Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: RAKETTI- VIRTA-projekti

1. Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: RAKETTI-VIRTA-projekti 13.1.2014 Antti Mäki

2. Diakokoelma yleisesitykseksi • Lähtökohdat • Hallinnointi, turvaaminen ja ohjaus • Tietovarantopalvelun jatkokehitys • Tilannekatsaus

3. Lähtökohdat

4. Helsingin yliopiston kansleri Ilkka Niiniluoto ”Opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämä tietovaranto, johon korkeakouluilla on velvollisuus tallentaa opiskelijoitaan koskevat tiedot, auttaa kehittämään opiskelijavalintoja. Samalla se antaa yliopistoille uuden välineen suunnitella omaa toimintaansa ja kertoa ilman tilastoharhoja tarjoamansa koulutuksen tuloksista.” (Valtioneuvoston yleisistunnossa toukokuun 16. Päivänä 2012)

5. strategiset tavoitteet ohjaus toiminnan tarpeet

6. Mitä varten korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto on toteutettu? • Tavoitteena opintoihin pääsyn sujuvoittaminen ja turhien päällekäisten opintojen välttäminen • Korkeakoulujen yhteishaku, ensikertalaiset ja muut • Siirtyjät ja valtakunnalliset palvelut (korkeakoulun harkinnan mukaan) • Opintosuoritustiedot opiskelijavalinnoissa: hakukelpoisuus, valinta suoritusten perusteella • Opintosuoritusten hyödyntäminen osana korkeakoulun muuta toimintaa: AHOT ym.

7. Ohjauksen tietotarpeet ja muut tiedon luovutukset viranomaisille PANOKSET TUOTOKSET Opiskelijat, Rahoitus, … Tutkinnot, Suoritukset Julkaisut… Korkeakoulun sisäinen tietovarasto, prosessien johtamisen tarpeet

8. Korkeakoulujen tietohallinnon kehittäminen osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityötä • Tietojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuus • Avoin data, tietojen saatavuus • Tiedon kirjaaminen ja tallentaminen vain yhteen paikkaan • ICT-palvelujen ja -arkkitehtuurin kehitys • Korkeakoululaitos ja muut julkisen hallinnon arkkitehtuuritasot

9. VIRTA-opintotiedot Tietovarannon tietosisällön rajaus(laki 484/2013, tallennusvelvoite + ministeriön tiedonkeruukirje) Tutkintoon johtava koulutus Ei tutkintoon johtava koulutus Tutkinnot Opiskeluoikeudet Ilmoittautumis-tiedot Opintosuoritukset ja arvosanatiedot Henkilön tunnistetiedot Opiskeluoikeustiedot myös eräistä ei tutkintoon johtavista

10. Korkeakoulun vastuulla sekä toteutus että tietosisältö rekisterinpitäjänä Tiedon luovutus suoraan lain nojalla tai korkeakoulun päätöksellä OKM palvelun tarjoajana (CSC) Opetushallitus Tilastokeskus OKM-tiedonkeruut Korkeakoulut? Muuntaa rekisterinsä tiedon Korkeakoulujen tietomalliin (xdw-malli) Tallentaa tiedon valtakunnalliseen tietovarantoon Tiedon käyttäjät hakevat kaikkien korkeakoulujen tietoja omiin järjestelmiinsä

11. Tiedon tuottajat, kotiorganisaatiot OKM palvelun tarjoajana (CSC) Opintopolku.fi, Juuli Tilastokeskus OKM-tiedonkeruut Tutkimusrahoittajat? Tiedon käyttäjät hakevat kaikkien tiedon tuottajien tietoja keskitetysti omiin järjestelmiinsä

12. Eri palvelut, jotka käsittelevät eri tietovarantoja eri lähteistä reaaliaikaisesti Kopioitu tietovaranto (Perustietovarantojen viitearkkitehtuuri) Opintosuoritukset, Opiskeluoikeudet, LK-ilmoittautumiset kerran kk – kerran vrk, eräsiirto reaaliaikaisesti, ws-soap Nykyiset lähdejärjestelmät, jotka käsittelevät kaikkia tietoja monoliittisesti Siirtomuotona kummassakin tapauksessa sama XML-määritys

