Programa en Gestión Profesional de Proyectos Administración del Costo Instructor: Ing. Ezequiel Chávez Alcaraz Ener

1. Programa en Gestión Profesional de Proyectos Administración del Costo Instructor: Ing. Ezequiel Chávez Alcaraz Enero, 2009

2. Ing. Ezequiel Chávez Alcaraz Puesto: Profesor de Planta del Departamento de Ingeniería Eléctrica y Electrónica. Institución: Tecnológico de Monterrey. Campus Estado de México. Estudios: Maestría en Ética Aplicada. Universidad Católica de Lovaina, Bélgica. 2003 Maestría en Técnicas Aeronáuticas y Espaciales con especialidad en Lanzadores y Satélites. École Nationale Supérieure de l’Aéronautique et de l’Espace, Sup’Aéro. Francia. 1994 Estudios de licenciatura en Ingeniería Aeronáutica. Instituto Politécnico Nacional. México. 1992. Especialidad: El maestro es profesor del ITESM-CEM de materias como: Procesamiento Digital de Señales, Señales y Sistemas, Circuitos Eléctricos, Dibujo Computarizado, Vibraciones Mecánicas, Mecánica de Materiales y Valores en el Ejercicio Profesional. Actividades Profesionales: Trabajó en el diseño aerodinámico del proyecto de aeronave a control remoto Tlalloc del IPN. En 1993 trabajó en el proyecto de Ensamble, Integración y Pruebas del satélite de observación remota ERS-II de la Agencia Espacial Europea. De 1994 a 1996 trabajó como asesor de la oficina de Proyectos Espaciales en el Instituto Mexicano de Comunicaciones donde fue asesor en el proyecto del satélite de telecomunicaciones Solidaridad II . De 1996 a 1998 estuvo encargado de la oficina de Asuntos Espaciales en la Comisión Federal de Telecomunicaciones y participó como asesor en la licitación del satélite SATMEX V además de participar en otros proyectos con diversas agencias como la NASA y la ESA. Estuvo a cargo de la fase de Integración del proyecto interinstitucional del Micro-satélite SATEX. De 1999 a 2001 estuvo a cargo del proyecto ARIES para el diseño de un microsatélite de observación remota. Ha sido docente desde 1994 tanto en el IPN como en el ITESM. De 2004 a 2006 fue director de las carreras de Ingeniería en Sistemas Electrónicos e Ingeniería en Tecnologías de la Información en el ITESM. Actualmente es profesor de tiempo completo en el Departamento de Ingeniería Eléctrica y Electrónica. En 2002 recibió el reconocimiento del campus al profesor mejor evaluado y actualmente está en proceso de certificación PMP del Project Management Institute.

3. Objetivos de Aprendizaje • Conocer los conceptos fundamentales de la formulación y evaluación de proyectos y su relación con la administración del proyecto. • Identificar las actividades y procesos requeridos para el manejo efectivo de los costos en el proyecto. • Describir el plan de administración del costo. • Conocer las técnicas y herramientas necesarias para la administración de costos en los proyectos desde su estimación hasta su aplicación. • Utilizar software especializado de administración de proyectos para la planeación y control de los costos del proyecto.

4. Agenda: Administración de Costos • Estimación de costos. • Preparación del Presupuesto. • Control de costos.

5. Evaluación del módulo: 1.- Puntualidad y Participación 20% 2.- Ejercicios durante el módulo 20% 3.- Caso de tarea. 40% 4.- Examen 20%

6. Project Cost Management Capítulo 7 PMBOK®

7. Administración del Costo “ La Administración de los Costos del proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costos de manera que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.” PMBOK®. Introducción

