ATELIERS BAAN IV MODULE 5 : Magasins spécifiques

ATELIERS BAAN IV MODULE 5 : Magasins spécifiques ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

STATISTIQUES GENERALES ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

MAGASINS TRAITES • 1 – SSM – Self service Meyrin • 2 – CH – Computer Hardware • 3 – LT – Labo Telecom • 4 – STO – Pool Electronique • 5 – 133 – Stockage ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

PLAN PAR MAGASIN • Historique • Fonction • Utilisation de Baan • Customisations • Problèmes constatés • Solutions • Evolution prévue ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.1 Magasin SSM – Historique - Fonction • A l’origine, 2 magasins selfs service: • SSM – site de Meyrin • SSP – site de Prévessin • Fonctionalité offerte : • Self service : le client se sert lui-même et paie à la sortie • Mise à disposition d’articles ‘courants’ • Conditionnement spécifique (en général plus petit que l’unité de vente) • A la sortie: • Création par le magasinier d’une demande DS • Lecture de la carte magasin, lecture du code-barre du scem, saisie de la quantité, ticket de caisse • Opérations en batch : • Désenlogement chaque soir • Réapprovisionnement quotidien dans le même enchainement • Lancement d’un inventaire ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.2 Magasin SSM – Aujourd’hui • Compte tenu des effectifs disponibles et après consultation avec les utilisateurs, il a été décidé de conserver un seul magasin self (SSM). • Les articles associés au SSM se trouvent maintenant au magasin central dans des emplacements spécifiques • Les articles sont prélevés directement par le magasinier • Le type de demande utilisé est maintenant ‘DD’ (demande emportée) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.3 – Magasin SSM - Statistiques Nombre d’articles associés Nombre de demandes (année en cours) 10 lignes/jour en moyenne ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.4 – Magasin SSM - Paramétrage • Magasin à prélèvement indirect : approvisionné via le module DRP • Définition d’une structure de distribution ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.5 – Fonctionnement • Les demandes des selfs sont maintenant traitées comme des demandes urgentes (type DD) • Tous les soirs, un job systématique tourne pour: • Générer le désenlogement des selfs Inutile??????? • Lancer le réapprovisionnement • Générer un inventaireTraité ??????? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.6 – Magasin SSM – Conditionnement • La plupart des articles selfs ont un conditionnement différent de l’unité de vente standard (1299 articles sur 1551) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.6 Magasin SSM – Conditionneuse • Pour permettre d’effectuer le conditionnement spécifique pour les selfs, une machine à conditionner a été mise en place. • Elle est censée compter automatiquement les articles et les mettre dans les sachets • Elle utilise un logiciel PC interfacé avec Baan pour cette opération OBSOLETE ? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.6 Magasin SSM – Menu Conditionneuse OBSOLETE ? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.7 Magasin SSM - Réapprovisionnement • Le réapprovisionnement des magasins selfs est lancé tous les soirs en batch • Toutes les opérations sont automatisées • Les ordres DRP sont archivés dans le job du samedi matin ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.8 – Magasin SSM - Customisations • tdilc5210m000 – Génération ordres inventaire :Modification pour inventorier les selfs en ordre croissant de no de scem sans tenir compte de la catégorie abc et de la date de dernier inventaire – Customisation plus utilisée • Conditionneuse selfs : • Impression étiquettes • Configuration imprimante • Inventaires selfs : • Réconciliation des données chargées dans le pistolet – Abandonné? OBSOLETE ? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.9 – Magasin SSM - Améliorations • Modifier le job systématique journalier pour enlever étapes inutiles -(désenlogement,inventaire?) • Supprimer les customisations inutiles • (ne pas les porter sur C4) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

