Kommunikation

1. Empfänger (Bausteine einer Präsentation) Zusammen- fassung Interkulturelle Kommunikation B L I C K W I N K E L Kommunikation (Grundlagen der Kommunikation) (Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation) Sender (Präsentationserstellung als Prozess)

2. Nachdem wir uns die Bausteine einer Präsentation (Erfolgsfaktoren) aus der Sicht des Empfängers angesehen haben, wechseln wir jetzt die Perspektive. Aus Sicht des Präsentierenden stelle ich mir folgende Fragen: Was will ich sagen? Worauf muss ich achten? Wechsel der Perspektive Wechsel der Perspektive Wie soll ich vorgehen?

3. Die Präsentationserstellung als Prozess Die Präsentationserstellung lässt sich als Abfolge logisch aufeinander folgender Prozessstufen darstellen. Ähnlich einem Buch steht am Anfang ein Thema und am Ende eine Geschichte – die Ihres Vortrags. Lernen Sie, in einzelnen Prozessstufen Ihr Ziel zu definieren, Ihr Thema zu strukturieren und auf Ihr Publikum auszurichten. Planung, Vorbereitung, die Präsentation selbst und deren Nachbereitung bilden einen dynamischen Kreislauf, bei dem Sie mit jedem Vortrag besser werden.

4. Die Präsentationserstellung als Prozess (Senderperspektive) Ziel / Anlass Störungen Sender Empfänger Kommunikation Die Prozess-Stufen Präsentations-Bausteine Ziel - Thema - Publikum Ziel - Thema - Publikum Inhalt – Auswahl und Aufbau Rhetorik & Verständlichkeit Vorbereitung & Planung Körpersprache Durchführung Medieneinsatz & Visualisierung Nachbereitung

5. Der Gesamtprozess der Präsentationsvor- und -nachbereitung Ziel - Thema - Publikum Aufbereitung/ Planung Nachbereitung/ Evaluation Durchführung

6. Stufen der Präsentationsplanung und -vorbereitung Zielformulierung Thema Titel Publikum Organi-sation und Zeitmana gement Üben und Trainieren Rechercheund Stoff- sammlung Erstellen der Unterlagen Struktu-rierung

7. Ebenen der Vorbereitung einer Präsentation 3. Wie methodische Vorbereitung 2. Wem adressatenbezogene Vorbereitung 4. Wer mentale Vorbereitung Präsentation 1. Was organisatorische Vorbereitung 5. Wo inhaltliche Vorbereitung

8. Interessengruppen einer Präsentation Auftraggeber Vortragende(r) Zuhörer Vgl. Mehrmann, Elisabeth: Präsentation und Moderation. Düsseldorf-Wien 1993, S. 26 und Kürsteiner et al.: Reden, vortragen, überzeugen. Weinheim-Basel 1999, S. 19.

9. Ziel – Thema – Publikum • Was für Sie das Ziel, ist für das Publikum der Nutzen. • Das Ziel Ihres Vortrags sollten Sie in einem Satz formulieren. • Verinnerlichen Sie Ihr Ziel und vergegenwärtigen sich immer wieder den eigentlichen Zweck Ihres Vortrags. • Wählen Sie -wenn möglich- ein Thema, was Sie selbst interessiert. • Kennen Sie Ihr Publikum? • Kennt Sie das Publikum?

10. S = Situation Wer sind meine Teilnehmer und welches Vorwissen bringen sie mit? Wie viele Personen nehmen an der Präsentation teil? Wie sieht die Zusammenstellung des Publikums aus (homogen/heterogen)? Ist eine Gruppenbildung möglich? Wie sieht die demographische Struktur des Publikums aus (Alter, Geschlecht, Bildungsstand ökonomischer Status, Nationalität, Religion etc.)? Wer ist der Entscheidungsträger/Meinungsführer? Wie sehen die hierarchischen Verhältnisse beim Publikum aus? Welche Voraussetzungen/Vorwissen besitzt mein Publikum? Quelle: : vgl.Lehmann, G./Reese, U.: Die Rede- der Text- die Präsentation, Gestalten kommunikativer Situationen, Bd. 1, Frankfurt am Main – Berlin – Bern – New York – Paris – Wien, 1998, S.216 mit eigenen Ergänzungen Adressantenanalyse SIE

