BUSINESS PRESENTATION SKILL

1. BUSINESS PRESENTATION SKILL Cara effective melakukan komunikasi dalam dunia kerja dan business. Dirangkum oleh : Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

2. Pembukaan • Perkenalan - Riwayat Hidup. • Komunikasi bisnis. • Media & tools yang tersedia. • Perlu keinginan untuk belajar. • Kita dituntut untuk innovative productive.

3. Pendahuluan • Jelaskan persoalan yang akan dibahas. • Tunjukan apa yang akan diperoleh audience dalam presentasi ini. • Carilah hal-hal yang relevant dan menarik bagi audience.

4. Apa yang terjadi sebelum kita bicara didepan publik • Kehilangan susunan kata-kata, gugup dan pikiran kosong. • Mulut seakan berat dan kerongkongan serasa tersumbat, atau • Justru timbul rasa percaya diri dan mampu mengontrol keadaan.

5. Di USA • Public speaking merupakan ketakutan yang nomor 1. • Sedangkan mati merupakan ketakutan pada nomor urut ke 7.

6. Kapan kita presentasi ? • Menawarkan sesuatu produk. • Presentasi hasil kerja di department sendiri. • Mengajukan proposal kepada pimpinan. • Sebagai pembawa acara. • Memimpin rapat atau diskusi. • Mengajar atau sebagai narasumber pada kursus atau seminar.

7. Proses persiapan presentasi • PC / Laptop, LCD, OHP, Laser pointer • Transparancies & spidol transparan • Power point presentation • Handouts • Slides : colour & black and white Fasilitas animasi yang tersedia pada MS PowerPoint dapat digunakan sesuai kebutuhan.

8. Tujuan training ini • Mempelajari teknik pengumpulan bahan (researching) yang effective, organizing dan practicing the presentation. • Menjadi lebih persuasive, menggerakan orang lain. • Mampu mengontrol diri sebelum presentasi, menguasai keadaan sampai selesai. • Menciptakan rasa percaya diri dan tidak gugup.

9. Hal-hal yang kita temui dalam presentasi • Mendapat support dari audience. • Menggunakan powerful words. • Mengakhiri pada saat audience masih mendengarkan. • Kapan dan bagaimana kita membaca slide. • Memberi judul untuk menarik audience.

10. Hal-hal yang kita temui dalam presentasi (lanjutan) • Teknik menghilangkan kegugupan. • Ada pertanyaan, tapi jawaban tidak kita peroleh. • Menarik peserta yang tidak responsive (tanya dan bicara). • Timing & rhythm • Jangan membicarakan hal-hal yang bersifat pribadi. • Audience tidak ketawa dengan guyonan kita. • Jangan sekedar membaca.

11. Hal-hal yang kita temui dalam presentasi (lanjutan) • Pertanyaan “konyol” dan sikap yang “know-it-all. • Mengakhiri presentasi dengan sedikit dramatis. • Menggunakan bahasa isyarat dalam presentasi. • Mengatasi kesulitan teknis : mike, OHP dll. • Menegor audience yang tidak memperhatikan. • Transisi presentasi secara lancar. • Manakala kerongkongan kering.

12. Hal-hal yang kita temui dalam presentasi (lanjutan) • Fungsi kontak mata : agar audience merasa kita bicara sama mereka satu persatu. • Mengatur proyeksi suara kita. • Visualisasi presentasi : cara mudah memproduksi slides dan handouts. • Menggunakan cerita-cerita untuk menarik audience. • Bicara pada headlines dan outliners. • Membangunkan group yang diam.

13. Mengembangkan topik presentasi • Bekali dengan banyak referensi dari buku, artikel, electronic sources, bahan training books, articles, consulting services. • Jelaskan persoalan yang akan dibahas. • Topik yang real. • Berlatih didepan beberapa teman dekat. • Buang yang tidak perlu untuk menghindari keraguan. • Tulis dalam bentuk kerangka berpikir.

14. Outline • Mengarahkan audience dari awal mengetahui topik presentasi kita. • Membuat main points yang terdiri dari : • Headings • Sub headings • Supporting details • Masing-masing heading diuraikan secara berurutan.

