Case: Lapinlahti

1. Case: Lapinlahti Viestintäkoulutusprojekti Lapinlahden seurakunnassa vuosina 2004-2005

2. Taustaa • Lapinlahti n. 8000 asukkaan kunta Pohjois-Savossa, seurakunnan jäseniä n. 6000 • Seurakunnalla ei omaa tiedottajaa, työntekijöitä 16 • Viestintä yhtenä painopistealueista v. 2004-2007

3. Lähtökohtia • Kirkkoherra koki asian tärkeäksi ja päätti selvittää pilottihankkeen mahdollisuutta • Asia esillä työntekijöiden ja luottamushenkilöiden kanssa – hanke sai kannatusta • Koulutus/kertaustarvetta viestinnässä, haluttiin myös seurakunnalle uusi graafinen ilme (logo, kirjelomakkeet, -kuorte, muistilaput, käyntikortit ym.)

4. Mitä tapahtui? • Kirkkoherran aloite syksyllä 2003 • Yhteistyötiedustelut: Kirkkopalvelut, KT, hiippakunta: näissä kiinnostus pilottihankkeeseen, josta hyötyä laajemmaltikin • KT:sta viestintäsuunnittelija sitoutui projektiin koko ajaksi • Työntekijät varasivat kalentereista aluksi yhden päivän kuukaudessa viestintäkoulutusta varten ( – myöhemmin koulutuspäivä pidettiin lyhyempänä työntekijöiden työpaineiden takia, koska samanaikaisesti myös rovastikunnan viestintäkoulutusprojekti)

5. Kuka teki? • Viestintäsuunnittelija mukana kaikissa koulutuspäivissä • Portaanpään opisto • Kutsutut kouluttajat ja paikalliset työntekijät • Koulutusta suunniteltiin viestintäsuunnittelijan ja kolmen työntekijän kanssa yhdessä (khra/vs. khra, talouspäällikkö, nuorisotyönohjaaja)

6. Tavoitteet • Viestintäsuunnittelu osaksi toiminnan suunnittelua • Seurakunnan työntekijät saavat valmiuksia viestintätaidoissa ja alkavat tarkastella toimintaansa viestinnän näkökulmasta • Vuoropuhelun kirkon mukainen viestintä

7. Miten? • Koulutussuunnittelu • Budjetointi • Koulutuspäivien varaaminen • Iisalmen rovastikunnan viestintätiimissä mukana seurakunnan kolme työntekijää

8. Koulutus • Seurakunnan omia koulutuspäivä kahdeksan ja neljä yhteistä rovastikunnan kanssa • Portaanpään opiston kanssa räätälöitiin kevät 2005 neljä henkilökohtaiseen viestintään keskittyvää päivää

9. Koulutuspäivistä • Päivät konkreettisia ja osin luentotyyppisiä (opiston jaksot), lähtökohtana työyhteisön käytännöt • Jokainen on viestijä = henkilökohtaiset viestintätaidot eli jokainen viestii omalla paikallaan yhteisöstään • Sisäinen viestintä, yhteiset pelisäännöt • Suunnittelu avuksi, viestintä tekee toiminnan näkyväksi

10. Välietappeja • Koulutuspäivien lisäksi väliorientoitumisia • Työntekijäkokouksissa jokin viestintäasia tarkasteltavana/työstettävänä • Tavaksi kysyä palautetta • Tavaksi kysyä, onko tiedotettavaa

11. Miten sujui? • Pilottihanke aina haasteellinen, jännittävä, yllätyksellinen, arvaamaton, opettavainen, antoisa • Iso panostus laittaa työajasta päivä viestintäkoulutukselle, jos ei työtehtäviä ole jätetty pois • Kirkkoherran virkavapaus kesken projektin hankaloitti aluksi etenemistä – työyhteisö halusi kuitenkin jatkaa jo hyvin alkanutta hanketta

12. Sitoutumista • Alusta asti selvää, että hanke on yhteinen ja koulutus kuuluu jokaiselle • Koko työyhteisö osallistuikin aktiivisesti koulutukseen

13. Tavoitteiden arviointi • Marraskuussa 2005 kysely työntekijöille tavoitteiden kautta: • Miten viestintä näkyy toimintasuunnitelmassa? • Millaisia lisävalmiuksia työntekijät ovat saaneet viestintätaidoissa? • Miten katsotte toimintaa viestinnän näkökulmasta? • Mikä on mielestäsi muuttunut? • Arvioi oman osaamisesi kehittymistä, mitä opit? • Mitä viestintään liittyviä koulutustarpeita sinulla olisi jatkossa?

