Rechnungsrevision der Gemeinden

1. Rechnungsrevision der Gemeinden aus Sicht der Aufsichtsbehörde Info-Abend der UTA Comunova AG Donnerstag, 5. März 2009 Referat von Markus Urech, Chef Gemeindeinspektorat DVI Gemeindeabteilung

2. Unterschiede • Verantwortlichkeiten • Finanzkommission • Treuhandunternehmen • Ziele der Rechnungs-Revision • Massnahmen GeRAG II

3. 1. Unterschiede Privates Unternehmen Gemeinde Kaufmännische Buchführung (Obligationenrecht) Oeffentliche Buchführung (Verfassung und Gesetze) Abschreibungen betriebswirtsch. Grundsätze lineare Abschreibung bezogen auf Nutzungsdauer Abschreibungen finanzpolitische Grundsätze Abschreibung auf dem Restbuchwert (10%)

4. Privates Unternehmen Gemeinde Unternehmensführung Politische Führung Gesetzliche Pflicht zur Ein- führung eines IKS Finanzdekret: „Der Gemeinderat regelt die interne Kontrolle“ Unternehmensziele: wirtschaftlich gewinnorientiert Staatliche Ziele: wirtschaftl. Aufgabenerfüllung kostendeckend

5. Privates Unternehmen Gemeinde Revisionspflicht Inhalt gemäss Treuhandkammer Gesetzliche Einsetzung eines Kontrollorgans Inhaltliche Weisungen durch Kanton

6. 2. Verantwortlichkeiten KANTON GV / ER FINANZKOMMISSION GEMEINDERAT FINANZVERWALTUNG

7. Finanzverwaltung • Vollzug auf Verwaltungsebene • Richtigkeit, Rechtzeitigkeit des Vollzugs • Vorschriftsgemässe Führung des Finanzhaushaltes • Sichere Verwahrung der Gelder • Rechtzeitige Ablage der Rechnung • Unterzeichnung der Vollständigkeitserklärung § 28 FiD und § 26 Abs. 3 FiD

8. Gemeinderat • Führungsorgan der Gemeinde • Unmittelbare Aufsicht über Verwaltung und Finanz-haushalt (Controlling, Risikobeurteilung) • Unterzeichnung der Vollständigkeitserklärung • Aufnahme von Darlehen, Anlage von Geldern, Vermietung von Eigentum • Organisation der (Finanz-)Verwaltung • Aufbewahrung und Archivierung § 37 Abs. 2 lit. b GG / § 26 FiD

9. Gemeinderat und Finanzverwaltung bescheinigen, dass Vollständigkeitserklärung • alle buchungspflichtigen Geschäftsfälle erfasst sind, • sämtliche Vermögenswerte, Verpflichtungen, Guthabenund Schulden in der Bilanz enthalten sind, • alle Eventualverpflichtungen, Bürgschaften und Be-teiligungsverhältnisse im Anhang zur Bilanz enthaltensind, • alle nötigen Informationen und Erläuterungen zurRechnung gegeben sind. § 26 Abs. 3 FiD

10. Finanzkommission • Kontrollstelle / Rechnungsprüfungsorgan der Gemeinde • Rechnungsprüfung • Stellungnahme zum Voranschlag • evtl. weitere Geschäfte gemäss Gemeindeordnung § 47 und § 96 Abs. 1 GG / § 27 FiD

11. Gemeindeversammlung • Genehmigung Rechnung und Rechenschaftsbericht • Beschlussfassung über Verpflichtungskredite • Festlegung Voranschlag und Steuerfuss § 20 Abs. 2 lit. a – c GG

12. Kanton = Oberaufsicht Gemeindeinspektorat • Prüfung der Rechtmässigkeit • Formelle Richtigkeit der Rechnungsablage • Materielle Prüfung in Teilbereichen (v.a. FLA) § 99 Abs. 2+3 und 100 ff. GG / §§ 25 + 33 FiD jährlicher detaillierter Passationsbericht

