交通部基隆港務局 簡報

1. 交通部基隆港務局簡報 交通部航政監理系統作業流程改造 (BPR)計畫案 欒志宏 計劃主持人 明昊資訊股份有限公司 蕭瑞祥博士指導

2. 航政監理BPR 第二波 第三波

3. 第三波業務流程管理系統 BPMS 內部整合 外部整合

4. BPMS演進-I

5. BPMS演進 -II

6. 簡報大綱 • 專案說明 • 技術建議 • 管理建議 • 附件

7. 簡報大綱 ● 專案目標 ● 專案範圍 ● 專案預期效益 ● 專案時程 • 專案說明 • 技術建議 • 管理建議 • 附件

8. BPR專案目標 • 以客戶服務流程概念進行業務流程改造 • 整合航政監理申辦作業 • 以簡併業者申報表單與申辦作業的角度,簡化整合現行作業處理程序, 資訊系統及資料庫 • 系統與資料庫整合, 申報資料一次輸入,即可全程使用

9. BPR 業務範圍 • 航政監理 • 航運業管理作業 • 海運技術人員管理作業 • 船舶管理作業 • 進出港簽證作業 • 港口國管制作業

10. BPR專案工作項目 • BPR工作 • 業者申報表單及繳付副件之檢討與簡併分析BPR工作 • 網路申辦窗口整合 及 其與工商e網通整合分析BPR工作 • 申辦窗口整合後, 原審核, 批次及查詢作業需配合調整之分析BPR工作 • 各申辦作業輸入介面與資料調整所引發的資料庫重建整合分析BPR工作 • 相關作業程序文件 ,作業辦法, 規定,及 規章之檢討修訂與 法令修訂之建議 • 與MTNet申辦作業單一窗口介接之資料庫建置分析 • 3系統(船舶進出港簽證,航運業管理,海運技術人員)軟硬體作業效能檢視與改進建議

11. BPR專案預期效益 • 順暢外部資料交換降低整合成本 • 提昇申辦作業時效,品質與客戶滿意度 • 強化作業安全 • 實現四港成為全球運籌中心基石

12. 專案時程 Do the right things Do the things right 1 3 3 2 BPR 準備 評估 設計 建置規劃 保固 與MTNet 介接之資料庫建置分析 3系統效能檢視

13. 簡報大綱 • 專案說明 • 技術建議 • 管理建議 • 附件 ●範疇與願景 ●BPR實施階段與方法 ●BPR方法與工具 ●BPR模式建構

14. 範疇:宏觀角度 全球貿易 全球運籌中心 航運 台灣 航港

15. 願 景 奠定 全球運籌中心 基石 吸引航商,營運人 以台灣為集散中心 改造航港業務流程,提昇航港營運績效

16. 作業現況 • 各港務局導入電子化的時程不同， 航政監理申辦作業並未整合，共同資料並未分享，造成業者到各港務局都要重新申辦相同的航政監理資訊。 • 各港自動化作業仍依內部業務處理需求開發，客戶通常需要向不同單位與窗口申辦，並填報多張表單才能取得所需要的服務。 • 缺乏客戶導向的全流程績效管理指標 • 資訊系統建置未考慮整體流程管理架構

17. 挑戰: 提昇國際海運整體營運效率 • 提昇航港管理單位的營運效率 • 航運業者持續改善其營運效率,如 • 整合貨櫃運輸鏈資訊環境 • 將資訊技術應用於 貨櫃裝卸、棧埠、倉儲經營 • 航港管理單位的營運效率，將影響海運整體營運效率。 • 成為資訊加值服務提供者 :主動提供業者營運所需之港棧加值資訊 • 協助航運業者因應美國911反恐新要求, 即貨櫃須在原始出口港，將通過χorγ-ray檢查之貨櫃(物)，於進入美國港口前24小時將符合CSI(Container Security Initiative)之艙單與安全運輸資訊傳送美海關

18. BPR實施階段與方法企業流程再造的核心工作 • 辨識利害關係人(顧客)，衡量利害關係人(顧客)關鍵需求 • 決定改造的關鍵流程 • 標竿學習，訂定流程績效目標 • 以系統化方法(EISA)尋找解決方案，重新設計新流程 • 組織變革:改變思維模式，塑造新文化

