Gestão do Conhecimento e da Informação

1. Gestão do Conhecimento e da Informação Gestão da Informação

2. Contexto Reclamações comuns dos executivos: • Há muita informação de mercado inadequadae poucas informações adequadas; • As informações ficam tão dispersas dentro da empresa que exigem grande esforço para localizá-la e integrá-las; • As informações importantes às vezes são retidas com exclusividade por outros executivos; • As informações importantes geralmente chegam tarde; e • As informações muitas vezes não são confiáveis.

3. Motivação • A era da informação exige das organizações uma gestão eficiente, que pode ser facilitada pela utilização de recursos inteligentes oferecidos pela tecnologia de informação e sistemas de informação. • As funções administrativas - planejamento, organização, liderança e controle são essenciais para o bom desempenho da organização.

4. Funções administrativas • Planejamento: • Considera os objetivos e recursos, visando primordialmente aumentar a produtividade (e também o serviço). • Organização: • Processo de dividir o trabalho em tarefas e de coordenar estas tarefas para alcançar um ou mais objetivos. • Controle: • Deve seguir objetivos • Deve ter medidas de desempenho sobre os objetivos • Deve ter também maneiras de corrigir o processo

5. Valores Estratégicos da TI • Proporcionar melhorias importantes nos processos empresariais • Tornar os processos operacionais mais eficientes e os processos gerenciais da empresa mais eficazes • Reduzir custos • melhorar a qualidade e o atendimento ao cliente • criar novos produtos e serviços • Com as facilidades oferecidas pela TI: • novas oportunidades comerciais, permitindo a expansão para novos mercados ou novos segmentos de mercados existentes. • Ponderações: custo elevado de investimento e complexidade da TI

6. Sistemas de Informação - SI • Sistema de Informação • Sistema automatizado para coletar, processar, transmitir e disseminar dados que representam informação para o usuário • abrange pessoas, máquinas e/ou métodos organizados • Seus elementos ou componentes de um SIG são: • PESSOAS: que manipulam e atualizam os dados e obtém informações para suas atividades • PROCESSOSORGANIZACIONAIS: que são automatizados ou impactados pelo sistema de informação • DISPOSITIVOS (HARDWARE e SOFTWARE): computadores, aplicações, linhas de comunicação, etc.

7. Objetivos de SIs • As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas • Resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente: • a captura e/ou a recuperação de dados e sua análise em função de um processo de decisão • Decisor, • Contexto, • Objetivo da decisão e • Estrutura de apresentação das informações • Os sistemas de informação dão condições para que as empresas reajamàs mudançasdomercado e se sintam alicerçadas por um processo decisório forte o suficiente para garantir a resolução dos problemas

8. Níveis de Decisão • Operacional • Processamento de transações e controle dos dados do processos são as principais atividades do nível operacional. Dados são detalhados. • Tático • Controlam recursos corporativos (monitoração do desempenho e planejamento do orçamento) para implantar e apoiar a estratégia da companhia. Não tratam os fatos rotineiros. • Dados sumarizados • Alocar recursos para atingir objetivos • precisa de feedback das unidades operacionais • Estratégico • Necessitam de amplas fontes de informação e flexibilidade na modelagem. • Dados corporativos • Políticas globais da companhia e direções da organização • Comunicação de idéias é um componente importante

9. TI nos Processos Organizacionais • Os processos empresariais precisam ser dotados de: • confiabilidade, versatilidade, eficiência e eficácia • A tecnologia de informação é utilizada para melhorar o desempenho das atividades da empresa • Reengenharia • Redefinir a atividade, pensando nas necessidades do cliente e não no sistema atual • Engenharia reversa • Refazer um sistema (mudar interfaces, plataforma, etc.) mantendo suas funções principais.

10. Estruturação de Problemas • Escala: • Quantidade necessária de julgamento e avaliação humana em cada trabalho. • Quanto mais estruturado for o processo, mais simples será automatizá-lo e mais estável será o SI decorrente. • Problemas Estruturados • Problemas Não-Estruturados • Problemas Semi-Estruturados • O grau de estruturação NÃO é a complexidade do problema: Problemas complexos podem ser decompostos !!!

11. Estruturação de Problemas • Problemas Estruturados • Predominam em operações ou transações, cujos processos de recuperação e controle de dados são repetitivos. • Exemplos: Retirar dinheiro do banco, fechar folha de pagamento. • Facilmente automatizados. • Todos os dados relevantes são disponíveis. • Necessitam de pouco julgamento ou avaliação

12. Estruturação de Problemas • Problemas Semi-Estruturados • Algumas partes do problema podem ser resolvidas por modelos de decisão formais (automatizados). • Exemplo: Escolher aplicação financeira.

13. Estruturação de Problemas • Problemas Não-Estruturados • Situações difíceis, frequentemente únicas, com diversas facetas do mesmo problema. • Exemplos: Escolher em qual banco abrir uma conta; traçar um itinerário para um lugar desconhecido. • Alguns dados indisponíveis e • Necessitam julgamento humano (criatividade). • Dificilmente automatizados.

