PROJECT MANAGEMENT Prof. Teresa L.Ju

1. PROJECT MANAGEMENT Prof. Teresa L.Ju Quảnlýdựán Phần 1 TổngquanvềQuảnlýdựán

2. Mụctiêumônhọc 1. Hiểuđượckhungquảnlýdựántiêuchuẩn 2. Nêurõmụcđíchchomỗigiaiđoạncủaquảnlýdựán 3. Nhậnbiếtvàsửdụngcáccôngcụvàcáckhuônmẫucủaquảnlýdựán 4. ÁpdụngcáckháiniệmQuảnlýdựánđểđạtđượccáckếtquảdựánkhảquanhơn

3. Cácchủđềthảoluận • ĐịnhnghĩavềDựánvàQuảnlýdựán • Môhình Tam giácquảnlý • Khungphươngphápluậnchoquảnlýdựán • Tổngquanvềphạmvi kiếnthứcquantrọng • Vaitròvàtráchnhiệm • CácbiểumẫusẵncócủaQuảnlýdựán

4. Cáctiêuchídựán • Cácdựánđượcđịnhhướngtheomộtmụctiêu • Mỗidựánđềucóđặcđiểmriêng • Cácdựánđềumangtínhhữuhạn • Dựánđòihỏisựphốihợpcáchoạtđộngtươngquan • Mỗidựánluônđượcquảnlýđểthànhcông • Tấtcảcácbênphảihiểurõphạm vi, khảnăngthànhcôngcủadựán, vàtráchnhiệmcủamỗibêntrongnhữngthànhcôngđó.

5. Tại sao dự án lại thất bại? • Thiếu cam kết:cácbênliênquanchínhvà / hoặcngườisửdụngkhôngthamgia / cam kết; khôngcósựhòagiải hay ban chỉđạothíchhợp. • Chi phívàthờigiandựkiếnkhôngchínhxác:thờigiandựkiếnkhôngthựctế - quádàihoặcquángắn; chi phídựkiếnquácaohoặcquáthấp • Xácđịnhkém:nhữngyêucầukhôngđượcvạchra, hiểuvàhànhđộngtheo. • 31% cácdựánbịhủybỏtrướckhihoànthành • 53% trongsốđóhoànthànhvới chi phíbịđộilênrấtnhiều

6. Tạisaodựánthấtbại? • Phạm vi dựánbịmấtkiểmsoátvàrủiroxuấthiệnmàkhôngđượcquảnlý • Nhữngthửnghiệmkỹthuậtcầnthiếtchỉđượcthựchiện qua loahoặcbịbỏ qua. • Quảnlýdựánđượctiếnhành qua loa: điềulệdựán, kếhoạchdựán, kếhoạchthông tin liênlạc, tìnhtrạngdựánhàngtuần, quátrìnhkiểmsoátthayđổikhôngđượclậpravàsửdụng. • Chỉcó 12% trongtổngsốcácdựánđượcthựchiệnđúnghạnvànằmtrongphạm vi ngânsách • 75% cáchệthốnglớnđượccoilàvậnhànhthấtbại

7. Cáctiêuchuẩnđolườngđộnglựcthànhcông • Địnhlượng: • Đúnghạn/khôngvượtngânsách • Tổngdoanhthuvàdoanhthuròng • Doanhthulặplại, doanhthubổ sung vàocôngviệcvà chi phícácdịchvụđặcbiệt • Cáchạnthanhtoánvàthunợ • Sốlượngviệcphảilàmlạivàloạibỏ • Địnhtính: • Chấtlượng • Sựthỏamãncủakháchhàng

8. Tam giácquảnlý Thờigian Chi phí Chấtlượng Phạm vi

9. Tam giácquảnlýmụctiêu • CánbộquảnlýdựáncótráchnhiệmthỏamãncácmụctiêucủaTam giác • Giảmthờigiantiêuchuẩnsẽlàmtăng chi phí (đặcbiệtnếulàmviệcngoàigiờlàcầnthiết) vàcóthểgiảmphạm vi (chứcnăngvàtínhnăng) củahệthống. • Giảm chi phí(cắtgiảmngânsách) sẽlàmtăngthờigian (chậmtiếnđộ) vàcóthểgiảmphạm vi (chứcnăngvàtínhnăng) củahệthống • Tăngphạm vi (thêmtínhnăng) chắcchắnsẽtăngthờigianvà/hoặc chi phí • Giảmphạm vicóthểgiảmthờigianvà chi phí (cũngcóthểảnhhưởngtiêucựcđếnchấtlượng)

