LAVORI IN CORSO Roma, 12 maggio 2005 FORUM PA

1. DIPARTIMENTO PER LA PROGRAMMAZIONE MINISTERIALE E PER LA GESTIONE MINISTERIALE DEL BILANCIO, DELLE RISORSE UMANE E DELL’INFORMAZIONE LAVORI IN CORSO Roma, 12 maggio 2005 FORUM PA

2. L’AGENDA • IL CONTESTO ORGANIZZATIVO • NATURA, RUOLO, MISSIONE DEL DIPARTIMENTO • I LAVORI IN CORSO

3. IL CONTESTO • Il MIUR, sotto il profilo organizzativo, è un Ente…. … DI IMPONENTI DIMENSIONI ….DIVERSIFICATO (ISTRUZIONE, UNIVERSITA’, AFAM, RICERCA) …ARTICOLATO TERRITORIALMENTE (USR) …REDUCE DA UNA “FUSIONE TRA DIVERSI” …E DA UN PROFONDO RIDISEGNO ORGANIZZATIVO …CHIAMATO A DARE UN CONTRIBUTO STRATEGICO NEL PROCESSO DI MODERNIZZAZIONE E RILANCIO DEL PAESE (formazione di capitale umano) …ATTRAVERSO L’ASSUNZIONE DI UN RUOLO DI INDIRIZZO E CONTROLLO PIUTTOSTO CHE DI GESTIONE (affidata a enti dotati istituzionalmente di autonomia) …IN UN QUADRO CRITICO DI FINANZA PUBBLICA

4. LE SFIDE ● COMPLESSITA’ ● CAMBIAMENTO ● CONFRONTO INTERNAZIONALE ● PROATTIVITA’ ● EFFICIENZA BISOGNO DI CULTURA E STRUMENTI DI MANAGEMENT

5. IL DIPARTIMENTO • UN NOME IMPROPRIO • IL RUOLO E LA MISSIONE • LE LEVE STRATEGICHE: I 5 CAPITALI

6. LA STRUTTURA • Direzione Generale studi e programmazione sui sistemi dell’istruzione, dell’università, della ricerca e dell’alta formazione artistica, musicale e coreutica • Direzione Generale per la politica finanziaria e per il bilancio • Direzione Generale delle risorse umane del ministero, acquisti e affari generali • Direzione Generale per la comunicazione • Direzione Generale per i sistemi informativi AGGREGATO o SISTEMA ?

7. LA NATURA • DIPARTIMENTO TRASVERSALE • DIPARTIMENTO DI SERVIZIO LA MISSIONE ASSISTERE GLI ALTRI DIPARTIMENTI NEL COMPITO DI CREARE VALORE PUBBLICO…….. …..CREANDO LE OPPORTUNE CONDIZIONI ORGANIZZATIVE …..FORNENDO ADEGUATO SUPPORTO …..RENDENDO DISPONIBILI RISORSE APPROPRIATE UN RUOLO DA ………………….CENTROCAMPISTA

8. LE LEVE STRATEGICHE IN CONCRETO, IL DIPARTIMENTO CREA VALORE ALIMENTANDO SVILUPPANDO MANUTENENDO VALORIZZANDO IL PATRIMONIO STRATEGICO DEL MIUR cioè LA DOTAZIONE DELLE SUE RISORSE - CHIAVE

9. I CINQUE CAPITALI • CAPITALE FINANZIARIO € • CAPITALE RELAZIONALE IMMAGINE vs/STAKEHOLDERS • CAPITALE UMANO PERSONE • CAPITALE INFORMATIVO DATI • CAPITALE TECNOLOGICO INFRASTRUTTURE E SISTEMI

10. GOVERNO DEL CAPITALE FINANZIARIO LE CRITICITA’ • IMPONENZA DEL BILANCIO : IL MIUR GESTISCE………………. ……50 m.di €, pari all’8% del Bilancio dello Stato ……quasi il 50% delle spese di funzionamento e il 45% delle spese di personale DI TUTTI I MINISTERI • NUOVA IMPOSTAZIONE DEL BILANCIO CON NUOVA ARTICOLAZIONE DELLE RESPONSABILITA’ ……78% del Bilancio del MIUR ……81% delle spese correnti ……98% delle spese di funzionamento IN CAPO AGLI USR • ASSENZA DI SISTEMI STRUTTURATI DI CONTROLLO DI GESTIONE E TRADIZIONALE FRAGILITA’ DI SISTEMI DI MONITORAGGIO

