㈜ 코오롱 공개구매시스템 사용자매뉴얼

1. ㈜코오롱 공개구매시스템 사용자매뉴얼 2007. 11. 03 코오롱베니트㈜ ITO서비스 솔루션사업본부 ERP운영팀

2. 공개구매 시스템 업무 현황 ▣구매정책, 회원정보, 아이템정보, 공개구매관리, 공사견적관리, 품질 Audit 관리, 매입채무관리, 부가정보관리, EKP연계 관리로 구성됨 공개구매 구매 정책 관리 회원 정보 관리 아이템 관리 공개 구매 관리 공사 견적 관리 품질 Audit 관리 매입 채무 관리 부가 정보 관리 견적 현황 자가 진단 매입채무 알림이 공사 견적 협력 업체 구매 품목 구매 방침 발주 현황 회원 관리 게시판 구매 절차 아이템관리 평가 관리 회사정보 구매 조직 견적서관리 거래선 관리 마감정보 ERP : 신규 및 개선 부분

3. 구축내용 –초기화면 ▣공개구매 초기 화면으로 회사 이미지 및 최근 공지사항를 관리 한다

4. 구축내용 –권한관리 ▣공개구매 시스템 사용자에 대한 권한을 관리하는 화면 이다 5 Level 4 Level 2 Level 3 Level 5 Level : 마스터 권한 으로 모든 화면을 사용할수 있다. 4 Level : 관리팀 담당자로 기본화면 및 매입채무 화면을 사용할수 있다 3 Level : 품질보증 담당자로 기본화면 및 품질 관련 화면을 사용할수 있다 2 Level : 코오롱 해당팀별 구매 담당자로서 일부 화면(회원권한등)을 제외한 모두 화면을 사용할수 있다 고객 : 외부 공개구매 업체로 일부 화면(회원권한,견적승인 등)을 제외한 모두 화면을 사용할수 있다

5. 구축내용 –거래선 등록 1 ▣공급업체 회원정보 및 사업자 정보를 관리하며 ERP와 연계하여 관리되며 등록 및 수정시 코오롱 담당자에게 메일이 발송 된다 1. 국내업체 : 제조/유통/Agent 중 한 개 이상 선택해야 하며 두 개 이상 체크시 ERP 반영 우선순위는 제조>유통>Agent 로 한다 2. 해외업체 : Maker/Trading Company 중 한 개 이상 선택해야 하며 두 개 이상 체크시 ERP 반영 우선순위는 Maker>Trading Company 로 한다 3. 하도급유무 : Yes/No 중 반드시 한 개 이상 선택해야 한다

6. 구축내용 –거래선 등록 2 ▣공급업체 회원정보 및 사업자 정보를 관리하며 ERP와 연계하여 관리되며 등록 및 수정시 코오롱 담당자에게 메일이 발송 된다 담당자 : 업체 담당자이며 ERP Contack Ponit 로 반영되단. 동명이인의 경우 위처럼 신종암1,신종암2 처럼 구분하여 등록한다 실제 견적서 입력시 업체 영업담당자로 사용한다.

7. 구축내용 –거래선 등록 3 ▣공급업체 회원정보 및 사업자 정보를 관리하며 ERP와 연계하여 관리되며 등록 및 수정시 코오롱 담당자에게 메일이 발송 된다 코오롱 담당작원 : 버튼 클릭시 코오롱 해당팀 구매 담당자를 조회할수 있으며 담당자를 모를 경우 구매팀으로 등록한다 선택된 구매담당자에게 거래선 등록 메일이 발송 되며 해당 구매담당자는 ERP에서 거래선 승인을 한다 승인이 나면 업체는 KOPS(공개구매)시스템을 사용할수 있다 해당 구매담당자도 ERP에서 추가적인 작업이 없으며 자금팀에서 은행,지급조건 만 지정해 주면 된다.

8. 구축내용 –거래선등록 승인(조회) ▣공개구매 신규등록 업체 승인관리를 하는 화면이다 Open 버튼을 클릭 하면 업체 정보조회 및 저장 할 수 있다 ERP 사이트 KOPS(공개구매) > KOPS Supplier Approval(공개구매업체승인) 화면에서 Find 버튼 눌러 조회를 한다 해당 거래선에 커서를 놓고 Open 버튼을 클릭하면 해당업체 정보조회 및 승인 화면을 볼수 있다 참고로 향후 ERP 사이트 KOPS(공개구매) > KOPS User Approval(공개구매사용자승인) 화면은 사용 안한다

