3 . PREDAVANJE

1. 3. PREDAVANJE

2. STRATEGIJSKI MANAGEMENT NABAVE • Strategija je važan instrument vođenja i ostvarivanja ciljeva nabave poduzeća. • Pojam strategija nastao je od grčke riječi strategema što znači lukav plan, poslovno, ili vojno lukavstvo, kojim se nastoji ograničenim sredstvima, te izborom putova i načina odvijanja aktivnosti ostvariti optimalne rezultate koje bismo inače mogli ostvariti sa znatno većim sredstvima i sa znatno više rada i troškova. • Oblikovanje i izbor određene strategije temelji se na viziji (jasnoj predodžbi buduće stvarnosti), te logičko – racionalnom razmišljanju. Međutim, to nije dovoljno jer je također potrebno prikupiti informacije o činjenicama, prikladno ih ocijeniti, te odrediti sredstva i putove ostvarenja ciljeva. Rezultati će biti dobri samo ako se temelje na ispravnim pretpostavkama.

3. Dobra strategija organizacijskim rješenjima ostvaruje primjeren položaj na tržištu i veću tržišnu moć. • Strategija je idealna kada inovacijama naših proizvoda i usluga učinimo suvišnima proizvode i usluge konkurenata.

4. Glavne odrednice filozofije nabave: 1) Postići ekonomičnost, a da se ne zanemari sigurnost odvijanja procesa nabave, 2) Uspostaviti trajne partnerske odnose uz poštivanje korektnih konkurentsih odnosa kako bi se usuglasili troškovi sa kvalitetom, količinom i rokom isporuke, 3) Izbjegavati uvjete egzistencijalne ovisnosti o nekom dobavljaču, 4) Putevi donošenja odluka moraju biti kratki, 5) Koristiti stručna i znanstvena dostignuća, 6) Osoblje se mora stalno usavršavati i mora biti motivirano.

5. ISPITIVANJE TRŽIŠTA NABAVE • Prvi korak u procesu nabave je pribavljanje informacija o tržištu nabave, a zaposlenici nabave moraju analizirati, procjenjivati, birati i inicirati nabavu sredstava za proizvodnju roba i usluga. • Postoje 2 vrste ispitivanja tržišta nabave: • 1) Izviđanje tržišta • 2) Istraživanje tržišta • Izviđanje tržišta nabave – predstavlja sporadično prikupljanje informacija, njihovo subjetivno ocjenjivanje i korištenje u operativnom poslovanju.

6. Istraživanje tržišta nabave • Istraživanje tržišta je standardizirani postupak, zasnovan na načelima znanstvene metode, kojim se prikupljaju, analiziraju i interpretiraju podaci sa svrhom da se dobiju informacije potrebne u odlučivanju i rješavanju problema na području tržišnoga poslovanja. [4] • Istraživanje tržišta nabave predstavlja organizirano i sustavno prikupljanje, sređivanje, analiziranje, interpretiranje, dostavljanje podataka i analizu rezultata o nabavi, poradi informiranja o stanju i kretanjima na tržištu nabave, kao i o tržišnim čimbenicima, (dobavljači, predmeti nabave, cijene, putovi nabave, ekološki zahtjevi, transport, carina, porezi i sl.) koji izravno, ili neizravno utječu na uvjete nabavljanja. [4] Marušić, M., Vranešević, T.: Istraživanje tržišta, 5. izmijenjeno i dopunjeno izdanje, Zagreb, Adeco, 2001., str. 7.

8. , • Razlike između ova dva načina ispitivanja tržišta nabave se ogledaju u načinu rada, sustavnosti prikupljanja, sređivanja, analiziranja, vrednovanja i korištenja podataka, te u njihovom obliku i zadacima. Istraživanje tržišta nabave je sustavnije, te podrazumijeva plansko i stalno odvijanje aktivnosti, dok je izviđajno istraživanje uglavnom samovoljno i slučajno. • Aktivnosti kontinuiranog praćenja isprepliću se sa jednokratnim izviđanjem tržišta. Kako bi se osiguralo stalan priljev informacija mnoga poduzeća imaju ustrojen MIS (marketinški informacijski sustav). • Marketinški informacijski sustav (MIS) sastoji se od ljudi, opreme i postupaka potrebnih za prikupljanje, vrednovanje i distribuciju potrebnih, pravodobnih i točnih informacija do onih koji donose odluke o marketingu. [5] [5] Kotler, P.: Upravljanje marketingom:Analiza,Planiranje,Primjena i Kontrola, 9. izdanje, Mate, Zagreb, 1997., str. 110.

