善谋而出新 —— 上海交大数字档案馆建设概述

1. 善谋而出新——上海交大数字档案馆建设概述

2. 一、档案馆简介 • 二、数字档案馆建设 • 三、几点体会

3. 档案馆简介 上海交通大学档案馆成立于1986年4月，是由原国家教委批准成立的第一家高校档案馆。2010年4月与学校党史校史研究室合署办公。 经过二十多年的努力，已初步构筑起了档案管理、党史校史研究、博物馆建设为一体，多学科并举，实体与虚拟相融、研究与实践相结合的，具有交大特色的校史档案文博体系。形成了一支由档案学、历史学、科学技术史、计算机技术、陈列设计、影视编辑制作等各类专业人才组成的，具有较高素质和综合实力的创新团队。 成为了学校档案安全保管基地、爱国主义教育基地、党史校史研究基地、档案学硕士生培养基地，是学校和社会档案信息服务的中心。

4. 档案馆简介 上海交大档案馆现设9个业务科室，有职工39人。其中正高职称3人，副高职称7人。具有硕博学位人员占职工总数的40%，在职攻读硕士学位4人。

5. 档案馆简介 • 上海交大档案馆馆藏档案共分6个全宗，即国立交通大学、上海造船学院、南洋工学院、上海农学院、上海第二医科大学及上海交通大学。保存了自1896年建校以来历经三个世纪的17个档案门类近12余万卷（件）档案。 • 馆藏特色鲜明：完整地保存着自建校以来所有学生的成绩表；保存有反映学校历史沿革的大批珍贵照片资料；建立了2000多位知名校友人物史料，并拥有大批实物档案。

6. 档案馆简介 • 档案管理已进入“后保管”时期：先后举办了《缅怀钱老报国情，探寻学长航天路》、《交通大学与世博会》等十余个专题展览，出版校史研究系列专著18种20本，总计996万字。包括《上海交通大学纪事》（1896-2005）（上、下卷）、《三个世纪的跨越——从南洋公学到上海交通大学》等。发表各类专业论文（文章）300多篇，并开发了品种多样的校史文物礼品。 • 开创了诸多国内高校档案界“第一”： 1994年11月，晋升为全国高校中第一家国家一级档案管理单位；1996年创立全国高校第一家校史博物馆，同年11月被上海市人民政府命名为上海市青少年教育基地，成为全国高校档案界的第一个省市级爱国主义教育基地； 2006年成为全国高校档案界第一个拥有档案学硕士点的档案馆。2008年，建成我国高校第一家数字档案馆。并多次荣获“全国档案工作先进集体”、“上海市档案工作先进集体”称号。

7. 一、档案馆简介 • 二、数字档案馆建设 • 三、几点体会

8. 档案信息化建设 （一）建设概述 （二）建设内容 （三）建设成果

9. 建设概述 在学校领导和各部门的大力支持下，上海交通大学档案馆从1996年就开展档案信息化建设，2003年拟订了《上海交大档案信息化建设实施意见》和《数字档案馆建设方案》，并被纳入学校“985”工程数字化校园的建设规划。 经过“985”一期、二期投入，全面加速推进档案信息化建设。2008年底数字档案馆建设成果通过了上海市档案局主持的鉴定。

10. 数字档案馆建设 （一）建设概述 （二）建设内容 （三）建设成果

11. 建设内容 1. 资源体系建设 2. 服务体系建设 3. 安全体系建设 4. 人才队伍建设

12. 建设内容-资源体系建设 • 信息资源是一种特别重要的战略资源，它与物质资源、能源资源一起构成了现代社会经济发展的三大支柱。在档案信息系统中最有价值、最有待发掘的宝藏就是其积累的档案信息资源。档案信息资源的建设就成为了数字档案馆建设的生命线。

13. 建设内容-资源体系建设 • 1．“四位一体”的资源体系建设，以“小平台”储存“大资源” 校本资源

14. 建设内容-资源体系建设 ①办公自动化（OA）系统与档案管理系统的有机衔接 ②与应用系统的数据交换、集成和整合 ③收发文登记和网上预立卷归档系统 ④档案管理系统（归档电子文件真实、完整、有效保证） ⑤馆藏档案数字化

15. 建设内容-资源体系建设 办公自动化（OA）系统与档案管理系统的有机衔接

16. 建设内容-资源体系建设 ①办公自动化（OA）系统与档案管理系统的有机衔接 ②与应用系统的数据交换、集成和整合 ③收发文登记和网上预立卷归档系统 ④档案管理系统（归档电子文件真实、完整、有效保证） ⑤馆藏档案数字化

