El procés de Gestió del Treball de Fi d’estudis

1. El procés de Gestió del Treball de Fi d’estudis Àrea d’Afers Acadèmics Bellaterra, 8 d’octubre de 2013

2. Gestió del TFE mitjançant SIGMA: Guia d’usuari

3. Índex • El Procés del treball de fi d’estudis • Actors que intervenen en el procés • Diagrama del procés d’inscripció al TFE • Abans de començar: Definir el Model de gestió del Treball de fi d’estudis • Oferta • Oferta: Característiques • Oferta: Convocatòries • Oferta: Ofertes (Treballs) • Oferta: Assignació de tutor • Inscripció • Assignació • Assignació automàtica • Assignació manual • Gestió acadèmica • Gestió acadèmica: Traspàs a expedients • Gestió acadèmica: Canvi d’assignació • Seguiment • Explotació de dades • Opcions adreçades a Personal Acadèmic (CDS) • Implantació L’eina SIGMA de gestió del TFE

4. 1. Procés del treball de fi d’estudis El procés del treball de fi d’estudis té com a objectiu la gestió del cicle de vida de les activitats de treball de fi d’estudis ( de Grau i de Màster ), i de pràctiques externes Cicle de vida: 1. CON VENI (*) 1 2 3 4 5 6 7 8 2. MATRÍ CULA 3. DEFINICIÓ I PUBLICACIÓ DE PROPOSTES 4. INSCRIP CIÓ 5. ASSIG NACIÓ 6. SEGUI MENT 7. QUALIFI CACIÓ I CERTIFI CACIÓ 8. PUBLI CACIÓ TREBALL (*) La gestió de convenis no s’implantarà aquest curs acadèmic 2013-2014 Aquest procediment es centrarà en les fases 3, 4, 5 i 6 del procés de gestió L’eina SIGMA de gestió del TFE

5. 2. Actors que intervenen en el procés RESPONSABLE DE TREBALL FI D’ESTUDIS ESTUDIANTS ROLS DELS ACTORS La tria de menús està parametritzada en funció del rol que es desenvolupa en el Treball de fi d’estudis DEGANATS I DIRECCIONS TUTORS GESTIÓ ACADÈMICA ÀMBITS CENTRALS INSTITUCIONS EXTERNES L’eina SIGMA de gestió del TFE

6. 3. Diagrama del procés d’inscripció al TFG Gestió acad. (GA) Resp. assig. Definició assignatura (convocatòria) Centre, Assignatura, Requisits, Calendaris, Núm opcions tria… Definició pla docent Núm. Grups, Tutors, Núm estudiants per grup… Departament / GA Tutor/Resp. assig. Departament / GA Títol, Descripció, Tasques, Núm. Estudiants,… Definició treball (Oferta) MATRÍCULA Estudiant GA Inscripció Sol·licitud i prelació de les opcions disponibles Responsable assig. GA Assignació Assignació automàtica o manual de treballs L’eina SIGMA de gestió del TFE

7. Convocatòria única Convo- catòria única per centre Oferta única (treball) Oferta de treballs vinculada a cada titulació Oferta de Treballs vinculada a cada titulació Tutors vinculats al treball N… tutors Tutors vinculats al treball Tutors vinculats al treball Tutors vinculats al treball 4. Abans de començar: Definir el Model de gestió del Treball de fi d’estudis Model DIVERSIFICAT Model TUB Model ARBRE Convocatòries per titulacions Convocatòries per titulacions Oferta de treballs vinculada a cada menció Oferta de treballs vinculada a cada menció Oferta de treballs vinculada a cada menció Oferta de treballs vinculada a cada menció N… tutors Vinculats al treball N… tutors Vinculats al treball N… tutors Vinculats al treball N… tutors Vinculats al treball N… tutors Vinculats al treball N… tutors Vinculats al treball Aquest centre tan sols ha definit una convocatòria i un sol treball. L’assignació de tutors es fa internament. En aquest model tots els estudiants s’inscriuen al mateix treball Aquest centre ha definit una sola convocatòria per centre, amb una sola oferta de treball per cada titulació, i amb “n” tutors per cada treball. L’estudiant s’inscriu a l’oferta de la titulació que li correspon, i s’assignen els tutors internament Aquest centre ha definit una convocatòria per cada titulació, amb “n” ofertes (treballs), i amb “n” tutors per a cadascun dels treballs. L’estudiant pot inscriure’s a més d’un treball L’eina SIGMA de gestió del TFE