9. Postoje 2 vrste istraživanja tržišta nabave: • Prigodno (specijalno) istraživanje – provodi se za potrebe pripreme donošenja određenih značajnih odluka u nabavi, kada je potrebno donijeti strateške odluke koje su značajne za sigurnost i ekonomičnost nabave. To su npr. odluke: Proizvoditi, ili nabaviti proizvod?; Kupiti, ili unajmiti opremu?; Ovakvo istraživanje se vrši u slučajevima: proširenja tržišta nabave, kod prognoza mogućih promjena na tržištu i sl. Prigodno (specijalno) istraživanje treba obaviti u određenom roku uz primjenu adekvatnih metoda. Ono često koristi podatke iz tekućih istraživanja, međutim oni nisu dovoljni. 2) Tekuće istraživanje – odvija se kao sastavni dio aktivnosti nabavljanja, a predstavlja kontinuirano prikupljanje, sređivanje, memoriranje i analizu podataka o tržištu nabave. Predmet istraživanja su podaci o predmetimarada (ponude, cijene, potražnja, kakvoća, količina i rokovi isporuke, ekološke osobine), podaci o dobavljačima i njihovim osobinama (kvalifikacije zaposlenika, kapacitet proizvodnje, asortiman, strategija prodaje, servis) i podaci o čimbenicima koji utječu na stanje i kretanje na tržištu nabave (zakonski propisi, razvoj znanosti i tehnike i sl.).

10. Obje vrste istraživanja tržišta nabave (tekuće i prigodno) treba promatrati cjelovito. Obje vrste istraživanja moraju tržište nabave učiniti transparentnijim, omogućiti procjenu budućih situacija nabave i stvoriti podlogu za vođenje politike nabave. • Zadaci istraživanja tržišta nabave moraju se unaprijed precizno definirati na temelju ciljeva nabave, te je potrebno planirati izvršenje zadataka kao takvih. Potrebno je dakle znati koje su informacije potrebne i za koju svrhu, a nakon toga tražiti izvore podataka pomoću primjerenih metoda. • Na temelju dobivenih informacija mogu se donositi različite odluke (odluke o izvorima nabave, odluke o vremenskom rasporedu nabave predmeta rada, odluke o količinama i kakvoći i sl.).

11. OBJEKTI I PODRUČJA ISTRAŽIVANJA TRŽIŠTA NABAVE • Asortiman predmeta nabave je jako velik i širok, a poznavanje tržišne situacije nije jednako značajno za svaki predmet nabave. • Uslijed navedenog, istraživanje tržišta nabave se mora ograničiti na one predmete nabave koji su značajni sa stajališta vrijednosti (troškovi istraživanja tržišta ne smiju biti veći od polučenih financijskih učinaka) i sa stajališta odvijanja procesa reprodukcije (neka istraživanja su jednostavno neophodna za proces nabave – npr. istraživanje za potrebe izbora novih dobavljača izrazito vrijednih proizvoda), dok se za ostale predmete nabave radi samo izviđanje situacije na tržištu (npr. prati se samo analiza prodaje u prethodnim razdobljima, ili se vrši nabava materijala na osnovu prethodnih razdoblja).

12. Pri istraživanju tržišta nabave moraju se utvrditi prioriteti. • Objekti istraživanja tržišta nabave su prvenstveno predmeti rada, reprodukcijski materijali i investicijska dobra. • Investicijska dobra (oprema, objekti) se nabavljaju prema posebnoj odluci, a u donošenju odluke o nabavi i izboru isporučitelja / dobavljača sudjeluje u pravilu viša služba i / ili rukovodstvo poduzeća. Investicijska dobra su u pravilu vrlo visoko vrijedna, a nabava takvih dobara za poduzeće stvara dugoročne učinke i posljedice. • Kod istraživanja tržišta za potrebe nabave investicijskih dobara u pravilu sudjeluju stručnjaci osposobljeni za ocjenu pojedinih čimbenika takvog dobra.

13. Na tržište nabave pojedinih predmeta rada utječe niz meuđovisnih čimbenika, pa su sa toga stajališta objekti istraživanja slijedeći: • 1) Utjecaj ekonomske politike na nabavu – ima vrlo veliko značenje za nabavu predmeta rada jer razne mjere izravno utječu na vrstu, strukturu i opseg ponude i potražnje predmeta rada, na cijenu nabave predmeta rada, na pojavu supstituta, na puteve prodaje, period nabavljanja, izbor dobavljača i sl. Za navedeno postoji niz primjera iz prakse (npr. ulaskom u WTO – Svjetska trgovinska organizacija; snižene su carine mnogih predmeta, te je opravdana veća orijentacija na svjetsko tržište). Prilikom najave novih mjera ekonomske politike, novih zakona i propisa, istraživanje tržišta bi trebalo utvrditi moguće posljedice za nabavu, te pripomoći u pravodobnom oblikovanju politike i strategije nabave.