14. Miten viestintä näkyy toimintasuunnitelmassa? • Viestintä edelleen yhtenä painopistealueena • Pidetään mielessä, miten toiminta tehdään näkyväksi = viestitään • Huomioitu työalakohtaisesti • Yhteiseen budjettiin varattu määrärahoja mm. viestintäkoulutukseen

15. Millaisia lisävalmiuksia työntekijät ovat saaneet viestintätaidoissa? • Työntekijät saaneet rohkaisua, ideoita ja kannustusta oman viestinnän kehittämiseen • Osataan hakea tukea viestintäasiantuntijoilta • Työyhteisössä entistä helpompi puhua viestintäasioista

16. Miten katsotte toimintaa viestinnän näkökulmasta? • Tapahtumien suunnittelun yhteydessä yritetään entistä enemmän huomioida myös tiedotuksen suunnittelu • Kokonaisvaltaiseen viestintään kiinnitetään huomiota(esim. työntekijöitä mukana tapahtumissa, jolloin viestitään siitä, että ollaan kiinnostuttu omasta työstä ja ihmisistä) • Seurakunnan viestit tarkastelussa: mitä ja miksi viestimme, miten, miltä näytämme

17. Mikä on mielestäsi muuttunut? • Viestintä avoimempaa, yhteiset pelisäännöt helpottavat arkea, palautetta annetaan herkemmin • Seurakunnan toiminta näkyy paremmin (yhtenäinen graafinen ilme, uudet ilmoitustaulut, harkitummat ilmoitukset) • Vuorovaikutus ja tiedonkulku työntekijöiden kesken parantunut • Viikoittaisten yhteisten työntekijäkokousten merkitys korostunut sisäisen tiedonkulun paikkana

18. Tuloksia lisää • Yhteisöllisyys, me-henki on kasvanut projektin aikana • Asennetasolla tapahtunut eniten: pitkäjänteinen viestintäkoulutusprojekti mahdollisti asioiden sulattelun ja sisäistämisen • Huomioita. toisaalta viestintä on kokonaisvaltaista ja jokapäiväistä ja toisaalta siihen on varattava erikseen aikaa ja resursseja • Nyt viestintäasioita on helpompi ottaa esille kuin ennen • Omaa toimintaa tarkastelee myös herkemmin viestinnän näkökulmasta

19. Mitä olisi voitu tehdä toisin? • Alussa olisi pitänyt rajata joitakin työtehtäviä pois projektin ajaksi • Samanaikainen rovastikunnan hanke hyödyllinen, mutta myös (työ)aikaa vievä • Välitavoitteita selkeämmin • Jatkuva palaute ja arviointi tärkeää!

20. Miten eteenpäin? • Iisalmen rovastikunnalle perustettu yhteinen viestintätiimi, jonka puheenjohtajana toimii Lapinlahden srk:n kirkkoherra ja jäseninä työntekijöitä • Näin varmistetaan jatkuvuus ja alueellinen yhteistyö mm. viestintäkoulutuksessa • Viestintäasiat tiedostetaan ja esillä • Projektin aikana aloitettu yhteistyö alueen opiston kanssamahdollistaa jatkossakin räätälöidyn koulutuksen

21. Onnistumisen eväitä • Halu sitoutua määräajaksi • Varataan aikaa ja rahaa • Myönteinen asenne ja avoimuus uuden oppimiselle tärkeitä • Koulutuksen ymmärtäminen jatkuvana prosessina; projektin jälkeen elämä jatkuu prosessina

22. Lisätietoja projektista • Viestintäsuunnittelija Tiinakaisa Honkasalo/ KT tiinakaisa (AT) evl.fi • Lapinlahden seurakunnan kirkkoherra Lauri Jäntti lauri.jantti (AT) evl.fi

23. Mottoja • Kaikki viestii aina. Myös sanomattomat sanat ja tekemättömät teot. • Jokainen on viestijä – työntekijä on aina samalla myös viesti työyhteisöstään