1.10 – Magasin SSM – Stratégie future • Les moins: • Fonctionalité initiale en régression (équipement code-barre abandonné, demandes saisies manuellement, matériel prélevé par les magasiniers…) • Conditionnement spécifique: coût de fonctionnement • Coûts annexes : stockage, etc… • Les plus : (point de vue utilisateurs) • Disponibilité immédiate du matériel (ex.visserie Bossard) • Conditionnement plus proche des besoins ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2. 1- Magasin CH – Historique - Fonction • Le magasin CH gère la vente des PC, Macs, imprimantes et accessoires aux utilisateurs du Cern • Il est intégré dans Baan depuis 2002 • Au début uniquement les PC • Ensuite, les imprimantes sont venues s’ajouter ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2.2 – Magasin CH – Statistiques (1) Nombre d’articles associés Nombre de demandes (année en cours) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2.2 – Magasin CH – Statistiques (2) Nombre de commandes (année en cours) Transactions de stock (année en cours) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2.2 – Magasin CH – menu Baan ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2.3 – Magasin CH - Utilisation de Baan • Utilisation de Baan conforme aux magasins centraux • Particularités : • Articles gérés par lots (PC, imprimantes) • Pas de contrôle de qualité • Réapprovisionnement manuel • Envoi d’un mail à l’utilisateur après confirmation picking • Définition d’emplacements d’urgence, bloqués pour le désenlogement et permettant de conserver une partie du stock pour des raisons de sécurité (dépannage urgent, etc..) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2.4 – Magasin CH - Customisations • tdilc9202m000 – Lancement désenlogement : • Génération AUTOMATIQUE d’un mail à l’utilisateur (PC) • tdinv7410m000 – Edition transactions stock • Nouveau layout du report • table ttiitm901400 – Données additionnelles article • Ajout de nouveaux champs (envoi mail, adresse mail) • Nouvelle forme • Catalogue magasins : lien avec le catalogue du PC shop ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2.5 – Magasin CH - Problèmes • Délai administratif de réapprovisionnement : • Aller-retours entre magasin central et CH • -> 20 articles en rupture de stock soit ¼ des articles • Volume de stockage disponible • Nécessité de découper les quantités dans les commandes par suite de manque d’espace de stockage • Saisie complexe (pour les articles gérés par lots) • Réceptions, transactions de stock, désenlogement, demandes emportées • Problèmes office integration • Incompatibilité avec Windows XP ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2.6 – Magasin CH – Solutions proposées • Délai administratif de réapprovisionnement : • Problème de coordination et de circulation de documents • Réapprovisionner via ordres INV? • Volume de stockage disponible • Réaménagement de l’espace de stockage en cours • Saisie complexe (pour les articles lotis) • Solution pour les demandes emportées en cours d’implémentation • Ecrans simplifiés à envisager pour réceptions, transactions de stock • Problèmes office integration • Voir nouvelles fonctionnalités offertes par la version Web • Sinon, upgrade office integration actuel ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2.6 – Magasin CH – Last minute • Problème : • en raison des garanties de deux ans accordées par les fournisseurs, nécessité de gérer par lots les alimentations et les mémoires • Solution : • Idéalement : gestion ‘par lot’ et un no de lot par réception mais on perd la traçabilité du no de série • La gestion des caractéristiques par lot ne permet de saisir qu’une occurrence par caractéristique • Solution temporaire : • gestion à l’unité (autant de nos de lots que d’occurrences de l’article) • Inconvénient : alourdit la saisie des réceptions et complique les désenlogements • Solution à envisager : • créer une table accessible depuis la gestion des lots permettant, pour un no de lot donné, de saisir les nos de série correspondants. Idéalement, il faudrait également saisir la réf de la commande dans le code lot fournisseur • Avantages : traçabilité des nos de série assurée • Un seul lot à créer par article et par réception ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

