ERASMUS PROGRAMI

ERASMUS PROGRAMI GİDEN ÖĞRENCİ KILAVUZU Hazırlayan: ATILIM ÜNİVERSİTESİ Erasmus Ofis Koordinatörü Hale ŞEN Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

A) İLK AŞAMA: BAŞVURU EVRAKLARI B) SONRADAN YAPILACAK İŞLEMLER C) DÖNÜŞTE GETİRİLMESİ GEREKEN EVRAKLAR D) ERASMUS SEÇİMİ SONRASINDA E) KARŞI ÜNİVERSİTEYE BAŞVURU İÇİN F) DERS SEÇİMİ ve DERS DEĞİŞİKLİĞİ G) BAŞVURU EVRAKLARI GÖNDERİMİ H) KABUL MEKTUBU I) HARÇSIZ PASAPORT J) VİZE K) SAĞLIK SİGORTASI L) VİZE SORUNLARI M) ATILIM’DA YAPILMASI GEREKENLER N) HİBELER O) PROGRAM DÖNÜŞÜ P) ÖNEMLİ NOTLAR R) İLETİŞİM 2008-2009 Akademik Yılı Erasmus Programına Katılacak Öğrenciler için Süreç

İlk Aşama: Başvuru Evrakları • Application form (üniversiteden bize gönderilen evrakların sorunsuz ulaşması açısından ofisin adresi yazılacak) • Accomodation form • Learning Agreement (kendinizde ve ofiste bir kopya bulunsun) • Official Transcript (Ofis çıkartıyor) • Referans mektubu (karşı taraf belirtmemişse şart değil) • Letter of intention • Karşı üniversitenin ek olarak istediği belgeler olabilir. • LETTER OF ACCEPTANCE : Bu evrakları gönderdikten sonra yaklaşık bir ay içerisinde kabul mektubunuz gelir. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Sonradan yapılacak İşlemler • Akademik Onay Formu (Internette Formlar kısmında mevcut) • Sözleşme (Erasmus ofiste imzalanacak.) • Bilgi formu (Erasmus ofise ulaştırılacak.) • Atılım’da kayıt işlemleri için ailenize vekalet bırakma.(Harç önceki senelerde olduğu gibi yatırılır. Burslu öğrenci ise her yıl olduğu gibi kayıt sırasında işlemlerini yapar.) • Euro hesabı açtırma ( • Harçsız pasaport Yazısı- (Pasaport harcından muafiyet için...Bu yazı ile Emniyet’e gidildiğinde sizden sadece defter ücreti alınacaktır) Erasmus Ofisten istenecek (İstendikten 2 gün sonra alınabilir.) • Öğrenci Vizesi (elçiliğin web sayfası – financial guarantee) • Sağlık sigortası (Uluslararası geçerliliği olan)- Bazı ülkeler oturma izni alabilmek için kapsamlı sigorta istediğinden yaptırmadan önce Büyükelçilik internet sayfasından incelenip yaptırılmalıdır. **Bu belgelerden pasaport ve Sağlık Sigortasını bazı üniversiteler başvuru sırasında isteyebilir. Bu durumda, Harçsız Pasaport yazısı ve Sağlık Sigortası önceden hazırlanır. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Dönüşte getirilmesi gereken evraklar: • Transcript – (Dönüş işlemlerinin aksamaması için mümkünse transkript gelirken alınmalı, değilse ofise ulaşması sağlanmalı.) • Certificate of Attendance – (Study Period tarihleri kesinleşir.) • Learning Agreement – Başvuruda oraya gönderdiğimiz orijinal üzerinde değişiklikler yapılmış olmalı. * Eğer Add-drop yapıldıysa belgenin 2. sayfası orada doldurulmalı, bu işlem oraya vardıktan sonra ilk 1 ay içinde yapılmış olmalı(belgenin üzerindeki tarihler ilk bir ay içinde yapıldığını belirtmelidir.) * Tüm imzalar ve mühürler tamamlanmış olmalıdır. • Akademik onay formu- Değişiklikler yapılmış ve imzalar alınmış şekilde Erasmus Ofisine teslim edilmelidir. • Öğrenci Rapor Formu –Anket Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Erasmus Seçimi Sonrasında • Erasmus Ofisi seçim sonuçları açıklandıktan sonra, sizden kesin gideceğinize dair derhal geri bildirim bekler. Sizin yanıtınız olumlu