11. GOVERNO DEL CAPITALE FINANZIARIO INDIRIZZI • RESPONSABILIZZAZIONE Disegnare e diffondere, a tutti i livelli organizzativi, strumenti e meccanismi che sollecitino consapevolezza e rigore nella gestione della spesa + • MONITORAGGIO Rendere tempestivamente disponibili informazioni sui flussi di spesa a livello dell’Amministrazione centrale e delle strutture decentrate ___________________________________________________________________________________ MIGLIORE PROGRAMMAZIONE SPENDERE…………. = e MIGLIORE CONTROLLO ………SPENDENDO BENE

12. GOVERNO DEL CAPITALE FINANZIARIO INIZIATIVE • IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA ATHENA PER IL MONITORAGGIO DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE • DISEGNO DI UN SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE DI ADEGUATA “PROFONDITA’” • INCORPORAZIONE DI INDICATORI ECONOMICI NEL SISTEMA DI OBIETTIVI E DI VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI • SVILUPPO DI UNA RETE DI REFERENTI PER IL CONTROLLO ECONOMICO • SVILUPPO DI UN SISTEMA DI MONITORAGGIO PER ENTI VIGILATI E ISTITUZIONI DESTINATARIE DI TRASFERIMENTI

13. GOVERNO DEL CAPITALE RELAZIONALE GLI INDIRIZZI • INTERAZIONE Potenziare la capacità di ascolto e favorire flussi comunicativi multidirezionali in una logica di rete (comunicazione come scambio) • DIMENSIONE TERRITORIALE Differenziare la comunicazione a livello locale, nell’ambito di una regia generale • COMUNICAZIONE INTERNA Attivare canali e meccanismi di comunicazione tra gli uffici per dare trasparenza all’interno e coerenza alla comunicazione esterna

14. GOVERNO DEL CAPITALE RELAZIONALE LE INIZIATIVE • DAL SITO WEB AL PORTALE PER IL SISTEMA EDUCATIVO • VALORIZZAZIONE DEGLI URP COME SISTEMA COORDINATO DI “PUNTO DI SCAMBIO” • SVILUPPO DI UNA “FAMIGLIA PROFESSIONALE” (RETE DI COMUNICATORI PRESSO OGNI DIREZIONE) • INTERVENTO DI ALTA FORMAZIONE PER DIRIGENTI • SVILUPPO DELL’UTILIZZO DI CANALI SATELLITARI DEDICATI, CANALI IN CHIARO, CANALI RADIOFONICI, CANALI DEL DIGITALE TERRESTRE (RAI EDUCATIONAL)

16. GOVERNO DEL CAPITALE UMANO LE CRITICITA’ • ETA’ ELEVATA • DISALLINEAMENTO TRA CAPACITA’/COMPETENZE DISPONIBILI E NECESSARIE • SCOPERTURE CRITICHE DELLA DOTAZIONE ORGANICA

17. GOVERNO DEL CAPITALE UMANO GLI INDIRIZZI • INTEGRAZIONE Procedere a una progressiva omogeneizzazione nei meccanismi e negli strumenti di gestione del personale • SVILUPPO CAPACITA’/COMPETENZE Per supportare i processi di cambiamento organizzativo e istituzionale attraverso formazione, nuovi inserimenti, mobilità • RECUPERO/RAFFORZAMENTO DEL GRADO DI MOTIVAZIONE Attraverso il governo delle relazioni sindacali, il disegno e l’applicazione dei sistemi premianti, l’adeguamento degli ambienti di lavoro

