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档案工作介绍

档案工作介绍. 综合档案室 于沁 2010.9.1. 内容. l 综合档案室简介 l 各门类档案介绍 l 科研人员归档工作职责 l 实验记录规范 l 发表论文、著作统计 l 档案利用 l 综合档案室主页介绍. 综合档案室简介. 新中国第一份科研档案的诞生地. 成立于 1993 年 3 月 1997 年 12 月达 “ 国家二级 ” 单位 2002 年 2 月达 “ 国家一级 ” 单位 2004 年 9 月完成 1980 年以前的进馆档案

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Presentation Transcript

  1. 档案工作介绍 综合档案室 于沁 2010.9.1

  2. 内容 l综合档案室简介 l各门类档案介绍 l科研人员归档工作职责 l实验记录规范 l发表论文、著作统计 l档案利用 l综合档案室主页介绍

  3. 综合档案室简介 新中国第一份科研档案的诞生地 • 成立于1993年3月 • 1997年12月达“国家二级”单位 • 2002年2月达“国家一级”单位 • 2004年9月完成1980年以前的进馆档案 • 2006年1月，综合档案室获大连市档案先进集体。2006年5月，荣获大连化物所保密工作先进集体。 • 2007年6月，荣获“中科院公共事务档案管理标准院一级”单位，在全院名列前茅。 • 2009年9月，获中科院一期档案进馆先进集体。 隶属图书档案信息中心 编 制：2人 (于沁、王岩) 地址：图书馆楼102、103房间

  4. 科研 设备 研究生论文 刊物 文书 专利 基建 发表论文 声像 各门类档案介绍 名人档案 会计 死亡档案等

  5. 科研人员归档工作职责 1．做好平时科研文件材料的形成、积累工作 要保存和积累日常工作形成的报告、小结、记录等，做到各课题形成积累科研文件材料的工作与科研进展同步，以便在课题结束时交给兼职档案员（每组一人）一并归档，做到归档质量符合完整、系统、准确的要求。 完整 系统 准确 归档质量要求:

  6. 科研人员归档工作职责 2．课题完成后，整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求 • 归档的材料应交原件，如带有红印章的，打印件、底稿。 • 凡归档的材料，一律要用钢笔书写或交打印材料，禁止交复印件或铅笔、红笔、油笔书写的材料。 • 硕士、博士生的毕业论文只交一份打印本，封面要注明密级（秘密、机密、绝密）或内部、公开，密级的确定要征求组长意见并经保密办审批。

  7. 实验记录规范 • 一、实验记录本的使用 1. 正式签定合同的项目或课题，应建立新的实验记录本。实行一个课题一个实验记录本；不得多课题混用；一个大项目中的多课题不得同用一个实验记录本； 2. 实验记录本封页中应写明课题名称、起止年月、使用人等； 3. 实验记录本由各组兼职档案员统一到综合档案室免费领取； 4. 记录本须妥善保管，不得遗失或转借他人； 5. 实验记录本专供实验记录使用，不得记载其它无关事项；

  8. 实验记录本的使用 • 6.实验记录要用蓝黑墨水的钢笔或签字笔书写，字迹清晰整洁；写错作废的张页，不得撕毁； • 7. 科技人员应定期对实验记录进行数据处理、总结归纳，并进行记录； • 8. 对于计算机处理的材料，如程序设计说明、程序框图、计算结果也要定期整理归纳； • 9. 课题完成后，实验记录本作为归档内容之一统一归档，学生毕业离所时应将实验记录本移交所在研究组保存。

  9. 实验记录规范 • 二、实验原始记录 • 1.实验记录是科学研究最基本的要求，是研究素质和严谨科学态度的表现； • 2.实验记录应做到正确、无误、真实的记录所有的原始实验内容； • 3.记录实验目的和实验计划； • 4.记录上次实验问题和现象； • 5.记录所用仪器（厂家，型号，基本参数等）；

  10. 实验原始记录 • 6.记录所用材料、药品（厂家，品名，等级标准等）； • 7.记录实验装置草图； • 8.记录实验详细步骤，实验条件和材料重量等； • 9.记录结果和问题； • 10.分析仪器和设备应定期校正，分析方法正确可靠； • 11.记录的实验结果做到可重复。

  11. 实验记录规范 • 三、计算机数据处理 1.在实验中用记录本记录数据和在计算机中记录数 据及谱图的方法应配合使用。 2.在实验记录本中应详细说明实验日期、实验目的、 实验方案、实验条件，以及计算机中的相应数据 及谱图的文件名。 3.计算机中的各种采样数据及谱图文件应按记录本 中的实验顺序排列，文件命名规则如下: ××××—××—××—×× (年月日) (流水号) 研究组也可根据实际情况自行命名，以查找方便，和实验记录本中的文件名一一对应为原则。 4. 计算机的数据及谱图文件每年定期备份一次， 并刻入光盘，和记录本一同保存，归档时和实验记录 本一同归档。

  12. 发表论文、著作统计 一年一度的公开发表的论文、著作进行统计是我所统计工作的一项重要内容，也是衡量科研机构学术水平和科研成果的重要依据。 每年我所论文、著作的统计工作都是在综合档案室的统一组织下，由各部门兼职档案员收集、提供，再由综合档案室核实确认的。 职工、学生若有当年度的公开发表论文电子版和著作，要及时提交给本组兼职档案员，确保全所论文数据库收集齐全。对您组年终的考评，都是有直接联系 。 统计工作是严肃的，要作到保障统计数据的准确及时，即不埋没，又不虚张，需要大家的努力。

