по г. Костроме» (с.45 – с.342), общий объём этого раздела: 342стр. – 45стр. = 297страниц; 2. «Дополнительные списки погибших, пропавших без вести и умерших от ран в годы ВОВ по г. Костроме» (с.344 – с.368); общий объём этого раздела: 368стр. – 344стр. = 24страницы; 3. «Списки умерших от ран и болезней в госпиталях г. Костромы и захороненных на воинском мемориальном кладбище» (с.370 – с.382); общий объём этого раздела: 382стр. – 370стр. = 12 страниц (из данного списка необходимо внести информацию о персоналиях, которые родились и (или) призваны в Костроме). Таким образом, вся информация об увековеченных по г. Костроме занимает объём равный 297стр. + 24стр. + 12стр. = 333 страницы. Общее количество страниц во всех трёх разделах КП с фамилиями на букву «А» равно примерно 12 стр., на букву Б-23стр., В-16, Г-16, Д-8, Е-6, Ж-4, З-11, И-9, К-49, Л-12, М-22, Н-9, О-7, П-20, Р-11, С-43, Т-12, У-4, Ф-5, Х-4, Ц-2, Ч-5, Ш-10, Щ-2, Ю-1, Я-3. Для удобства перенесём эти данные в таблицу:

11. Количество лиц, которые будут осуществлять перенос информации из КП в ЭК, для простоты расчётов, примем как 10 человек. Таким образом, каждому человеку достанется 333 / 10 = 33 страницы, назовём это количество «средняя норма». Персоналии с фамилиями, начинающимися на буквы «А» и «Б» в алфавитном списке занимают 12стр. + 23стр. = 35стр., что соответствует «средней норме». Следовательно, первому члену рабочей группы необходимо выдать ксерокопии алфавитного списка КП с фамилиями на буквы «А», «Б» и «закрепить» за ним выполнение объёма работ по фамилиями на буквы «А» и «Б». Персоналии с фамилиями, начинающимися на буквы «В», «Г» и «Ю» занимают: 16 + 16 + 1 = 33стр., их так же следует «закрепить» за конкретным человеком. И так далее. Таким образом, каждый участник программы «Это нужно живым» будет работать с конкретными списком, и знать фамилии, «закреплённые» за ним.

12. Кроме этого, в Книгах Памяти т.7, т.8, т.9, т.10, т.11 находятся дополнительные списки погибших, умерших от ран и болезней, умерших в плену и т.д., выявленные в ходе поисковой и архивной работы. Эти списки отсортированы по муниципальным образованиям Костромской области. Кроме этого необходимо обратить внимание, что в некоторых Книгах Памяти на последних страницах (см. содержание) находится раздел «Замечания и уточнения», в которых опубликованы опечатки, исправления и дополнения к информации, занесённой в более ранний том Книги Памяти. Информацию, взятую из Книг памяти, необходимо переносить в таблицу. Данную таблицу необходимо создавать в документе формата «Microsoft Office Excel» для удобства работы и переноса её на Интернет-ресурс. Всем участникам семинара из числа членов штаба акции «ЭНЖ» данные шаблоны электронных картотек будут выданы в электронном виде на электронных носителях. Представители штаба «ЭНЖ», в свою очередь, должны обеспечить членов рабочих групп шаблонами электронных картотек. ВНЕСЕНИЕ КАКИХ-ЛИБО ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАГОЛОВКЕ ТАБЛИЦЫ ЭК КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩЕНО.

13. В качестве примера возьмём работу по созданию ЭК по г. Костроме. Для этого откроем Книгу Памяти» Костромской области, том 1. Открыв её на странице №45 мы видим начало алфавитного списка погибших, пропавших без вести и умерших от ран в годы Великой Отечественной войны по г. Костроме. Первый человек в этом списке - Абатуров Николай Иванович: Всю информацию о первом увековеченном человеке переносим в соответствующие разделы электронной таблицы «Microsoft Office Excel». Образец данной таблицы будет выдан в каждый штаб акции «Это нужно живым». В пустых разделах таблицы пишем «не известно» (при отсутствии информации). В Разделы «Примечание» и «Дополнительная информация» при отсутствии дополнительной информации не заполняем. В столбце «Источник информации» указываем наименование Книги памяти, номер тома и страницу:

14. *Примечание: в данной таблице все поля уже заполнены и внесена вся информация из имеющихся источников (в т.ч данные из ОБД «Мемориал»). Аналогичным образом из КП переносим в таблицу информацию об остальных увековеченных и сверяем её с разделами «Замечания и уточнения» Конечным результатом первого этапа формирования ЭК станет создание электронной таблицы с внесёнными в неё данными из КП о каждом увековеченном человеке.