11. I = Interessen Was erwartet das Publikum? Warum sind meine Informationen wichtig für den Zuhörer? Welche Informationen sind wichtig, um die Kernaussagen zu verstehen? Wie sehen die Erwartungen bezogenauf den Inhalt und dieLänge des Vortrages? Adressantenanalyse SIE

12. E = Einstellungen Welche Folgen hat die Präsentation und wer ist davon am meisten getroffen? Ist das Publikum eher positiv, indifferent oder negativ zum Thema/Präsentanten eingestellt? Welche Konsequenzen haben die Ergebnisse der Präsentation auf die Interessensgruppen? Welche Einstellung haben die Teilnehmer auf den Präsentationsanlass (freiwillig/unfreiwillig)? Adressantenanalyse SIE

13. Stufen der Präsentationsplanung und -vorbereitung Zielformulierung Thema Titel Publikum Organi-sation und Zeitmana gement Üben und Trainieren Rechercheund Stoff- sammlung Erstellen der Unterlagen Struktu-rierung

14. Bücher Informationsquellen Internet Eigene Wissen Bibliothekskataloge Zeitschriften Praxis, praktische Beispiele Kreativitätstechniken Quellenangaben in wissenschaftlichen Werken

15. Stoffsammlung mit Kreativitätstechniken • Kategorien-Methode • ETHOS-Formel • Kartenabfrage • Mind Mapping Zuvorderst steht immer der eigene Kopf und das eigene Wissen

16. Beispiel einer Mind Map für eine Geburtstagsfeier Theater Schule Sport Beruf Hobbies Firma A Schule Firma B 60 Jahre Studium Familie Freunde Partner Kinder Vgl. auch Buzan, Tony und North, Vanda: Business Mind Mapping. Wien 1999.

17. Stufen der Präsentationsplanung und -vorbereitung Zielformulierung Thema Titel Publikum Organi-sation und Zeitmana gement Üben und Trainieren Rechercheund Stoff- sammlung Erstellen der Unterlagen Struktu-rierung

18. Strukturierung/Gliederung • Umfang: 15% Einleitung, 75% Hauptteil, 10% Schluss • ABC-Analyse • Verstehenslinie(n) • Themenerörterung • W-Fragen • AIDA-Formel • Fünf-Satz-Formeln Ihre Argumentation ist immer nur so gut, wie Ihr schwächstesArgument!

19. Klassischer Spannungsverlauf einer Geschichte nach Aristoteles Höhepunkt Retardation Spannungsanstieg Schluss Exposition Einleitung Hauptteil Schluss

20. Pyramidenstruktur Vgl. Minto, Barbara: Das Prinzip der Pyramide. München 2005, S. 27.

21. Wir müssen unseren Energieverbrauch überdenken Aufgrund der Begrenztheit der Ressourcen steigen die Rohstoffpreise Steigende Preise und Verknappung Heizkosten, Spritpreise Alle Energieverbrauchsquellen müssen geprüft und ggf. gegen verbrauchsärmere Geräte getauscht werden Deduktiver Vortragsaufbau – vom Allgemeinen zum Speziellen

22. Wir müssen alternative Energiequellen finden und (weiter)entwickeln Unser gesamtes Wirtschaftssystem ist eng an Rohöl gekoppelt Rohöl ist als Ressource endlich und wird auf absehbare Zeit erschöpft sein 1987: 1 Liter rund 50 Cent 1997: 1 Liter rund 80 Cent 2007: 1 Liter rund 120 Cent Die Spritpreise steigen immer weiter Induktiver Vortragsaufbau – vom Speziellen zum Allgemeinen

23. Kybernetische Gliederungssystematik Vgl. z.B. auch Baumann, Erika: Das System Unternehmung. Stuttgart 1978.

24. Schematische Darstellung des Buches Kommunikation (Grundlagen der Kommunikation) B L I C K W I N K E L Empfänger Sender (Präsentationserstellung als Prozess) (Bausteine einer Präsentation) Interkulturelle Kommunikation (Die Präsentation als interkulturelle Kommunikation) Zusammenfassung