13. 3. Finanzkommission Wahl, Befähigung • keine speziellen Wahlvoraussetzungen • keine Anforderung an Befähigung Für die Erfüllung der Aufgabe sind grundlegende oder spezielle Kenntnisse des Rechnungswesens notwendig. aber: deshalb: • Aneignung Fachkenntnisse, und/oder • Externe Unterstützung

14. Stellung • vom Volk gewähltes Rechnungsprüfungsorgan • dem Gemeinderat nebengeordnet (nicht unterstellt) • keine „Instruktion“ von anderem Gemeindeorgan • Unabhängigkeit • politisches Gewicht

15. Gesetzliche Aufgaben a) Rechnungsprüfung • Zielsetzung der Prüfung: • Ordnungsgemässe Buchführung • Formell richtige Rechnungsablage • Rechnerisch und inhaltlich richtige Ergebnisse Schadensentdeckung Schadensprävention Vertrauensbildung

16. b) Stellungnahme zum Voranschlag • Zielsetzung der Prüfung: • Korrekte formelle Darstellung • Rechtmässigkeit und „politische Prüfung“ • Ausgabendeckung (Steuern, Kausalabgaben) Haushaltgleichgewicht Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit Plausibilität der Erläuterungen

17. Weitere Aufgaben Bestimmung in Gemeindeordnung (§ 18 Abs. 1 lit. f GG) • Protokollprüfung • Stellungnahme Finanzplan, Rechenschaftsbericht • Stellungnahme zu Reglementen • Stellungnahme zu Verpflichtungskrediten und weiterenSachgeschäften Im Auftrag des Gemeinderates (§ 27 FiD): • Geldverkehrsrevision

18. Rechte und Pflichten • Konstituierung und Organisation • Einsicht in nicht vertrauliche Akten (Gemeinderat) • Recht auf Auskunftserteilung • keine materiellen Entscheidungsbefugnisse • Amtsgeheimnis • Gewissenhaftigkeit und Sorgfältigkeit

19. Beurteilung der Prüfberichte der Finanzkommissionen In 130 Gemeinden haben die FiKo einen separatenPrüfungsbericht erstellt. Davon sind 123 Berichte in guter bis sehr guter Qualität (Richtige Prüfpunkte, korrekte Feststel- lungen, formell richtiges Vorgehen). In 99 Gemeinden haben sich die Fiko auf den Standardbericht beschränkt (Geprüft und als inOrdnung befunden) ??

20. 4. Externe Treuhandunternehmen Einsetzung durch Gemeinderat für spezielle oder fürlaufende Prüfungs- oder Kontrollaufgaben. Beispiele: Geldverkehrsprüfung Eigenwirtschaftsbetriebe Prozessprüfungen IKS-Erarbeitung und –Prüfung .....

21. Finanzkommission kann für die Erfüllung ihrer Aufga-ben die externe Unterstützung beim Gemeinderatbeantragen. Beispiele: generell als fachliche Unterstützung / Coaching bei Unabhängigkeitsproblemen Prüfung von Teilbereichen z.B. Prüfung Werthaltigkeit der Bilanzpositionen .....

22. Grundsätzlich gilt: Sofern externe Unternehmen bei der jährlichenRechnungsprüfung mitwirken, bleibt die Finanz-kommission für die Erfüllung der Aufgabe zuständig. Bei Einsatz von externen Unternehmen sind dieAufgaben und Zuständigkeiten detailliert abzu-sprechen. In jedem Fall gelten die kantonalen Rechnungs-legungsvorschriften.

23. Beurteilung der Tätigkeit der TH-Unternehmen • In 46 Gemeinden sind Treuhandunternehmen im • Einsatz für • Mitwirkung im operativen Bereich, oder • Revisionsarbeiten (Teil- / Bereichsrevisionen) Die Qualität der Treuhandleistungen sind in den meisten Fällen gut bis sehr gut.