10. KháiniệmvềQuảnlýgiátrịthuđược • Quảnlýgiátrịthuđược (EVM)là 1 phươngphápđolườnghiệuquảdựán. EVM so sánhsốlượngcôngviệcđượclênkếhoạchvớinhữnggìthựcsựđạtđược, dựatrênnhữngtiêuchídùngđểxácđịnhxemliệuchi phívàhiệuquảtiếnđộcóphùhợpvớinhữnggìđượcdựthảotrongngânsách, lịchtrìnhvàđượcthông qua lúc ban đầu. • Đâylàphầngiớithiệuvềchủđềnày, họccáchquảnlýbằngGiátrịthuđượcsẽđượcdạytrongnhữngkhóatiếptheo Phươngsai chi phí (CV)= Giátrịthuđược (EV) – chi phíthực (AC) Phươngsaitiếnđộ (SV) = Giátrịthuđược (EV)- giátrịtheokếhoạch (PV)

11. Tầmquantrọngcủaviệctáikiểmtrasảnphẩm • Tănglợinhuậntrongtươnglaibằngcáchtậndụngnhữngnỗlựctrongquákhứ, nhữngkiếnthứcvàthựctiễntốtnhấtchothànhcông • Cảithiệncảhiệusuấtvàhiệulựctrongcôngtácđàotạonhânviênmới • Cho phépraquyếtđịnhđónđầu, giáodụcvàràngbuộckháchhàng • Bổ sung cấutrúccầnthiếtvàtínhchínhxácchoviệckiểmtrasảnphẩmcủadựán, chấtlượng, tiếnđộvànhững cam kếttheohợpđồng • Đảmbảocôngnhậndoanhthuhợplý • Cho phépbạngánhchịunhiềurủirohơn;khibạncóthểtiếpnhậnnhiềurủirohơnbạnsẽcókháchhàngthamkhảo. KhicókháchhàngthamkhảotốtbạnsẽTHẮNG!

12. Sựđanxencủacácnguyêntắc Vòngđờiquảnlýdựán (Côngviệcquảnlýdựáncủadựán) Vòngđờidựán (Côngviệccủadựánnhưtriểnbổ sung phầnmềm) Vòngđờisảnphẩm (Vòngđờicủamộtsảnphẩm hay dịchvụ)

13. Sự đan xen của các nguyên tắc • Vòngđờiquảnlýdựán– nhữnggiaiđoạnthôngthườngvànhữngphạm vi kiếnthứcứngdụngvớibấtkỳdựánnào • Vòngđờidựán– quátrìnhhoàntấtcôngviệc, cùngtồntạivớivòngđờiquảnlýdựán. Phươngphápluậnchovòngđờidựáncóthểmôtảcôngviệcnàođượcthựchiện, bởiai, cáckếtquảvàtiêuchuẩnchoviệcthựchiệncôngviệc. • Vòngđờisảnphẩm– baogồmsảnphẩmhoặcdịchvụtừgiaiđoạnkháiniệmtớikhithuhồivốnvàcóthểbaogồmnhiềudựánthông qua chukỳ.

14. CácgiaiđoạncủaQuảnlýdựánTổngquanQuảnlýdựánCácgiaiđoạncủaQuảnlýdựánTổngquanQuảnlýdựán Đềxuất Lậpkếhoạch Quảnlý Kếtthúc Thựchiện

15. Giaiđoạn: Đềxuấtý tưởng • Khởixướngcáccôngviệcđểvạchrõmộtdựánvàdựtrùcácnguồnlựccầnthiết • Xácđịnhphạm vi, cácyêucầu, tìnhhuốngkinhdoanhvàdanhsáchcôngviệc (SOW) • Hoànthànhphântíchcácbênliênquan Đềxuất Lậpkếhoạch Thựchiện Quảnlý Kếtthúc