25. Stufen der Präsentationsplanung und –vorbereitung Zielformulierung Thema Titel Publikum Organi-sation und Zeitmana gement Üben und Trainieren Rechercheund Stoff- sammlung Erstellen der Unterlagen Struktu-rierung

26. D i a g r a m m d e s B e h a l t e n s 1 0 0 % 9 0 % 8 0 % 7 0 % 6 0 % 5 0 % 4 0 % 3 0 % 2 0 % 1 0 % 0 % H ö r e n & s e l b e r s e l b e r S e h e n L e s e n H ö r e n S e h e n T u n S a g e n Behaltensleistung von Informationen je nach Darbietungsform Quelle: Hofmann, E:; Löhle, M.: Erfolgreich Lernen. Göttingen u.a. 2004, S. 57. Grafik: eigene.

27. Visualisierung & Medieneinsatz • Die Wirksamkeit von Visualisierungen hängt von der Dosierung ab. • Alle Animationen unterhalten – lenken aber auch ab. • Verwenden Sie unterschiedliche Medien. • Es gibt nicht nur den Beamer und PowerPoint. • Publikumscharakter und Vortragsort (Räumlichkeiten) müssen stets mit bedacht werden. Der Inhalt sollte stets Vorrang vor der Form behalten!

28. Zur Visualisierung stehen verschiedene Medien zur Verfügung: Flipchart, Tafel, Beamer-Präsentation, Overhead, Moderationswände, Anschauungsmaterial Der Einsatz der Medien muss genauso geplant werden, wie die Form der Darstellung. Für die Visualisierung können unterschiedliche Darstellungs-formen gewählt werden: Balkendiagramm, Säulendiagramm, Kreisdiagramm, Korrelations-Diagramm, Spinnennetz, eigene kreative Formen, Bullet Points, Zitate, etc. Visualisierungsmöglichkeiten

29. Flip-Chart Der Flip-Chartständer ist eine transportable Haltevorrichtung für spezielles Flip Chartpapier (ca. 70 x 100cm) Vorteile: Keine Technik Interaktive Arbeitsmöglichkeiten Archivierung/Mehrfachverwendung Vorbereitung Nachteile: Nur bei kleinen Gruppengrößen einsetzbar Keine Fehlerkorrektur Eher Ergänzungsmedium Vor- und Nachteile von Präsentationsmedien

30. Tafel/Whiteboard Auf ein Whiteboard kann man Anmerkungen mit einem Edding eintragen, auf einer Tafel vermerkt man die Punkte mit Kreide Vorteile: Keine aufwändige Technik Interaktives Arbeiten Fehlerkorrekturmöglichkeit gegeben Nachteile: Nur für kleine Gruppengrößen einsetzbar Eher Ergänzungmedium Für komplexe Darstellungen eher ungeeignet Vor- und Nachteile von Präsentationsmedien

31. Powerpoint Präsentation mit Beamer oder Overheadprojektor Mit Hilfe von Powerpoint lassen sich Folien erstellen und diese mit einem Beamer oder ausgedruckt auf Folien präsentieren Vorteile: Archivierung/Mehrfachverwendung ist möglich Als Vorlage für Hand-outs geeignet Vielfältigee Darstellungsmöglichkeiten (bei Beamer auch Filmausschnitte vorführbar) Nachteile: technische Abhängigkeiten und Unwägbarkeiten (Nichtkompatibilität) Ausschließliche Nutzung führt häufig zur „Folienschlacht“ Kein interaktives Medium Vor- und Nachteile von Präsentationsmedien

32. Nicht nur der Medieneinsatz ist zu planen, auch die Darstellungsform. Hier gibt es viele Möglichkeiten, u.a.: Kreisdiagramm Balkendiagramm Säulendiagramm Korrelationsdiagramm Spinnennetz Bilder Filmausschnitte Freie Abbildungen Aufzählungen Zitate Darstellungsformen