ise karşı üniversiteye e-posta gönderip öğrencinin bilgilerini bildirir ve eğer Internet sayfalarında bulunmuyorsa karşı üniversiteden gerekli evrakları (başvuru formu, yurt formu vs.) ister. Gelen bilgileri öğrencilere iletir. • Öğrencinin bu arada yapması gereken karşı tarafta eğitim göreceği dilde açılan derslerin listesini ve ECTS kredilerini bulabilmek için web sayfasını incelemektir. Bu arada, öğrencinin Erasmus Bölüm Koordinatörü ile görüşerek orada alacağı dersleri belirlemesi gerekmektedir. • Öğrenciye daha önce Erasmus’tan yararlanmış öğrencilerle konuşması ve onların deneyimlerini öğrenmesi de tavsiye edilmektedir. • Erasmus başvurularında karşı tarafa gönderilmesi gereken evraklar her üniversite için farklıdır. Ama genel olarak istenen evraklar şöyledir: Application Form, Accommodation Form, Learning Agreement, Official Transcript, Copy of Passport, Medical Insurance Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Karşı Üniversiteye Başvuru için... • Bu evraklardan resmi Transcript Öğrenci İşleri tarafından ücretsiz çıkartılacaktır. • Karşı Üniversite bu evraklara ek olarak başka dokumanlar isteyebilir. Bu dokümanların neler olduğu üniversitenin ilgili web sayfasından kontrol edilmelidir. • Öğrenci karşı üniversiteyle ilgili her türlü yazışma adresi olarak aşağıdaki adresi kullanabilir: • Learning Agreement 3 orijinal kopya olarak düzenlenecek öğrencinin alacağı dersleri ve ECTS kredilerini Bölüm Koordinatörü ile belirledikten sonra bu forma yazıp Bölüm Erasmus koordinatörüne imzalatıp; kurum koordinatörüne imzalatması için Erasmus Ofis koordinatörüne getirmesi gerekmektedir. Atılım University EU & International Relations Office Kızılcaşar Mah. 06836 İncek, Ankara, TURKEY Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Ders Seçimi ve Ders Değişikliği • Karşı üniversitenin ders listesine ve ECTS kredilerine ulaşılamazsa, öğrenci bu durumu bölüm Erasmus koordinatörüne bildirebilir ve koordinatörün karşı tarafa sormasını isteyebilir. Bunun yanı sıra öğrenci Erasmus öğrenimiyle ilgili üniversitenin web sayfasında bulunmayan her türlü bilgiyi (oryantasyon programı, yurtlar, akademik takvim vs.) Erasmus Ofisi tarafından karşı üniversiteye aday gösterildikten sonra kendisi sorabilir. • Erasmus programı ile yurtdışında eğitim görecek her öğrenci (lisans, yüksek lisans, doktora) gittiği okulda bir dönem için 30 ECTS kredilik ders/tez çalışması/proje alması /yapması gerekmektedir. • Misafir olunan üniversitede Erasmus öğrencisi tarafından alınacak derslerde; dersin açılmaması vb. nedenlerden dolayı değişiklik gerektiğinde öğrenim anlaşması/akademik onay formu yenilenmelidir. Öğrenim Anlaşması ve Akademik Onay Formunun 2. sayfası yapılacak değişiklikler için hazırlanmıştır. Öğrencinin yapacağı her değişiklik için Erasmus Bölüm Koordinatörü ile görüşmesi ve onayını alması gerekmektedir. Öğrenim Anlaşması/Akademik Onay Formunda değişiklik olan öğrenci bıraktığı/eklediği dersleri “değişiklikler” kısmında belirttikten sonra birer kopyayı Bölüm Erasmus Koordinatörüne ve Erasmus Ofisi’ne gönderir. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Başvuru Evrakları Gönderimi • Bu evrakları göndermek için her üniversitenin belirlediği bir son gün vardır. Ancak, evraklar gönderildikten sonra cevap gelmesi uzun sürebildiğinden; son günü beklemeden 1-2 hafta önceden evrakları göndermekte yarar vardır. • Evrakları gönderirken, Erasmus Ofis Koordinatörü bir kapak yazısı ile karşı üniversitenin Learning Agreement onaylamasını ve kabul mektubunu da çıkartarak ofis adresine göndermelerini isteyecektir. • Başvuru evrakları normal posta ile gönderilir. Ancak öğrenci istediği herhangi bir hızlı posta şirketi ile gönderebilir. Erasmus Ofisi öğrencinin tercih etmesi durumunda evrakların masraflarını kendi karşılaması koşulu ile ofis tarafından gönderilebilir. Evrakların normal posta ile gönderilmesi için başvuru son tarihinden iki hafta önce; DHL ile gönderilmesi içinse başvuru son tarihinden üç gün önce Erasmus Ofisi’ne teslim edilmesi gerekmektedir. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Kabul Mektubu(Letter of Acceptance) • Bu belge öğrencinin karşı üniversiteye kabul edildiğinin kanıtıdır. • Öğrenci bu belge geldikten sonra vize işlemlerine başlayabilir. • Bu belge Erasmus Ofise gelirse ofis öğrenciye email ile haber verecektir. • Bazı üniversiteler kabul mektubunu direk öğrenciye gönderebilmektedirler. Böyle bir durum söz konusuysa öğrencinin kabul mektubunun bir kopyasını Erasmus Ofise iletmesi gerekmektedir. • Karşı üniversite bu belgeyi hem email hem posta yoluyla gönderir. Vize işlemleri sırasında bu belgenin orijinali istenebileceğinden, posta ile gelen orijinal belgenin öğrenciye ulaştırılması gerekir. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Harçsız Pasaport • Erasmus ile yurtdışında eğitim görecek öğrenci pasaport için başvuru yapmadan önce ‘Harçsız Pasaport Yazısı’ almak için Erasmus Ofisine başvurmalıdır. • Bu yazı ile Emniyet’e gidildiğinde pasaport çıkartmak için sizden sadece defter ücreti alınacaktır. • Yazı Erasmus Ofis’ten istendikten en erken 2 gün sonra alınabilir. Yazı ofisten alındıktan sonra Öğrenci İşlerine mühürletilmesi gerekir. (Üzerinde mühür olmayan yazılar Emniyet’te geçerli sayılmayacaktır.) Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Vize • Vize başvurusu için ilk olarak konsoloslukla temas kurulması ve vize için gerekli belgelerin öğrenilmesi gerekir. • Vize işlemi öğrencinin sorumluluğundadır. • Vize için genelde finansal yeterliliği gösterir bir belge istenmektedir. Erasmus Ofisi öğrencinin Erasmus hibesi alacağınıza dair resmi bir belgeyi çıkarabilir. Ancak bunun yetmediği durumlarda bankada belli bir miktar paranın öğrencinin hesabında olduğunu gösterir belge çıkarılması gerekebilir. • Öğrenci vize işlemlerini kendisi tamamlar. Seyahat detayları, bilet işlemleri, vize için gerekli evraklar öğrencinin kendi sorumluluğundadır. • Sağlık sigortası ayrıca vize alabilmek için de gerekebilir. (Bunun için bu belgenin orijinalini vize işlemi için saklayın.) Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Sağlık Sigortası • Tüm öğrencilerin uluslararası geçerliliği olan bir sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. • Bunun için Türkiye’deki çeşitli firmalar değişik fiyatlar vermektedir. • Bazı ülkeler oturma izni alabilmek için kapsamlı sigorta istediğinden (Finlandiya gibi) yaptırmadan önce gidilecek ülkenin Büyükelçiliğinden istenen sigortanın kapsamı hakkında bilgi almak gerekir. • Bu sigorta iyice araştırılıp gidilen ülkede de yaptırılabilir. • SSKlı öğrencilerin Sosyal Güvenlik Kurumunu birçok Avrupa ülkesi ile yaptığı ikili anlaşmalardan yararlanma imkanı vardır. Bu konuda gerekli bilgi kurumun web sayfasından alınabilir. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Vize Sorunları • 1. Hollanda: • Diğer ülkelerden farklı olarak Hollanda’ya gidecek öğrenciler için vize başvurusu karşı üniversite tarafından yapılmaktadır. Bu amaçla Hollanda’ya gidecek öğrenciler başvuru evraklarıyla birlikte bankalardan aldıkları teminat mektuplarını ve kimi üniversiteler için doğum belgelerini (birth certificate) karşı üniversiteye göndermelidirler. Bunun yanı sıra Hollanda’ya gidecek öğrencilerin pasaportlarının Hollanda’daki eğitim süresinin bitiş tarihinden sonra da 6 ay geçerli olması gerekmektedir. Bu nedenle bu öğrenciler pasaportlarını uzatmak için başvurmadan önce Erasmus Ofis’ten’dan 2 sene uzatılması için bir belge almalıdırlar. • Ayrıntılı bilgi için: www.nuffic.nl/immigration • 2. Finlandiya: • 01.09.2007 tarihi itibarıyla Finlandiya hükümeti oturma izni alabilmek için vize işlemleri sırasında aşağıda belirtilen kapsamda sağlık sigortası yaptırılmasını şart koşmuştur. • For studies of less than two years in duration, a student must have private insurance which primarily covers the costs of medical treatment up to 100,000 euros (cost level in 2007). Ayrıntılı bilgi için: www.migri.fi/netcomm/content.asp?path=2515&language=EN Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Vize Sorunları 3. Çek Cumhuriyeti: Çek Cumhuriyeti vize işlemleri kabul mektubu (mutlaka Çekçe olacak) gönderildikten sonra elçiliğe başvurarak yapılmaktadır. 3 aydan uzun vizeler için Çek Cumhuriyeti Büyükelçiliği yetkili olmayıp, evrakları öğrencinin gideceği ülkedeki Yabancılar Polisi’ne evrakları göndermekte ve cevabı beklemektedir. Bu öğrencilerin Erasmus Ofis’ten alacakları Erasmus hibesi için teminat mektubunu da Çekçe’ye çevirmeleri gerekmektedir. Bunun aynı sıra Çek Cumhuriyeti’ne gidecek öğrencilerin pasaportlarının Hollanda’daki eğitim süresinin bitiş tarihinden sonra da 3 ay geçerli olması gerekmektedir. Bu nedenle bu öğrenciler pasaportlarını uzatmak için başvurmadan önce Erasmus Ofisinden 2 sene uzatılması için bir belge almalıdırlar. Ayrıntılı bilgi için: www.mzv.cz/istanbul • 4.. Estonya: Estonya vizesini alabilmek için vize işlemlerini gidiş tarihinden en az 4 ay önce başlatmak gerekmektedir. Bu nedenle başvuru evraklarını bundan daha önce göndermek ve kabul mektubunu bir an önce almak gerekmektedir. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Atılım’da Yapılması Gerekenler Bildiğiniz gibi Erasmus Programına katılan öğrenciler Atılım’da öğrenci sayılıp, sadece 1 veya 2 dönemini yurt dışındaki üniversitelerde geçireceklerdir. Bu yüzden her sene olduğu gibi Atılım’da yaptıkları kayıt işlemlerini Erasmus öğrencisi oldukları dönemde de yapmakla sorumludurlar. AKADEMİK ONAY FORMU • Learning Agreement’a benzeyen Türkçe Akademik Onay Formu’nun ilgili web sayfasından temin edilip doldurulması ve imzalatılması gerekmektedir. • Akademik Onay Formu, öğrencinin yurtdışında alacağı derslerin burada hangi dersler yerine sayılacağını gösterir. • Bu form Bölüm Başkanı, Bölüm Erasmus Koordinatörü, Fakülte/Enstitü ve lisansüstü öğrencileri için tez danışmanı tarafından onaylanmalıdır. HARÇ ÖDEMESİ • Değişim öğrencileri yurt dışında okudukları süre boyunca Atılım’a harç ödemeye devam ederler. • Kayıt tarihlerinde burada olmayacak öğrenciler ailelerine vekalet vermelidir. (Harç yatırma, okul kaydı işlemlerinin yapılması için..) Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