19. BPR實施階段與方法 Overview 4建置期 1準備期 2.評估期 3設計期 .確定改造需求 .取得改造共識 .成立流程改造小組 .擬定改造計劃 .宣導 .經營評估 .利害關係人(顧客)評估 .組織評估 .資訊評估 .流程評估 .選定關鍵流程 . 流程設計 . 資訊系統設計 . 組織制度設計 .成立流程工作小組 .擬定變革計劃 .執行與檢討 Delivers Delivers Delivers Delivers Logic 1企業高層及員工支持改變的共識 2.企業流程再造專案小組的組織，以及專案進行規則。 3.高階主管及專案小組成員企業流程再造訓練以後思維模式的改變。 4.改造計劃的擬定。 1流程改造優先順序 2顧客導向績效指標及 流程績效指標 3.原流程說明書ASIS 1.流程導向績效值 2.理想的流程模式 3.新流程說明書TOBE 1.資訊系統建置計劃 2.新流程運作計劃 3.組織結構調整計劃 4.查核及再修正機制 5.績效評估 流程規劃工具 需求分析工具

20. 訓練課程:Business Process Modeling & Analysis Workshop(詳附件) • Workshop 1:Create Process Context Diagram • Workshop 2:Defining Project & Process Scope • Workshop 3:Modeling Processes • Workshop 4:Measuring Processes • Workshop 5: Analyzing Processes • Workshop 6: Creating New Processes

21. BPR方法與工具 需求分析方法工具 • Zachman Framework業務模型 • 利害關係人互動分析 • 顧客模式分析 • 流程實體及模式(Process Entities and Model) • 組織對應圖 • 資源對應圖 • 流程排序 (Prioritize Processes)

22. BPR方法與工具 流程規劃方法工具 • Process analysis template • 流程模組化 • 資訊需求部署 • 工作移轉評估

23. 軟體工具: TurboBPR

24. 軟體工具: POPKIN SA2001 功能架構

25. BPR模式建構改善指標設定 • 流程時效KPI • 流程品質KPI • 表單簡化KPI • 法規檢討KPI

26. BPR模式建構 • 以建立便捷的「客戶服務全流程」為中心進行改造 • 首先進行宏觀分析, 了解 機關的當前處境, 確認機關的任務, 施政目標與策略, 關鍵績效指標, 以避免見樹不見林 與局部優化 • 再進行細部評估 • 依據專案執行範圍進行現有航政監理作業項目相關表單的收集與跨部門之相關作業流程圖的製作 • 由主辦港BPR工作小組組長主持，工作小組成員及秘書組全程參與共同討論，檢討流程結構 • 提出文件簡併、資料欄位簡併、資料屬性統一、介面整合、流程改造整合、資料庫整合之建議解決方案。 • 將建議解決方案提交上一階會議審核定案。

27. 宏觀分析: 經營評估 施政策略及目標 業務架構模式 核心 業務 流程 資訊系統

28. 經營評估 施政策略及目標 業務架構模式 業務流程 申辦 進出港 簽證 港灣 棧埠 資訊系統 航政業務自動化 棧埠業務自動化 棧埠業務自動化 航政業務自動化 港灣業務自動化 港灣業務自動化 棧埠委託系統 棧埠委託系統 港灣委託系統 港灣委託系統 航運業管理系統 船舶管理系統 貨櫃裝卸管理系統 貨櫃裝卸管理系統 港灣作業管理系統 港灣作業管理系統 海技人員管理系統 貨櫃儲轉管理系統 貨櫃儲轉管理系統 港灣計費繳款系統 港灣計費繳款系統 海事管理系統 貨櫃進出港區管制系統 貨櫃進出港區管制系統 港口國管制

29. 經營評估:航港運作示意圖 管制 棧 港 口 埠 港 進 船舶 人員 貨物 灣 出

30. 經營評估:業務模型架構 外力 市 場 策略管理流程 合 作 伙 伴 核 心 產 品 及 服 務 客 戶 核心業務 流程 資源管理流程

31. 經營評估:業務模型架構

32. 評估期-利害關係人(顧客)評估 • Classifying stakeholder types • Document current interactions and health

33. 經營評估:客戶服務示意圖 船舶貨物進倉申請 港棧委託 (預收款) 船舶進港預報簽證 船席調派 船舶交通 管理 船舶進港 控制作業 船舶出港 報告簽證 船舶進港 報告簽證 貨櫃(物) 裝卸 船舶在港 動態管理

34. 細部評估: 檢討流程結構 • 找出各港作業異同之處並檢討有無資料重複可刪除之部分? • 找出各港作業異同之處並檢討有無資料可合併之部分? • 找出各港作業異同之處並檢討有無作業應串聯而未串聯之流程? • 有無現行為順序作業，但可改為平行作業之活動? • 有無表單欄位重複或內容類似，可以合併簡化? • 流程處理單位是否太多，以至於流程太過冗長? • 檢視流程各活動間之責任歸屬。 • 檢討流程瓶頸點。