13. 2. Tiedon-välitys kansallisille palveluille VIRTA… Tilasto-keskus Korkea-koulu OKM Kela CIMO Korkea-koulut 1. Aineiston siirto viranomaisille KSHJ, Vipunen ym. Korkeakoulujen tietovaranto RAKETTI-Opi, TIPTOP ym. 3. Tiedontarjoaminen korkeakoulujen omille järjestelmille 4. Arkisto

14. Tiedon tuottaja ja tietovaranto • Tiedon tuottajan näkökulmasta tietovaranto on tekninen ratkaisu, jolla tietoja siirtyy käytetyistä tietojärjestelmistä toisiin • Tietoja viedään tietovarantoon tietolähteestä, joka on tiedon auktoriteetti • Tietolähteen on oltava tietojärjestelmä • Tietovarannosta tietoja voi lukea vain toinen tietojärjestelmä

15. Tietovarannon tietojen käsittely • Tietovarantoon ei ole suoria käyttöliittymiä • Tietovarannon lukurajanpinta luovuttaa automaattisesti kaiken pyydetyn tiedon sallituille palveluille (nyt vai OPH) • OPH:n ylläpitämien (ja jatkossa muiden) palveluiden osana valvotaan henkilötietojen käyttöä • Viranomaistiedonkeruita varten poiminnat toteutetaan erikseen valtuutetun CSC:n henkilöstön toimesta

16. Käyttötapaukset 2014 tuotantokäytön alkaessa

17. VIRTA-opintotiedot Tietovarannon tietojen käyttöönottoaikatalu • Korkeakoulujen toiminta, valtakunnalliset palvelut • Projektin tavoiteaikataulu 1/2014 mennessä, tuotantovalmius viimeistään 31.3.2014 • Opetushallituksen valtakunnallisille palveluille • Käyttöön vuoden 2014 syksystä • Opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten tiedonkeruut ohjaustarkoituksiin • Valmiina 03/2014 mennessä • OKM:lle ja Tilastokeskukselle • Käyttöön syksyllä 2014 ja 2015 alusta

18. VIRTA-opintotiedot Opintotiedot automaattisesti valtakunnallisten palveluiden käyttöön Oppijan verkkopalvelut (SADe ohjelma, OPH) KSHJ Korkeakoulun tietojärjestelmät Palvelut Tietovarannot VIRTA (OKM) Koulutustar-jonta ym. eri tietovarantoja TOR Korkeakoulun rekisteri

19. VIRTA-opintotiedot Tiedonkeruun järjestäminen tietovarannosta • Tiedonkerääjä ilmoittaa, milloin sen tiedonkeruiden aineistot poimittaisiin tietovarannosta • Korkeakoulu huolehtii, että on ilmoitettuun tiedonkeruuajankohtaan mennessä päivittänyt tietovarantoon tietosisältönsä vähintään vaaditun tilannepäivän mukaiseksi. • Korkeakoulun ei tarvitse ryhtyä erillisiin toimenpiteisiin tiedonkeruita varten. CSC muodostaa OKM:n ja Tilastokeskuksen toimeksiannoista tiedonkerääjälle siirrettävän tiedoston.

20. VIRTA-opintotiedot Suoraan korkeakouluille tarjottavien palveluiden tukeminen (jatkokehitys) • Pitkäaikaissäilytys opiskelijatietojärjestelmiä koskevien velvoitteiden osalta (maksullinen palvelu?) • Jatkoselvitetään, kun arkistolain uudistuksen linjaukset ovat selvillä • Tietojen käyttö korkeakoulujen muussa toiminnassa, kuten liikkuvuus, AHOT, oppimisympäristöt ym. • Tietojen luovuttaminen hyväksytyille palveluille • Tiedon luovuttamisesta päättää korkeakoulu • Tiedon luovutusten hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luotaisiin toimintatavat