16. Giaiđoạn: Lậpkếhoạch • Hoànthiệnphạm vi vàcáckếtquả • Chuẩnbịkếhoạchcôngviệc, ngânsáchvàphânchianguồnlực • Chuẩnbịcáctàiliệutruyềnthông • Xácđịnhrủirovàlênkếhoạchquảnlýrủiro Đềxuất Lậpkếhoạch Thựchiện Quảnlý Kếtthúc

17. Giaiđoạn: Thựchiện • Quảnlýkếhoạchcôngviệc, ngânsáchvàcácnguồnlực • Quảnlýchấtlượng • Truyềnđạtlạivớiđộidựán (khởiđộng, tậphuấn, tìnhtrạng…) • Đưaracáckếtquảdựkiến(báocáokếtquảđầutư - ROI, triểnkhaihệthống…) Đềxuất Lậpkếhoạch Thựchiện Quảnlý Kếtthúc

18. Giaiđoạn: Quảnlý • Quảnlýhạnchế - phạm vi, thờigianvà chi phí (thayđổiphạm vi) • Quảnlýcácvấnđềvàrủiro – tăngcaovàleothang Đềxuất Lậpkếhoạch Thựchiện Quảnlý Kếtthúc

19. Giaiđoạn: Kếtthúc • Tấtcảcáccôngviệcgiấytờđượchoànthiện, kíkếtvàkếtthúc. • Hoànthànhhỗtrợbàngiao • Cácbàihọcrútra, tấtcảcáctàiliệudựánđượclưutrữ Đềxuất Lậpkếhoạch Thựchiện Quảnlý Kếtthúc

20. Phạm vi kiếnthức Tổngquanquảnlýdựán

21. Phạm vi kiếnthứcQuảnlýdựán

22. Phạm vi kiếnthứcQuảnlýdựán

23. Phạm vi kiếnthứcQuảnlýdựán

24. Phạm vi kiếnthứcQuảnlýdựán

25. Cácvaitròtiêuchuẩn Tổngquanquảnlýdựán

26. Cácvaitròquảnlýdựántiêuchuẩn

27. Cácvaitròquảnlýdựántiêuchuẩn

28. Tráchnhiệmcủacánbộquảnlýdựán • Đưarachỉđạovàđịnhhướng • Giaotiếphiệuquả • Hànhđộngtheoyêucầu • Quảnlýkếtquảtrongthờigian, chi phívàchấtlượngyêucầu • Thúcđẩygiảiquyếtvấnđềvàmẫuthuẫn • Thúcđẩylàmviệcnhómvàliênkếtgiữacácnhómdựán • Tạoramộtmôitrườngcótínhtôntrọng, pháttriểnvàtíchcực • Khuyếnkhíchhànhđộng • Xâydựngcácmốiquanhệkháchhàngvànhómdựán • Bảovệnhómdựánkhỏinhữngyêucầungoàidựán • CóvaitrònhưTrưởng ban quảnlýthayđổi • Đảmbảocáclợiíchcủadựánđượccôngnhận

29. QuảnlýrủirovàPhạm vi CácbiểumẫuQuảnlýdựán

30. CácbiểumẫuQuảnlýdựán Đềxuất ThựchiệnvàQuảnlý Kếtthúc Lậpkếhoạch

31. Solution Risks Project Risks External Risks Quảnlýrủiro – Cácdạngrủiro • Rủirogiảiphápgâynguyhạitớikhảnănghoạtđộngtrongmôitrườngkháchhàngcủagiảipháp. Rủirogiảiphápgắnvớinhữngthuộctínhcủamôitrườngkháchhàng. • Rủirodựángâynguyhạitớithànhcôngcủadựán. Mứcđộrủirodựánlànhữngthuộctínhcủaquytrình, lịchtrìnhhoặcnhómdựán. • Rủirobênngoàicóthểgâynguyhạitớigiảipháphoặcthànhcôngcủadựán. Nguycơbênngoàinằmngoàitầmkiểmsoátcủakháchhànghoặcdựánvàlànhữngthuộctínhcủanênkinhtế, cáctổchứcthứ 3 hoặcthịtrường.