2.7 – Magasin CH – Futur • Intégration dans Baan des composants, accessoires, etc.. actuellement vendus sous TID • Intégration des livres techniques • Intégration des MACS ? • Location PC • Mise en place d’une fonctionnalité identique au Pool Electronique ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3. 1- Magasin LT – Historique - Fonction • Le magasin LT (Labo Telecom) gère la vente des téléphones portables et de leurs accessoires aux utilisateurs du CERN • Il a intégré Baan depuis octobre 2001 • Les activités supportées dans Baan sont : • Réapprovisionnement, stockage et vente de téléphones portables • Génération des listes pour la douane française • Les téléphones sont gérés par lots • Le numéro de gravage qui était précédemment le no de lot est maintenant remplacé par le no de série ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3.2 – Magasin LT – Statistiques (1) Nombre d’articles associés Nombre de demandes (année en cours) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3.2 – Magasin LT – Statistiques (2) Nombre de commandes (année en cours) Transactions de stock (année en cours) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3.2 – Magasin LT – menu Baan ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3.3 – Magasin LT - Utilisation de Baan • Utilisation de Baan conforme aux magasins centraux • Particularités : • Articles gérés par lots • Pas de contrôle de qualité • Réapprovisionnement manuel • Après la réception, création d’un enregistrement par lot dans la table ‘gestion du statut des articles Labo Telecom’ • Génération de la liste pour la douane française ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3.4 – Magasin LT - Customisations • Chargement Base de données Radiom dans Baan: • Nouvelle table cddev015 • Nouvelle session cddev0027m000 – gestion statut articles labo telecom • Nouvelle session cddev0028m000 – Impression statut articles Telecom (édition de la liste pour les douanes) • Customisations pour mise à jour de cette table après réception de la commande du fournisseur ou après confirmation du picking ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3.4 – Magasin LT - Gestion statut articles TELECOM ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3.4 – Magasin LT – Liste pour les douanes ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3.5 – Magasin LT – Problèmes • Accès en recherche au lot par • Soit le code lot fournisseur • Soit le no de certificat (no appel) • Solution : index à ajouter dans la gestion des lots ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

3.6 – Magasin LT – Futur • ? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.1 – Magasin STO – EPoolHistorique - Fonctionalité • Le Pool Electronique utilise Baan depuis l’année 2000 • D’abord dans une compagnie spécifique (+ une compagnie test) • Puis depuis fin 2003 dans la compagnie 400 • Sa fonction principale est la location de matériel électronique aux utilisateurs • Depuis quelque temps, les demandes de location peuvent être saisies dans EDH ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.2 – EPool – Statistiques (1) Nombre d’articles associés Nombre de demandes (année en cours) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.2 – – EPool Statistiques (2) Transactions de stock (année en cours) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.2 – EPool – menu Baan ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.3 – EPool - Utilisation de Baan • Le Epool utilise uniquement la partie vente, transactions de stock dans Baan • Les achats ne sont pas gérés dans Baan (commandes ponctuelles) • Le désenlogement n’est pas utilisé : seules les demandes de type emporté sont utilisées ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.3 – EPool Location - principe • Les demandes de location sont saisies via des demandes emportées (type EPL) • Une fois le désenlogement effectué, un enregistrement est créé dans la table de location (tcepo020) • Une fois par mois, la facturation s’effectue sur la base de la table de location (tcepo020) et de la table de profil de location (tcepo030) • Les retours de location sont saisis via des demandes emportées de type EPR • Une fois le désenlogement effectué, l’enregistrement correspondant à la sortie (demande EPL initiale) est mis à jour et la période de location est close ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.3 – EPool Locations - Sortie EPL Ligne ordre de vente (EPL) Enregistrement créé dans Table de location ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.3 – Epool Locations - Retour EPR Ligne ordre de vente (EPR) Enregistrement modifié dans Table de location ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.3 – EPool Location - Profil location ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.3 – EPool location – Facturation ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.3 Epool location – changement code ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.4 – EPool – Gestion reparations Nouvelle session pour saisir les coûts de réparation et les commentaires éventuels ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.5 – EPool - Customisations • Saisie et désenlogement ordres de vente emportés • Gestion des lots • Spécificités articles • Intégration demandes location EDH • Tables spécifiques Epool : tcepo 010 (profil) ,20 (location), 30 (facture mens.), 40 (réparation) , 41-42 (textes rép.) + gestions correspondantes • Facturation Epool • Transfert en comptabilité (Oriac) • Lien entre catalogue Epool et catalogue magasins ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

4.6– EPool - Problèmes • Code budgétaires inactifs : • Nombreuses anomalies lors du transfert vers Oriac • environ 1000 lignes posent problème • Demandes emportées non désenlogées • Complexité écrans (ordres de vente, transactions de stock ) due à la gestion des lots ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES

ATELIERS BAAN IV MODULE 5 : Magasins spécifiques