  13. 发表论文、著作统计 随着信息技术条件的不断改善，对论文统计工作的要求也在提高，不仅统计论文的题目、作者、部门、出版物等要准确无误，而且对时效性要求也明显加强。为了将该项工作进行得更加完善，我所的论文统计分二次统计，今年我所论文、著作的统计工作由各部门兼职档案员登录论文网站提交电子版即可。公开发表论文可随时在所主页—科技成果—论文统计进入登录。 统计时间： 一是当年12月底前进行初统，该数字作为估算基础提供给院里及对研究组绩效考核；二是在次年的2月底前研究组补充论文电子版进行核定，辅以各类查询手段，作为最终的结论。

  14. 发表论文、著作统计 • 收集范围： • 我所职工、研究生出版的著作（有ISBN号）和在公开出版发行的科技期刊（有ISSN号）上发表的署名单位含中国科学院大连化学物理研究所的论文； • 被收编在会议论文集中的论文必须是全文发表，论文集必须有ISBN号。 • 下列论文不属于本统计范围 • a)内部刊物上发表的论文； • b)非公开出版的学术会议论文集收编的论文； • c)属于摘要、简介性质的文章。

  15. 发表论文、著作统计 填表要求： 1. 以课题组、公司为单位进行录入； 2.作者姓名全部录入。中国作者不论论文是何种语言，均以中文表示，作者与作者之间加中文逗号，作者名字是两个字的，中间不得空格；英文论文作者除中国作者姓名外，均采用原文写法； 3.用英文发表的论文题目除第一个单词的首字母大写外，其余均小写。特殊符号（如化学符号、专业缩写词等）按照学科惯例处理；

  16. 发表论文、著作统计 填表要求： 4 .国内出版的英文版刊物名称以中文表示； 5. “刊物名称”不得缩写； 6. 公开出版（有ISSN或ISBN号）的论文，在ISSN/ ISBN一栏中将该号填上； 7. 凡属于由我所两个部门（或两个以上部门）合作项目发表的论文，由第一作者所在部门申报并填写所有合作部门。如：502，501，803。以免重复统计。

  17. 发表论文、著作统计 8. 研究生毕业后发表的论文，由出资出版费的部门统计，如有异议，两部门自行协商解决，不得重复登录或1人填写2个部门。 9. 会议论文集上的论文要带有书号的方可登录在论文信息库中。内容：封面页、书号页、目录页和全文（电子扫描后上传电子版）

  18. 发表论文、著作统计 存在问题： 1.录完后马上查，看没有，再继续录。 2.第一遍录时忘记上传电子版，又继续录第二遍上传电子版的。 （补录电子版即可） 3.论文题目是电子版拷贝的，结果是论文题目只上了一半。（没有检查） 4.合作的论文，自己录自己组的，造成重复登录。 （沟通） 5.论文挂领导名子的如何处理? (两组工作合作的算) 6.必填项要填，不是必填项的已知信息已要填。（卷、期） 7.无书号的论文也录。（ 不是统计范围内的）

  19. 发表论文、著作统计 8. 产权，作者？ 例A. 辨率对大气中痕量污染气体的DOAS 测量性能影响研究(102组) 彭夫敏1 ,2 　谢品华1 　张英华1 　李海洋2 　司福祺1 　李素文1 　刘文清1 1 中国科学院安徽光学精密机械研究所环境光学与技术重点实验室, 安徽合肥230031 2 中国科学院大连化学物理研究所, 辽宁大连116023 提问：产权，作者 如何填写？

  20. 发表论文、著作统计 例B. Rapid internal conversion in a symmetricmolecule LD 700 studied by means of femtosecond …(论文名一定填全) (1101组) Guo Xun-Min(郭逊敏)a), Wan Yan(宛岩)a), Xia An-Dong(夏安东)a)y,Wang Su-Fan(王素凡)b), Liu Jian-Yong(刘建勇)c), and Han Ke-Li(韩克利)c)z • a)State Key Laboratory of Molecular Reaction Dynamics, and Beijing National Laboratory for Molecular Sciences (BNLMS), Institute of Chemistry, Chinese Academy of Sciences, Beijing 100190, China • b)College of Chemistry and Materials Science, Anhui Normal University, Wuhu 241000, China • c)State Key Laboratory of Molecular Reaction Dynamics, Dalian Institute of Chemical Physics,Chinese Academy of Sciences, Dalian 116023, China 提问：产权，作者 如何填写？

  21. 发表论文、著作统计 存在问题： 9.无化物所产权单位的论文(不是统计范围内的)。 10.中科院研究生院排在化物所前面。（产权排序） ***需要宣传、提醒论文作者关于产权问题

  22. 档案利用 档案借阅 流程图 本人研究形成的档案 (现仍在本组) 或本组组长 办理借阅 直接 非本人研究形成的档案或非本组人员 借阅密级审批表 科技处 审 批 科技处、保密委员会审批 所在研究组 组长审批 秘密 机密 内部 借阅期限：所借阅的档案必须在当年12月20日前归还。 逾期交还每份文件交滞纳金0.1/天。丢失档案的按《国家档案法》有关规定进行处罚。

  23. 综合档案室主页介绍

  24. 中国专利信息检索系统http://www.cnpat.com.cn/search.asp中国专利信息检索系统http://www.cnpat.com.cn/search.asp

  25. 祝各位学业有成，工作顺利，生活愉快！

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