14. 2) Predmeti rada i njihove tehničke karakteristike – ovo istraživanje započinje upoznavanjem tehničkih karakteristika i strukture predmeta rada (njegova uporabna vrijednost, koje funkcije treba zadovoljiti, kakve je kakvoće i sl.), a zatim se nastavlja ispitivanjem postupaka izrade, izvora sirovina, ovisnosti o resursima i sl. (npr.ako je predmet rada ovisan o mnogim resursima koji su skupi i teško se nabavljaju, predmet rada se vjerojatno neće nabavljati). Prilikom ovakvog istraživanja istraživač mora usko surađivati sa tehničkom službom i proizvodnjom. U tu svrhu potrebno je upoznati tehnologiju procesa proizvodnje u vlastitom poduzeću, te način uporabe predmeta rada, jer oni često čine sastavne komponente gotovih proizvoda, te je za istraživača tržišta nabave vrlo važno imati uvid u navedeno kako bi se što efikasnije zadovoljile potrebe vlastite proizvodnje i prodaje.

16. 3) Struktura ponude i potražnje – potrebno ju je istražiti kako bi se ispravno ocijenilo stanje i kretanje na tržištu. Struktura ponude i potražnje može ovisiti o ekonomskoj politici zemlje, političkoj situaciji, svjetskim gospodarskim kretanjima, sezonskim kolebanjima, uvozu i izvozu. • Struktura ponude predmeta rada ovisi o: • - broju i veličini proizvođača / ponuđača – moguć je monopol na tržištu dobavljača; nabava od samo jednog dobavljača, situacija nabave je prilično nepovoljna i uglavnom dosta skupa jer dobavljač ne brine o troškovima nabave, te o racionalizaciji proizvodnje kao što to mora onaj koji nabavlja proizvod.Također može postojati i oligopol na tržištu dobavljača. Oni nude iste predmete rada, ali različitu kakvoću i različitu količinu što je povoljno za poduzeće koje ima potrebe za predmetima rada. Takva poduzeća više brinu o potrebama kupaca, i nastoje bolje plasirati svoje proizvode racionalizacijom i inovacijama, što također može utjecati i na cijenu. Vrlo veliku pozornost treba usmjeriti i na to jesu li predmeti nabave ključni, ili sporedni proizvod nekog dobavljača. Ako su ključni trebalo bi istražiti koliki su kapaciteti proizvodnje, kako se koriste, te u kojem su opsegu dostupni tržištu i da li zadovoljavaju potražnu na tržištu, jer sve to utječe na nabavnu cijenu tvrtke koja nabavlja proizvod. Ako su predmeti nabave sporedni proizvod nekog dobavljača mogao bi se dogoditi njihov nestanak sa tržišta prilikom racionalizacije asortimana dobavljača.

17. - kakvoći predmeta rada – mora odgovarati zahtjevima kakvoće za određenu proizvodnju. Predmeti rada koji se nabavljaju, a imaju kakvoću veću iznad tražene opterećuju troškove proizvodnje (skuplja nabava implicira veće proizvodne troškove). Istraživanje tržišta nabave mora ustanoviti koji predmeti nude adekvatnu kakvoću uz određene uvjete. • - elastičnosti ponude predmeta rada – povećana ponuda, ili potražnja dovodi do kolebanja cijena što je za nabavu prilično nepovoljno. Ako je tržište zasićeno potrebno je smanjiti ponudu, i obrnuto. • Potražnja predmeta rada – kako bi se mogla istražiti potražnja za predmetima rada potrebno je prvo istražiti konkurenciju (tko na tržištu predmeta rada nabavlja iste predmete rada i proizvodi iste proizvode, i oni koji pribavljaju iste predmete rada, a proizvode druge proizvode). Nakon što se detektira konkurencija, potrebno je utvrditi visinu potražnje, odnosno potrebe pojedinih kupaca za predmetima rada, kako bi se mogao ocijeniti vlastiti položaj na tržištu. Potrebno je uvijek imati dovoljnu količinu predmeta rada kako se ne bi ugrozilo djelovanje vlastitog poduzeća.