15. Tujuan dari main points • Berupa rekomendasi / conclusion : • Why / Mengapa? • Jawabannya : Beberapa penjelasan • Berupa prosedur : • How / Bagaimana ? • Jawabannya : Beberapa langkah-langkah. • Berupa description suatu analisa : • What / Apa ? • Jawabannya : Sebagian dari keseluruhan

16. “ROPES” Method • Review 10% • Pengertian audience • Overview 15% • Menciptakan hubungan antara audience dengan presentasi agar audience mau mengikuti dan mempelajarinya. • Presentation 35% • Menyampaikan agar audience menerima dan menggunakan isi dari presentasi itu. • Exercise 35% • Audience mampu malaksanakan sesuai presentasi untuk mengembangakan skill. • Summary 5% • Merangkum dan klarifikasi apa yang telah diberikan.

17. Review pengertian audience • Jelaskan topik presentasi. • Arahkan audience untuk melihat pada pengalaman terdahulu dan membandingkan dengan topik. • Perhatikan audience yang potensial diantara yang hadir.

18. Overview • Pelajari aktifitas apa yang akan dilakukan dalam presentasi. • Sampaikan tujuan dari presentasi. • Tunjukan bagaimana pentingnya audience mempelajari dan mengetahui isi presentasi.

19. Presentation • Sampaikan presentasi dengan teknik Tell & Show Approach (Ceritakan dan Tunjukan). • Apa yang harus dikerjakan dan tunjukan bagaimana melakukannya. • Tunjukan bagaimana melakukan dengan memberi contoh atau demonstrasi.

20. Exercise • Suruh peserta (audience) mempraktekan yang telah dipelajari. • Berikan feedback terhadap apa yang mereka lakukan.

21. Summary • Buat ringkasan • Tekankan pada hal-hal yang penting • Jawablah pertanyaan peserta. • Adakan transisi sebelum presentasi lanjutan. • Siapkan peserta untuk menggunakan skill yang didapat pada pekerjaannya.

22. Fungsi gambar • Sebuah gambar akan bercerita dengan seribu kata. • Audience mirip anak-anak “duduk, diam, dengar”. • Angka-angka diganti grafik atau tabel. • Lebih mudah melihat grafik dari pada tampilan angka-angka.

23. Data angka, kenaikan UMR

24. Tampilan data dalam bentuk grafik

25. Powerpoint Presentation • Microsoft Powerpoint – khusus untuk presentasi. • Gabungan dari : suara, foto, clip art, animasi, video camera dengan software tertentu. • Hubungan antar text. • Hubungan antar file (hyperlink)

26. Daya tarik presentasi • Media yang cocok dengan jumlah audience. • Design yang menambah citra dan daya tarik. • Gambar yang sesuai dengan data.

27. Tips memilih media • Perhatikan keinginan audience : • Sekedar melihat dari infocus. • Minta handouts. • Tujuan presentasi • Kalau banyak diskusi jangan pakai 35 mm slides. • Ruang gelap : “Saya bicara, Anda mendengar”. • Tersedianya alat yang diperlukan : • OHP dan transparan, slide projector. • Powerpoint dan infocus (check sebelum mulai). • Jumlah audience • Media menyesuaikan dengan jumlah audience.

28. Power point presentation • Slide lay out • Pilih font yang sesuai, halus dan cantik, tidak kaku. • Gambar yang sesuai • Picture, chart, object atau sekedar illustrasi. • Suara dan animasi.

29. Menggunakan animasi • Sebagai variasi untuk menarik perhatian • Cari bentuk yang cocok • Tidak makan waktu lama • Simple dan jelas • Suara bisa mengganggu suasana yang sedang serius • Membuat perhatian terpecah • Mengurangi bobot presentasi

30. Membuat transparansi • Gunakan sedikit mungkin kata-kata (hal ini yang sulit). • 6 baris dalam 1 slide. • 6 kata per baris. • 1 point dengan 3 sub point. • Illustrasi dengan : clipart, graphic, warna, diagram, bentuk, susunan. • Ujung transparansi diberi seal tape. • Ukuran kertas “letter” (quarto) • Background gelap  LCD / infocus. • Background terang  OHP.

31. Penutup & Pesan • Peluang untuk berkarir terbuka bagi yang mau kerja keras. • Jadilah karyawan yang tergolong “star” diperusahaan, jangan sekedar jadi “back bone” atau “dead wood”. • Kompeten dalam komunikasi sangat penting dalam karir.

32. Selamat Mencoba Semoga Berhasil &Terima Kasih