17. 与应用系统的数据交换、集成和整合 框架及流程 平台采用Biztalk2006作为数据采集交换的基础部件，其架构如下： 分为业务系统层、数据采集交换层、数据共享层、服务组件层及服务使用层。 上海交通大学数字档案馆业务数据归档架构

18. 与应用系统的数据交换、集成和整合

19. 建设内容-资源体系建设 ①办公自动化（OA）系统与档案管理系统的有机衔接 ②与应用系统的数据交换、集成和整合 ③收发文登记和网上预立卷归档系统 ④档案管理系统（归档电子文件真实、完整、有效保证） ⑤馆藏档案数字化

20. 建设内容-资源体系建设  收发文登记和网上预立卷归档系统

21. 建设内容-资源体系建设 ①办公自动化（OA）系统与档案管理系统的有机衔接 ②与应用系统的数据交换、集成和整合 ③收发文登记和网上预立卷归档系统 ④档案管理系统（归档电子文件真实、完整、有效保证） ⑤馆藏档案数字化

22. 有效性 • 真 • 实 • 性 • 完整性 建设内容-资源体系建设 档案管理系统（归档电子文件真实、完整、有效保证） 本系统作为《上海交大数字档案馆》项目的应用管理系统，2004年建设完成并通过由上海市档案局主持的鉴定。 该系统使交大的档案工作由传统纸质载体管理和归档工作模式，向现代电子文件管理和远程归档工作模式的业务变革。该项目荣获了2005年度上海市档案科研成果一等奖，国家档案局档案科研成果三等奖。 该系统对于归档电子文件的真实性、完整性、有效性问题，按照2002年国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和2006年上海市制定的《上海市电子文件归档管理实施指南》（为征求意见稿，2008年年底将正式颁布）等文件要求，参照国家档案局《 电子文件元数据集标准》（讨论稿）的标准，从技术上不断改进，提供了全面管理和有效的监控手段。

23. 建设内容-资源体系建设  电子文件的真实性 电子文件的真实性保证包括电子文件归档的真实性保证以及保证已归档电子文件的真实性 主要措施 在确保电子文件的基本描述信息、原件信息一起归档的同时，对已归档电子文件采用数字摘要技术（MD5技术）加密，进行防篡改处理，保证其真实性。 两阶段真实性保证：“电子文件归档的真实性保证”以及“归档电子文件的真实性的检测 1、在兼职档案员进行电子文件归档的时候对电子文件加数字摘要，档案馆接收时可对电子文件的真实性进行检测 2、档案馆管理人员可通过比对数字摘要码对已归档电子文件的真实性进行检测

24. 建设内容-资源体系建设  电子文件的有效性 电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性等 1 根据2002年国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）标准，系统对图像文件格式做了限制，只允许jpg，tiff格式文件上传 2 系统实现在归档接收时，提供对非标准格式文件（DOC，XLS等）进行PDF格式转换的接口 3 系统提供非标准格式文件（DOC，XLS等）的后台监控服务，并自动启动PDF的转化工作

25. 建设内容-资源体系建设  电子文件的完整性 电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损 主要措施 • 制定《上海交大数字档案馆电子文件元数据实施要则》 • 系统监测，系统根据《要则》确定电子文件归档时的必选字段，在提交归档时系统自动检测，提醒档案工作人员信息项是否完整

26. 建设内容-资源体系建设 ①办公自动化（OA）系统与档案管理系统的有机衔接 ②与应用系统的数据交换、集成和整合 ③收发文登记和网上预立卷归档系统 ④档案管理系统（归档电子文件真实、完整、有效保证） ⑤馆藏档案数字化

27. 建设内容-资源体系建设 馆藏档案数字化 （1）概述 馆藏档案数字化是数字档案馆的重要信息资源源泉。我馆从2003年开始探索和开展馆藏档案数字化工作。其工作思路为：以历史学研究的视角，以档案利用为中心，档案保护为宗旨，拓展档案利用的潜在用户，全面开创网上档案信息服务新局面。确定了从远至近，成门类、大批量的数字化原则，参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005），制定了《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》作为数字化标准。通过招投标形式聘请专业档案队伍开展馆藏档案的扫描工作，在内建立了一支由专兼职档案人员组成的档案信息著录人员队伍，共同开展馆藏档案数字化的建设。