15. Организация работы на втором этапе На втором этапе формирования ЭК (внесение дополнений и редактирование уже внесённых данных), должна сохраниться та же система распределения объёма работ с персоналиями, что и на первом этапе. То есть, если на первом этапе член рабочей группы вносил в ЭК информацию о персоналиях с фамилиями на буквы «А» и «Б», то на втором этапе его задача дополнить информацию именно по этим персоналиям. Основным источником информации для внесения изменений и дополнений в ЭК будет являться сайт МО РФ ОБД «Мемориал». Ниже будет рассмотрен алгоритм работы с документами, опубликованными в ОБД «Мемориал». Для работы понадобится компьютер с выходом в интернет и таблица электронной картотеки.

16. Необходимо выйти в интернет через любой браузер (в данном случае используется браузер «Google Chrome») и перейти на сайт ОБД Мемориал:

17. Для корректного ввода данных в строки поиска, следует изучить особенности ввода информации в соответствующие поля, это можно сделать, кликнув левой кнопкой мыши по разделу «КАК ИСКАТЬ» и изучив инструкцию. Изучив особенности ввода данных в соответствующие поля, необходимо перейти в раздел «Расширенный поиск» для получения максимально большего количества источников информации об искомом нами человеке (для этого необходимо кликнуть по одной из надписей «Расширенный поиск»).

18. В указанном разделе вводим в строки поиска ОБД необходимые данные (фамилию и начальные буквы инициалов) самого первого в списке электронной картотеки человека,- это снова Абатуров Николай Иванович, 1922 г.р., …………(после начальных букв инициалов ставим знак « * », так как в некоторых документах базы данных имя и отчество искомого человека указано только инициалами) На указанном ниже рисунке представлен фрагмент страницы ОБД Мемориал (раздел расширенный поиск) с введёнными в строки поиска поисковыми словами «абатуров» «н*» «и*» (вписывать Ф.И.О. необходимо строчными буквами). Следует вводить только Ф.И.О., так как не во всех документах может быть указана дата рождения искомого человека.

19. Далее необходимо кликнуть по надписи «Отметить все». В результате этого напротив каждого источника информации появится «галочка». Теперь необходимо снять «галочку» напротив пункта «В сводных записях по всем документам» для исключения дублирования источников информации (для этого необходимо кликнуть по установленной напротив данного пункта «галочке» 1 раз). После этого кликаем по надписи «Искать»:

20. Перед нами появился список источников информации (всего 15 ссылок на источники информации на одной странице). Нам выданы ссылки на источники информации о персоналиях, у которых фамилия и начальные буквы инициалов соответствуют нашему запросу (благодаря установленному нами знаку «*» после первой буквы инициала), это помогает найти ссылки на документы, в которых указаны только инициалы человека, либо имя и отчество внесено с опечатками (такое бывает в случаях, когда запись в оригинале документа трудночитаема либо у искомого человека было редкое имя или отчество (например вместо отчества «Феофанович» ошибочно написано «Феоктистович» и т.п.). Вероятнее всего, что информация об искомом нами человеке находится в ссылках под номерами №1(хотя дата рождения и не указана, но проверить её необходимо), №8 и №11, т.к даты рождения в них совпадают с датой, указанной в КП, а в столбце №4 совпадает дата выбытия. Для начала кликаем по позиции №1:

21. Перед нами появилась страница с информацией из медицинского документа. Сравниваем её с данными из КП и из прикреплённого документа. В прикреплённом документе красным цветом выделены данные об искомом нами человеке:

22. Данные ОБД и прикреплённого документа совпадают (в случае несовпадения необходимо сделать запись об этом в таблице ЭК) и теперь сравниваем их с информацией из КП. Для этого кликаем по значку после этого увеличиваем изображение значком и устанавливаем нужную видимую область: При сравнении необходимо обратить внимание, что дата смерти (указана в столбце №5 прикреплённого документа) совпадает с данными КП, но в столбце №7 имеются отличия в названии населённого пункта, где похоронен военнослужащий (в КП указана деревня «Головня», а в прикреплённом изображении деревня «Новая Головинка). В целом можно сделать вывод, что речь идёт об одном человеке, а искажение данных в КП - следствие неразборчивого подчерка в медицинском документе.