18. 4) Ekološki zahtjevi – što je prirodni okoliš ugroženiji, ekološki zahtjevi u nabavi postaju sve zahtjevniji. Danas, ekološke promjene nastaju sve brže, naročito zbog primjene određenih tehnologija. Istraživanje tržišta nabave bi trebalo pratiti utjecaj korištenih tehnologija proizvodnje, skladištenja, odlaganja otpadaka i transporta vlastitog poduzeća na te promjene. Također je potrebno pratiti što se čini u svijetu i u tuzemstvu za zaštitu okoliša, zakonske propise pojedinih zemalja, dogovore, liste ekološki štetnih proizvoda, tendencije zaštite okoliša kako bi se vlastita nabava i vlastito poduzeće orijentiralo na pravodobnu supstituciju nepoželjnih predmeta rada sa ekološkog stajališta, te razvoj novih proizvoda i uvođenje novih tehnologija. Promjene u vlastitom poduzeću, vezane uz ekološke zahtjeve, uglavnom se odnose na velika investicijska ulaganja. Ako se takve promjene pravodobno iniciraju, potrebna su manja sredstva ulaganja.

19. 5) Transport – prilikom izbora određenih sredstava i puteva transporta napravi se kalkulacija, te se u danom trenutku odabere najpovoljnije rješenje. Nakon toga se najčešće u dužem vremenu postupa prema odabranom rješenju, a da se ne preispituje je li došlo do promjena i je li odabrani način transporta najpovoljniji. Ako se transport obavlja vlastitim sredstvima, najčešći uvjet za njegovo korištenje je postojanje slobodnih kapaciteta transportnih sredstava. Na mnogim primjerima iz prakse se pokazalo kako su usluge vlastitog transporta nepovoljne, a da se istodobno nije pristupalo rješavanju toga problema. Zadatak istraživanja tržišta nabave je pravodobno istražiti mogućnosti i uvjete transporta. Tu je potrebno istražiti opremu i sredstva koja se koriste prilikom transporta u svrhu ubrzavanja protoka predmeta rada (robe), te u svrhu smanjivanja troškova transporta, troškova istovara, skladištenja i sl.

20. 6) Cijene – jedan od najznačajnijih čimbenika kod donošenja odluke o nabavi. Cijene ovise o kakvoći, količini, dobavljaču, situaciji na tržištu, zakonskim propisima, carinama… Prikupljeni podaci o cijenama koriste se za analizu strukture cijena, promatranje cijena i usporedbu cijena.

21. 7) Dobavljači – podaci o dobavljačima mogu se svrstati u četiri veće skupine: a) Opći podaci o dobavljaču– podaci o organizacijskoj strukturi, putevima prodaje, investicijama, ekonomsko – tehničkim karakteristikama poduzeća dobavljača (ukupni prihod, kapacitet proizvodnje, broj zaposlenih, kadrovska struktura, proizvodni program, likvidnost, amortiziranost sredstava i sl. Vrlo je važno pratiti i financijsku situaciju dobavljača jer o njoj ovisi pouzdanost i sigurnost isporuka predmeta rada. b) Posebni podaci u svezi proizvoda – kakvoća proizvoda, struktura cijene proizvoda, način prodaje proizvoda. Za ocjenu kakvoće proizvoda dobavljača potrebno je prikupiti podatke o tehničkim karakteristikama njegove proizvodnje, o amortizaciji strojeva i o načinu kontrole kakvoće proizvoda.

22. c) Uvjeti prodaje i servis dobavljača – ponuđeni uvjeti prodaje dobavljača imaju suštinsko značenje za nabavu. Kako bi se mogli ocijeniti uvjeti prodaje potrebno je istražiti po kojim cijenama dobavljač prodaje svoje proizvode, kakve uvjete plaćanja ugovara, kakvi su mu uvjeti isporuke, jesu li u cijenu uključeni troškovi prijevoza i sl. Vezano za servis dobavljača potrebno je istražiti njegovu spremnost davanja stručnih savjeta, pružanje tehničke i financijske potpore i pomoći pri uporabi proizvoda. d) Odnosi vlastitog poduzeća s dobavljačima – tu se istražuju dosadašnja iskustva u poslovanju sa dobavljačima. Dakle, istražuju se međusobni odnosi poduzeća i dobavljača, ograničenja u nabavi, mogućnost sklapanja vezanih poslova, mogućnost korištenja reputacije dobavljača pri oglašavanju i sl.

23. METODE ISTRAŽIVANJA TRŽIŠTA NABAVE • Prema objektima istraživanja razlikuju sedemoskopske i ekoskopske metode istraživanja tržišta nabave: • 1) Demoskopske metode služe za istraživanje subjekata na tržištu nabave (dobavljača i njihovih opskrbljivača), a provode se praćenjem podataka o ponašanju dobavljača, izvršenju narudžbi, probnoj kupnji i sl. • 2) Ekoskopske metode se koriste za istraživanje podataka o objektima nabave (istražuju se proizvodi i usluge, njihove cijene, ponuda i potražnja, kakvoća, putovi nabave i sl.

