พื้นที่ D19 หน่วยบริการวิชาการเชิงวิศวกรรม

2. พื้นที่ D19 หน่วยบริการวิชาการเชิงวิศวกรรม สังกัดกลุ่มงานสนับสนุนการวิจัยและบริการวิชาการ ชั้น 5 อาคารวิจัยวิศวกรรมประยุกต์สิรินธร

3. ภารกิจหลักของหน่วยบริการวิชาการเชิงวิศวกรรมภารกิจหลักของหน่วยบริการวิชาการเชิงวิศวกรรม • ส่งเสริมการให้บริการวิชาการของบุคลากรของคณะวิศวกรรมศาสตร์ เพื่อให้เกิดการให้บริการวิชาการต่อชุมชนที่แพร่หลายและสนองต่อความต้องการของชุมชนและอุตสาหกรรมในท้องถิ่นภาคใต้ • จัดและดำเนินการโครงการและกิจกรรมการฝึกอบรม สัมมนา รวมทั้งการให้คำปรึกษาแนะนำที่สอดคล้องกับความต้องการและเป็นประโยชน์ต่อท้องถิ่นโดยรวม • ส่งเสริมความสัมพันธ์และความร่วมมือกับองค์กรภาครัฐ และเอกชน เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยน และการเกื้อกูลกันในลักษณะต่างๆ • เป็นหน่วยงานกลางในการติดต่อประสานงาน ทั้งหน่วยงานภายใน และภายนอกคณะวิศวกรรมศาสตร์ในการให้และรับงานบริการวิชาการ

4. การดำเนินกิจกรรม 5ส. ของหน่วยบริการวิชาการฯ

5. นโยบายกิจกรรม 5 ส. ของหน่วยบริการวิชาการฯ เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพ และคุณภาพในการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ และเสริมสร้างบรรยากาศในการทำงานร่วมกันในหน่วยบริการวิชาการฯ จึงมีนโยบายให้มีการนำกิจกรรม 5ส. มาใช้ในหน่วยงานอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง โดย • ให้ถือว่า การปฏิบัติงานที่มีมาตรฐานอย่างสม่ำเสมอและด้วยจิตบริการ เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน • ผลการปฏิบัติงานตามมาตรฐาน 5ส. เป็นส่วนหนึ่งของการประเมินผลการมีส่วนร่วม ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน

6. เป้าหมายในการดำเนินกิจกรรม 5 ส. • เพื่อให้สถานที่ทำงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามมาตรฐาน 5สของกลุ่มงานฯ • เพื่อส่งเสริมให้บุคลากรของกลุ่มงานฯ ทุกระดับมีส่วนร่วมในการทำกิจกรรม 5ส • เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและสัมพันธภาพที่ดีในการทำงานร่วมกัน กระบวนการ/วิธีการ/และกิจกรรมที่ดำเนินการ • กำหนดและประกาศนโยบายและมาตรฐาน 5ส. ปี 2553 ของกลุ่มงานฯ ให้บุคลากรภายในหน่วยบริการวิชาการฯ ได้รับทราบ โดยกิจกรรม 5ส. เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน และเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินผลการปฏิบัติงาน • แต่งตั้งและมอบหมายงานกรรมการ 5ส. • จัดทำแผนงาน 5ส. ร่วมกัน • ดำเนินการปฏิบัติตามแผนการดำเนินงาน • ติดตามผลการดำเนินงาน

7. มาตรฐานกิจกรรม 5ส ของหน่วยฯ • เอกสารและแฟ้มเอกสาร • เก็บเป็นหมวดหมู่และเป็นระเบียบ • การบ่งชี้เอกสารจะต้องตรงกับเอกสารที่อยู่ภายในแฟ้ม • สามารถหาเอกสารในแฟ้มหรือในคอมพิวเตอร์ได้ภายใน 5 นาที • เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน • สะอาด เป็นระเบียบ • ใช้งานได้ไม่ชำรุด • ห้องครัว ตู้เย็น • ไม่มีอาหารตกค้าง เก็บอยู่ในครัว และตู้เย็น • ไม่มีภาชนะที่ทิ้งไว้ค้างคืน • การปฏิบัติงาน • ปิดไฟ แอร์ และอุปกรณ์อื่น ๆ เมื่อไม่ใช้งาน • แจ้งเหตุ หรือรายงานข้อบกพร่อง และข้อขัดแย้งในการทำงานอย่างสม่ำเสมอ หมายเหตุ : กำหนดให้บุคลากรหลักของหน่วยฯ หมุนเวียนกันปฏิบัติหน้าที่ประธาน 5ส. ของหน่วยฯ ทุกปี โดยกำหนดตามรอบปีปฏิทิน