9. 구축내용 –거래선등록 승인(상세조회) ▣공개구매 신규등록 업체 승인관리로 실제 ERP Supplier에 반영 하는 화면으로 부가정보 버튼을 클릭하여 부가정보를 조회한다 부가 정보 버튼 : 해당업체에 대한 ERP상 등록될 Vendor / Site 세부정보를 볼수 있다 저장 버튼 : 업체정보 확인 후 저장 버튼 클릭시 ERP에 반영되며 추후 ERP상 별도 작업은 없다 위 화면에서 Bank Accounts 자금팀에서 은행,지급조건은 업체와 협의후 별도로 ERP에 등록한다

10. 구축내용 –거래선등록 승인(부가정보) ▣공개구매 신규등록 업체 승인관리로 실제 ERP Supplier등록될 부가정보를 조회하는 화면이다 위 화면 내용이 ERP Vendor / Site에 반영된다

11. 구축내용 –거래선등록 ERP 반영 확인 ▣ AP,PO Supplier 등록되어 있는지를 확인하는 화면으로 은행 및 지급조건은 자금팀 에서 등록 한다. Supplier 등록되어 있는지를 확인하는 화면으로 공개구매에서 등록된 Contacts Point 를 표시했으며 기타정보도 조회할수 있다 공개구매 에서 거래선 수정시 해당팀 담당자에게 메일이 발송되며 ERP Supplier에 별도 승인 없이 바로 반영된다

12. 구축내용 –협력업체 관리 1 ▣공급업체에 대한 자세한(사업자등록증 이외) 정보를 관리하는 화면으로 자격증을 파일로 첨부 할 수 있다 협력업체 등록시 기본적인 거래선 정보는 등록된 내역을 보여주며 보다 상세한 내역을 관리하기 위한 화면으로 년 1회 실시한다

13. 구축내용 –협력업체 관리 2 ▣공급업체에 대한 자세한(사업자등록증 이외) 정보를 관리하는 화면으로 자격증을 파일로 첨부 할 수 있다

14. 구축내용 –협력업체 관리 3 ▣공급업체에 대한 자세한(사업자등록증 이외) 정보를 관리하는 화면으로 자격증을 파일로 첨부 할 수 있다 자격종류, 작격증 명 등을 기록하고 해당 PC에 저장된 자격증을 다운로드 하여 저장하여 관리한다 인쇄 버튼능 클릭하면 다음화 출력화면이 나온다

15. 구축내용 –협력업체 관리 4 ▣공급업체에 대한 자세한(사업자등록증 이외) 정보를 관리하는 화면으로 자격증을 파일로 첨부 할 수 있다

16. 구축내용 –협력업체 관리 5 ▣공급업체에 대한 자세한(사업자등록증 이외) 정보를 관리하는 화면으로 자격증을 파일로 첨부 할 수 있다

17. 구축내용 – ITEM 입력 1 ▣공급업체 사용 아이템을 공개구매 시스템 상에서 관리하는 화면으로 ITEM 구분에 따라 첨부파일을 관리한다 1 2 3 4 5 MSDS/SPEC/COA 등 필요시 첨부화일을 올릴수 있다.

18. 구축내용 – ITEM 입력 1 ▣ ITEM 입력시 사용되는 List Box 에 대한 설명이다 1. ITEM 구분 2. 구매 담당자 3. ITEM 단위 4. ORIGINE 5. 화폐단위

19. 구축내용 – ITEM 입력 2 ▣공급업체 사용 아이템을 공개구매 시스템 상에서 관리하는 화면으로 ITEM 구분에 따라 첨부파일을 관리한다 CHEMICAL,도료,OIL의 경우 제조/수입 화학물질 구분이 필요하며, 성분내역서/화학물질확인증명서/자진확인서 중 1개이상 등록 해야한다

20. 구축내용 –견적서 입력 1 ▣등록된 아이템에 대한 견적서 등록/수정 및 이력을 관리하며 등록/수정시 코오롱 담당자 에게 메일이 발송 된다 1 2 3 4

21. 구축내용 –견적서 입력 2 ▣등록된 아이템에 대한 견적서 등록/수정 및 이력을 관리하며 등록/수정시 코오롱 담당자 에게 메일이 발송 된다 1. ITEM 등록 내역 : 수정가능 2. 영업담당자(업체) 3. 가격조건(Freight Term) 4. 담당자 성명(코오롱) 인쇄 버튼 클릭시 다음 페이지와 같은 출력 화면이 나온다 등록/수정 버튼 클릭시 지정된 코오롱 담당자에게 메일이 발송된다

22. 구축내용 –견적서 입력 3 ▣등록된 아이템에 대한 견적서 등록/수정 및 이력을 관리하며 등록/수정시 코오롱 담당자 에게 메일이 발송 된다

23. 구축내용 –견적서 승인 ▣견적서에 대한 승인처리를 관리하는 화면으로 Confirm시 승인된 업체 담당자 에게 메일이 발송 된다 해당업체 견적서에 체크 한 후 confirm 클릭 하면 진행상태 ACTIVE 변경되며 해당업체에 메일이 발송된다 나머지 업체는 진행상태가 CLOSED로 변경된다

