台中市宜寧中學公文書講習

1. 台中市宜寧中學公文書講習

2. 公文寫作及注意事項

3. 簡報大綱 • 公文寫作 • 簽的撰擬 • 公文稿的撰擬 • 文書處理注意事項

4. 公文寫作

5. 公文寫作的重要 • 關係文書處理注意事項 • 是個人能力的表現

6. 公文的意義 • 公文程式條例第1條規定： 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。

7. 公文類別 • 公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文 • 其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等

8. 製作要領 • 簡（文句少而意義足） • 淺（不用奇字、奧義、僻典） • 明（不為隱語、誇張、諷刺） • 確（所述時間、數字，皆精確真實） • 正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整

9. 「簽」的撰擬 • 何謂「簽」 • 「簽」是機關「內部」對某一案件的處理意見。 • 可以顯示從承辦單位、相關單位、核稿長官及首長核定代表機關對該案的意見。 • 是公務員最常撰寫的公文書。

10. 一段式 「主旨」一段完成。 制式 的簽 分「主旨」「說明」或 「主旨」「擬辦」二段。 二段式 分「主旨」「說明」「擬辦」三段。 三段式 簡易案件，直接簽擬處理意見。 不分段 便箋 每段冠以一、二、三……等序號。 二段以上 格式

11. 適切使用期望語 • 請　核示─提出擬辦意見簽核。 • 請　鈞閱─檢陳有關資料，請長官過 目。 • 請　核閱─（同上） • 請　鑒察─將辦理情形簽報長官瞭解。 • 請　鑒核─除簽報長官瞭解外，並含有 請示之意。 • 請　鈞參─提供長官參考。

12. 「主旨」 • 不宜太長 • 以不超過60字為原則 • 內容應包括「案由」及「擬辦」

13. 「說明」 • 以對本案之背景、案情、法令規定、重要相關事項之闡述分析為主。 • 避免提出擬辦意見。

14. 「擬辦」 • 文字避免與「主旨」重複 • 提出具體作法，細節之建議意見

15. 案例 主旨：為提升本校同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會， 　　　請　核示。 說明：據本校秘書室統計，本校公文處理時效，已連續三個 　　　月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳 　　　公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講 　　　習會。 擬辦： 　一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於 　　　○月○日、○月○日、○月○日上午9至12時實施。 　二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共○○人。 　三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之○○○擔任。 　四、每梯次講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話。

16. 「公文稿」的撰擬

17. 何謂「公文稿」 • 「公文稿」是機關要「對外」的意思表示。 • 於首長判行後，該文即對外發出。

18. 「函」的格式 與制式的「簽」同，分為： • 一段式：「主旨」一段完成 • 二段式：分「主旨」「說明」或「主旨」 　　　　「辦法」二段。 • 三段式：分「主旨」「說明」「辦法」 　　　　　三段， 「辦法」可視內容改用 　　　　　「建議」、「請求」、「擬辦」 　　　　　或「核示事項」等。

19. 函稿的寫作要領 • 「主旨」為全文精要，力求簡明。 • 要具體提出行文目的與期望，或核復意旨。

20. 函稿的寫作要領 • 函復之公文，應引敘或說明來文日期、文號，以便受文機關調案處理。 • 方式： • 復○年○月○日○○○號函。 • 依據○○機關○年○月○日○○○號函辦理。

21. 函稿的寫作要領 • 使用較簡潔之半文言語體，不適合用過於口語化之表達方式 • 例： • 「請惠予查明見復」如用口語化寫成「拜託查清楚後告訴我們好嗎？」就不適合了。

22. 不當用語舉例 • 「爾後再有類似情形發生，將嚴懲不貸」(此為威嚇性用語) • 「貴處作法令人匪夷所思」(此為批評性、挖苦性用語) • 「本校深感遺憾、悲痛」(此為情緒性、感情性用語)

23. 文書處理注意事項

24. 所稱『文書處理』 • 係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程

25. 處理程序-1 • 文書應一律採用由左至右之橫書格式 • 各單位收發公文，得視實際需要採用收發文同號方式。公文製作應於電子公文系統上編輯、取號。 • 文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋章或簽名，並記明時間

26. 處理程序-2 • 各單位公文之傳遞，應以送文單（簿）或電子方式簽收為憑；公文之陳核流程依內控制度文書流程圖 • 會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序處理。

27. 收文處理-1 • 各單位均應設置登記桌，並指定專人負責，以辦理公文收發及查詢。 • 除最速件隨收隨送外，密件公文，均以紙本方式分辦各一級單位。 • 總收文號按年順序編號。

28. 收文處理-2 • 登記桌人員點收、分辦文件時，遇有必須退回改分之文件應由承辦人員在公文管理系統內填寫『改分銷號申請單』，註明「理由」經單位主管蓋章後退總收文改分。 • 改分二個單位仍未有單位承辦者，應陳請主任秘書以上主管核示改分。 • 經主任秘書以上主管改分裁定後，受改分單位不得再行退回改分。

29. 文稿撰擬、會核-1 • 公文會辦二個單位以上，應使用「簽稿會核單」，並於簽稿會核單上簽註意見。 • 承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿前申請展期。 • 承辦人員簽擬公文均以紙本簽核公文辦理。

30. 文稿撰擬、會核-2 • 簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章，修改過多時，應退回承辦人員清稿，公文清稿後，重新將公文連同原稿重新陳核(判)。已在簽稿上簽章，而未簽註意見者，視為同意。

31. 發文處理 • 公文經核決後，應退回承辦人修正、校對、清稿無誤，再傳送文書組發文。 • 有關校內一般性通報周知事項公文，以登載本校電子公布欄公告為原則，不另行列印紙本公文。 • 適合電子交換之公文，應以電子交換發文為原則。

32. 機密文書-1 • 奉交辦或分辦過程中，不得讓不應知悉人員窺視或翻閱。 • 機密文書之陳判、送會，應由主管人員或承辦人員親自持送。如不能親自持送，應置於專用之密件袋內。 • 機密文書應採紙本簽核公文。 • 機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。 • 編輯機密文書應修改主旨填寫為「密不錄由」。

33. 機密文書-2 • 機密文書之傳遞方式： • 以業務承辦人員親自傳遞為原則。 • 如由傳達人員傳送時，須使用保密封套。 • 經核定機密等級、解密條件之文書，承辦人應完成其解密條件 。

34. 處理期限-1 • 各類公文處理期限 ： • 最速件：一日。 • 速件：三日。 • 普通件：六日。 • 各機關來文訂有處理時限者依來文所訂時限處理，其處理時限包含假日。 • 惟如來文係要求文到一定期間內(如文到十日)見復者，其處理時限得扣除假日。

35. 公文查催-1 • 登記桌人員應每日查詢承辦公文、待辦公文、逾期未辦畢公文、待歸檔公文處理情形。 • 單位主管 確實督促屬員之公文於其可使用時間內辦出

36. 公文查催-2 • 文書單位人員： • 每週對陳核至校長、主任秘書室等尚未批核案件之停留日數及件數進行統計並提醒加速案件陳判流程。 • 每週統計全校結案未歸檔、逾期未結案等案件資料，並發稽催通知單。 • 每月將各單位公文稽催通知單送陳各單位主管督導催辦。

37. 公文查催-3 • 承辦人員： • 對經辦案件自簽辦之日起至發文、歸檔之日止應負各流程查催之責，如查催發生困難情事，應以書面向單位主管或主任秘書反映處理。

38. 敬請指教