8. 8

9. การดำเนินตามแนวคิด 9ส ในปี 2553 ที่ผ่านมาหน่วยบริการวิชาการฯ ได้ดำเนินกิจกรรม 5 ส.+เหมือนกิจกรรมในปี 2552 โดยมี 4ส. เพิ่มเติม ดังนี้ ส. ที่ 6 ส. เสนอแนะ (Suggestions) ส. ที่ 7ส. สร้างสรรค์ (Super Creative) ส. ที่ 8 ส. สไมล์ (Smile) ส. ที่ 9 ส. สิ่งแวดล้อม (Environment) การปรับปรุงการทำงาน โดยใช้กิจกรรม/เทคนิค 5 ส. (+4 ส.) ใน ปี 2553 มีดังนี้

10. การใช้โปรแกรม Training System แทนการสร้างไฟล์จำนวนมาก ส. สะสาง • เป้าหมายในการปรับปรุง เพื่อลดจำนวนของไฟล์หนังสือราชการในพื้นที่ส่วนกลาง และ ลดเวลาในการจัดทำหนังสือต่างๆ จำนวนมาก • สภาพการณ์และข้อมูลก่อนปรับปรุง มีจำนวนหนังสือราชการหลายฉบับที่ต้องพิมพ์ทุกฉบับในการจัดอบรม 1 หลักสูตร • การดำเนินการปรับปรุง นำโปรแกรม Training System ที่ได้จากโครงการพัฒนางาน มาใช้สำหรับการดำเนินงานจัดฝึกอบรมของหน่วยฯ • ผลการปรับปรุง สามารถลดจำนวนไฟล์หนังสือราชการจาก 17 ไฟล์ เหลือเพียงจำนวน 1 ไฟล์ และลดเวลาในการพิมพ์เอกสาร โดยใช้เวลาที่เหลือสำหรับการตรวจสอบงานแทน ส. สะดวก ส. สร้างนิสัย

11. Before After

12. การจัดเก็บฐานข้อมูลลูกค้า และเอกสารบนเว็บไซต์ • เป้าหมายในการปรับปรุง เพื่อลดจำนวนการเก็บเอกสารจำพวกฐานข้อมูลลูกค้า และแนวปฏิบัติ ต่างๆ ในแฟ้มเอกสาร • สภาพการณ์และข้อมูลก่อนปรับปรุง ส่งข้อมูลลูกค้าผ่านทางไปรษณีย์ ค่าใช้จ่ายสูง จำนวนเอกสารข้อมูลลูกค้ามีจำนวน แนวปฏิบัติต่างๆ มีมากมายเก็บเข้าแฟ้มอย่างเดียว จัดเก็บในตู้ไม่เพียงพอ และหาเอกสารไม่เจอ • การดำเนินการปรับปรุง จัดทำฐานข้อมูลลูกค้า และคู่มือบริการวิชาการออนไลน์ • ผลการปรับปรุง สามารถลดค่าใช้จ่ายการส่งข่าวให้ลูกค้าจากเดิมที่ต้องส่งทางไปรษณีย์ ฐานข้อมูลลูกค้าใช้งานง่าย สะดวกต่อการค้นหา และปรับปรุงแก้ไข แนวปฏิบัติได้จัดเก็บไว้ที่เดียวกัน อยู่ที่ไหนก็สามารถเปิดอ่านหรือดาวน์โหลดได้ ไม่ต้องจัดหาตู้วัสดุสำหรับเก็บเอกสารจำนวนมากๆ ส. สะดวก ส. สร้างนิสัย

13. การจัดเก็บฐานข้อมูลลูกค้า และเอกสารบนเว็บไซต์ ฐานข้อมูลลูกค้าออนไลน์ คู่มือบริการวิชาการออนไลน์

14. เส้นทางที่เก็บไฟล์เอกสารเส้นทางที่เก็บไฟล์เอกสาร ส. สะดวก • เป้าหมายในการปรับปรุง เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารในเครื่องคอมพิวเตอร์ได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว • สภาพการณ์และข้อมูลก่อนปรับปรุง ไม่สามารถค้นหาไฟล์เอกสารในเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อนำมาแก้ไขเพิ่มเติมได้ ในกรณีที่ผู้รับผิดชอบเอกสารไม่อยู่ • การดำเนินการปรับปรุง มีการระบุเส้นทางที่เก็บไฟล์เอกสารไว้ด้านล่างของ เอกสารที่พิมพ์ และระบุชื่อผู้ที่พิมพ์เอกสารด้วย • ผลการปรับปรุง สามารถค้นหาเอกสารในเครื่องคอมพิวเตอร์ ได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว

15. ส. สะสาง (1) สะดวก (2) สะอาด (3) Big Cleaning Day (สะสาง, สะดวก, สะอาด) เป้าหมาย :จัดระเบียบ สร้างความสามัคคี และสร้างการทำงานกันเป็นทีม ก่อนการปรับปรุง:ขาดระเบียบในบางจุด การดำเนินการ : ร่วมกันจัดระเบียบทั้งภายในองค์กร รวมทั้งระบบเอกสาร ผล:มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น