8. 5. Oferta (I) • El mòdul recull la possibilitat de definirconvenis entre la Universitat i una institució • Aquesta opció no s’implanta aquest curs L’eina SIGMA de gestió del TFE

9. 5. Oferta (II) Oferta: nom del menú de definició de treballs • L’oferta no té implicacions a nivell de definició de treballs, és l’arbre inicial a partir del qual es definirà la gestió dels treballs de fi d’estudis del centre L’eina SIGMA de gestió del TFE

10. 5.1. Oferta: Carácterístiques (I) A cada oferta de treball es poden definir les característiques específiques que han de complir els candidats. Les característiques són particularitats específiques que han de tenir els sol·licitants per les quals s’ha d'acreditar, si escau, la documentació indicada. Les característiques es poden agrupar en famílies. Per exemple: la família “curriculars” la podem desagregar en Idiomes, Carnet de conduir,... Les característiques estan dissenyades per la gestió de les pràctiques i no són necessàries per la definició dels treballs de fi d’estudis. L’eina SIGMA de gestió del TFE

11. 5.1. Oferta: Característiques (II) L’eina SIGMA de gestió del TFE

12. 5.2. Oferta: Convocatòries (I) L’eina SIGMA de gestió del TFE

13. 5.2. Oferta: Convocatòries (II) Les convocatòries d'oferta agrupen els treballs que es publiquen i s'adjudiquen conjuntament (les agrupacions han de facilitar l’assignació de treballs, i es poden realitzar per centres, per estudis, per mencions,...). La definició de convocatòria d'oferta consta de dues pestanyes: Convocatòria de l’oferta i Plans d’estudis A la primera pestanya de “Convocatòria de l’oferta” s’informa: • Descripció: ha de ser un títol prou clar perquè els usuaris el puguin identificar amb facilitat • Any acadèmic: per defecte, l’any en curs • Període de docència: quadrimestral, anual… • Tipus d'assignatura: 19-Treball fi d'estudis de Grau/Màster; 59-Treball fi de Grau/Màster (especial) • Nombre d'opcions: nombre màxim de treballs a escollir en la sol·licitud (properament també caldrà informar del mínim) • Termini de sol·licitud: expressat en dia i hora. Marcarà la data i hora de tancament de sol·licituds (mateix comportament que citacions) • Càlcul de la nota mitjana de l’expedient: cal triar un dels barems disponibles des de l'aplicació, indicant, si escau, la classe d’assignatura que es tindrà en compte per fer els càlculs. Si no es selecciona cap tipus d’assignatura, el barem s’aplicarà sobre totes les assignatures de l’expedient L’eina SIGMA de gestió del TFE

14. 5.2. Oferta: Convocatòries (III) A la segona pestanya “Plans d’estudis” es mostren la convocatòria de l’oferta, l’any acadèmic al que correspon, i el període de docència. S’hi han d’informar les següents dades: • Plans d’estudis als quals va adreçada l’oferta, indicant: • Centre docent • Pla d’estudis • Assignatura: codi i nom de l’assignatura • Càlcul de la nota mitjana: es pot indicar el llistat d’assignatures que s’ha d’utilitzar per calcular el barem en aquell pla d’estudis en concret, i que serà diferent del barem del que es marca a la convocatòria Cal gravar les dades consignades i repetir l’operació per cadascun dels plans d’estudis que conformen aquella convocatòria. Al final de la pantalla es mostra una taula amb tots els plans d’estudis gravats. L’eina SIGMA de gestió del TFE