8. Los Procesos Cost Management Cost Estimating Cost Control Cost Budgeting Introducción

9. Los Procesos O sea, cuánto se espera que cueste cada actividad que se va a realizar. El costo de cada actividad se estima en función del tiempo, material y cualquier otro factor que pueda intervenir Se requiere tener una idea clara del trabajo que se va a hacer y cuánto tiempo se tardará en hacerlo • Estimación de Costos: Desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. • Presupuestación de Costos: Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo. • Control de Costos: Influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto. Exactamente como las líneas base de alcance y de tiempo. Todos los gastos futuros serán comparados con ella. Controlar los costos significa saber siempre cómo se esta haciendo realmente el trabajo , en comparación a cómo se pensaba que sería hecho. También quiere decir dar seguimiento al trabajo real realizado (actual work) en relación al presupuestado Introducción

10. Project Management Plan Scope Management Plan Time Management Plan Cost Management Plan Quality Management Plan HR Management Plan Communication Management Plan Risk Management Plan ProcurementManagement Plan Plan de Administración del Proyecto • Milestone list • Scope Statement • WBS • Time baseline • Cost baseline • Quality baseline • Risk Breakdown Structure • Risk register • Resource list • Resource calendar • Change control systems Introducción

11. Plan de Administración del Costo El plan de administración del costo dispone el formato y establece los criterios para planificar, estructurar, estimar, preparar el presupuesto y controlar los costos del proyecto. Puede incluir lo siguiente: • Nivel de precisión • Unidades de medida • Enlaces con los procedimientos de la organización • Reglas de valor ganado • Formatos de informe • Descripciones del proceso Introducción

12. PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO Estimación de Costos

13. Estimación de Costos • “Desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.” PMBOK®. Imagen tomada de PMP Head First. Ver ref. Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarán al proyecto. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales tales como una asignación por inflación o un costo por contingencia. Estimación de Costos

14. MajorReasonsWhyProjectsFail... • Poor financial estimates. • No systematic planning process. • Estimates are based on guesses NOT standards or history. • Harold Kerzner Estimación de Costos

15. Proceso de Estimación de Costos Estimación de Costos

16. PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO Entradas Técnicas y Herramientas Salidas Estimación de Costos

17. EntradasInputs Imagen tomada de PMP Head First. Ver ref.

18. Factores Ambientales de la Empresa El proceso de estimación de costos considera: • Condiciones del mercado: • Qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, quién los tiene y en qué términos y condiciones. • Bases de datos comerciales: • Generalmente, la información de las tasas de costos de recursos se pueden obtener de bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y proporcionan costos estándar para materiales y equipos. Las listas de precios de proveedores son otra fuente de información. Imagen tomada de PMP Head First. Ver ref. Estimación de Costos - Entradas

19. Activos de los Procesos de la Organización • Políticas de estimación de costos. • Plantillas de estimación de costos. • Información histórica. • Archivos del proyecto. • Conocimiento (knowledge) del equipo del proyecto. • Lecciones aprendidas. Estimación de Costos - Entradas

20. WBS (EDT) y su Diccionario • La estructura de desglose del trabajo del proyecto suministra la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto. • El diccionario de la WBS y los enunciados detallados del trabajo proporcionan una identificación de los entregables. Estimación de Costos - Entradas

21. OBS (Organizational Breakdown Structure). Organization WBS Manufacturing Engineering Testing 1.3 CAD-CAM-CAE 1 1.2 1.2.1 1.1 1.2.1 Paquetede Trabajo Cuenta de Control Chart of accounts: Sistema de numeración utilizado para monitorear los costos del proyecto por categoría WBS vs. OBS Code of accounts: Sistema de numeración que identifica de forma única cada elemento de la WBS Design Estimación de Costos - Entradas

22. WBS / OBS / Identificación de elementos de costo Estimación de Costos - Entradas

23. Plan de Administración del Proyecto • Plan de gestión del cronograma: • El tipo y la cantidad de recursos, y la cantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para concluir el trabajo del proyecto. • Plan de gestión del personal: • Los atributos de selección del personal del proyecto y los costos del personal • Registro de riesgos: • Los riesgos (oportunidades o amenazas) típicamente tienen un impacto en los elementos de tiempo y costo del proyecto. Estimación de Costos - Entradas

24. PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO Entradas Técnicas y Herramientas Salidas Estimación de Costos

25. Recordando algunas herramientas y técnicas para la estimación de tiempo… y costos! • Bottom-up estimating • B. Analogousestimating • C. Project management software • D. Parametricestimating Tomado de PMP Head First. Ver referencia.