16. ส. สุขลักษณะ (4) สร้างนิสัย (5) การตรวจประเมินภายใน เป้าหมาย:เพื่อกระตุ้นให้มีการทำ 5 ส.อย่างต่อเนื่อง ก่อนการปรับปรุง:ไม่มีการทำ 5 ส. อย่างต่อเนื่อง การดำเนินการ: แต่งตั้งกรรมการ และตรวจประเมิน 5 ส. ตามมาตรฐานกลุ่มงานฯ ผล:การทำ 5 ส. อย่างต่อเนื่อง ตรวจสอบสวิตซ์ไฟฟ้าหลังเลิกงาน เป้าหมาย:ประหยัดพลังงาน ก่อนการปรับปรุง: อุปกรณ์บางประเภทไม่ได้ปิดสวิตซ์หลังเลิกงาน การดำเนินการ: ตรวจสอบสวิตซ์หลังเลิกงานทุกวัน ผล:ลดการใช้พลังงาน

17. ส. เสนอแนะ(6) สร้างสรรค์ (7) จะเอาไปเก็บไว้ไหนดีนะ..เก๊า เก่า เสนอแนะเพื่อการปรับปรุงเชิงสร้างสรรค์ เป้าหมาย:รับฟังข้อคิดเห็นเพื่อการเสนอแนะและปรับปรุงองค์กรโดยรวมที่ดีขึ้น ก่อนการปรับปรุง: มีแนวคิดข้อเสนอแนะแต่ขาดการนำไปปฏิบัติจริง การดำเนินการ: ข้อเสนอแนะของสมาชิกถูกนำมาแลกเปลี่ยน เพื่อปฏิบัติ/ปรับปรุงจริง ผล:องค์กรเกิดการพัฒนาอย่างยั่งยืน มีแนวคิดใหม่ๆ ในเชิงสร้างสรรค์สู่การปฏิบัติมากขึ้น เดี่ยวนี้..ใครๆก็อยากใช้..

18. สร้าง ส.สไมล์ ด้วยรอยยิ้มแห่งความสุข เป้าหมาย: สร้างบรรยากาศแห่งความสุขในการทำงานด้วยรอยยิ้มแก่ผู้ร่วมงานและผู้มารับบริการ การดำเนินการ: ทักทาย “สวัสดี” เวลามาทำงานและหลังเลิกงาน และให้บริการผู้มารับบริการด้วยรอยยิ้มแห่งความสุข ผล:มีบรรยากาศที่เป็นมิตรซึ่งกันและกันระหว่างเพื่อนร่วมงาน ส. สไมล์(8)

19. การส่งเสริมสภาพแวดล้อมการภายในสำนักงานการส่งเสริมสภาพแวดล้อมการภายในสำนักงาน เป้าหมาย:เสริมสร้างบรรยากาศแห่งการทำงานให้ทุกคนมีความผ่อนคลาย สดชื่นตลอดเวลา และพร้อมที่จะให้บริการแก่ผู้มาติดต่องาน ก่อนการร่วมกิจกรรม: ไม่มีต้นไม้เพื่อสร้างบรรยากาศ การดำเนินการ:บรรยากาศสำนักงานน่าอยู่มีความร่มรื่น ทุกคนเอาใจใส่ดูแลรดน้ำต้นไม้ ผล:มีสุขภาพจิตในการทำงานที่ดีขึ้น ส. สิ่งแวดล้อม (9) 19

20. สิ่งที่ได้รับจากการทำกิจกรรม 5ส. • เกิดการพัฒนาการทำงานให้เป็นระบบ และเป็นต้นแบบที่ดีในการทำงาน • เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดสร้างสรรค์ ในองค์กรซึ่งเป็นรากฐานในการพัฒนาสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ • สร้างวินัยและสร้างนิสัยในการทำ 5ส. อย่างสม่ำเสมอ • เกิดความสามัคคีในองค์กร ซึ่งส่งเสริมให้เกิดการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ • สร้างบรรยากาศและทัศนคติที่ดีในการทำงาน • สร้างเสริมสุขภาพที่ดีให้แก่ทีมงาน • สร้างบุคลากรให้มีคุณภาพ สู่การพัฒนางานและองค์กรที่มีคุณภาพต่อไป

21. 21

22. เคล็ดลับและข้อคิดในการดำเนินกิจกรรม 5 ส. • ผู้บริหารกระตุ้นและให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง • เน้นการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ ในการปรับปรุงงานอย่างจริงจังและต่อเนื่อง • สร้างกิจกรรมกระตุ้นจิตสำนึก และความคิดสร้างสรรค์ ในการทำกิจกรรม 5ส. • มีการสอดแทรกเรื่อง 5ส. ในทุกกิจกรรมหลักขององค์กร และเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงาน • การใช้ระบบสารสนเทศ (IT) มาช่วยในการดำเนินกิจกรรม 5ส.