18. GOVERNO DEL CAPITALE UMANO LE INIZIATIVE • RECUPERO DELL’ARRETRATO SINDACALE - FUA 2004 E 2005 - CCNI 2002 – 2005 • DEFINIZIONE DEL NUOVO SISTEMA PROFESSIONALE • VALUTAZIONE DELLE POSIZIONI DIRIGENZIALI • SISTEMA DI VALUTAZIONE DELLA DIRIGENZA • ANALISI FABBISOGNI DI COMPETENZE/PROFESSIONALITA’ • ANALISI E MONITORAGGI DI “CLIMA INTERNO” • ATTUAZIONE PIANO DI FORMAZIONE A LIVELLO CENTRALE E PERIFERICO • OTTENIMENTO AUTORIZZAZIONI DI “SBLOCCO” DALLA FUNZIONE PUBBLICA (nuovi concorsi per dirigenti, scorrimento graduatorie, trasformazione part-time, ecc) • INVERVENTI DI ADEGUAMENTO, MESSA A NORMA E MIGLIORAMENTO UFFICI E IMMOBILI

19. GOVERNO DEL CAPITALE INFORMATIVO GLI INDIRIZZI • SUPPORTO ALLE SCELTE STRATEGICHE - Fornire informazioni appropriate per: prospettare scenari valutare opzioni politiche alternative orientare le innovazioni di sistema • SUPPORTO AI PROCESSI DI VALUTAZIONE - Fornire informazioni adeguate alle esigenze degli enti preposti (INVALSI, CNVSM, CIVR,……)

20. GOVERNO DEL CAPITALE INFORMATIVO LE INIZIATIVE • SVILUPPO COMPETENZE PROFESSIONALI - Da una cultura statistica ad una di analisi e programmazione - Da un atteggiamento passivo ad uno proattivo - Attivazione di una rete di “referenti” presso le diverse strutture • RIORDINO DEL PATRIMONIO DI DATI DISPONIBILI - Evitare ridondanze - Eliminare incongruenze - Sopperire alle lacune - Assicurare connettibilità tra banche dati • SVILUPPO DI INDICATORI E “CRUSCOTTI” - Identificare e rendere disponibili ai diversi livelli e ambiti organizzativi un sistema di indicatori rilevanti in chiave di programmazione e monitoraggio - Pubblicazione di un primo rapporto per i policymaKer

21. GOVERNO DEL CAPITALE TECNOLOGICO GLI INDIRIZZI • EFFICIENZA OPERATIVA • Misurare la produttività della “macchina ministeriale” attraverso la semplificazione dei processi operativi e la qualità e trasparenza delle informazioni • EFFICACIA DIDATTICA • Migliorare i livelli di apprendimento a sostegno e in accompagnamento delle iniziative di riforma della scuola e delle università • ACCESSIBILITÀ • Ridurre il “Digital Divide” utilizzando la tecnologia come leva per favorire la formazione dei giovani in condizione di svantaggio

22. GOVERNO DEL CAPITALE TECNOLOGICO LA SITUAZIONE ATTUALE • Assegnata al RTI EDS la gara per • Outsourcing quinquennale dei sistemi informativi • Sviluppo del nuovo sistema informativo • In corso le attività di riprogettazione del sistema con individuzione delle aree di intervento • Concluso il progetto di migrazione della rete delle scuole verso ADSL (84% degli istituti principali) • In fase di completamento progetti di innovazione didattica • Scuola in ospedale tramite videoconferenza • Biblioteche scolastiche collegate al SBN • Formazione informatica docenti tramite e-learning

