FLUXOGRAMAS

1. FLUXOGRAMAS

2. Introdu��o Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das opera��es (entrada, processamento e sa�da). Esse fluxo envolve:

3. ........ Opera��es, �reas da organiza��o envolvidas, Recursos (humanos e materiais), Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execu��o, Documenta��o que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informa��o utilizada.

4. CONCEITO Fluxograma �: T�cnica de representa��o gr�fica que se utiliza s�mbolos previamente convencionados, permitindo a descri��o clara e precisa do fluxo, ou seq��ncia, de um processo, bem como sua an�lise e redesenho.

5. ASPECTOS PRINCIPAIS Padronizar a representa��o dos m�todos e os procedimentos administrativos; Maior rapidez na descri��o dos m�todos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localiza��o e a identifica��o dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Melhor grau de an�lise.

6. VANTAGENS Aumenta a compet�ncia e influ�ncia de quem os elabora Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada sa�da. Desenvolve o esp�rito da equipe Cria motiva��o pelas fontes de informa��es e apoio dispon�veis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de objetivos

7. DESVANTAGENS Apresentam dificuldades no desenho e altera��es; Depura��o e testes n�o s�o f�ceis, em geral; Dificuldade na decis�o do n�vel de detalhes a serem colocados nos fluxogramas; N�o apresentam a organiza��o de dados e estruturas de entrada e sa�da;

8. An�lise pelo Fluxograma O que � feito? Para que serve essa fase? Por que essa fase � necess�ria? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? H� algu�m mais bem qualificado para execut�-la? Como a fase est� sendo executada?

9. TIPOS DE FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA VERTICAL � destinado � representa��o de rotina simples em seu processamento anal�tico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:

10. TIPOS DE FLUXOGRAMA Consiste em poder ser impresso como formul�rio padronizado; Rapidez de preenchimento, pois os s�mbolos j� se acham impressos; Maior clareza de apresenta��o; e Grande facilidade de leitura por parte dos usu�rios.

11. Ex. de Fluxograma Vertical

12. TIPOS DE FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA PARCIAL OU DESCRITIVO Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informa��es que circulam em um processo, por meio de s�mbolos padronizados. .........

13. TIPOS DE FLUXOGRAMA ......... a elabora��o � feita como se estivesse escrevendo, s� que no lugar de somente palavras s�o utilizados s�mbolos e palavras que permitem a descri��o do fluxo do processo de maneira clara e precisa.

14. S�mbolos - Descritivo Opera��o Ret�ngulo � usado para mostrar uma atividade de qualquer natureza Movimento/ transporte Seta grossa Use uma seta grossa para indicar movimento da sa�da entre localidades Ponto de decis�o Losango � usado em um ponto do processo em que a decis�o deve ser tomada Inspe��o C�rculo grande � usado para indicar que o fluxo do processo � interrompido para que a qualidade da sa�da possa ser avaliada

15. S�mbolos - Descritivo Documento impresso Ret�ngulo com fundo ondulado � usado para mostrar quando a sa�da de uma atividade inclui informa��es registradas em papel Espera Ret�ngulo de lados arredondados � usado quando um item ou pessoa precisa esperar, ou quando um item � colocado num estoque tempor�rio Armazenagem Tri�ngulo � usado quando existir uma condi��o de armazenagem sob controle e uma ordem ou requisi��o seja necess�ria para remover o item para a atividade programada a seguir

16. S�mbolos - Descritivo Anota��o Ret�ngulo aberto � usado para informa��es adicionais pertinentes ao s�mbolo ao qual est� ligado Sentido de fluxo Seta � usado para indicar a sentido e a seq��ncia das fases do processo Transmiss�o Seta interrompida � usado para identificar a ocorr�ncia de transmiss�o instant�nea de informa��o

17. S�mbolos - Descritivo Conex�o Circulo pequeno � usado, com letras ou n�meros inseridos, no final do fluxograma, para indicar que a sa�da daquela parte do fluxograma ser� usada como entrada em outro fluxograma Limites C�rculo alongado � usado para indicar o in�cio e o fim do processo. Normalmente as palavras Partida ou In�cio e Pare ou Fim s�o inscritas no s�mbolo

18. FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS Esse � o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. Seus aspectos b�sicos s�o: - � utilizado tanto no levantamento quanto na descri��o de novas rotinas e procedimentos; - Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informa��es e documentos, dentro e fora da unidade organizacional; e - Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de s�mbolos.

19. Exemplo...

20. S�mbolos do fluxograma global ou de colunas

21. POR QUE FLUXOGRAMAS ? A raz�o porque os fluxogramas funcionam t�o bem � porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas t�m. O que o c�rebro faz de melhor � reconhecer imagens. Fluxogramas s�o imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instru��es que n�o refletem realmente como a empresa funciona e n�o conduz a identifica��o de melhorias.

22. POR QUE FLUXOGRAMAS ? Isto acontece porque a maioria destas pastas n�o � lida. Se algu�m as l�, isto � feito uma vez e em seguida s�o postas de lado. As pessoas n�o seguem estas instru��es e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma mem�ria latente resultante desta leitura �nica.

23. Conclus�o Os fluxogramas possibilitam �s pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descri��o de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de v�rias p�ginas em texto torna-se muito mais dif�cil.

24. Conclus�o .................A maior parte das companhias falham em manter a revis�o de documentos que n�o s�o lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja aten��o a esses documentos. Os fluxogramas s�o documentos vivos. Eles s�o alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.