14. Classificação dos SIs • Sistemas de Informação Transacionais – SIT ou SPT • Também chamados de Sistemas de Apoio às Operações • Sistemas de Informação Gerenciais - SIG • Facilitam a gerência de atividades operacionais, produzindo periodicamente relatórios estruturados e resumidos • Sistemas de Apoio à Decisão - SAD • Ajudam a tomar decisões em ambientes complexos e dinâmicos. • Sistema de Automação de Escritório - SAE • Ajudam as atividades de escritório. Exemplos: preparação e comunicação da correspondência. • ExecutiveInformation Systems (Sistemas de Informação para Executivos - EIS) • São utilizados pelos executivos seniores para obter informações globais da organização. • Apresentam os dados de maneira muito agregada, sendo porém possível detalhar os dados

15. SistemasdeInformaçãoTransacionais-SIT • Também chamados de Sistemas de Apoio às Operações • Transação: evento que ocorre num negócio • compras, vendas, pagamentos, etc... • São sistema computadorizado que executa e registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios • agiliza e facilita a realização dos trabalhos • oferece uma gama maior de informações • Mantêm a maioria dos dados da organização. • Processos simples, mais altamente repetitivos • Grande volume de transações, • Necessidade de precisão e segurança. • Resultados: • Relatórios com sumários dos detalhes operacionais e • relatórios de casos excepcionais, que auxiliam o controle e supervisão das atividades rotineiras. • Não conseguem desenvolver informações específicas, necessitando do apoio do sistema de informação gerencial

16. SistemasdeInformaçãoTransacionais-SIT • Exemplo: • transação das rotinas da folha de pagamento • Além de produzir os cheques para pagamento dos colaboradores, pode fornecer relatórios exigidos pelo governo. • Sistema de emissão de notas fiscais • Sistema de controle de estoque.

17. Sistemas de Informação Gerenciais - SIG • Facilitam a gerência de atividades operacionais, produzindo periodicamente relatórios estruturados e resumidos. • controle das atividades, • planejamento e organização. • Utilizados pelas gerências de nível intermediário (TÁTICO). • Decisões táticas e de planejamento das operações. • Semi-estruturados • Saídas (relatórios SIG) • sumários (impressos, tempo real). • Exemplos: • relatórios de orçamentos • projeções de mão-de-obra • previsões de vendas.

18. Sistemas de Informação Gerenciais - SIG • Questões que um SIG pode ajudar a responder • Quais os cursos mais rentáveis da universidade? • (Matrícula + pagamentos) • Qual o número médio de alunos por curso do CTC ao longo dos últimos 3 anos? • Devo duplicar os horários de uma turma? • (Matrícula + dados históricos de desistência)

19. Sistemas de Apoio à Decisão - SAD • Os Modelos de decisão ajudam a tomar decisões em ambientes complexos e dinâmicos. • A necessidade de um SAD pode ser eventual. • Problemas menos estruturados. • Características • Flexibilidade e adaptabilidade são essenciais. • São dinâmicos pois frequentemente o entendimento da questão muda, bem como as necessidades do problema. • Exemplos • SGBDs, Modelos de Pesquisa Operacional, Estatísticos, Sistemas Especialistas, etc.

20. Sistemas de Apoio à Decisão - SAD • Exemplo de questões apoiadas por SADs • Devo criar um novo curso de engenharia ambiental? • Devemos abrir uma nova sede na Barra? • Devemos aumentar os preços?

21. Sistema de Automação de Escritório - SAE • Ajudam as atividades de escritório, tais como preparação e comunicação da correspondência. • Exemplos: • Editores de texto • Sistema de correio eletrônico • Grupos de Notícias • Máquinas de Fax • Correio de voz • Sistemas multimídia • Sistemas de Informação Distribuídos • Video-conferência • Tendência • SAEs integrados => Internet. Compartilhamento de informações. • Obstáculos à difusão dos SAEs • Dificuldade de integrar componentes (diferentes padrões). • Custo de armazenar informações não usuais (imagens, som, vídeos).

22. ExecutiveInformation Systems (Sistemas de Informação para Executivos - EIS) • São utilizados pelos executivos seniores para obter informações globais da organização • Apresentam os dados de maneira muito agregada, sendo porém possível detalhar os dados ("drill-down") • Visão estratégica • Características: • Gráficos • Interface intuitiva • Integram várias fontes de dados • Com contextos (séries históricas, comparações, etc) • É essencial que as informações sejam atualizadas.

23. ExecutiveInformation Systems (Sistemas de Informação para Executivos - EIS) • Questões (de um reitor de uma universidade): • Qual é o departamento com maior relação entre número de alunos e número professsores? • Qual o departamento que mais cresceu nos últimos 3 anos? • Comparação dos dados da UCB com outras universidades católicas. • Aplicativos: • Commander • LightChip • Pilot • Se uma oportunidade de negócio aparece no EIS, outros sistemas serão necessários para analisar a situação e determinar as possíveis ações.

24. Gestão do Conhecimento e da Informação Obrigado!!! Rafael Escalfoni