28. 建设内容-资源体系建设 馆藏档案数字化

29. 建设内容-资源体系建设 • 1．“四位一体”的资源体系建设，以“小平台”储存“大资源” 媒体资源

30. 建设内容-资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 （1）概述 档案信息网上资源搜索导入平台基于TRS网络搜索引擎技术对校园网及社会主干网等实现定网站、定频道、定关键字搜索、采集有关上海交通大学历史、校友人物、学校新闻等方面的信息。采集内容形式包括标题、发布时间、正文、图片等。该平台对这些信息进行筛选、整合，按频道、人物、主题等组卷归档原则，每日自动组成一卷，归入资料门类并直接进入数字档案馆信息资源库，供用户查询利用。该平台的建设极大的丰富了数字档案信息资源库。

31. 建设内容-资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 （2）框架及流程 流程图：

32. 建设内容-资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 A．设置搜索关键字

33. 建设内容-资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 B.设置搜索范围（网站、频道）

34. 建设内容-资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 C.设置搜索参数

35. 建设内容-资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 D.设置组卷策略 由网上信息构成的虚拟案卷与一般电子案卷以相同的方式进入档案工作流程示意

36. 建设内容 1. 资源体系建设 2. 服务体系建设 3. 安全体系建设 4. 人才队伍建设

37. 建设内容-服务体系建设 • 拥有了门类丰富的海量信息，但是如果我们不能提供便利快捷的查询手段, 不能提供“大海捞针，瞬间可得”的可能，那么再多的信息也难以为学校和社会服务，只能是“养在深闺无人识”。上海交大数字档案馆就从档案信息资源着手，通过不断梳理业务流程，深入挖掘档案资源，分析用户需求，完善查询系统,从不同的角度、不同层次、快速准确地把档案信息展现给利用者，增强利用者对档案信息的了解，最大限度地满足不同要求用户对信息利用的需求，实现档案信息资源的增值服务。

38. 建设内容-服务体系建设 2．以用户为核心、以提高用户利用效率为目的的服务体系建设，以“小地方”开展“大服务” 条件性、自助式服务 档案信息网上查询利用 即时性、浏览式服务 档案专题汇编 研究性、推送式服务 档案史料在线多功能编研陈展 涉民档案服务 网上学历学位认证系统 陈展式服务 档案专题展览 档案信息资源服务网 上海交通大学数字档案馆门户网站 校史信息资源教育网 上海交通大学数字校史博物馆网站

39. 建设内容-服务体系建设 • （1）条件性、自助式服务 • （2）即时性、浏览式服务 • （3）研究性、推送式服务 • （4）涉民档案服务 • （5）陈展性服务 • （6）档案馆门户网站 • （7）校史博物馆网站

40. 建设内容-服务体系建设 • 条件性、自助式服务——一般性的档案查询：就好比是自动柜员机。依据所掌握的不同权限，学校各部门既能查询本部门历年归档的文件材料，又能查询开放的数字化档案全文信息。特殊利用，经申请批准后可定点定时利用数字化的内控档案，实现广大教职员工不出办公室就可以查阅开放档案目录及全文的目标。同时还提供网上预约并辅之以电话、传真、电子邮件等条件性的档案服务。

41. 建设内容-服务体系建设

42. 建设内容-服务体系建设

43. 建设内容-服务体系建设

44. 建设内容-服务体系建设 查询权限申请

45. 建设内容-服务体系建设 • （1）条件性、自助式服务 • （2）即时性、浏览式服务 • （3）研究性、推送式服务 • （4）涉民档案服务 • （5）陈展性服务 • （6）档案馆门户网站 • （7）校史博物馆网站

46. 建设内容-服务体系建设 • 即时性、浏览式服务——对大众用户，一般不了解馆藏，但又有利用需要：依据用户需求，按照著录专题分类，由系统进行自动化组织，提炼成专题汇编等有高附加值的信息产品。通过多样化形式的展示，增添了阅览的趣味性。目前有毕业生照片、科研获奖照片、上海交大报、干部任免、教工名册等多个专题栏目。

47. 建设内容-服务体系建设 即时性、浏览式服务

48. 建设内容-服务体系建设 即时性、浏览式服务

49. 建设内容-服务体系建设 即时性、浏览式服务

50. 建设内容-服务体系建设 即时性、浏览式服务