HİBELER • Öğrencinin, Erasmus hibesini almadan önce hibe sözleşmesini ve bilgi formunu doldurması gerekmektedir. Bu formları doldurmadan öğrencinin hibe alması mümkün olmayacaktır. • Kabul mektubu geldiği zaman üzerinde yazan tarihler doğrultusunda öğrenciye verilecek hibe miktarı hesaplanacaktır. Öğrenciye ilk olarak hibesinin %80’i ödenecektir. Kalan %20 lik miktar öğrenci eğitim dönemini başarılı olarak tamamlayıp döndükten sonra ödenir. • Öğrencinin hibesini alabilmesi için Şekerbank Yenişehir Şubesi’nden Euro hesabı açtırması ve Euro hesap numarasını Erasmus Ofise bildirmesi gerekmektedir. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

Program Dönüşü • Öğrenci karşı üniversite tarafından imzalanması gereken katılım belgesini/formunu (Certificate of Attendance) ilgili web sayfasından indirebilir. Bu formun gidilen üniversite tarafından doldurulması ve orada geçirilen sürenin tam olarak (oryantasyon programı dahil) yazılması gerekir. Bu belgeyi öğrenci program dönüşü karşı üniversite tarafından onaylanmış olarak geri getirmekle yükümlüdür. • Karşı Üniversite her Erasmus öğrencisine aldığı dersleri, notları ve ECTS kredilerini gösteren bir not dökümü/Transkript verir veya resmi olarak Atılım’a gönderir. Öğrenci, bu transkriptin bir kopyasının Erasmus Ofis’e ulaştırılmasından sorumludur. • Alınan notların Atılım notlarına çevirme işlemi Bölüm tarafından yapılacaktır. • Program dönüşü öğrenci Internet’te de bulunan ‘Erasmus Öğrenci Anket Formu”nu doldurması gerekir. Transcriptin, katılım belgesinin (certificate of attendance), Erasmus anket formunun, öğrenim sözleşmesi (Learning agreement) ve akademik onay formunun tamamlanmış son hallerinin Erasmus Ofise teslim edilmesinden sonra Erasmus Ofisi öğrencinin kalan %20 hibesini alabilmesi için gerekli işlemi başlatır. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

ÖNEMLİ NOTLAR • Tüm bu işlemler süresince gidecek öğrencinin Bölüm Erasmus Koordinatörü ve Erasmus Ofis danışmanıyla sürekli iletişim halinde olması gerekmektedir. Öğrenciler emaillerini sıklıkla kontrol etmeleri tavsiye edilmektedir. • Karşı tarafla herhangi bir konuda yazışılırsa, mutlaka o emailin Erasmus Ofis Koordinatörüne de gönderilmesi gerekmektedir. • Yurtdışına gider gitmez öğrencinin Erasmus Ofis Koordinatörüne email göndermesi ve eğitim gördüğü süre boyunca bir sorun yaşarsa yine koordinatöre bilgi vermesi önerilmektedir. • Bunun dışında, öğrencinin yurtdışına giderken yanında yeterli sayıda vesikalık fotoğraf ve Erasmus desteği dışında ek para götürmesi önerilir. Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

İletişim Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatör Hale Şen iro@atilim.edu.tr hsen@atilim.edu.tr Tel/Fax : 0312 5868228 Atılım Üniversitesi AB ve Uluslararası İlişkiler Ofisi

ERASMUS PROGRAMI