26. Estimados por Analogía Los estimados de Orden de Magnitud se usan sólo al inicio del proyecto. La tolerancia aquí es de -25% a 75% * • También conocidos como estimados Top-Down o de orden de magnitud (ROM). • Implica usar el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. • Se utiliza frecuentemente cuando la cantidad de información detallada sobre el proyecto es limitada (fases tempranas). • Se basa en el juicio de expertos (expertjudgement). Estimación de Costos – T & H

27. Determinación de Tarifas de Costos de Recursos Determining Resource Cost Rates • Implica conocer las tarifas de costos unitarios de los recursos tales como el costo de personal por hora o el costo por unidad de materiales. • Fuentes de información: • Contratos • Bases de datos comerciales • Listas de precios de proveedores Estimación de Costos – T & H

28. ESTIMACIÓN ASCENDENTE O DEFINITIVA Bottom – Up Estimating • Esta técnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo o actividades individuales del cronograma con el nivel más bajo de detalle. • Este costo se resume o acumula en los niveles de la WBS para calcular el costo total del proyecto. • El equipo del proyecto debe analizar el “costo-beneficio” de la utilización de esta técnica. Estimación de Costos – T & H

29. Estimación Paramétrica • Esta técnica utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (ej. metros cuadrados de construcción, líneas de código en software) para calcular la estimación de costos. • El equipo del proyecto debe identificar correctamente los parámetros aplicables a cada actividad o recurso a ser estimado. Estimación de Costos – T & H

30. Otras Técnicas y Herramientas • Software de Administración de Proyectos(Project Management software) como hojas de cálculo, software de estimación o herramientas de simulación y estadística. • Propuestas para Licitaciones(VendorBidAnalysis). • Análisis de reserva(Reserve Analysis) asignaciones para contingencia. • Costos de Calidad (Cost of Quality). Se tienen que determinar los costos relacionados con las actividades de administración de la calidad. Debido a que es más barato encontrar defectos temprano en el proyecto que tarde. Siempre hay costos de calidad relacionados con todo lo que produzca tu proyecto. El Costo de Calidad es tan solo la forma de mantener un récord de esas actividades. Estimación de Costos – T & H

31. Tabla de Variaciones Estimación de Costos – T & H

32. Algunas definiciones útiles BenefitCost Ratio (BCR) Thisistheamount of money a projectisgoingtomake versus howmuchitwillcosttobuildit. Generallyifthebenefitishigherthanthecost, theprojectis a goodinvestment. Theformatis 3.65:1 meaningthatthebenefits of theprojectoutweightthecosts 3.65 to 1. OpportunityCost Itiswhatyougive up, orleaveonthetabletotakeanotheropportunity. Forexampleifyoutake a $75’000 a yearjobover a $60’000 a yearjob, thentheopportunitycost of takingthe $75’000 jobis $60’000. You’ll need to know what standard depreciation and accelerated depreciation are! (See also Sum of the year’s digits and Double declining balance (DDB). Depreciation Thisistherate at whichyourproject loses valueovertiem. Istheprocess of devaluating capital assets in thetaxsystem. Capital assests are thosethat are purchased and depreciatedover time likeequipment, vehicles and technologyinfrastructure.

33. VALOR DEL DINERO EN EL TIEMPO Time Value of Money • Un concepto central en al análisis de la factibilidad de un proyecto es el valor del dinero en el tiempo. • Debido a que el dinero puede ganar un rendimiento, su valor depende del periodo en el que se recibe. • Los flujos de efectivo que se reciben en diferentes periodos de tiempo deben convertirse a un valor equivalente común para poder ser comparados. Ejercicios 1,2 y 3

34. Valor Futuro FutureValue • El valor futuro del dinero es el valor de una cantidad invertida hoy después de haber generado un rendimiento durante un número de periodos dados. ¿Cuánto acumularía una inversión inicial de $100 durante 5 años a una tasa de interés del 5% anual?