15. 5.2. Oferta: Convocatòries (IV) L’eina SIGMA de gestió del TFE

16. 5.2. Oferta: Convocatòries (V) El cercador de convocatòries permet cercar per diferents variables. El programa filtra les dades per la clau d’accés de l’usuari Al Grau en Educació Primària hem definit quatre convocatòries (agrupacions), una per menció Al Grau en Educació Infantil hem definit una sola convocatòria (agrupació) per tots els TFG L’eina SIGMA de gestió del TFE

17. 5.3. Oferta: Ofertes – Treballs (I) En aquesta pantalla hi informarem les places, dates específiques o qualsevol altra informació que tan sols correspongui a aquests treballs L’eina SIGMA de gestió del TFE

18. 5.3. Ofertes: Ofertes – Treballs (II) Les ofertes són les diferents propostes de treballs que es realitzen perquè els estudiants s’inscriguin. Les ofertes pertanyen al centre que les ha donat d’alta, pel que tan sols es poden modificar des d’aquesta clau d’accés. Per donar d’alta un treball cal accedir al manteniment d’ofertes, i anar definint les característiques, passant per les diferents pestanyes: Oferta, Plans d’estudis, Requisits, Característiques i Validar. A la pestanya d’Oferta s’hi donen d’alta les principals característiques del treball: • Origen:Universitat, Professor (automàticament es vincula amb el tutor que l’ha creada), i Alumne (cal cercar l’estudiant que ha tingut la iniciativa, si és el cas, i ja s’assigna directament a aquest alumne) • Any acadèmic • Convocatòria d’oferta: mitjançant el desplegable es selecciona a quina convocatòria pertany el treball • Període: quadrimestral o anual • Tipus d’assignatura: 19-Treball fi d'estudis de Grau/Màster; 59-Treball fi de Grau/Màster (especial) L’eina SIGMA de gestió del TFE

19. 5.3. Oferta: Ofertes – Treballs (III) • Continuació pestanya de l’Oferta: • Títol: calinformar en els tres idiomes perquè aparegui així en els documents acreditatius, com són el certificat o el SET • Número de places: • Coordinador: és el responsable de tots els treballs de fi d’estudis. Si s’informa, les dades sortiran publicades i seran visibles pels estudiants. • Tutor: tan sols s’informa si és un professor el que dóna d’alta el treball. En aquest cas, s’obre per defecte l’àrea d’informació de les dades del tutor. Les dades personals es mostren per defecte i no es poden modificar, la resta de dades estan en blanc i són opcionals, excepte el nombre d’estudiants tutoritzats a l’oferta. • Alumne: tan sols es cercarà si l’estudiant ha estat el promotor del treball. En el moment que es guardin les dades de l’alumne, l’oferta quedarà assignada automàticament i no sortirà com a oferta disponible per la resta d’estudiants. Aquesta pantalla té molts altres camps opcionals (sense asterisc), com poden ser: Calendari, Institució, Remuneració, Realització en grup… Estan dissenyats per la gestió de les pràctiques i no són necessaris per la definició dels treballs. Quan s’ha definit el treball s’accepta i es passa a la següent pestanya. L’eina SIGMA de gestió del TFE

20. 5.3. Oferta: Ofertes – Treballs (IV) Cada pla d’estudis pot tenir una definició de requisits diferent L’eina SIGMA de gestió del TFE