24. 5. Ziele der Rechnungs-Revision Ordnungsgemässe Buchführung Formell richtige Rechnungsablage Rechnerisch und inhaltlich richtige Ergebnisse Vollständige und richtig bewertete Bilanz

25. Schwachstellen Fehlinformation Doppel- spurigkeiten Risiken Ungenügende Info Unklarheiten Fehler/Versehen Pendenzen-Berge Risiko-Gefahr von Unternehmen Fristen-Probleme Fehler Versäumnisse Zeitknappheit Macht-Spiele Intransparenz Frustrationen Schaden- fälle KOSTEN

26. Viele Risiken und Gefahren können durch konsequente Führung und durch die Installation eines IKS (Internes Kontrollsystem) vermieden oder vermindert werden.

27. IKS = Risikoanalyse + B D Kontrollaktivitäten und Massnahmen zur Verhin-derung von Fehlern: A = vernachlässigen B = empfohlen 2. Priorität C = empfohlen 1. Priorität D = zwingend nötig Wahrscheinlichkeit - A C - + Folgen/Schaden Interne Kontrolle

28. Die verbleibenden Schwachstellen müssen Gegenstand der Revision sein. In die Revision ist die Prüfung, ob ein IKS vorhanden ist, einzubeziehen.

29. Absicht und Ziele der Aufsichtsbehörde Wir wollen, dass die Gemeinden rechtmässig und gutgeführt sind. Wir wollen ein qualitativ gutes, modernes und transparentes Rechnungswesen der Gemeinden. Wir wollen, dass die Gemeinden einen gesundenFinanzhaushalt haben und dass sie wenn nötigrechtzeitig entsprechende Massnahmen treffen. Wir wollen eine korrekte möglichst umfassende Prüfung/Revision der Gemeinderechnungen.

30. 6. Massnahmen von GeRAG II Ausgangslage • Für Körperschaften des Privatrechts gelten ab 2008verschärfte Revisionspflichten. • Der Umsatz auch von kleineren Gemeinden ist ofterheblich grösser als derjenige von privaten Unter-nehmungen. • Auch von Gemeindeseite wurde in der Projektor-ganisation vorgebracht, dass eine Angleichung derRevisionsregeln an diejenigen des Privatrechtsanzustreben sei.

31. Die heutige gesetzliche Regelung mit der Ein-setzung einer Finanzkommission hat einenpolitischen Hintergrund. • Geprüft wurde die Einführung einer Befähigungs-klausel und damit die Schaffung einer Wahl-voraussetzung. Der Verzicht darauf erfolgte u.a.auch deshalb, weil damit nicht zwingend eineVerbesserung erzielt werden könnte.

32. Lösungsansatz 1 • In allen Gemeinden ist jährlich eine Bilanzprüfungdurch eine externe Revisionsstelle durchzuführen. • Die externe Überprüfung ist unabhängig von einerpolitischen Wertung. • Der Regierungsrat legt in der Finanzverordnungfest, wie die Rapportierung der externen Kontroll-stellen zu erfolgen hat (standardisierter Bericht, derals Beilage zur Rechnungsablage gehört).

33. Die Mindestanforderungen werden sich in etwanach den im Handbuch Rechnungsprüfung fest-gelegten Grundsätzen richten.

34. Lösungsansatz 2 • Vollständige Rechnungsrevision durch einexternes Treuhandunternehmen • Abschaffung der Finanz- und der Geschäfts-prüfungskommission • Verzicht auf eine politische Prüfung desRechnungswesens • Möglichkeit des Gemeinderates, gemeinderätlicheKommissionen z.B. für Strategiefragen einzusetzen.

35. Stand des Projektes GeRAG II • Frist für Vernehmlassung ist per 24.2.09 abge-laufen • Zurzeit werden Vernehmlassungen ausgewertet. • Die Vorlage mit der dannzumal durch Regierungsratund Grosser Rat festgelegten Lösung soll auf den1. Januar 2011 Kraft treten kann.

36. Danke für die Aufmerksamkeit