23. ANDAMENTO DELLA GARA PER LA RIORGANIZZAZIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO • Marzo 2002 – bando di gara (339 milioni di euro) • Agosto 2002 – consegna offerte EDS, IBM ed EDA e convocazione commissione di gara (con commissari indicati dal Ministro Stanca, dietro richiesta del Ministro Moratti) • Febbraio 2003 – termine del lavoro della commissione di gara e aggiudicazione a IBM (in raggruppamento con Finsiel, Engineering, Pirelli e Ferservizi) • Maggio 2003 – parere Avvocatura che suggerisce stipula tempestiva contratto con IBM • Giugno 2003 – stipula del contratto con IBM (193 milioni di euro) • Luglio 2003 – ricorso EDA rigettato dal TAR • Luglio-settembre 2003 – trasferimento competenze fra vecchio-nuovo gestore • Ottobre 2003 – ricorso EDS accettato dal TAR • Gennaio 2004 – Consiglio di Stato accetta ricorsi EDA e EDS ed annulla contratto IBM • Aprile 2004 – parere Avvocatura che suggerisce dettaglio motivazioni da parte della commissione di gara • Maggio 2004 – riconvocazione commissione di gara per dettaglio motivazioni • Luglio 2004 – commissione di gara termina il dettaglio motivazioni e propone aggiudicazione EDS • Luglio 2004 – Consiglio di Stato accoglie ricorso EDA e chiede “nuova e compiuta valutazione” • Agosto 2004 – riconvocazione commissione di gara • Dicembre 2004 – termine del lavoro della commissione di gara con proposta di aggiudicazione ad EDS (in raggruppamento con Accenture, Auselda e ENEL) • Dicembre 2004 – aggiudicazione al raggruppamento EDS • Gennaio 2005 – stipula del contratto con EDS (199 milioni di euro) e avvio del trasferimento vecchio-nuovo gestore

24. RISULTATI RAGGIUNTI – COSTI/LARGHEZZA DI BANDA I risparmi ottenuti vengono versati al MIT che li riutilizza nel CMSI (legge 3/03)

25. EVOLUZIONE DOTAZIONI TECNOLOGICHE NELLE SCUOLE Fonte: MIUR – Indagine sulle risorse tecnologiche per la didattica 2004 (*) Media Europea 13:1

26. GOVERNO DEL CAPITALE TECNOLOGICO GLI INTERVENTI • Riorganizzazione dei CED • Riutilizzo del software • Ottimizzazione della rete • Nuovo sistema informativo per le scuole (SIDI scuola) • Nuovi corsi di formazione per docenti e per personale amministrativo (certificazione ECDL) • Avvio dei progetti finanziati dal MIT

27. LE DIREZIONI DEL CAMBIAMENTO • INTEGRAZIONE trasformare due Ministeri in un Ministero, rispettando le distintività delle diverse aree (scuola, università, ricerca, AFAM) ma creando un “tessuto organizzativo” comune di meccanismi, sistemi, valori • MANAGERIALIZZAZIONE sviluppare e/o consolidare progressivamente competenze di tipo manageriale nella dirigenza e meccanismi operativi (sistemi e procedure) evoluti e adeguati alla complessità dell’ente • CULTURA DI GOVERNO disegnare e implementare sistemi e meccanismi di gestione adeguati a supportare un ruolo di indirizzo e controllo nei confronti di strutture operative decentrate e dotate di autonomia

28. ULTERIORI INIZIATIVE • DISEGNO E AVVIO DI UN SISTEMA EVOLUTO DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO STRATEGICO • AVVIO E MESSA A REGIME DELLA CONFERENZA PERMANENTE DEI CAPI DIPARTIMENTI E DIRETTORI GENERALI • DISEGNO DI IMPLEMENTAZIONE DI MECCANISMI ORGANIZZATIVI TRASVERSALI IN TEMA DI Risorse umane Risorse finanziarie Comunicazione Studi e supporti statistici Sistemi informativi e strumentazioni informatiche Approvvigionamenti Servizi Generali e sicurezza • PIANO (MIRATO E SELETTIVO) DI FORMAZIONE MANAGERIALE

29. IN CONCLUSIONE COME LA MAGGIOR PARTE DELLE ORGANIZZAZIONI, IL MINISTERO SI TROVA DI FRONTE ALLA SFIDA DEL CAMBIAMENTO LE CUI CHIAVI DI SUCCESSO SONO: -VALORI - PROFESSIONALITA’ - RISPETTO DEL PASSATO - REALISMO - COINVOLGIMENTO - TRASPARENZA - CORAGGIO - FORTUNA

30. IL PRINCIPIO CAMBIARE E’ DIFFICILE E SCOMODO……. …..NON FARLO E’ PEGGIO!