32. Kếhoạchvềphạm vi – Thựchiệnđúngngaytừsớm Cao Nỗlực Sựlinhhoạt Thấp Sựthựchiện Chiếnlược Dựán Hệthống Mứcđộnỗlựckếthợpvớithayđổisẽtăngkhiviệcthựchiệndựántiếntriển Sựlinhhoạtgiảmkhidựánchuyểntừgiaiđoạnchiếnlược sang giaiđoạnthựchiện

33. Kếhoạchvềphạm vi – Thựchiệnđúngngaytừsớm • Mứcđộnỗlựccầncóđểsửasaihoặcnhữngyêucầubịbỏ qua tănglêntrongchukỳcủadựán. • Bởivậy, điềuquantrọnglànhữngnhiệmvụdựánphảikhoanhvùngphạmvi mộtcáchhợplý, thuthậpyêucầu, vàxácđịnhđúngnhiệmvụvàhànhđộngcầnthiếtđểđápứngđòihỏiđượcchỉratrongkếhoạchcôngviệc. Cao Nỗlực Sựlinhhoạt Thấp Sựthựchiện Chiếnlược Dựán Hệthống

34. Quản lý phạm vi dự án • Điềulệdựán • KếhoạchdựánvàNgânsách • Nhậtkýgiảmthiểuvấnđề/rủiro • Báocáotìnhtrạngtheotuần • Yêucầuthayđổiphạm vi

35. Traođổivớikháchhàng • Vạchrachocácbênliênquanchínhtrongtổchứckháchhàng • Tìmkiếmmộtcáchkĩlưỡngthông tin từkháchhàng • Thựhiệnphỏngvấnkháchhàng • Thúcđẩysựthamgiacủakháchhàng • Thiếtlậpđạisứkháchhàng • Kếtquảtruyềnthông • Sửdụngdữliệuđịnhlượng • Bổ sung nhưngdữliệuchuyênngành • Cẩntrọngkhitrìnhbày • Côngcụtruyềnthôngvàquátrình • Thôngbáovềdựán • Côngcụquảnlýdựán • Sổghichépdựán • Báocáotìnhtrạngkháchhạng • Báocáohiệuquảnộibộ • Ban lãnhđạo

36. Thảoluậnnhóm • Kháchhàngcủabạnvừayêucầutrìhoãndựán 4 tuầntrongkhihọtáiđiềuthànhviêncủanhómdựánsang mộtdựáncấpbáchđịnhhướngthịtrường. Bạnnênphảnứngthếnào? Làmthếnàođểnhậnbiếtđâulàưutiênvàtậptrungcủakháchhàng? Làmthếnàođểchỉrasựchậmtrễvàđâulànhữngquanhệtàichínhmậtthiết? • Bạnđangchỉđạo 1 dựánmànhữngcuộchọpbáocáotìnhtrạnghàngtuầndiễnravôtổchức, nhiềungườinóivềnhucầucánhânvàkéodàiquáthờigiancuộchọp. Bạncóđềxuấtgìđểthayđốihành vi này?

37. Thảoluậnnhóm • Trongquátrìnhthửnghiệmsựchấpnhậncủangườisửdụngvới 1 hệthốngmới, 1 nhàquảnlýchỉramộtcáchchínhxácrằngmộtsốkịchbảnkinhdoanhphổbiếnđãkhôngđượctínhđến. Bạnnghĩviệcnàyđãxảyranhưthếnàovàbạncóthểlàmđiềugìkhácbiệt? • Bạnnhậnđượcphảnhồitừcácthànhviêntrongnhómdựánvềnhiệmvụtiếpxúcvớikháchhàngmànhómnộibộcủakháchhàngđãyêucầusựthayđổivàmộtsốchỉnhsửanhỏ “phíasauhậutrường”. Cácthànhviênnhómkhôngđềcậptớivấnđềnàytrongcuộchọphàngtuầnbởikháchhàngnóivớihọrằngđiềunàyxảyrathườngxuyênvàhầuhếtcácnhàcungcấpđềuthựchiện. Bạnsẽxửtrínhưthếnàođốivớinhómnàyvàvớikháchhàng?