21. 5.3. Oferta: Ofertes – Treballs (V) • Pestanya de Plans d’estudis: apareixen tots els plans d’estudis que s’han donat d’alta a la convocatòria. Cal seleccionar a aquells que va adreçada. Pestanya Requisits: En el cas dels graus, com a mínim s’ha d’informar el requisit d’haver superat els 2/3 de la titulació (generalment 160 crèdits). Pestanya Característiques: si s’han informat característiques a la convocatòria, en aquesta pantalla es poden seleccionar i/o modificar. Pestanya Validar: apareix un resum de les dades del treball, i es pot informar les dades de contacte de l’oferta. L’oferta pot passar per diferents estats: - Incompleta: tan sols s’ha definit la primera pantalla. Es pot modificar. - Formalitzada: un cop s'hagin informat plans d'estudi per a l'oferta, aquesta passa a estar formalitzada. Encara segueix sent modificable. - Validada: ha estat revisada i tot està correcte. No és visible pels estudiants, sí pel perfil de secretaria. No es pot modificar. - Publicada: passa a ser visible en les inscripcions i assignacions, de manera que es podran realitzar sol·licituds d'inscripció. No es pot modificar. L’eina SIGMA de gestió del TFE

22. 5.3. Oferta: Ofertes – Treballs (VI) No és obligatori passar per la pantalla de característiques, la resta de pantalles s’han d’informar L’eina SIGMA de gestió del TFE

23. 5.4. Oferta: Assignació de tutor (I) L’eina SIGMA de gestió del TFE

24. 5.4. Oferta: Assignació de tutor (II) • Mitjançant la pantalla de cerca es permet buscar ofertes publicades a les quals poder associar les diferents figures disponibles: • Coordinador: Coordinador de l'oferta a la universitat • Coordinador extern: Coordinador de l'oferta de la institució externa • Tutor intern: Tutor acadèmic de l'oferta • Tutor extern: Tutor de la institució externa • Una vegada seleccionada l'oferta es mostra una pantalla amb el resum de la definició de l'oferta i es permet informar les dades dels rols descrits anteriorment. • Quan s’informa un tutor acadèmic, s'ha d’emplenar el nombre d'alumnes que tutoritza • Es pot donar el cas que un treball amb un número elevat de • places disponibles estigui tutoritzat per més d’una persona, • i que cada tutor tingui assignat un número determinat d’estudiants. L’eina SIGMA de gestió del TFE

25. 6. Inscripció (I) L’estudiant pot seleccionar 7 treballs, d’entre tots els possibles, i els pot ordenar per ordre de preferència Llistat de tots els treballs disponibles, amb el número de places L’eina SIGMA de gestió del TFE

26. 6. Inscripció (II) • Mitjançant el procés d'inscripció, un alumne pot realitzar una sol·licitud escollint a quines ofertes es vol inscriure, d’entre les adreçades al seu pla d’estudis, i que tinguin obert el període d’inscripció. La inscripció està disponible tant per secretaria com per autoservei (sia.uab.cat o bé Intranet UAB). • Selecció de convocatòria d'oferta: s’ha de seleccionar sobre quina convocatòria d'oferta de les definides en el sistema es desitja realitzar la inscripció. • Selecció d'ofertes: apareixen les ofertes associades a la convocatòria d'oferta seleccionada. L'usuari ha de seleccionar entre un nombre mínim i un màxim d’ofertes, que s’ha definit a la convocatòria d'oferta. Només apareixeran les ofertes a les que l'alumne que realitza la inscripció té accés. • Les ofertes s'aniran afegint de forma seqüencial, considerant l'ordre en el qual apareixen com l'ordre de preferència. Es pot canviar aquest ordre seleccionant l'oferta i arrossegant-la a la posició desitjada. Per poder seguir amb el procés d'inscripció s'ha de seleccionar el mínim d’ofertes (encara no disponible). • En el cas que en alguna de les ofertes seleccionades per l'alumne s'hagin definit requisits/característiques en la inscripció, es validaran en el moment d'acceptar. L’eina SIGMA de gestió del TFE

27. 6. Inscripció (III) Si s’han definit característiques caldrà passar per la pantalla de Validació de característiques per validar-les abans de procedir a l’assignació L’eina SIGMA de gestió del TFE

