שיתוף מידע

1. שיתוף מידע

2. למה שיתוף מידע ? • מניעת הבדלי עדכניות שומרים עותק יחיד של פריט מידע – כאשר מישהו בצוות מעדכן פריט מידע, כולם רואים, כי כולם מעיינים בעותק יחיד, משותף (תמיד ניתן לנהל הרשאות למי מותר לעדכן ולמי לעיין בלבד)

3. למה שיתוף מידע ? • יעילות, מניעת עבודה כפולה אם חבר בצוות כבר מצא טלפון של איש קשר, גם אני נהנה מזה ולא צריך לחפש מחדש; אם חבר בצוות כבר טיפל בפניה, כולם רואים ולא צריך להתחיל מחדש; ניתן להמשיך בטיפול בפניה תוך ידיעת טיפולים קודמים

4. למה שיתוף מידע ? • שמירה על מידע ארגוני כאשר עובד עוזב, יוצא לחופשה ממושכת או עובר תפקיד, המידע נשמר במסגרת היחידה הארגונית, נגיש לצוות.

5. mailbox מחלקתיות • כתובת דואר אלקטרוני: הגדרנו לכל יחידה כתובת דואר אלקטרוני אותה מפרסמים.

6. דואר מחלקתי • מעקב אחר מיילים נכנסים והטיפול בהם ניתן ע"י יצירת תיקיות ע"פ נושאים לדוגמא: • מיילים שטופלו • פקסים נכנסים • דואר שיוצא מתוך המייל יש לשלוח CC לנוגעים בדבר גם אם הם מהמחלקה • כניסת FAX • יומן מחלקתי

7. מדיניות טיפול במייל • אין לשלוח קבצים מצורפים מתוך המכללה בתפוצה גדולה אלה להשתמש בקישורים (הפניה לכונן L:\) • כאשר שולחים למספר גדול מאד של נמענים רצוי להשתמש בעותק מוסתר • ניתן להתחבר אל הדוא"ל גם מחוץ למכללה http://post.sapir.ac.il

8. מכתבי שרשרת, הודעות על וירוסים • אם לא תעביר הלאה לכל מי שאתה מכיר הודעה שקיבלת - המחשב שלך לא יפורמט, לא ייפול ברק על ראשך, לא ייחרב בית שלישי ולא יתרחש אסון כלשהו. • הווירוס הקטלני החדש שצריך להזהיר מפניו ברוב המקרים לא קיים! אל תעביר לכל מי שאתה מכיר. • באתר הפורטל של המכללה קיים קישור בדיקת שמועות ומכתבי שרשרת (כדאי לבדוק שם לפני השליחה).

9. מסמכים • יש לאחסן מסמכים בכוננים משותפים (כמו G:\, מערכת דסק, L:\ ) לא כונן בכונן האישי - F:\. • מידע לפרסום ניתן לשמור בכונןL:\; הפרסום באתר http://w3.sapir.ac.il. • יש לפרסם כתובות דואר אלקטרוני כלליות ולא אישיות. • אין לשמור מידע ונתונים בכוננים מקומיים (C:\ו D:\).

10. אנשי קשר • אנשי קשר פרטיים ניתן לשמור בתיבת הדואר הפרטית • אנשי קשר מחלקתיים ציבוריים יש לשמור בתיקיות הציבוריות של המחלקה