35. Valor del dinero en el tiempo Hoy Año 5 5% 5% 5% 5% 5% $100.00 $127.63

36. Valor Presente PresentValue • ¿Qué es el valor presente del dinero? • Es el valor monetario actual de una cantidad pagada en el futuro bajo una tasa de interés. • Un flujo futuro de dinero en el tiempo cero se conoce como su valor presente. • El proceso de calcular el valor presente es conocido como el cálculo de flujos descontados.

37. Valor Presente ¿Cuál es el valor presente de $127.63 recibidos 5 años adelante si la tasa de interés es del 5% anual? Respuesta: $100.00

38. Valor del dinero en el tiempo Hoy 5 años 5% 5% 5% 5% 5% $100.00 $127.63 El valor presente de $127.63 en 5 años a una tasa del 5% anual Ejercicio 4

39. Indicadores de Rentabilidad en Proyectos • Payback Period • Valor PresenteNeto (VPN) Net present value (NPV) • TasaInterna de Retorno (TIR) Internal rate of return (IRR)

40. Problema Un project manager está considerando la compra de un equipo a un costo de $70,000 y una vida útil de 5 años. El valor de rescate de la inversión es de $10,000. El equipo incrementará las ganancias de la empresa en $20,000 por año. El costo de capital es del 10%. ¿Es la inversión aceptable?

41. Payback Period • Este indicador es utilizado como una medida “rápida” de la rentabilidad de un proyecto. • También se le conoce como Payout Time. • Se define en unidades de tiempo (meses o años). • Es el tiempo en que el flujo de efectivo acumulado se hace 0. • Este indicador no considera el valor del dinero en el tiempo.

42. Payback Period • El payback period, calcula el número de periodos necesarios para recuperar la inversión inicial. Payback time = 70,000 ÷ 20,000 = 3.5 years

43. 0 1 2 3 4 Net PresentValue (NPV) • Examina el valor total de los flujos de efectivo en el periodo 0. • “i” es la tasa de interés que debe ser lograda, o el costo de capital. • Si NPV > 0, el proyecto es rentable.

44. Net PresentValue (NPV) • El valor presente neto es la suma de los valores presentes de los flujos de efectivos asociados al proyecto. • Este indicador es el más recomendado y reconocido para calcular la rentabilidad de un proyecto. • Considera el valor del dinero en el tiempo.

45. Net PresentValue (NPV) PeriodsAmountPV FactorPresent Value 0 ($70,000) 1.0000 ($70,000.00) 1 20,000 0.9091 18,181.82 2 20,000 0.8264 16,528.93 3 20,000 0.7513 15,026.30 4 20,000 0.6830 13,660.27 5 30,000 0.6209 18,627.64 Total $12,024.96 Ejercicios 10 y 11

46. TASA INTERNA DE RETORNO (TIR) InternalRate of Return (IIR) • La TIR se define como la tasa de interés que resulta en un valor presente neto igual a cero, se interpreta como el retorno generado por la inversión. • En general si la TIR es mayor que el retorno esperado del proyecto o costo de capital, el proyecto es aceptado.

47. Tasa Interna de Retorno (TIR) • La tasa interna de retorno (internalrate of returnor IRR) es la tasa actual de retorno esperada de la inversión. • La TIR es la tasa de descuento que hace el valor presente neto del proyecto igual a cero.

48. Tasa Interna de Retorno (TIR) Internal Rate of Return: 16.14% PeriodsAmountPV FactorPresent Value 0 ($70,000) 1.0000 ($70,000.00) 1 20,000 0.8610 17,220.60 2 20,000 0.7414 14,827.45 3 20,000 0.6383 12,766.87 4 20,000 0.5496 10,992.66 5 30,000 0.4733 14,197.51 Total $ 5.09 Ejercicio 12

49. Regla para la selección de un Proyecto Si se tiene que elegir entre varios proyectos de inversión se debe seleccionar aquel con mayor NPV o IIR y cualquiera de los dos debe ser positivo.

50. PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO Entradas Técnicas y Herramientas Salidas Estimación de Costos