24. 구축내용 –견적서 메일 ▣조회된 아이템 거래업체에 체크 후 등록시 공급업체 담당자 에게 견적의뢰 요청메일이 발송 된다 희망 ITEM으로 조회하여 우측 체크박스에 체크 한후 비고 Box에 희망거래내역 등을 입력 한후 등록 버튼을 클릭하면 해당업체 담당자에게 견적 요청 메일이 발송 된다

25. 구축내용 –견적요청 현황 ▣ ERP 상 등록된 청구내역 조회 및 업체 확인을 최근 공고 번호 기준으로 관리하는 화면 이다 기존 사용중인 화면으로 공고번호 조회, 최근순서 정렬 등을 수정 하였으며 해당 건을 클릭하면 견적 상세화면이 보여진다

26. 구축내용 –견적요청 현황 (상세) ▣ ERP 상 등록된 청구내역 상세현황을 관리하는 화면 이다

27. 구축내용 –품질 Audit 관리 1 ▣공급업체에 대한 경영,구매,품질1,품질2,기타 분류에 대한 품질 Audit을 관리하는 화면으로 각 부분별 진단/평가를 한다

28. 구축내용 –품질 Audit 관리 1 ▣공급업체에 대한 경영,구매,품질1,품질2,기타 분류에 대한 품질 Audit을 관리하는 화면으로 각 부분별 진단/평가를 한다 1. 자가진단 은 년 1회 실시를 기본으로 하며 경영/인사/재무(40점), 물류/구매(40점), 품질I(50점), 품지II /환경안전(50점), 기타(20점) 5개 항목에 200점 만점 으로 되어있다. 2. 경영/인사/재무 : 매출액,매출증가율,영업이익,부채비율,신용등급,이직율,투자규모 등에 대한 7개 설문 형태로 구성 되어있다 3. 물류/구매 : 구매/판매 전담조직,원료정보,원가절감,품질 Audit실적,운송시스템,적정재고 등에 대한 6개 설문 형태로 구성 되어있다 4. 품질I : 입고/공정/출하 검사,신뢰성 시험 기준,검사 조직,부적합품/고객불만사항 관리 등에 대한 10개 설문 형태로 구성 되어있다 5. 품지II /환경안전 : 내부감사,이력관리,보관절차,작업절차,사후관리,품질/환경개선 등에 대한 10개 설문 형태로 구성 되어있다 6. 기타 : 유해화학 물질,비상사태 대비,연구개발 관리 등에 대한 4개 설문 형태로 구성 되어있다 7. 평가결과 : 업체/코오롱 진단 점수 및 코오롱 평가 내역을 조회 할수 있다. 등급은 A,B,C,D,E 등급으로 구분 되어 있다 8. 업체는 첨부 화일로 시정조치서, 시정조치 대책서 등을 올릴수 있다.

29. 구축내용 –품질 Audit 관리 2 ▣공급업체에 대한 경영/인사/재무,구매/물류 부분 진단/평가 항목으로 모든 항목에 대한 점수 및 등급을 관리한다

30. 구축내용 –품질 Audit 관리 3 ▣공급업체에 대한 품질1,품질2/환경안전 부분 진단/평가 항목으로 모든 항목에 대한 점수 및 등급을 관리한다

31. 구축내용 –품질 Audit 관리 4 ▣공급업체에 대한 기타 부분 진단/평가 항목으로 모든 항목에 대한 점수 및 등급을 관리한다

32. 구축내용 –품질 Audit 관리 5 ▣공급업체에 대한 경영,구매,품질1,품질2,기타 분류에 대한 품질 Audit을 관리하며 평가결과를 조회하는 화면이다

33. 구축내용 –품질 Audit 관리 6 ▣공급업체에 대한 품질 Audit을 평가결과를 평가기간별로 조회하는 화면이다

34. 구축내용 –품질 Audit 관리 7 ▣공급업체에 대한 특정 년도 품질 Audit을 평가결과를 조회하는 화면이다

35. 구축내용 –품질 Audit 관리 8 ▣공급업체에 대한 특정 년도 품질 Audit을 평가결과를 조회하는 화면이다

36. 구축내용 –매입채무 현황 ▣ ERP 매입세금 계산서 기준 지급 현황을 창고 별로 조회 할 수 있는 화면 이다. 창고별 총구매 수량, 금액(공급가액)을 나타내며 해당 팀의 내역도 볼 수 있다

37. 구축내용 –매입채무 현황(상세) ▣ ERP 매입세금 계산서 기준 지급 현황을 PO번호 별로 조회 할 수 있는 화면 이다. 매입 세금계산서 기준으로 PO 번호별로 보여주며 주로 구매팀, 관리팀 에서 보는 화면이다