35. 流程評估方法Process analysis template I Rules and Owner's n Regulations Knowledge Requirements O p u Guides u t Customer Requirements t p s Business u Customer Loyalty t s Consumable Resources Enablers 100110011 110011010 Goods and Services 010100111 010101100 Processes Data Information and Knowledge C & C Technology Staff Facilities

36. 流程評估:交通部船舶進出港簽證流程 進港

37. 流程評估:交通部船舶進出港簽證流程 出港

38. 流程評估:港埠作業流程

39. 海運業者 報關行 貨櫃集散場 貨物承攬業 航商、船務代理 資訊評估:航港單一窗口與航政監理BPR 貿易資訊處理中心 貿易簽審單一窗口 貨物通關單一窗口 海運業者 電子資料轉換介面 海運業者 航港單一窗口 共同平台MTNet 報關行 貨櫃集散場 貨物承攬業 航商、船務代理 PortNet 交通部 花蓮港 基隆港 台中港 高雄港 ( ) 航 港 自 動 化 航政業務自動化 棧埠業務自動化 棧埠業務自動化 航政業務自動化 港灣業務自動化 港灣業務自動化 BPR 棧埠委託系統 棧埠委託系統 港灣委託系統 港灣委託系統 航運業管理系統 船舶管理系統 貨櫃裝卸管理系統 貨櫃裝卸管理系統 港灣作業管理系統 港灣作業管理系統 海技人員管理系統 貨櫃儲轉管理系統 貨櫃儲轉管理系統 港灣計費繳款系統 港灣計費繳款系統 海事管理系統 貨櫃進出港區管制系統 貨櫃進出港區管制系統 港口國管制

40. 資訊評估:航政監理BPR與航港單一窗口平台資訊整合服務資訊評估:航政監理BPR與航港單一窗口平台資訊整合服務 單一窗口服務平台 (MTNet) 航商/ 港灣代理 付款銀行 H U B 連 結 介 面 入口網站 基礎建設 基隆港 服務窗口 財金資訊 電子轉帳 HTTP 資料交換服務 高雄港 服務窗口 收款銀行 貨櫃場/ 裝卸公司 交 通 部 金流服務 台中港 服務窗口 政府貿易 統一窗口 物流加值服務 理貨行/ 拖車業 花蓮港 服務窗口 通關單 一窗口 貿易簽審 單一窗口 國際接軌 貿易 / 物流(貨櫃)資訊整合服務、貨況追蹤查詢 國外單一窗口 BPR WebServices

41. 評估-決定流程優先次序 策略 (Strategy) 展開 影響 定義 執行 BPR 利害關係人 (Stakeholders) 業務流程 (Business Processes) 期待 達成 滿足 引導 期望結果 (Desired Outcomes)

42. POPKIN:矩陣分析-決定流程優先次序利害關係人績效期望- 流程重要度 1 低 2 中 3 高

43. POPKIN:矩陣分析-決定流程優先次序利害關係人績效期望- 流程改善空間 1 小 2 中 3 大

44. Improvement Opportunity g1 g2 g3 Importance Ranking to Business Direction POPKIN:矩陣分析-決定流程優先次序 流程改善空間 v.s.流程重要度 流程改善空間 流程重要度

45. 設計 - EISA方法 EISA 簡化 (Simplify) 整合 (Integrate) 自動化 (Automate) 消除 (Eliminate) Overproduction Wait time Transport Processing Inventory Defects/failures Duplication Reformating Inspection reconciling Forms Procedures Communication Technology Problem areas Flows Jobs Teams Customers suppliers Dirty activities Difficult activities Dangerous activities Boring activities Data capture Data transfer Data analysis

46. 設計期- 流程模擬 • 申辦量 • 時效 • 流程瓶頸 • 工作負荷

47. POPKIN流程模擬- 申辦流程 客 戶 申 辦 船席 計費 信用 查核

48. POPKIN- 流程模擬-顯示瓶頸 瓶頸 瓶頸 客 戶 瓶頸 瓶頸 瓶頸

49. 新作業流程之設計 • BPR專案成員確認新作業流程: • 確認未來新流程執行將會遭遇的問題及提出解決方案(關於法規、組織、作業流程及表單等) 。 • 就新作業流程展開資訊系統分析、設計、開發及與其他系統之介面重整。 • 進行相關法規之修訂。

50. 建置規劃 • 成立流程工作小組 • 擬定變革計劃 • 執行與檢討