24. Prema podacima koji su predmet istraživanja razlikujemo slijedeće metode: • 1) Retrospektivno istraživanje tržišta nabave – bavi se podacima o prošlim kretanjima i stanju, poradi naknadne ocjene ranijih odluka o nabavi. • 2) Adspektivno istraživanje tržišta nabave – bavi se podacima o aktualnom tržištu nabave, poradi potpore funkciji i djelatnosti nabave u donošenju taktičkih i operativnih odluka. • 3) Prospektivno istraživanje tržišta nabave – bavi se budućim razvojem i procjenom budućeg stanja cijena, budućeg stanja kakvoće i količine predmeta nabave, razvojem dobavljača i puteva nabave sa ciljem smanjenja rizika nabave u donošenju dugoročnih odluka.

25. Za praktične svrhe se koristi kombinacija raznih metoda istraživanja, ovisno o objektu, zadacima i ciljevima istraživanja: • Postupak istraživanja obično sadrži slijedeće faze: • 1) Definiranje problema i ciljeva istraživanja – predstavlja početnu i kritičnu etapu istraživanja tržišta nabave. Definiranje problema sastoji se u navođenju specifičnog područja odlučivanja koje će istraživanjem biti bolje objašnjeno. Prilikom definiranja problema vodi se računa o činjenicama na koje rezultati istraživanja moraju pružiti odgovore, o karakteristikama čimbenika uključenih u situaciju koja je problem, te o utjecaju činitelja iz okruženja. U najširem smislu, problemom se može smatrati pojava koja zahtjeva dodatna istraživanja ili objašnjenja. [6] Istraživanje tržišta nabave polučuje dobru informaciju samo ako je problem jasan, te ako se znaju razlozi i ciljevi istraživanja. [6] Klaić, B.: Rječnik stranih riječi, Nakladni zavod Matice Hrvatske, Zagreb, 1982.

26. 2) Prikupljanje podataka – istraživanje tržišta nabave mora prikupiti što je više moguće konkretnih podataka o dobavljačima i njihovim proizvodima / uslugama , ekonomskoj politici, ekološkim zahtjevima, te obuhvatiti sve značajne podatke o određenom tržištu, ili određenomproblemu. Podaci o tržištu nabave mogu se prikupiti iz različitih izvora. • Prema izvorima podataka razlikujemo primarno i sekundarno istraživanje tržišta nabave. • Primarno istraživanje –podaci se prikupljaju izravno od jedinica istraživanja (razgovori sa referentima nabave i predstavnicima dobavljača) na slijedeći način: a) Izravnim kontaktima –izravni kontakti mogu biti (kontakti sa dobavljačima prilikom njihovih posjeta nabavi, kontakti sa osobljem vlastite prodaje, tehničke službe, razvoja proizvodnje, financijsko – računovodstvene službe, kontakti sa dobavljačima prilikom posjeta njihovim poduzećima, suradnja s kolegama u drugim poduzećima, sajmovi, izložbe i razni skupovi). Izravnim putem prikupljaju se i podaci i iz dokumentacije nabave i datoteka koje se koriste u operativnom poslovanju (ponude, kalkulacije ponuda, dopisi, reklamacije, ugovori i sl.).

27. Vezano za sajmove, posjet sajmu treba temeljito pripremiti. Iz stručnog tiska i sajamskih kataloga istraživač tržišta nabave može saznati tko sudjeluje na sajmu, s kakvim asortimanom roba, raspored raznih stručnih i poslovnih manifestacija na sajmu, raspored štandova i sl. Na temelju navedenog pravi se plan posjeta pojedinim izlagačima i pojedinim manifestacijama. Na kraju, nakon povratka sa sajma, sređivaju se prikupljeni materijali, te se adekvatno arhiviraju, sastavljaju se izvješća koja se dostavljaju potrebnim službama nabave i službama organizacije. • Vezano za izravne kontakte sa trenutnim i potencijalnim dobavljačima, istraživač tržišta nabave bi trebao svakako sudjelovati u razgovorima osoblja nabave sa predstavnicima dobavljača. • Predstavnici dobavljača izvještavaju o raznim proizvodima, te ih nude, govore o proizvodima konkurencije, o stanju u njihovu poduzeću, proizvodima na tržištu. • Uslijed nemogućnosti prisustvovanja istraživača tržišta nabave pri svakom poslovnom razgovoru, vrlo je važno izvještavanje ostalog osoblja nabave koje će istraživača tržišta nabave informirati o interesantnim podacima. • Istraživač tržišta nabave prilikom svakog susreta postavlja pitanja koja ga zanimaju, te se za svaki poslovni susret mora pripremiti kako bi ga što bolje iskoristio.