28. 6. Inscripció (IV) • Característiques • A la pantalla de característiques apareixen les característiques requerides per totes les ofertes seleccionades a la pantalla anterior. L'usuari ha de marcar quines característiques compleix i pujar la documentació necessària per validar-la, si escau. • Situant el cursor sobre el formulari de pujada de fitxers apareixerà un emergent especificant el document requerit. • Resguard inscripció • Una vegada seleccionades les característiques, es procedeix a gravar la sol·licitud i es mostra un resguard amb el resum de les ofertes seleccionades. L'alumne té la possibilitat d'enviar-se aquest resguard per correu electrònic. L’eina SIGMA de gestió del TFE

29. 6. Inscripció (IV) Resguard de sol·licitud per l’estudiant (pot enviar-se’l per e-mail) L’eina SIGMA de gestió del TFE

30. 7.1. Assignació: Assignació automàtica (I) • Mitjançant el procés d'assignació automàtica es reparteixen les places de les ofertes pertanyents a una convocatòria d'oferta. L'assignació es pot fer mitjançant un procés automàtic o de forma manual. • Assignació Automàtica: • Funciona a nivell de convocatòria d'oferta. El procés d'assignació realitza un rànquing dels alumnes de totes les sol·licituds realitzades sobre la convocatòria d'oferta i, en funció d'aquest rànquing, assigna les ofertes. • Cal seleccionar una a una la convocatòria d'oferta que es vol repartir. • A continuació s’ordenen els criteris del rànquing, arrosegant en quin ordre s‘han d’aplicar la nota mitjana segons barem i el nombre de crèdits superats. Aquests criteris s'aplicaran sempre, només es pot alterar l'ordre d'aplicació. • Sense gravar, el càlcul del procés d'assignació pot realitzar-se i visualitzar-se totes les vegades que sigui necessari. Un cop s'hagi desat l'assignació, pot realitzar-se una nova assignació sobre la mateixa convocatòria d'oferta, on només entraran els alumnes als quals no s'hagin assignat ofertes en processos d'assignació anteriors. • Les sol·licituds assignades o preseleccionades no entren l'assignació automàtica de places. L’eina SIGMA de gestió del TFE

31. 7.1. Assignació: Assignació automàtica (II) Per assignar els treballs, haurem de seleccionar una de les convocatòries definides. En cas que vulguem assignar algun treball a un estudiant en concret, primer farem l’assignació manual individual, i després procedirem a fer l’automàtica per a tota la resta L’eina SIGMA de gestió del TFE

32. 7.1. Assignació: Assignació automàtica (III) Per defecte, els camps surten marcats. En aquest cas s’assignaran els tutors automàticament Actualment existeixen dos criteris d’ordenació, que es poden modificar d’ordre. Per defecte, s’ordena segons barem d’expedient L’eina SIGMA de gestió del TFE

33. 7.1. Assignació: Assignació automàtica (IV) Una vegada gravat ja no es pot modificar ni anul·lar aquella assignació automàtica, es poden fer modificacions individuals per assignació manual Si es cancel·la el procés es poden modificar els paràmetres i tornar-lo a generar. Fins que no es grava el procés no esdevé definitiu L’eina SIGMA de gestió del TFE

34. 7.1. Assignació: Assignació automàtica (V) L’eina SIGMA de gestió del TFE

35. 7.2. Assignació: Assignació manual (I) L’aplicatiu també permet realitzar assignacions manuals, on és l’usuari el que decideix quina oferta s’assigna a cada estudiant Es pot cercar l’estudiant a partir de diferents variables de cerca, i ens apareixerà un llistat de sol·licituds amb l’estat actual. Una vegada seleccionat un estudiant, gestionem les seves sol·licituds, indicant un dels estats següents: 1) Preseleccionat: Seleccionant aquesta opció no es descompta plaça en l'oferta, ja que encara no ha estat assignada, però permet indicar que l'alumne és un possible candidat de manera que apareixerà en els llistats d'alumnes candidats. Es poden preseleccionar tantes ofertes com tingui la sol·licitud de l’alumne. 2) Assignat: es descompta una plaça a l'oferta assignada i s'elimina l'indicador de "Preseleccionat" de la resta d'ofertes. Només hi pot haver una oferta assignada per alumne. 3) Oferta completa: no és seleccionable a l'haver-se esgotat totes les places disponibles. L’eina SIGMA de gestió del TFE