21. Yhteenveto • Tietovaranto on osa OKM:n CSC:ltä hankkimia tiedonvälityksen ja raportoinnin palveluita • Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovarannon taustalla ovat operatiiviset, ohjaukselliset ja strategiset tavoiteet tietojen avoimuudesta • VIRTA-Opintotiedot käyttöön keväällä 2014 (kaikkien korkeakoulujen osalta) • VIRTA-Julkaisutiedot on selvitettävänä osana OKM:n julkaisutiedonkeruiden kehittämistä vuonna 2014

22. Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: Hallinnointi, turvaaminen ja ohjaus 16.12.2013 Antti Mäki

23. Hallinnointi, turvaaminen ja ohjaus

24. Tietovarannon hallinnointi, tietojen turvaaminen, ohjausrakenne • Hallinnointi: lakisääteisesti korkeakoulu rekisterinpitäjänä, tiedon luovuttajana – OKM (CSC) ylläpitäjänä, luovutusten järjestäjänä • Turvaaminen: tekninen tietoturva, tietosuoja – vastuunjako, auditointi • Ohjaus: palvelutasot, tietosisällön ja -arkkitehtuurin muutokset – seurantaryhmä, RAKETTI-hankekauden jälkeiset rakenteet

25. Hallinnointi

26. Hallinta Ylläpitäjä OKM (CSC) • Tietovarantopalvelun ja lukurajapintojen ylläpito sekä valvonta • Tietojen laadunvarmistuksen jatkuva kehitys • Koodistopalvelussa korkeakoululaitoksen pääkäyttäjä: koodistojen ylläpito

27. Hallinta Koodistopalvelu käyttöön Tietointegraatio: korkeakoulun toimenpiteitä ? Tiedostojen siirtäminen tietovaranto-palveluun (SFTP) Lähdejärjes-telmä Yhteismital-listen XML-siirtotiedosto-jen muodos-taminen Siirtotiedos-tojen tarkastaminen Lähteet: Tietojen kokoaminen eri lähteistä? Siirto: lähdejärjestelmän tuotantoympäristöstä suojatulla yhteydellä CSC:n palvelimelle korkeakoulun omaan hakemistoon Muodostus: lähdetiedoista poimimalla ja päätelemällä. Tarkastus: yhteisen tietoarkkitehtuurin tarkastuksien tekeminen muodostetuille tiedostoille (luodaan ja ylläpidetään yhteisesti). Muodostuksen ja tarkastuksen automatisointi, jotta lähteen tietoja voidaan korjata mahdollisimman pian?

28. Tietoturva ja tietosuoja

29. Tietoturva- ja tietosuoja Tietojen turvaamisen tavoitteet tietovarannon toteutuksessa • Tietojen mahdollisimman sujuva ja laaja käyttö joustavasti erilaisissa tilanteissa on ensisijainen tavoite rekistereihin kuuluvien henkilöiden oikeuksien edistämisessä • Samalla tietovarantoon tuotavat tiedot turvataan tietosuojan ja tietoturvan toteutumisen varmistavilla kuvauksilla, määrityksillä ja ratkaisuilla

30. Tietoturva- ja tietosuoja Tietojen luovuttaminen • Opiskelijavalintarekisterin käyttöön eli OPH:n toteuttamiin valtakunnallisiin palveluihin laissa säädetyn velvollisuuden nojalla eikä edellytä korkeakoululta erillistä ratkaisua • Muihin viranomaistarpeisiin perustuu eri laeissa määriteltyihin tiedonsaantioikeuksiin sekä siihen, että kyseiset viranomaiset pyytävät korkeakouluja toimittamaan tiedot tietovarannon kautta • Muuten rekisterinpitäjän päätöksellä

31. Tietoturva- ja tietosuoja Kaikkien korkeakoulujen tietojen luovuttaminen uusille palveluille • Tekninen ylläpitäjä auditoi automaattista luovutusta tarvitsevan palvelun • Tekninen ylläpitäjä kokoaa tietosuojalausunnon ja päätösesityksen rekisterinpitäjälle eli korkeakoululle • Korkeakoulu päättää luovutuksesta, jonka jälkeen tiedot ovat automaattisesti saatavilla, kuten OPH:n tuottamiin palveluihin (ensimmäisenä toteutetun lukurajapinnan kautta)

