桃園縣政府人事處 97 年度品管圈成果發表

1. 桃園縣政府人事處97年度品管圈成果發表 －敘薪圈－

2. 壹、圈的介紹 圈　名：敘薪圈 　 成立日期：96.8.23 圈　長：王筱惠 輔 導 員：詹登財 圈　員：劉素真、蔡玉梅、劉柏儀、劉素君 　　　　魏珮分、張振貴、劉靜如、吳永和 　　　　劉雅蘭 所屬單位：桃園縣政府人事處組織任免科 主要工作：辦理本縣教師敘薪櫃檯化作業 活動期間：96.8.23~97.9.30

3. 壹、圈的介紹-圈名＆圈徽 • 圈名意義： • 一聽圈名便知辦理教師敘薪 • 直接取辦理業務的意義 • 圈徽意義：本縣高中、國中小教師敘薪作業標準化、統一化、E化，快速完成敘薪作業。 1.書本：代表本縣高中、國中小教師 2.天秤：代表公正、公平、客觀 3.天秤右邊的紅心：代表教師具有愛心、良心、熱心 4.天秤左邊的金錢符號：代表教師的薪資 5.左下方的滑鼠：代表電子E化

4. 貳、主題選定-過程

5. 貳、主題選定-活動主題＆理由 • 活動主題： • 降低敘薪表格填寫的錯誤率 • 選定理由： 1.對執行者而言：降低敘薪表格填寫的錯誤率，可 　　　　　　　　　以減少退件及可減少人事同仁對 　　　　　　　　　相同案件重覆作業之工作時間。 2.對審查人而言：可減少更正的時間，提高審查的 　　　　　　　　　速度。 3.對人事處而言：增加人事處整體行政效率。

6. 參、活動計劃擬定-活動計畫進度表

7. 參、活動計劃擬定-工作分配表

8. 縣政府訂定表格標準範本 此次活動重點 函轉授權公文並於網路上公告 在審查時作抽樣調查 櫃檯化作業審查 No 是否正確 退件 Yes 收件 核發備查公文 肆、現狀把握-作業流程圖

9. 肆、現狀把握-改善前數據分析 • 資料期間：在96年八月至九月教師敘薪櫃檯化 　　　　　　審查時期 • 資料內容：高國中小教師授權部份之敘薪通知書 　　　　　　被登錄錯誤件數 • 結果：抽樣登錄358件，錯誤228件，錯誤分為

10. 肆、現狀把握-改善前數據分析 • 改善前數據分析柏拉圖

11. 肆、現狀把握-改善前數據分析 • 改善前數據分析圓餅圖

12. 伍、目標設定-目標設定值 • 敘薪表格的標準化 • 設計敘薪網站提供資訊平台作業 • 敘薪表格填寫的錯誤率由現行的43.86%降低至32.89% 　現狀－（現狀＊改善重點＊圈能力） 　＝　43.86%－（43.86%＊0.5＊50%） 　＝　32.89%

13. 伍、目標設定-目標設定值 • 目標設定圖 降幅10.97%

14. 伍、目標設定-設定理由 • 依80/20法則，表格繕打錯誤與缺件比例佔72.4%，理應以二項來設定分析，但缺件最主要的因素為96年度改變作業方式，敘薪通知書需檢附二份至縣政府，大部份卻只檢附一份而已，因而導致送件時缺件數量增加，故本圈僅設定表格繕打錯誤為目標來探討。 • 但由於第一次製作網站平台作業，以及表格重新設計範本，加上兼任人事人數眾多，每年異動頻繁，所以本次作業，僅將改善重點值預設為0.5，並預估圈能力約為50%，降低超過10個百分點以上，就算達成目標。

15. 人的要因 新接業務不熟悉 不懂法規 不小心誤繕 太嚴格 為何敘薪表格填寫錯誤率高？ 使用者 審查者 不會使用電腦 標準不一 人事人員更換頻繁 標準化程度不夠 教育訓練不足 範例不清 無操作手冊 業務繁忙 表格部份 公告不明確 設計太複雜 無網站查詢 用語不夠統一 事的要因 物的要因 陸、要因分析-魚骨圖 表示由圈員依經驗票選所得要因

16. 陸、要因分析-重點要因 選定前五名為優先改善重點

17. 陸、要因分析-重點要因順序圖

18. 柒、對策擬定-對策擬定表 選定總分250分以上為採行對策，共圈選出三個對策

19. 柒、對策擬定-對策實施具體內容 • 重要要因1、2、3、4之對策擬定

20. 柒、對策擬定-對策實施具體內容 • 重要要因5之對策擬定

21. 柒、對策擬定-對策實施具體內容 • 重要要因6之對策擬定

22. 捌、對策實施與檢討-對策1 P D A C

23. 捌、對策實施與檢討-對策2 P D A C

24. 捌、對策實施與檢討-對策3 P D A C

25. 玖、效果確認 • 定於97年八至九月敘薪櫃檯化作業時，登錄統計高國中小授權部份的錯誤案件數，再依錯誤案件數中統計填寫表格的錯誤率，然後與96年的填寫表格的錯誤率（前數據）做比較分析，預期於九月完成，再行確認有無達成目標。 • 預期應該會達成目標。

26. 拾、檢討與改進 • 預計九月效果確認後，再進行檢討與改進。

27. 感謝聆聽敬請指教 －敘薪圈－ 發表人：王筱惠