28. b) Telefonski – provodi se putem telefona. Jedna od glavnih prednosti ovakve vrste ispitivanja je relativno lagana dostupnost ispitanika i velika brzina prikupljanja podataka. Smanjeni su troškovi zbog toga što ne postoje troškovi putovanja, međutim telefonski razgovor je manje osoban i može se ograničiti na način da ispitanik prekine razgovor. • c) Internetom –relativno brz i jeftin način prikupljanja podataka. • d) Pismeno – putem raznih upita u različitim oblicima. • Sekundarno istraživanje tržišta nabave (desk research) provodi se korištenjem različitih statističkih materijala i izvora podataka, poput tržišnih izvješća, dnevnih novina, časopisa, kataloga, prospekata, cijena, poslovnih izješća i sl. • Sekundarni podaci mogu se prikupljati u poduzeću (podaci prikupljeni u nekom od organizacijskih odjela; prodaja prema vrstama proizvoda, kupcima i geografskom području, podaci o nabavnim cijenama, troškovima proizvodnje, proračunu i sl.) i izvan poduzeća (statistički podaci, leksikoni, novine, tjednici, drugi podaci i sl.)

29. Iz sekundarnih podataka vrlo lako možemo saznati: - podatke o ponudi i potražnji roba, - kretanje cijena na tržištu, - vijesti o pojavi novih proizvoda, - vijesti o pojavi novih tehnologija, - situaciju kod pojedinih dobavljača, - tehničke karakteristike proizvoda i mogućnost primjene proizvoda u procesu reprodukcije, - ekološke zahtjeve u svezi svojstava proizvoda i karakteristika tehnološkog procesa, - vijesti o zbivanjima i štrajkovima, - mogućnosti i uvjete transporta.

30. Izvori podataka moraju biti pouzdani i objektivni, te moraju imati informacijsku vrijednost. • Iz navedenog razloga istraživač mora ocijeniti njihovu kakvoću kako ne bi prikupljao podatke koji nemaju vrijednost i koji nisu aktualni. • Najvažnije je da troškovi istraživanja budu manji od ostvarenih koristi koje će se polučiti na temelju istraživanja. • Također, i vrijeme je vrlo važno, te ono zapravo određuje na koji način se podaci prikupljaju (za primarno istraživanje je potrebno više vremena, nego za sekundarno). • Kako bi istraživač tržišta nabave mogao koristiti izvore podataka u raspoloživom vremenu, uz primjerene troškove, potrebno je imati pregled nad svim izvorima, permanentno ih pratiti i voditi evidenciju gdje se nalaze, kako do njih doći i koje podatke prikupljati iz kojih izvora.

31. 3) Sređivanje i prikazivanje podataka – prikupljene podatke treba srediti i pripremiti za potrebe obrade. Podaci se svrstavaju u skupine, iz kojih se u određenom trenutku, kada to zahtijeva izvršenje određenog zadatka, mogu vrlo brzo pronaći i koristiti. Skupine se formiraju na način po kojemu je moguće vrlo brzo razvrstati svaki zadatak kako bi se zadovoljile određene informacijske potrebe. S obzirom kako se pojedinačni zadaci odnose na različite skupine, potrebno ih je međusobno povezati kako bi se olakšao proces obrade, odnosno omogućiti kompjutersku obradu. • Sustav razvrstavanja podataka može biti različit, ali bi trebao sadržavati: - skupine podataka o dobavljačima i njihovom odnosu prema našem poduzeću (pokazatelji iz bilance, podaci o prodaji dobavljača, korištenju sirovina i sl.), - skupine podataka o predmetima nabave i njihovom tržištu (način proizvodnje, područja primjene, kapaciteti proizvodnje, područja primjene i sl.), - skupine podataka o cijenama (nabavne cijene, cijene sirovina i sl.), - skupine podataka o pojedinim granama gospodarstva (opseg proizvodnje, tržišta prodaje i sl.), - skupine makroekonomskih podataka (kretanje produktivnosti, investicije, uvoz, izvoz…).