33. Visualisierung: Kreisdiagramm

34. über 61 Jahre 51 - 60 Jahre 41 - 50 Jahre 31 - 40 Jahre 19 - 30 Jahre unter 18 Jahre 0% 20% 40% 60% 80% 100% gar nicht umweltbewusst weniger umweltbewusst umweltbewusst sehr umweltbewusst Visualisierung: Balkendiagramm An Umweltbewusstsein mangelt es vor allem bei den Jüngeren * Prozent der Befragten

35. Visualisierung: Säulendiagramm Der Umsatz ist im Jahr 2006 in drei Strategischen Geschäftsfeldern (SGF) stark eingebrochen

36. Visualisierung: Korrelations-Diagramm Mit steigenden Werbeausgaben erhöht sich auch der Umsatz 2.800.00 € 2.700.00 € 2.600.00 € Umsatz im Jahr 2008 2.500.00 € 2.400.00 € 2.300.00 € 2.200.00 € 2.100.00 € 2.000.00 € 90.00 € 110.00 € 130.00 € 150.00 € 170.00 € 50.00 € 70.00 € Werbeausgaben

37. Visualisierung: Spinnennetz Produkt B kommt vor allem im Verkaufsgebiet Süd bei unseren Kunden sehr gut an

38. Stufen der Präsentationsplanung und -vorbereitung Zielformulierung Thema Titel Publikum Organi-sation und Zeitmana gement Üben und Trainieren Rechercheund Stoff- sammlung Erstellen der Unterlagen Struktu-rierung

39. Präsentationsinhalte, die Struktur und die Visualisierung steht fest. Passen die Inhalte in den Zeitrahmen? Überprüfen Sie, ob die geplanten Präsentationsmedien vorhanden sind und ob sie funktionieren. Erstellung Sie einen Evaluationsbogen, sofern dieser nicht vom Auftraggeber verteilt wird. Bereiten Sie die Hand-outs vor! Überlegen Sie, welche Kleidung zu dem Anlass passt. Organisation und Zeitmanagement

40. Probleme Ursachen Schlagworte Titel Erläuterungen Definitionen Zeitangaben Moderationskarten

41. Der Gesamtprozess der Präsentationsvor- und -nachbereitung Ziel - Thema - Publikum Aufbereitung/ Planung Nachbereitung/ Evaluation Durchführung

42. Die Präsentation selbst - Verständlichkeitsfaktoren Nach Schulz von Thun, Friedemann: Miteinander reden 1. Störungen und Klärungen. 40. Aufl. Reinbek 2004, S. 140ff.

43. Die Präsentation selbst – Sprachstil und Sprechtechnik • Sie reden anders als Sie schreiben! • Beziehen Sie Ihre Sprache immer auf Ihr Publikum, Milieu, Wissensstand sowie Ort und Anlass der Rede. • Sprechen Sie MIT dem Publikum, nicht VOR dem Publikum. • Kennen Sie Ihre individuelle Klangfarbe und Lautstärke? • Sprech- und Atemtechnik (Atmung, Tönung, Lautung) Betonung – Tonhöhe – Lautstärke – Sprechtempo – Klangfarbe

44. Die Präsentation selbst – Sprachfiguren und Redeschmuck Tropen Figuren Wortfiguren Satzfiguren

45. Die Präsentation selbst – Umgang mit Störfaktoren • Sie verlieren den roten Faden • Ein bestimmter Begriff fällt Ihnen nicht ein • Eine Satzkonstruktion missglückt • Sie haben einen Gliederungspunkt übersprungen • Sie haben sich versprochen • Sie können Fragen aus dem Publikum nicht beantworten • Es tritt Unruhe auf/es kommt zu Zwischenrufen • Die Technik funktioniert nicht mehr

46. Der Gesamtprozess der Präsentationsvor- und -nachbereitung Ziel - Thema - Publikum Aufbereitung/ Planung Nachbereitung/ Evaluation Durchführung

47. Die Nachbereitung – Feedback-Fragebogen Persönliches Stärken- und Schwächenprofile K r i t e r i e n G u t M i t t e l S c h l e c h t V i s u a l i s i e r u n g … … … E i g e n e E i n s c h ä t z u n g F r e m d e i n s c h ä t z u n g