23. Теперь необходимо внести в таблицу недостающую информацию (должность, место гибели и причина выбытия, последнее место службы, место захоронения, ссылки на источник информации, в т.ч номер записи в ОБД), сделать запись в графе «Примечания», что запись в КП о месте захоронения искажена. Теперь необходимо вернуться обратно к результатам поиска, для этого нажимаем ссылку «Вернуться к результатам поиска»:

24. Вернувшись к «результатам поиска» видно, что просмотренная (а в дальнейшем остальные просмотренные) нами позиции выделены (будут выделяться) затемнением (для удобства пользования). Кликаем курсором по позиции №8:

25. В данном случае перед нами «Информация из списков захоронения». После сверки информации становится очевидно, что речь идёт об искомом нами человеке. Заносим в ЭК номер источника информации ОБД и электронную ссылку. Чтобы узнать информацию из сканированного документа, необходимо узнать заголовок таблицы, для этого нужно кликнуть по надписи «Просмотреть документ»:

26. Теперь необходимо найти начало документа, для этого выбираем нужную нам страницу:

27. На странице №1 и №2 прикреплённого документа находится информация из учётной карточки воинского захоронения (я не стал вносить в данный документ скриншот страницы №2 из прикреплённого документа, это можно сделать самостоятельно). На странице №1 прикреплённого документа указано, что Абатуров Николай Иванович был перезахоронен в братскую могилу с. Ясенок Фатежского района Курской области 15.08.1950 года из с. Н.-Головинка. Данную информацию необходимо внести в ЭК. В столбце «Примечания» указать, что в КП информация о месте захоронения устарела (при этом записанная ранее информацию об искажении наименования места захоронения можно удалить), в столбце «Дополнительная информация» указать, откуда было произведено перезахоронение.

28. После этого просматриваем страницу №2 прикреплённого документа и переходим к странице №3. Здесь указан заголовок таблицы списка захороненных воинов. Сопоставляем данные заголовка таблицы (на стр.№3) с данными об Абатурове Н.И. (на стр. №12 прикреплённого документа). Делаем вывод, что новой информации (за исключением уже внесённой в ЭК) в таблице нет.

29. Теперь снова возвращаемся к результатам поиска:

30. Вернувшись к результатам поиска необходимо проверить информацию в позиции №11, для этого кликаем по ней:

31. Перед нами появилась страница с информацией из Книги памяти, том 1: На указанной выше картинке указана информация об искомом нами человеке, взятая из Книги памяти Костромской области, том 1 с прикреплённым изображением сканированной страницы, следовательно, дополнить уже имеющуюся информацию об Абатурове Н.И. из этого источника мы не сможем. Тем не менее, в соответствующий раздел ЭК стоит внести ссылки на источник информации (номер записи в ОБД и наименование источника информации – Книга Памяти Костромской области том 1).

32. После этого следует вернуться на главную страницу, для этого необходимо кликнуть по надписи «На главную»:

33. Таким образом, проверив источники информации о судьбе Абатурова Н.И., в таблицу ЭК должны быть внесены следующие данные: данные об источнике информации (то есть в столец с заголовком «Источник информации (Книга Памяти - том, страница; ОБД Мемориал - номер записи и наименование первоисточника)» в данном случае должно быть записано: «Книга Памяти Костромская обл.,том1, стр.45; ОБД Мемориал: №402548057 - Книга Памяти Костромской области том1; №53623014 - госпиталь 104 ОМСБ 175 УСД, тип донесения: алфавитная книга умерших, дата донесения 05.07.1943-28.01.1944). Образец заполнения таблицы ЭК (на примере одной персоналии) основан как раз на внесении данных о судьбе Абатурова Николая Ивановича. Таким образом, мы проверили все источники информации об Абатурове Николае Ивановиче, имеющиеся в ОБД «Мемориал». Осталось заполнить поля с данными об исполнителе. Теперь стоит проверить внесённые в таблицу данные и приступить к поиску информации о следующем человеке из электронной картотеки. После возврата на «Главную страницу» необходимо ввести в поисковые поля данные о второй персоналии из ЭК и продолжить поиск в том же порядке. В заполненной таким образом таблице остаётся гораздо меньше «белых пятен», имеющихся в судьбе защитников Отечества, к тому же вся информация сгруппирована в одном месте и легко читаема.