32. 4) Obrada podataka – prikupljeni i razvrstani podaci moraju biti obrađeni kako bi omogućili donosiocima odluka orijentiranje bez ulaženja u istraživanje detalja. Podatke je prije svega potrebno sintetizirati i analizirati sa ciljem dobivanja relevantnih informacija o određenim predmetima nabave i o situaciji na tržištu. Za potrebe obrade podataka o tržištu nabave se koriste razne statističke i matematičke metode i modeli, te metode analize. Primjena pojedinih metoda i modela ovisi o ciljevima istraživanja, o raspoloživim pomoćnim sredstvima (raspoloživi hardware i software), o poznavanju metoda i modela od strane istraživača, te o raspoloživom vremenu za obradu podataka. Razvojem kompjuterske tehnologije primjena pojedinih metoda postaje jednostavnija, a zbog velike brzine i količine obrade podataka mogu se provesti opsežne obrade (dinamične analize, simulacije i u vrlo kratkom vremenu). Obrađene podatke moguće je prikazivati tabelarno i grafički. Tabelarno je moguće precizno prikazati sve detalje, ali se sa porastom broja podataka povećava nepreglednost, te se teško prati dinamika pojave. Grafički prikazi omogućuju dobru preglednost, te se podaci prikazuju linijama, stupcima, u obliku dijagrama i sl.

33. 5) Oblikovanje rezultata obrade podataka i sastavljanje izvještaja – na kraju procesa istraživanja tržišta nabave potrebno je prenijeti rezultate istraživanja korisnicima na razumljiv način kako bi se donijela valjana poslovna odluka. Izlaganje može biti pismeno, ili usmeno, te mora biti detaljno i sveobuhvatno. Sam izvještaj bi trebao sadržavati (uvod, opis metodologije provedenog istraživanja, opis ciljeva istraživanja, rezultate istraživanja, zaključak, priloge (upitnik, tablice, grafikone i sl.)). Dobiveni rezultati mogu se prezentirati u obliku izvješća, elaborata, ili studija. • Izvješća o istraživanju tržišta nabave sadrže obično samo adekvatne obrađene i prikazane podatke uz eventualne komentare za pojedine segmente istraživanja u određenom razdoblju. Vrlo su važna za donošenje operativnih odluka o nabavi. Dostavljaju se dnevno, tjedno, mjesečno, kvartalno, polugodišnje, godišnje. • Elaborati su pismeni radovi koji detaljno obrađuju neki problem u svezi sa nabavom sredstava za proizvodnju. Elaborat se sastoji od slijedećih dijelova: - opis problema koji je bio predmet istraživanja, - opis metoda istraživanja koje su bile primjenjivane pri istraživanju problema, - opis izvora podataka,

34. - prikazivanje rezultata istraživanja do kojih smo došli, - opis zaključaka i prijedloga, - plana osoblja i stvarnog osoblja koje je sudjelovalo u istraživanju, - plana faza i podfaza u procesu istraživanja, te stvarnog plana, - planskih i stvarnih troškova istraživanja. Elaborat se izrađuje za unaprijed utvrđene potrebe donošenja odluka o nabavi (npr. mogućnosti i opravdanost nabave određenog dobra s određenog tržišta.). Studije, za razliku od elaborata, imaju općenitiji karakter u pogledu donošenja odluka u nabavi. One zapravo pružaju iscrpne informacije o pojedinim objektima, ili područjima istraživanja tržišta nabave. Postoje razne studije:

35. Studije tržišta nabave sadrže: • 1) Podatke o opsegu tržišta, • 2) Istraživanje ponude i potražnje, • 3) Istraživanje vlastitog položaja na tržištu, • 4) Istraživanje položaja konkurenata, • 5) Položaj pojedinih dobavljača, • 6) Razvoj cijena i njihov utjecaj na ponudu i potražnju, • 7) Utjecaj ekonomske politike i političkih zbivanja na tržište nabave, • 8) Ocjenu stanja i kretanja na tržištu, • 9) Prijedlog mjera za reguliranje politike, strategije i taktike nabave u skladu sa situacijom na tržištu nabave.

36. Studije dobavljača sadrže informacije koje omogućuju ocjenu dobavljača i suradnju s njima: • 1) Opći pokazatelji o poduzeću dobavljača, • 2) Analiza proizvodnih mogućnosti dobavljača (kapacitet proizvodnje, udio dobavljačevih proizvoda na tržištu, elastičnost ponude), • 3) Analiza financijske situacije dobavljača, • 4) Odnosi dobavljača sa njegovim dobavljačima, • 5) Odnosi vlastitog poduzeća s dobavljačima ( udio pojedinih dobavljača u ukupnoj opskrbi, postotak dobavljačeve prodaje našem poduzeću u njegovoj ukupnoj prodaji, ugovorene količine nabave kod pojedinog dobavljača, cijene kod pojedinog dobavljača, odnosi suradnje, pouzdanost isporuke, reklamacije), • 6) Tržišni položaj dobavljača, • 7) Strategije prodaje dobavljača.