36. 7.2. Assignació: Assignació manual (II) Des de la pantalla d'assignació manual també podrem inscriure l'alumne en una determinada oferta per tal de realitzar-li una assignació manual de la mateixa. En el cas d'assignar una oferta a la sol·licitud seleccionada, en pantalla apareixerà un desplegable amb els tutors disponibles per a l'oferta assignada, detallant les places d'alumnes a tutoritzar disponibles. S'haurà de seleccionar el tutor que se li vol assignar a l'alumne. L’eina SIGMA de gestió del TFE

37. 7.2. Assignació: Assignació manual (III) Mitjançant l'assignació manual es permet que s'assignin més alumnes a un tutor del número informat en el manteniment d’ofertes. En seleccionar un tutor amb tots els seus alumnes assignats, es mostrarà un missatge en pantalla indicant aquesta situació de cara a que pugui revisar Després de cada modificació s'ha de realitzar un gravat, ja que el càlcul de places disponibles es realitza on-line L’eina SIGMA de gestió del TFE

38. 8.1. Gestió acadèmica: Traspàs a expedient • Per realitzar el traspàs de les ofertes assignades, a fi de que tinguin visibilitat a la matrícula i altres processos, hem de marcar les sol·licituds a traspassar. Podem cercar les sol·licituds per diferents rangs. • Un cop seleccionat, es mostra una pantalla amb les sol·licituds amb oferta assignada que compleixen els criteris de cerca. • Mitjançant el check que apareix a principi de cada línia, s'especificarà quines sol·licituds es volen traspassar. L’eina SIGMA de gestió del TFE

39. 8.2. Gestió acadèmica: Canvi d’assignació • Tan sols es pot fer un canvi d'oferta sobre una oferta ja traspassada, de manera individual, si l’alumne té una oferta amb places lliures • Un cop seleccionada la nova oferta que es vol assignar a l'alumne s'haurà de desar L’eina SIGMA de gestió del TFE

40. 9. Seguiment • En aquesta pantalla podrem obtenir un resum de la situació de l’alumne. • També es pot fer el seguiment dels alumnes que tutoritza un determinat professor (tant com a tutor intern com a tutor extern) desglossats per any i centre. Podrem obtenir també des d'aquesta opció de menú els certificats de tutor extern / intern per a un determinat professor i any. Per a això haurem de buscar el professor, seleccionar any i imprimir el certificat. • Desenvolupat per les activitats de pràctiques, en un futur s’adaptarà pel treball fi d’estudis L’eina SIGMA de gestió del TFE

41. 10. Explotació • Aquest apartat conté totes les sortides del producte. • Estan organitzades segons l'etapa en què es generen: convenis, oferta, sol·licitud, assignació i finalització. • Manteniments generals: menú de gestió centralitzada • Consulta d’alumnes tutoritzats: s’implantarà properament L’eina SIGMA de gestió del TFE

42. 11. Opcions adreçades a Personal Acadèmic (CDS) • A l’arbre d’aplicacions de CDS se li ha afegit l’opció de gestió del mòdul de treball fi d’estudis. • El Personal Acadèmic amb grups de treball fi d’estudis definits a Programació Docent (PDS), tindran accés a les dades i podran donar d’alta treballs en els plans d’estudis que estiguin vinculats. • Properament s’instal·larà una opció específica adreçada als responsables de treball fi d’estudis L’eina SIGMA de gestió del TFE

43. 11. Implantació de l’eina a la UAB Implantació a a la UAB el curs acadèmic 2013-2014 Per adaptar el mòdul a la gestió de cada centre contactar amb el punt de coordinació

44. ÀREA D’AFERS ACADÈMICS