32. Tietoturva- ja tietosuoja Valmistaudutaan tietojen hyödyntämiseen • …myös muihin kuin lain velvoittamiin tarkoituksiin • Tietojen käyttö korkeakoulujen muussa toiminnassa, kuten opiskelijaliikkuvuus, AHOT ym. • Tiedon luovuttamisesta päättää rekisterinpitäjä eli korkeakoulu • Tietovarannon hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luodaan teknisen ylläpitäjän ja korkeakoulujen yhteiset toimintatavat

33. Tietoturva- ja tietosuoja Toimintatavat • …joilla rekisterinpitäjä voi varmistua henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta • Tietovarannon hallinnoimiseksi ja käytännöistä sopimiseksi luodaan teknisen ylläpitäjän ja korkeakoulujen yhteiset toimintatava • Ehdotuksia valmistellaan RAKETTI-VIRTA-projektissa, mutta päätös toimintatavoista on opetus- ja kulttuuriministeriön, korkeakoulujen ja tietojen käyttöön osallistuvien viranomaisten yhteinen

34. Tietoturva- ja tietosuoja Muistio teknisestä tietojekäsittelypalvelusta • OKM:n toimeksiannosta CSC palvelun järjestäjänä • Tietosuojavaltuutetun toimiston suosituksen mukai-seen sopimuksen muotoiseen muistioon on koottu korkeakoulun ja CSC:n kesken sovittavat asiat • Muistio ja sen liitteen sisältö ovat voimassa korkeakoulun ja CSC:n välillä yhteisenä ymmärryksenä osapuolten välisistä velvoitteista • Muistionliitteenä on CSC:n yhteistyökumppanin turvallisuussopimus

35. Tietoturva- ja tietosuoja Käyttöoikeus- ja lokirekisterit • Tietoja käyttävä palvelu vastaa käyttövaltuuksien valvonnasta ja tietojen katselulokin muodostamisesta (esim. OPH:n palvelut) • Tietovarannon lukurajapinta tallentaa lokitietona jokaisen kutsun, kutsujan ja vastauksen • Lukurajapinnan lokitieto muodostaa lokirekisterin korkeakoulukohtaisesti. Lokirekisteriin tallennetaan tieto, mikäli kutsu koski korkeakoulun rekisteriin kuuluvia tietoja

36. Ohjaus

37. Ohjaus Korkeakoululaitoksenyhteiset tavoitteet tulossopimuksessa ”Korkeakoulut ja OKM kehittävät ja ylläpitävät tietojärjestelmien yhteentoimivuutta, tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta sekä valtakunnallista tietovarantoa korkeakoulujen toiminnan ja OKM:n ohjauksen tueksi. Korkeakoulut päättävät omien strategisten tavoitteidensa nojalla, mitä tietojärjestelmiä ne yhdessä tai erikseen tuottavat.”

38. Ohjaus Jatkokehitys ja palvelun tuottaminen • OKM rahoittaa säädetyn ja yhdessä sovitun palvelun kehityksen ja tuottamisen (ylläpidon) • Lukurajapinnat tai tietosisällöt, joita korkeakoulut voivat ottaa käyttöön (tai olla ottamatta) • Keskitetyt palvelut, korkeakoulujen ja kolmansien tahojen tuottamat palvelut • Palveluiden kehittämisen kustannuksien jakaminen • Palvelun tuottamisen kustannusten jakaminen esimerkiksi käytön volyymin mukaan

39. Tietosisällön ja -arkkitehtuurin muutokset • Tietovaranto osana korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuuria (Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri) • Korkeakoulujen tietomallin muutosten hallinta, (yhteentoimivuuden määritykset) • Koodistot, korkeakoululaitoksen yhteentoimivuuden piirissä olevien käsitteiden koodiarvojen hallinta (koodistopalvelu) • Yhteensovittaminen OKM:n sanastotyön ym. JHKA:n kanssa