37. Studije proizvoda sadrže: • 1) Podatke o tehničkim karakteristikama proizvoda, • 2) Podatke o tehnološkim procesima proizvodnje, • 3) Analizu područja primjene proizvoda, • 4) Čimbenike ulaganja u sirovine i procjenu raspoloživih pričuva sirovina, • 5) Mogućnosti supstitucije, • 6) Ponudu i potražnju proizvoda određene kakvoće, • 7) Kretanje cijena proizvoda i procjenu strukture troškova dobavljača, • 8) Ekološke karakteristike proizvoda i proizvodnih procesa u kojima se dobivaju i koriste, • 9) Položaje dobavljača i potrošača na tržištu.

38. Uz navedene pisane materijale svim korisnicima moraju biti raspoloživi svi prikupljeni materijali o tržištu nabave. U izradi svih materijala treba voditi računa o zahtjevima i potrebama vlastite nabave. Ako je u nabavi zaposleno stručno i kvalificirano osoblje, te ako se nastoji što efikasnije zadovoljiti poslove nabave poduzeća, osniva se posebna jedinica za istraživanje tržišta. • 6) Memoriranje podataka – zadnja faza postupka istraživanja tržišta nabave. U ovoj fazi prikupljeni podaci se spremaju sa ciljem da budu dostupni istraživaču i zaposlenicima u svako vrijeme. Podaci se memoriraju u datoteke i baze podataka na način koji je određen sustavom rasporeda dokumenata.

39. ORGANIZACIJA ISTRAŽIVANJA TRŽIŠTA NABAVE • Istraživanje tržišta nabave predstavlja strategijski zadatak čiji je cilj pomaganje osoblju nabave u dobivanju preglednosti strukture, stanja i razvoja tržišta nabave kako bi se moglo donositi što bolje odluke u nabavi i u odnosima s dobavljačima. • Istraživanje tržišta nabave stvara podlogu za efikasnije prikupljanje ponuda i njihovu ocjenu, za vođenje pregovora i sklapanje ugovora s dobavljačima. • Ono eliminira nesigurnost koja se javlja zbog nepotpunih, neadekvatnih i neaktualnih informacija. • Istraživanje tržišta nabave stvara troškove, ali i koristi od boljih i kvalitetnijih odluka i veće sigurnosti opskrbe u određenim situacijama.

40. Danas, kad se velike promjene na tržištu nabave odvijaju u kratkom vremenu, ne može se više sigurno i efikasno poslovati, a da se sustavno ne prikuplja, sređuje, obrađuje i koristi podatke o tržištu nabave prilikom donošenja odluka o nabavi, i u nabavi. • Zadatke istraživanja tržišta nabave može uspješno obavljati analitičar nabave, ako se ograniči na uži krug predmeta nabave koji su značajni za nabavu, dok za ostale predmete nabave podatke prikupljaju referenti nabave. Suvremena informatička oprema i Internet taj posao olakšavaju i čine ga efikasnim. • Istraživanje tržišta nabave može se u linijskoj strukturi organizirati kao štabna funkcija nabavne službe, ili se povjerava specijaliziranim organizacijama (agencije, zavodi, instituti, stručne udruge). • U malim poduzećima se organizacija istraživanja tržišta nabave najčešće organizira sa nekim drugim poduzećem (u slučajevima kad se nabavljaju isti materijali za izradu različitih proizvoda).

41. Kako bi izabrali ispravno rješenje organizacije istraživanja tržišta nabave potrebno je razmotriti zadatke i način njihova izvršavanja. • Zadaci istraživača tržišta nabave su slijedeći: • 1) Stalno izravno promatranje, prikupljanje podataka, te ocjenjivanje kretanja i situacije na tržištu nabave, • 2) Stalno prikupljanje podataka iz sekundarnih izvora podataka, njihovo sređivanje i priprema za korištenje u datotekama, • 3) Obrada prikupljenih podataka i dostavljanje rezultata obrade osoblju nabave poradi njegovog što boljeg orijentiranja na tržištu nabave, • 4) Stalna suradnja sa osobljem nabave, proizvodnje, prodaje i službom za planiranje. • Hoće li na istraživanju tržišta nabave raditi jedan, ili više izvršitelja, kako će podijeliti poslove, ovisi o konkretnoj situaciji.