40. Ohjaus Ehdotus tietovarannon yhteisen tietoarkkitehtuurin päivityssyklistä Ensimmäinen vuosi Q4 Korkeakou-lujen palaute ja uudet tiedonkeruu-tarpeet Q1 Tarvitaanko tietovaran-toon uusia tietoja? Q2 Uusien tietojen ja siirtojen määrittely Q3 Uusien vaatimusten julkaisu Q4 Korkeakou-lujen palaute ja uudet tiedonkeruu-tarpeet Q1 Tarvitaanko tietovaran-toon uusia tietoja? Q1 Uusien tietojen ja siirtojen määrittely Q3 Uusien vaatimusten julkaisu Q3 Tiedot tieto-varantoon uusilla vaatimuksilla VE: Tieto pääteltävissä nykyisestä tietosisällöstä tai muu tiedonkeruutapa Q3 Tiedot tieto-varantoon uusilla vaatimuksilla Toinen vuosi Q4 Q1 Q2 Q4 Q1 Q1 Kirjaamisen muutokset, tekninen toteutus

41. Päätöksenteko ja ohjaus • Määräykset tietovarannon käytössä • OKM antaa lain nojalla tietovarantoa koskevat ja delegoi ylläpitotehtävän (CSC:lle) • Muut viranomaiset eri tiedonkeruita koskien • OKM ja korkeakoulut voivat yhdessä sopia tietovarannon käytön laajentamisesta lakisääteisestä • RAKETTI-hankekauden jälkeiset rakenteet • Kokonaisuuden valvonta ja ohjaus Seurantaryhmässä

42. Tietovarannon ja tiedonkeruiden seurantaryhmä • OKM, korkeakoulujen opiskelijarekisterien vastuuhenkilöitä (muita edustajia?), opiskelijajärjestöt • Viranomaiset, jotka hyödyntävät tietovarantoa: OPH, Tilastokeskus, Valvira…

43. Seuraavat toimenpiteet

44. Ratkaisukohdat • 3.2.2014 RAKETTI-Tietohallinto-ohjausryhmä käsittelee vastuunjakoa koskevat määräykset • 1-3.4.2014 Tietoturva-auditointi • Toukokuu 2014 • OKM:n ja korkeakoulujen ICT-johdon kokous: RAKETTI-hankekauden jälkeiset rakenteet • OKM:n määräykset tietovarannon käytöstä • RAKETTI-VIRTA-projektin päättäminen • Syyskuu 2014 tietovaranto tuotantokäytössä

45. Korkeakoulujen suoritettavia toimenpiteitä • Tietovarannon tietosisältö täydelliseksi ja tietojen laadunvarmistuksen jatkuva kehitys • Turvaamiseen osallistuvien viestintä käyntiin • Perehtyminen vastuujaon luonnoksen mukaisiin korkeakoulujen velvoitteisiin • Osallistuminen tietovarannon käytöönottoa koskevaan seminaariin tai seminaareihin • Jatkokehitykseen osallistuminen: ideat, lausunnot, omat projektit

46. Seminaari(t) tietovarannon käyttöönotosta helmikuussa 2014 • Viranomaistiedonkeruiden toteuttaminen tietovarannosta • Mukaan rekisterinpidosta vastaavat ja tietoturva-asiantuntijat • Rekisterinpitäjän vastuun muutokset ja rekisteriselosteet sekä tarvittavat ilmoitukset ja sopimukset • Tietoturva-auditointi • Jatkokehityksen tilannekatsaus ja lausuntokierroksen valmistelu

47. Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon jatkokehitys 12.11.2013, RAKETTI-ohjausryhmä Kehityspäällikkö Antti Mäki CSC – Tieteen tietotekniikan keskus oy

48. Tietovarantopalvelun jatkokehitys

49. Tietovarantopalvelun jatkokehitys • VIRTA-opintotiedot • VIRTA-julkaisutiedot • VIRTA-henkilöstön roolitiedot • VIRTA-lupatiedot • Arkkitehtuurin ja teknisten ratkaisujen kehitys • Tietoturva ja tietosuoja • Jatkokehityksen ja tuotettavien palveluiden ohjaus ja rahoitus 

50. Haasteita tulevaisuuden tavoitteille • Strategisten tavoitteiden asettaminen • Kokonaisarkkitehtuurin kypsyys • Tietojen yhdisteltävyys • Osaoptimointi